Die Versandpflicht für E-Rechnungen beginnt 2027 für Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt: Für sie endet dann die allgemeine Übergangsregel. Betroffene inländische B2B-Umsätze müssen dann grundsätzlich mit einer E-Rechnung abgerechnet werden. Genau 800.000 Euro genügt nicht, um diese Schwelle zu überschreiten. Dauerhafte Ausnahmen und eine besondere EDI-Übergangsregel bleiben zu beachten. § 27 Absatz 38 UStG
Das Wichtigste in Kürze
- Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Kalenderjahr 2026.
- Bei höchstens 800.000 Euro kann die umsatzabhängige Übergangsregel noch bis Ende 2027 genutzt werden.
- Ab 2028 entfällt diese Übergangsregel; Kleinunternehmer und andere gesetzliche Ausnahmefälle bleiben ausgenommen.
- Eine einfache PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung. ZUGFeRD kann dagegen PDF und XML verbinden.
Quellen: § 27 Absatz 38 UStG, § 14 UStG und BMF-FAQ, Fragen 4 und 11.
Ob Ihr Unternehmen zur Gruppe 2027 oder 2028 gehört oder ausgenommen ist, zeigt der Check zur E-Rechnungspflicht in bis zu fünf Fragen.
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Prüfen Sie zuerst den einzelnen Umsatz: Handeln beide Parteien als inländische Unternehmer und bezieht der Kunde die Leistung für sein Unternehmen? Eine bloße deutsche Umsatzsteuerregistrierung eines ausländischen Unternehmens ohne inländische Niederlassung genügt nicht für diese Einordnung. Anschließend sind Ausnahmen und Übergangsregeln zu prüfen. BMF-FAQ, Fragen 2 bis 4
Die Umsatzgrenze betrifft den Aussteller, nicht den Kunden. Dass ein großer Auftraggeber selbst bereits E-Rechnungen ausstellen muss, beendet Ihre eigene Übergangsfrist nicht. Vertragliche Formatvorgaben des Kunden können trotzdem früher relevant sein.
Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, zeigt der Check zur E-Rechnungspflicht in wenigen Fragen.
Welches Umsatzjahr zählt und was gilt genau an der Grenze?
Für 2027 nennt das Gesetz den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr: 2026. Prüfen Sie diesen steuerrechtlichen Wert mit Ihrer Buchhaltung; weder der Kontoeingang noch nur die Summe der B2B-Rechnungen ist automatisch der richtige Maßstab. § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG
Die folgenden vereinfachten Beispiele setzen voraus, dass keine dauerhafte Ausnahme und kein begünstigtes EDI-Verfahren vorliegen:
| Gesamtumsatz 2026 | Regel für erfasste B2B-Umsätze 2027 |
|---|---|
| 799.999 Euro | Verlängerte Übergangsregel möglich |
| Genau 800.000 Euro | Verlängerte Übergangsregel möglich |
| 800.001 Euro | Umsatzabhängige Übergangsregel nicht mehr möglich |
Bei zulässiger PDF-Nutzung bleibt die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Die Beispiele enthalten keine Umsatzberechnung, sondern veranschaulichen ausschließlich die gesetzliche Grenze.
Welche Ausnahmen bestehen auch 2028 weiter?
Die Aussage „ab 2028 müssen alle Unternehmen jede Rechnung elektronisch ausstellen“ ist zu weit. Ausgenommen sind insbesondere:
- Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG;
- Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto und Fahrausweise, die als Rechnung gelten;
- Rechnungen an Privatkunden sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG;
- Fälle außerhalb des inländischen B2B-Geltungsbereichs.
Diese Ausnahmen betreffen die Ausstellung. Auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden müssen eingehende E-Rechnungen für ihr Unternehmen empfangen können. BMF-FAQ, Fragen 4 und 12
EDI-Sonderfall: Bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 genutzt werden, selbst wenn sie die neue Formatdefinition nicht erfüllen. Diese Übergangsregel ist nicht an die 800.000-Euro-Grenze gebunden. Ein bereits gesetzeskonformes vereinbartes Format ist davon zu unterscheiden. § 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG
Für öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigenständige B2G-Regeln. Die Fristen dieses Artikels ersetzen deren Format-, Referenz- und Übermittlungsvorgaben nicht. BMF-FAQ, Frage 4a
Was sollten betroffene Unternehmen vor dem ersten Versand erledigen?
- Pflichtdatum festhalten: Geltungsbereich, Ausnahmen und Gesamtumsatz 2026 dokumentieren.
- Kundenanforderungen abfragen: Rechnungsadresse, gewünschtes Format, Referenzen und Übermittlungsweg klären.
- Beispieldatei erzeugen und prüfen: Rechnungsinhalte fachlich kontrollieren, das vereinbarte Format exportieren und Prüfhinweise auswerten.
- Empfang mit dem Kunden abstimmen: Bei einer Testdatei Demo-Daten verwenden und das Dokument eindeutig als Test kennzeichnen.
- Originaldatei sichern: Den strukturierten Teil erhalten und eine nachvollziehbare Ablage festlegen.
Die praktische Umstellungsanleitung für B2B-Dienstleister führt diese Aufgaben zu einem wiederholbaren Ablauf zusammen. Für die Formatentscheidung hilft ZUGFeRD oder XRechnung?.
Welche Softwarefunktion brauchen Sie dafür?
Für den ersten Formatversuch genügt der Rechnungseditor: Angaben erfassen, Ausgabeformat wählen und die Datei herunterladen. Im Gastmodus entsteht kein dauerhaftes Online-Archiv; die Ablage organisieren Sie selbst.
Bei regelmäßigem Versand ist der konkrete nächste Schritt, den E-Mail-Versand in Business zu prüfen. Dort kontrollieren Sie Empfänger, Nachricht und Rechnungsdateien vor dem Versand. Ein Versandstatus ist keine Lesebestätigung. Tarifumfang und Ablauf stehen auf der Funktionsseite; ein bezahltes Abo ist keine gesetzliche Voraussetzung für eine E-Rechnung.
Was tun bei einer unzulässigen PDF-Rechnung?
Prüfen Sie zuerst, ob die Rechnung tatsächlich unter die Ausstellungspflicht fällt. Ist das erforderliche Format falsch, fordern Sie eine passende Berichtigung an. Ein falsches Format bedeutet nicht automatisch, dass der zivilrechtliche Zahlungsanspruch entfällt. Auch der Vorsteuerabzug muss anhand des konkreten Fehlers und der anwendbaren Regeln beurteilt werden. Die Einordnung von Format- und Inhaltsfehlern hilft bei diesem nächsten Prüfschritt.
Was gilt für Leistungen ab 2028?
Für erfasste inländische B2B-Umsätze endet die umsatzabhängige Übergangsregel mit dem 31. Dezember 2027. Die dauerhaften Ausnahmen bleiben bestehen. Prüfen Sie deshalb nicht nur eine Jahreszahl, sondern Kundentyp, Umsatzart und Ihren eigenen Status. Den gesamten Verlauf zeigt die Übersicht der Übergangsfristen 2025 bis 2028.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
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