Eine PDF-Rechnung an den Geschäftskunden — und plötzlich fragt das Finanzamt: War das noch zulässig? Das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) hat die Anforderungen an inländische B2B-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 neu definiert. Wer nicht weiß, wann die Übergangsfrist für PDF-Rechnungen ausläuft und wann eine E-Rechnung Pflicht wird, riskiert den Vorsteuerabzug seiner Kunden.
Mit einem dreiteiligen Entscheidungsbaum beantwortet dieser Leitfaden die Frage „Reicht meine PDF-Rechnung noch?” in unter zwei Minuten — für B2B, B2C und Kleinunternehmer gleichermaßen.
Das Wichtigste in Kürze
- B2C-Privatkunden: PDF-Rechnung bleibt dauerhaft erlaubt — E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für inländisches B2B.
- B2B bis 31.12.2026: PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers zulässig (§27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG).
- B2B ab 1.1.2027: PDF nur noch für Unternehmen mit ≤800.000 € Vorjahresumsatz (2026), bis 31.12.2027.
- B2B ab 1.1.2028: E-Rechnung Pflicht für alle — PDFs nur noch in absoluten Ausnahmefällen zulässig.
- Kleinunternehmer §19 UStG: Keine Versandpflicht für E-Rechnungen; Empfangspflicht gilt trotzdem seit 1.1.2025.
Was als E-Rechnung gilt — und was nicht
Eine E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 in §14 Abs. 1 Satz 3 UStG legaldefiniert: ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das die Verarbeitung durch Empfängersysteme automatisch ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen diese Anforderung zwei Formate:
- XRechnung 3.0.2 — reines XML, kein sichtbares PDF. Standard für B2G-Rechnungen an Bundesbehörden seit 2020, seit 2025 auch für inländisches B2B relevant.
- ZUGFeRD 2.5 — Hybridformat (anzuwenden seit 1.7.2026): sichtbares PDF-Dokument mit eingebettetem strukturierten XML-Datensatz. Für den Menschen lesbar, für Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitbar.
Was hingegen keine E-Rechnung im Sinne des §14 UStG ist:
| Format | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|
| PDF-Anhang per E-Mail | ❌ Nein |
| Word- oder Excel-Datei per E-Mail | ❌ Nein |
| Papierrechnung | ❌ Nein |
| EDI-Verfahren (nur Übergangsfrist) | ⚠️ Ausnahme bis 2028 |
| ZUGFeRD 2.5 (PDF + XML) | ✅ Ja |
| XRechnung 3.0.2 (reines XML) | ✅ Ja |
Diese Abgrenzung ist zentral: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, bleibt während der Übergangszeiträume zulässig — ist aber keine E-Rechnung im neuen Sinn.
PDF-Rechnung 2026: Die drei Übergangsfristen im Detail
Das Wachstumschancengesetz schreibt die E-Rechnung vor, hat aber drei gestaffelte Übergangsfristen in §27 Abs. 38 UStG eingebaut. Entscheidend ist dabei nicht, wann die Rechnung ausgestellt wird, sondern wann die Leistung erbracht wird.
Übergangsfrist 1 — Alle Unternehmen bis 31. Dezember 2026
Für Leistungen, die bis zum 31.12.2026 ausgeführt werden, darf ein Unternehmen statt einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung oder ein sonstiges elektronisches Format — also auch eine PDF-Rechnung — ausstellen (§27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 UStG). Bedingung: Der Rechnungsempfänger muss dem Format zustimmen.
Die Zustimmung muss nicht schriftlich vorliegen und kann stillschweigend durch langjährige Geschäftspraxis entstehen. Empfohlen ist eine kurze schriftliche Bestätigung, etwa per E-Mail: „Wir sind damit einverstanden, Ihre Rechnungen weiterhin als PDF-Datei zu erhalten.”
Wichtig: Die Übergangsfrist gilt nur für den Versand, nicht für den Empfang. Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen technisch in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen entgegenzunehmen — unabhängig davon, ob sie selbst noch PDFs versenden dürfen. Wer bislang ausschließlich PDFs empfangen hat, muss seinen E-Mail- oder Buchhaltungsprozess bereits heute angepasst haben.
Übergangsfrist 2 — Umsatz ≤800.000 € bis 31. Dezember 2027
Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betrug, verlängert §27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG die Frist um zwölf Monate. Sie dürfen für Leistungen in 2027 weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen — mit Zustimmung des Empfängers.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026, nicht der des laufenden Jahres. Wer also 2026 unter der Schwelle lag, aber 2027 darüber wächst, darf trotzdem bis 31.12.2027 PDFs nutzen.
Vollständige E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2028
Ab dem 1.1.2028 endet jede Übergangsfrist ohne neue gesetzliche Regelung. Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen im EN-16931-konformen Format ausgestellt werden. Einzige relevante Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV bis 250 Euro sind weiterhin von strukturierten Formatpflichten ausgenommen.
Für Unternehmen mit einem Umsatz knapp über 800.000 Euro bedeutet das: Es lohnt sich, den Systemwechsel bereits 2026 einzuleiten, anstatt bis 2027 zu warten. Wer mit ZUGFeRD 2.5 arbeitet, kann den Übergangsstichtag technisch problemlos ignorieren — das Format erfüllt EN 16931 bereits heute vollständig und funktioniert parallel zu PDF-Rechnungen für Bestandskunden.
Überblick nach Zeitraum und Umsatzgröße:
| Zeitraum | PDF-Rechnung B2B erlaubt? | Bedingung |
|---|---|---|
| Bis 31.12.2026 | ✅ Ja | Zustimmung des Empfängers |
| 1.1.2027–31.12.2027, Umsatz ≤800k€ | ✅ Ja | Vorjahresumsatz 2026 ≤800.000 € + Zustimmung |
| 1.1.2027–31.12.2027, Umsatz >800k€ | ❌ Nein | E-Rechnung Pflicht |
| Ab 1.1.2028 | ❌ Nein | E-Rechnung Pflicht für alle |
Die vollständigen Übergangsfristen 2025–2028 finden Sie in unserem separaten Leitfaden.
Der Entscheidungsbaum: Welches Format brauche ich?
Drei Fragen genügen, um zu wissen, ob Ihre PDF-Rechnung heute noch ausreicht.
Frage 1: Ist Ihr Kunde ein Privatmensch (B2C)?
Ja → PDF-Rechnung bleibt dauerhaft erlaubt. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht erfasst — keine Änderung.
Nein (Unternehmenskunde) → Weiter zu Frage 2.
Frage 2: Wird die Leistung bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt?
Ja → Das bisherige Rechnungsformat ist erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt. Hat der Geschäftskunde bisher keine Einwände gegen Ihre Rechnungen in diesem Format erhoben, liegt implizite Zustimmung vor. Sicherheitshalber: Zustimmung schriftlich dokumentieren.
Nein (Leistung ab 2027) → Weiter zu Frage 3.
Frage 3: Betrug Ihr Gesamtumsatz in 2026 mehr als 800.000 Euro?
Ja (>800k€) → Ab dem 1.1.2027 sind Sie verpflichtet, EN-16931-konforme E-Rechnungen auszustellen. Eine PDF-Rechnung reicht dann nicht mehr aus. Umstieg auf ZUGFeRD 2.5 oder XRechnung 3.0.2 erforderlich.
Nein (≤800k€) → Das sonstige elektronische Format — also Papier oder bisheriges digitales Dokument — ist mit Zustimmung des Empfängers bis 31.12.2027 zulässig. Ab dem 1.1.2028 endet auch diese Ausnahme für alle Unternehmen.
Kurzformel:
- Privatkunde → Papier oder PDF immer OK (kein Enddatum)
- B2B + Leistung in 2026 → Papier oder PDF OK (mit Zustimmung des Empfängers)
- B2B + Leistung in 2027 + Umsatz 2026 ≤800k€ → Papier oder PDF bis 31.12.2027 OK (mit Zustimmung)
- B2B + Leistung in 2027 + Umsatz 2026 >800k€ → E-Rechnung nach EN 16931 Pflicht
- B2B + Leistung ab 2028 → E-Rechnung nach EN 16931 Pflicht für alle
Hinweis Grenzfall Dauerleistungen: Bei Dauerleistungsverträgen (z. B. monatliche Wartung oder Softwarepflege), die über den 31.12.2026 hinauslaufen, ist das Fälligkeitsdatum der Teilleistung maßgeblich — nicht das Vertragsabschlussdatum. Jede in 2027 abgerechnete Teilleistung unterliegt ab diesem Zeitpunkt den dann geltenden Fristen.
Kleinunternehmer nach §19 UStG: Sonderregel beim Versand
Kleinunternehmer nach §19 UStG — Unternehmen, deren Vorjahresumsatz maximal 25.000 Euro betrug und deren tatsächlicher Umsatz im laufenden Jahr die harte Grenze von 100.000 Euro nicht überschreitet (Jahressteuergesetz 2024) — sind von der Versandpflicht für E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, ohne die Zustimmung des Empfängers einzuholen.
Diese Ausnahme gilt ausschließlich für das Ausstellen von Rechnungen. Beim Empfang greift keine Sonderregel: Seit dem 1.1.2025 müssen auch Kleinunternehmer technisch in der Lage sein, E-Rechnungen (ZUGFeRD 2.5, XRechnung 3.0.2) entgegenzunehmen und aufzubewahren. Das ist der häufigste Irrtum in dieser Unternehmensgruppe.
Den vollständigen Überblick bietet unser Leitfaden E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Vorsteuerabzug in Gefahr: Das Risiko der PDF-Rechnung ohne Zustimmung
Stellt ein Unternehmen im B2B-Bereich nach dem 1.1.2025 eine PDF-Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers aus, liegt eine formal nicht ordnungsgemäße Rechnung vor.
Vorteile
- PDF bleibt während der Übergangsfrist zulässig — kein sofortiger Handlungsdruck bis Ende 2026
- Zustimmung kann stillschweigend erfolgen und muss nicht schriftlich fixiert sein
- Kleinunternehmer §19 UStG sind vollständig vom Versand befreit
Nachteile
- Fehlt die Zustimmung, kann das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug versagen
- Nachträgliche Korrektur (berichtigte Rechnung) wirkt umsatzsteuerlich nur begrenzt rückwirkend
- Ab 1.1.2027 (>800k€ Umsatz) und ab 1.1.2028 (alle) ist PDF ohne Alternative rechtswidrig
Für den Rechnungsaussteller droht in der Übergangsphase keine direkte Ordnungsstrafe wegen des falschen Formats — Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und gestörte Kundenbeziehungen sind jedoch reale Nebeneffekte, wenn Kunden die PDF-Rechnung nachträglich beanstanden.
ZUGFeRD 2.5 als Brücke: PDF und E-Rechnung in einem Format
ZUGFeRD 2.5 kombiniert das vertraute sichtbare PDF-Dokument mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz, der der EN 16931 entspricht. Für den Rechnungsempfänger sieht die Rechnung identisch aus wie ein herkömmliches PDF — Buchhaltungssoftware kann das XML jedoch ohne manuellen Aufwand einlesen.
Warum ZUGFeRD der pragmatischste Umstiegsweg ist:
- Kein Schulungsaufwand für Kunden (optischer Unterschied = null)
- Kompatibel mit den gängigen Buchhaltungssystemen (DATEV, Lexware, sevDesk, DATEV Unternehmen online)
- Gilt vollwertig als E-Rechnung nach §14 UStG — ersetzt die PDF-Zustimmung vollständig
- Auch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendbar (ZUGFeRD EXTENDED-Profil)
Den Vergleich zwischen ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0.2 — welches Format für welchen Anwendungsfall besser geeignet ist — erklärt unser ZUGFeRD vs. XRechnung Vergleich. Eine technische Übersicht aller Formate bietet der E-Rechnung-Format-Vergleich 2026.
Kostenlos ZUGFeRD-Rechnungen erstellen
Erstellen Sie rechtskonforme ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0.2 Rechnungen — direkt im Browser, ohne Software-Installation. 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft kostenlos.
Ist eine PDF-Rechnung 2026 noch rechtsgültig?
Muss ich bei Privatkunden (B2C) eine E-Rechnung ausstellen?
Was passiert, wenn der Empfänger keine Zustimmung zur PDF-Rechnung erteilt?
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?
Bis wann gilt die 800.000-Euro-Grenze für PDF-Rechnungen?
Zählt eine E-Mail mit PDF-Anhang als E-Rechnung?
Quellen
- FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025 — Bundesministerium der Finanzen, Oktober 2024. bundesfinanzministerium.de
- Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick — §14 UStG, §27 Abs. 38 UStG — Haufe Finance, 2024. haufe.de
- Die neue E-Rechnung ab 2025 — IHK Köln, 2025. ihk.de
- BMF-Schreiben v. 15.10.2024: Einführung der verpflichtenden E-Rechnung — Bundesarchitektengemeinschaft / BMF, 2024. bak.de