Eine einfache PDF-Rechnung kann 2026 für erfasste inländische B2B-Umsätze noch über die Übergangsregel zulässig sein, wenn der Empfänger zustimmt. Für 2027 hängt diese Regel vom Gesamtumsatz 2026 des Ausstellers ab. Ab 2028 bleiben PDF und Papier in gesetzlichen Ausnahmefällen weiterhin möglich. Ein PDF mit geeignetem eingebettetem ZUGFeRD-XML ist dagegen bereits eine andere Rechnungsart. § 14 UStG und § 27 Absatz 38 UStG
Das Wichtigste in Kürze
- Dateiendung und E-Mail-Versand allein sagen nicht, ob eine E-Rechnung vorliegt.
- Papier braucht innerhalb der Übergangsregel keine Zustimmung; eine einfache elektronische PDF schon.
- Genau 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 liegt innerhalb der verlängerten Übergangsregel für 2027.
- Kleinunternehmerleistungen und andere Ausnahmen bleiben auch nach 2027 zu prüfen.
Zuerst prüfen: Einfaches PDF oder ZUGFeRD?
| Datei oder Verfahren | Einordnung |
|---|---|
| PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz | Sonstige Rechnung |
| ZUGFeRD-PDF mit geeignetem XML und Profil | Kann eine E-Rechnung sein |
| XRechnung-XML | Strukturierte E-Rechnung bei Einhaltung der Vorgaben |
| EDI-Verfahren | Zulässigkeit anhand des vereinbarten Formats prüfen; nicht pauschal ab 2028 ausgeschlossen |
| Scan oder Foto einer Rechnung | Keine strukturierte E-Rechnung allein durch Digitalisierung |
Eine E-Rechnung kann EN 16931 entsprechen oder unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein anderes vereinbartes, interoperables strukturiertes Format verwenden. ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL genügen nicht. § 14 Absatz 1 UStG und BMF-FAQ, Frage 7
Der Check vor dem nächsten PDF-Versand
1. Liegt der Umsatz im inländischen B2B-Geltungsbereich?
Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die allgemeine B2B-Ausstellungspflicht. Prüfen Sie bei Unternehmen deren Rolle und Ansässigkeit. Bei öffentlichen Auftraggebern kommen eigenständige B2G-Vorgaben hinzu. BMF-FAQ, Fragen 2 bis 4a
2. Besteht eine dauerhafte Ausnahme?
Insbesondere Leistungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto, als Rechnung geltende Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Die Ausnahmen enden nicht mit der Übergangsfrist. Eine einfache PDF kann weiterhin möglich sein; klären Sie die Zustimmung und gegebenenfalls vertragliche Anforderungen. BMF-FAQ, Frage 4
3. Welche Übergangsregel gilt für den Umsatz und die Übermittlung?
§ 27 Absatz 38 nennt sowohl den Zeitraum der ausgeführten Umsätze als auch die jeweilige Frist für Übermittlung oder Ausstellung. Prüfen Sie bei verspäteter Abrechnung oder Dauerleistungen den konkreten Fall statt nur das Rechnungsdatum. § 27 Absatz 38 UStG
| Zeitraum | Einfache PDF im erfassten B2B-Fall |
|---|---|
| 2026 | Allgemeine Übergangsregel, mit Empfängerzustimmung |
| 2027, Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro | Verlängerte Übergangsregel, mit Empfängerzustimmung |
| 2027, Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 Euro | Keine umsatzabhängige PDF-Erleichterung; grundsätzlich E-Rechnung |
| Ab 2028 | Keine Übergangsregel mehr; dauerhafte Ausnahmen separat prüfen |
Für bestimmte EDI-Verfahren existiert eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027. Sie ist keine Erlaubnis, stattdessen eine beliebige einfache PDF zu versenden.
4. Ist die Empfängerzustimmung zur einfachen PDF geklärt?
Die Zustimmung kann formlos oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Dokumentieren Sie die Vereinbarung, wenn Ihr Rechnungsablauf davon abhängt. Ein Wunsch nach E-Mail-Kontakt allein ist kein belastbarer Beleg für jeden PDF-Abrechnungsfall. BMF-FAQ, Frage 11
Mögliche Formulierung:
Dürfen wir Ihre Rechnungen während unserer zulässigen Übergangsfrist weiterhin als einfache PDF-Datei an dieses Postfach senden? Falls Sie bereits strukturierte Daten benötigen, nennen Sie uns bitte das gewünschte Format und die Referenzen.
Eine solche Zustimmung macht eine einfache PDF nicht zur E-Rechnung und verlängert keine gesetzliche Frist.
Wie wechseln Sie von PDF zu ZUGFeRD?
Wenn Ihr Kunde PDF-Lesbarkeit und strukturierte Daten benötigt, kann ZUGFeRD den Wechsel unterstützen. Stimmen Sie das Profil und den Versandweg ab. Eine beliebige ZUGFeRD-Datei ist nicht automatisch für alle Behörden oder alle Buchhaltungsprogramme geeignet.
- Erfassen Sie die Rechnungsdaten im Rechnungseditor.
- Wählen Sie die vereinbarte strukturierte Ausgabe statt eines gewöhnlichen PDF-Exports.
- Öffnen Sie die heruntergeladene Datei im Auslese- und Prüfwerkzeug.
- Kontrollieren Sie Inhalt, Profil und tatsächlich ausgeführte Prüfungen.
- Versenden Sie über den vereinbarten Weg und erhalten Sie die ursprünglichen XML-Daten.
Der Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung behandelt die Formatwahl. Für laufende Kundenabrechnung führt die B2B-Umstellungscheckliste über den ersten Export hinaus.
Was tun, wenn bereits das falsche Format verschickt wurde?
Klären Sie zuerst, ob das Format im konkreten Umsatz tatsächlich unzulässig war. Fordern Sie gegebenenfalls eine passende Berichtigung an. Steuerliche Folgen hängen von den anwendbaren Vorschriften und den betroffenen Angaben ab; „jede falsche PDF kostet den Zahlungsanspruch“ wäre keine belastbare Einordnung. Der BMF-Ratgeber zur Fehlerprüfung trennt Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfragen.
Nächster Schritt: Prüfen Sie die nächste Ausgangsrechnung mit den vier Fragen. Falls eine strukturierte Datei erforderlich ist, erzeugen und kontrollieren Sie genau diesen Export. Ein bezahlter Tarif ist dafür nicht allein aufgrund der gesetzlichen Pflicht notwendig.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
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