2026 dürfen Unternehmen für die erfassten Umsätze noch die allgemeine Übergangsregel nutzen: Papier ist möglich, eine einfache PDF-Rechnung setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. 2027 bleibt diese Erleichterung grundsätzlich nur bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr bestehen. 2028 endet die Übergangsregel; gesetzliche Ausnahmen bleiben erhalten. § 27 Absatz 38 UStG
Das Wichtigste in Kürze
- Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Regeln: Der Empfang muss seit 2025 möglich sein.
- Eine PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz ist eine sonstige Rechnung.
- Die 800.000-Euro-Grenze schließt genau 800.000 Euro ein.
- Die EDI-Übergangsregel und dauerhafte Ausnahmen müssen zusätzlich geprüft werden.
Quellen: § 14 UStG, § 27 Absatz 38 UStG und BMF-FAQ.
Welche Zeile der Tabelle unten für Sie gilt, zeigt der Check zur E-Rechnungspflicht in bis zu fünf Fragen.
Der Zeitplan für erfasste inländische B2B-Umsätze
Die Tabelle beschreibt die Übergangsregeln für Umsätze im jeweiligen Zeitraum. Sie ersetzt keine Prüfung der dauerhaften Ausnahmen. Stand: 05.10.2026, § 27 Absatz 38 UStG.
| Zeitraum | Papier und einfache PDF | Was zusätzlich zu beachten ist |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Allgemeine Übergangsregel | Zustimmung für einfache PDF, nicht für Papier |
| 2027, Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro | Verlängerte Übergangsregel | PDF weiterhin nur mit Zustimmung |
| 2027, Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 Euro | Keine umsatzabhängige Übergangsregel | Grundsätzlich E-Rechnung; EDI und Ausnahmen gesondert prüfen |
| Ab 2028 | Übergangsregel beendet | E-Rechnung für erfasste Umsätze; dauerhafte Ausnahmen bleiben |
Für nicht gesetzeskonforme EDI-Verfahren besteht mit Zustimmung des Empfängers eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027. Sie gilt unabhängig von der Umsatzgröße. Bereits gesetzeskonforme vereinbarte Formate sind nicht allein wegen der Bezeichnung EDI ab 2028 ausgeschlossen.
Warum müssen Sie den Leistungszeitraum mit prüfen?
§ 27 Absatz 38 knüpft an ausgeführte Umsätze in bestimmten Zeiträumen an und nennt zugleich die jeweiligen Übermittlungs- beziehungsweise Ausstellungsfristen. Eine alte Leistung lässt sich daher nicht allein durch ein späteres Rechnungsdatum einer neuen Übergangsregel zuordnen. Bei verspäteter Abrechnung, Teilleistungen oder Berichtigungen prüfen Sie die konkrete Konstellation; die Jahreszahl auf der Rechnung genügt nicht. § 27 Absatz 38 UStG
Beispiel: Eine im Dezember 2026 ausgeführte Leistung, die erst 2027 abgerechnet wird, darf nicht pauschal als „2027-Rechnung mit PDF-Erlaubnis“ eingeordnet werden. Klären Sie Leistungszeitpunkt, anwendbare Rechnungsvorgaben und tatsächliche Übermittlung gemeinsam.
Was gilt 2026 für den Empfang?
Für eingehende E-Rechnungen besteht keine solche Übergangsfrist. Inländische Unternehmen müssen sie seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Betriebe, die ausschließlich Privatkunden bedienen. Ein E-Mail-Postfach genügt für den technischen Empfang. BMF-FAQ, Frage 12
Das Postfach ersetzt weder die fachliche Prüfung noch die Ablage. Öffnen Sie die Originaldatei mit einem geeigneten E-Rechnungs-Viewer, prüfen Sie die Daten und sichern Sie mindestens den strukturierten Teil. Der Viewer ist kein Lieferantenpostfach und kein dauerhaftes Archiv.
Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.
Welche Ausnahmen bleiben nach 2027 bestehen?
Die Übergangsfrist verschiebt eine grundsätzlich bestehende Ausstellungspflicht. Eine dauerhafte Ausnahme nimmt den betreffenden Fall dagegen von dieser Pflicht aus. Insbesondere Kleinunternehmerleistungen, Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto und Fahrausweise bleiben ausgenommen. Auch B2C-Umsätze und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG fallen nicht unter die allgemeine B2B-Ausstellungspflicht. BMF-FAQ, Frage 4
Prüfen Sie den Betroffenheits-Check, bevor Sie Ihren persönlichen Stichtag festlegen. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten weitere B2G-Regeln unabhängig von diesen Übergangsfristen.
Wie holen Sie die Zustimmung zur PDF-Rechnung ein?
Die Zustimmung kann formlos und auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Dokumentieren Sie die vereinbarte Rechnungsart, wenn sie für Ihren Übergangsprozess wichtig ist. Eine beliebige E-Mail-Korrespondenz ist kein sicherer Beleg für eine Zustimmung zur PDF-Abrechnung. BMF-FAQ, Frage 11
Mögliche Anfrage:
Dürfen wir Ihre Rechnungen während der für uns geltenden Übergangsfrist weiterhin als einfache PDF-Datei an dieses Rechnungspostfach senden? Falls Sie bereits ein strukturiertes Format benötigen, teilen Sie uns bitte Format und Referenzen mit.
Diese Zustimmung verlängert keine gesetzliche Frist. Sobald für den Umsatz eine E-Rechnung erforderlich ist, reicht die bloße Zustimmung zu einer einfachen PDF nicht aus.
Was sollten Sie jetzt vorbereiten?
- Eigene Umsätze und dauerhafte Ausnahmen einordnen.
- Den steuerrechtlichen Gesamtumsatz 2026 für die Entscheidung über 2027 ermitteln.
- Die Format- und Eingangsvorgaben regelmäßiger Kunden erfassen.
- Eine strukturierte Beispieldatei erstellen, prüfen und den Versand abstimmen.
- Eine nachvollziehbare Originaldatei-Ablage festlegen.
Für den ersten Formatversuch führt der Rechnungseditor zur E-Rechnung, als PDF (ZUGFeRD) oder für Behörden (XRechnung). Im Gastmodus laden Sie die Datei selbst herunter und archivieren sie selbst. Für wiederholte Abläufe prüfen Sie danach die zuständige Funktion und den passenden Tarif statt ein Abo allein wegen des Stichtags zu kaufen.
Die Umstellungscheckliste für B2B-Dienstleister beschreibt die praktische Umsetzung. Die Versandpflicht 2027 behandelt die Umsatzgrenze mit konkreten Grenzfällen.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
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