Was ist eine E-Rechnung? Definition nach EN 16931
Eine E-Rechnung – auch elektronische Rechnung oder strukturierte
Rechnung – ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format
ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie ohne menschliches Zutun
verarbeitet werden kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931,
die mit der Richtlinie 2014/55/EU für den B2G-Bereich verbindlich wurde und in
Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz für B2B Schritt für Schritt zur Pflicht
wird.
Wichtig zur Abgrenzung: Ein einfaches PDF, das per E-Mail verschickt
wird, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es fehlt die strukturierte
XML-Datenebene, die für maschinelle Verarbeitung erforderlich ist. Erst Formate wie
ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML) erfüllen die EN 16931.
Vorteile gegenüber klassischen PDFs:
- Automatische Buchung in der Empfängersoftware – kein manuelles Abtippen.
- Niedrigere Fehlerquote, weil Pflichtfelder strukturell validiert werden.
- Schnellere Bezahlung durch direkte Übergabe an das ERP-System.
- Revisionssichere Archivierung erleichtert, da maschinell lesbar.
- EU-weit interoperabel über das PEPPOL-Netzwerk.
Wer in das Thema einsteigen möchte, findet in unserem Bereich E-Rechnung erstellen eine Schritt-für-Schritt-
Anleitung sowie branchenspezifische Beispiele unten auf dieser Seite.
E-Rechnungspflicht-Zeitstrahl 2025–2028
Die Einführung erfolgt gestaffelt. Im B2G-Bereich (Bund) gilt die XRechnung-Pflicht
bereits seit 27.11.2020. Für B2B-Inlandsrechnungen läuft die Einführung mit einem
klar definierten Stufenplan:
- 27.11.2020
XRechnung-Pflicht B2G Lieferanten des Bundes (über ZRE/OZG-RE)
- 01.01.2025
E-Rechnung empfangen Alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich – auch Kleinunternehmer
- 2025 – 2026
Übergangsphase Versand Sonstige Rechnungen (PDF, Papier) bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig
- 01.01.2027
E-Rechnung versenden Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € müssen B2B-Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung ausstellen
- 01.01.2028
Versandpflicht für alle Alle B2B-Inlandsrechnungen verpflichtend als E-Rechnung – inklusive KMU und Kleinunternehmer (mit Erleichterungen für § 19 UStG, BMF-Schreiben 15.10.2024)
Was das praktisch bedeutet:
- 2025/2026: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Zum
Versenden dürfen Sie weiter PDFs oder Papier verwenden, sofern der Empfänger
zustimmt.
- Ab 2027: Größere Unternehmen verschicken nur noch elektronisch –
spätestens dann erwarten viele Geschäftspartner E-Rechnungen auch von kleineren
Lieferanten.
- Ab 2028: Versandpflicht für alle. Wer ohne Software arbeitet, hat
spätestens jetzt ein Problem.
Hintergründe und Stand der Umsetzung pflegen wir laufend im E-Rechnungs-Ratgeber.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Format-Vergleich
Beide Formate erfüllen die EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau und
Einsatzgebiet. Welches Format Sie wählen, hängt vom Empfänger ab.
Decision-Flow: welches Format brauche ich?
- Empfänger ist eine Behörde (Bund/Land/Kommune): XRechnung. Punkt.
- Empfänger ist ein Großunternehmen mit ERP-System (SAP/DATEV/Oracle): fragen Sie nach – häufig wird XRechnung oder ZUGFeRD-Profil EN 16931 erwartet.
- Empfänger ist ein KMU oder Solo-Selbstständiger: ZUGFeRD ist
komfortabler, weil das eingebettete PDF direkt menschlich lesbar bleibt.
- Sie wissen nicht, was der Empfänger nutzt: ZUGFeRD im Profil
EN 16931 ist die sicherste Wahl. Das PDF lässt sich auch ohne E-Rechnungs-Software
öffnen, das XML wird von professionellen Systemen automatisch verarbeitet.
Beide Formate generieren Sie kostenlos in unserem Rechnungsgenerator. Tiefere Format-Details auf den
Tool-Pages ZUGFeRD-Generator und XRechnung erstellen.
Pflichtangaben einer E-Rechnung (UStG § 14)
Eine E-Rechnung muss alle Pflichtangaben einer „normalen" Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG
enthalten – nur eben strukturiert hinterlegt. Fehlt eine Pflichtangabe, ist die
Rechnung formal mangelhaft: Der Empfänger riskiert seinen Vorsteuerabzug.
Checkliste der 11 Pflichtfelder
- Vollständiger Name & Anschrift des leistenden Unternehmers
und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Waren oder
den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch wenn identisch mit
Rechnungsdatum, separat angeben).
- Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiung.
- Anzuwendender Steuersatz (7 % / 19 %) oder Hinweis auf
Steuerbefreiung.
- Steuerbetrag in Euro.
- Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (z. B. Skonto), sofern
zutreffend.
- Zusatzhinweise: § 19 UStG (Kleinunternehmer), § 13b UStG
(Reverse Charge), § 14a UStG (innergemeinschaftliche Lieferung), § 4 UStG
(Steuerbefreiungen) – jeweils mit korrektem Wortlaut.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) reichen vereinfachte Angaben.
Im Format ZUGFeRD/XRechnung werden alle Pflichtfelder strukturell geprüft – fehlt
eines, scheitert die Validierung. Genau dort hilft unser Validator.
E-Rechnung empfangen, prüfen, archivieren (GoBD)
Empfangen ist seit dem 1.1.2025 Pflicht. Aber „empfangen" heißt: ankommen lassen,
prüfen, korrekt archivieren – nicht: drucken und in den Ordner heften.
1
Empfangen Dedizierte E-Mail-Adresse oder PEPPOL-Endpunkt
- →
2
Prüfen Format, Pflichtangaben, Sachprüfung, Doppelabgleich
- →
3
Archivieren Originalformat, 8 Jahre, GoBD-konform, unveränderbar
Schritt 1 – Empfangskanal sicherstellen
Mindestens eine E-Mail-Adresse muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Idealerweise
eine dedizierte Adresse wie rechnung@ihre-firma.de, an die Lieferanten
ZUGFeRD- oder XRechnung-Anhänge senden. Größere Unternehmen nutzen zusätzlich
PEPPOL-Endpunkte.
Schritt 2 – Formal & sachlich prüfen
- Format-Validierung: Ist das XML EN-16931-konform? Stimmt das
ZUGFeRD-Profil? Hier hilft unser XRechnung-Validator bzw. ZUGFeRD-Validator.
- Pflichtangaben: Sind alle 11 Felder aus § 14 UStG enthalten?
- Sachliche Richtigkeit: Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
Stimmen Mengen, Preise, Zahlungsziel?
- Doppelprüfung: Liegt diese Rechnungsnummer schon vor?
Schritt 3 – GoBD-konform archivieren
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden – nicht als Ausdruck.
Das XML zählt als Original. Aufbewahrungsfrist seit BEG IV: 8 Jahre für Rechnungen
(§ 147 AO), unveränderbar gespeichert, mit Audit-Log und maschineller Auswertbarkeit.
Unser GoBD-Archiv ist Teil des
Business-Tarifs und übernimmt diesen Schritt automatisch. Wer das Free-Tier nutzt,
muss die Archivierung selbst sicherstellen – etwa durch verschlüsselte lokale
Speicherung mit dokumentierter Verfahrensbeschreibung. Das ist zulässig, aber
aufwendig. Mehr zu GoBD im Leitfaden Buchhaltung Selbstständige.
Häufige Fehler & wie unser Validator sie findet
Bei jeder dritten ZUGFeRD-Rechnung, die wir validieren, finden sich Auffälligkeiten.
Die häufigsten Fehlerklassen:
- Falsches Profil: ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL als „echte"
E-Rechnung verschickt. Diese Profile reichen für die deutsche E-Rechnungspflicht
nicht aus – nötig ist mindestens EN 16931.
- Steuersatz-Inkonsistenz: Im PDF steht 19 %, im XML 7 %. Empfänger-
Software nimmt das XML als Wahrheit.
- Fehlende Leistungsdatums-Angabe oder Datum nur im Freitext.
- Ungültige USt-IdNr. oder Steuernummer im falschen Format.
- Schematron-Verstöße: formale Verstöße gegen die EN-16931-Regeln,
die Empfänger-ERP-Systeme automatisch ablehnen.
Unsere Validatoren prüfen genau diese Punkte. Hinweis zur Funktionsweise: Die Datei verlässt für die Validierung Ihren Browser und wird verschlüsselt (TLS 1.3) an
unseren Server in Deutschland übertragen. Sie wird dort sofort nach der Prüfung gelöscht
und nicht gespeichert. Dieses Vorgehen ermöglicht den Einsatz aktueller
KoSIT-Prüfregeln und Schematron-Sets, die im Browser nicht performant ausführbar wären.
Probieren Sie es aus: XRechnung-Validator für reine XML-Dateien, ZUGFeRD-Validator für hybride PDFs.
FAQ E-Rechnung
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Empfangspflicht: 1. Januar 2025 für alle B2B-Inlandsumsätze. Versandpflicht stufenweise
ab 1.1.2027 (Umsatz > 800.000 €) bzw. 1.1.2028 (alle).
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Ein klassisches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der EN 16931. Erst ZUGFeRD
(PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML) erfüllen die Anforderungen
an eine strukturierte Rechnung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Empfangen ja, ab 1.1.2025. Versenden bleibt für Kleinunternehmer durch das
BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zunächst optional. Mit der Versandpflicht 2028
ändert sich das voraussichtlich – Detailregelung in Vorbereitung. Mehr unter E-Rechnung Kleinunternehmer.
Welches Format soll ich verwenden – ZUGFeRD oder XRechnung?
B2G (Behörden): XRechnung. B2B mit kleinen oder unbekannten Empfängern: ZUGFeRD im
Profil EN 16931. B2B mit ERP-Großempfänger: nachfragen, oft XRechnung.
Wie versende ich eine E-Rechnung?
Per E-Mail mit Anhang ist zulässig. Für B2G-Rechnungen an den Bund nutzen Sie das
Portal ZRE oder OZG-RE. Für hochautomatisierte B2B-Empfänger ist PEPPOL Standard.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Seit BEG IV (1.1.2025): 8 Jahre für Rechnungen (vorher 10). Buchungsbelege,
Jahresabschlüsse und Inventare weiter 10 Jahre. Aufbewahrung im Originalformat
(XML), unveränderbar, GoBD-konform.
Brauche ich für E-Rechnungen einen kostenpflichtigen Anbieter?
Nein. Mit kostenlose-erechnung.de erstellen Sie im Free-Tier bis zu 3 ZUGFeRD- oder XRechnung-Rechnungen pro
Monat dauerhaft kostenlos.
Was passiert, wenn meine E-Rechnung Fehler enthält?
Empfänger-Software lehnt fehlerhafte XML-Strukturen häufig automatisiert ab. Folge:
verspätete Zahlung, ggf. Verlust des Vorsteuerabzugs auf Empfängerseite. Prüfen Sie
deshalb vor Versand mit dem Validator.
Kann ich E-Rechnungen empfangen, ohne eine Software zu nutzen?
Theoretisch ja – ein E-Mail-Postfach genügt zum Empfang. Praktisch ist die
Verarbeitung (Validierung, Visualisierung, Buchung, Archivierung) ohne Tool kaum
fehlerfrei zu leisten.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL ist ein internationales Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäfts-
dokumente. In Deutschland gewinnt es vor allem bei Behörden und Großunternehmen an
Bedeutung. Für KMU ist E-Mail-Versand mit ZUGFeRD/XRechnung ausreichend.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja: B2C-Rechnungen (Privatkunden) sind nicht betroffen. Ebenso Kleinbetragsrechnungen
bis 250 € brutto, steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG sowie
Fahrausweise. Auslandsrechnungen folgen den jeweiligen nationalen Regeln.
