Ein neues Format. Ihr gewohnter Arbeitsalltag. Erfahren Sie, was eine E-Rechnung ausmacht, welche Fristen gelten und wie Sie Ihre erste Rechnung erstellen oder empfangene Dateien lesen.
Ohne Anmeldung starten · 3 Rechnungen pro Monat, mit Werbehinweis
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einer festen Struktur. Dadurch können Programme zum Beispiel Rechnungsnummer, Positionen und Beträge auslesen. Die europäische Norm EN 16931 beschreibt dafür ein gemeinsames Datenmodell.
Für Sie bleibt es eine Rechnung über Ihre Arbeit. Bei der Erstellung erfassen Sie Kunde, Leistungen und Preise. Die Software bringt diese Angaben in das benötigte Dateiformat.
Definition in § 14 UStGFür den Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmen gelten diese wesentlichen Fristen. Gesetzliche Ausnahmen müssen Sie zusätzlich berücksichtigen.
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.
Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz endet die allgemeine Übergangsfrist. Für betroffene inländische B2B-Umsätze ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen.
Die verlängerte Übergangsfrist endet. Für betroffene inländische B2B-Umsätze gilt die Pflicht nun auch bei geringeren Umsätzen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Ausnahmen bleiben bestehen. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze gelten Ausnahmen. Privatkundenrechnungen unterliegen dieser B2B-Pflicht nicht.
Während der Übergangsfristen: Papierrechnungen bleiben möglich. Für ein gewöhnliches PDF brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt eine gesonderte Übergangsregelung.
Rechnungen an Behörden haben eigene Vorgaben. Stimmen Sie Format und Übermittlung mit Ihrem Auftraggeber ab. Informationen zur E-Rechnung beim Bund
Sie müssen keine XML-Datei von Hand schreiben. Beginnen Sie mit den Angaben, die Sie auch für eine klassische Rechnung benötigen.
Die Dateiprüfung hilft bei technischen Fehlern. Ob die Leistung stimmt und die steuerlichen Angaben zu Ihrem Fall passen, prüfen Sie selbst.
Eine vorhandene E-Rechnung prüfenDie allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 UStG umfassen insbesondere:
Je nach Fall und Format kommen weitere Angaben hinzu. Bei einer E-Rechnung gehören die steuerlichen Pflichtangaben in die strukturierten Daten.
Zum Beispiel fehlende Pflichtfelder, unzulässige Datenformate oder widersprüchliche Summen. Ein positives Prüfergebnis bestätigt weder die tatsächliche Leistung noch die richtige steuerliche Behandlung.
Bewahren Sie die strukturierten Originaldaten unversehrt auf. Eine ausgedruckte Rechnung oder eine reine PDF-Ansicht ohne diese Daten ersetzt das Original nicht. Stimmen Sie Ihren Aufbewahrungsprozess mit Ihrer Steuerberatung ab.
Fachlich geprüft am 10.09.2026. Grundlagen: BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, § 14 UStG und gesetzliche Übergangsvorschriften.
Von der freiberuflichen Tätigkeit bis zur GmbH: Hier finden Sie Hinweise und Beispiele für Ihren beruflichen Alltag.
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Software auslesen kann. Ein gewöhnliches PDF ohne solche Daten ist eine sonstige Rechnung. Übliche E-Rechnungsformate sind XRechnung und ZUGFeRD in einem geeigneten Profil nach EN 16931.
Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz endet die allgemeine Frist am 31.12.2026. Bei bis zu 800.000 € gilt sie bis zum Ende des Folgejahres. Danach sind betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich elektronisch abzurechnen. Ausnahmen gelten weiterhin; für bestimmte EDI-Verfahren besteht eine eigene Übergangsregelung.
Kleinunternehmer müssen seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht zur Ausstellung sind sie nach § 34a UStDV ausgenommen. Sie dürfen freiwillig E-Rechnungen ausstellen.
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Daten. XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten, die ein Viewer lesbar darstellt. Klären Sie die Anforderungen des Empfängers. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC WL keine geeigneten E-Rechnungsprofile.
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Ein Viewer hilft, strukturierte XML-Daten lesbar darzustellen. Sie können empfangene Dateien mit unserem Ausleser öffnen und prüfen.
Für den inländischen B2B-Austausch ist kein einzelner Übermittlungsweg vorgeschrieben. E-Mail ist möglich. Stimmen Sie den Weg mit dem Empfänger ab; öffentliche Auftraggeber können eigene Übermittlungsvorgaben haben.
Öffentliche Auftraggeber können besondere Regeln zu Format, Leitweg-ID und Einreichungsweg vorgeben. Die B2B-Übergangsfristen ersetzen diese Vorgaben nicht. Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Auftraggebers vor dem Versand.
Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Bewahren Sie insbesondere die strukturierten Originaldaten unversehrt auf. Ein Ausdruck oder eine reine Bildschirmansicht ersetzt sie nicht.
Eine Validierung kann beispielsweise fehlende Felder, unpassende Datenformate oder rechnerische Widersprüche erkennen. Sie prüft nicht, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder Ihre steuerliche Einordnung richtig ist.
Die inländische B2B-Pflicht betrifft nicht pauschal jede Rechnung. Unter anderem gibt es Ausnahmen für Kleinunternehmer bei der Ausstellung, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Privatkundenrechnungen unterliegen dieser B2B-Pflicht nicht. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen.
Ja. Sie können ohne Anmeldung mit dem Rechnungsersteller starten. Im kostenlosen Einstieg sind drei Rechnungen pro Monat mit Werbehinweis enthalten. Für regelmäßige Abrechnung, Angebote und weitere Funktionen gibt es Business und Business Plus.
Starten Sie mit einer einzelnen Rechnung. Wenn daraus ein regelmäßiger Ablauf wird, wachsen die Funktionen mit Ihrem Bedarf.
