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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Vollständige Angaben zum Anbieter und weitere rechtliche Hinweise finden Sie in unserem Impressum.

Stand: 27. Oktober 2026

Inhaltsverzeichnis

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform unter www.kostenlose-erechnung.de einschließlich sämtlicher mit ihr verbundener Funktionen, Schnittstellen, Werkzeuge (insbesondere auch des öffentlich zugänglichen E-Rechnungs-Generators unter /erstellen/ sowie der E-Rechnungs-Prüfung und -Auslesung unter /auslesen/) und Nebenleistungen (nachfolgend gemeinsam „Plattform“), die von dem jeweils im Impressum genannten Betreiber (nachfolgend „Anbieter“) zur Verfügung gestellt werden.

(2) Das Angebot der Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also an natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln, sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Die Nutzung durch Verbraucher (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.

(3) Diese AGB gelten ausschließlich. Individualvereinbarungen sowie im Einzelfall in Textform oder schriftlich bestätigte individuelle Angebote des Anbieters (z.B. Enterprise-Vereinbarungen) gehen diesen AGB im Range vor. Entgegenstehende, ergänzende oder von diesen AGB abweichende Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen des Nutzers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen des Nutzers Leistungen vorbehaltlos erbringt oder Zahlungen des Nutzers annimmt.

(4) Zeitlicher Geltungsbereich und Bestandsschutz: Diese AGB in der Fassung vom 27. Oktober 2026 gelten unmittelbar für alle ab diesem Stichtag neu registrierten Nutzerkonten und angelegten Firmen (Workspaces), für sämtliche ab diesem Stichtag neu abgeschlossenen kostenpflichtigen Abonnements, Tarifwechsel (Upgrades), Sitzbuchungen und Zusatzleistungen sowie für jede unentgeltliche Nutzung öffentlich zugänglicher Plattformfunktionen ohne Registrierung. Für bereits vor diesem Stichtag bestehende, laufende Nutzungsverträge gelten Ergänzungen, die ausschließlich zwingende gesetzliche Vorgaben (wie den EU Data Act) umsetzen, Unklarheiten beseitigen oder den Nutzer rechtlich besserstellen, ebenfalls unmittelbar; im Übrigen verbleibt es für vor dem Stichtag geschlossene Verträge bis zu einem Tarifwechsel oder einer Vertragsänderung nach Maßgabe von § 11 beim bisherigen Vertragsstand.

§ 2 Vertragsschluss, Registrierung, Firmen (Workspaces) und Zugänge (Sitze)

(1) Vertragsschluss mit und ohne Registrierung:
a) Öffentlich zugängliche Funktionen ohne Registrierung (Gast-Nutzung): Soweit der Anbieter einzelne Werkzeuge der Plattform (insbesondere die Erstellung von E-Rechnungen unter /erstellen/ oder das Auslesen und Prüfen von E-Rechnungen unter /auslesen/) ohne vorherige Registrierung bereitstellt, kommt mit der tatsächlichen Inanspruchnahme der jeweiligen Funktion (z.B. Eingabe von Rechnungsdaten, Hochladen einer Datei oder Erzeugen eines Dokuments) ein unentgeltliches Nutzungsverhältnis auf Grundlage dieser AGB zustande.
b) Nutzung mit Registrierung: Die Nutzung des vollen Funktionsumfangs der Plattform erfordert eine Registrierung. Mit der Registrierung gibt der Nutzer ein Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrags auf der Grundlage dieser AGB ab. Der Anbieter nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Nutzerkontos an.

(2) Der Nutzer sichert mit seiner Registrierung bzw. Nutzung zu, Unternehmer im Sinne des § 14 BGB zu sein. Der Anbieter ist berechtigt, jederzeit einen entsprechenden Nachweis (z.B. Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung oder USt-IdNr.) zu verlangen.

(3) Der Nutzer ist verpflichtet, alle bei der Registrierung und im Firmenprofil angegebenen Daten wahr, genau, aktuell und vollständig anzugeben und bei Änderungen (insbesondere bei Umfirmierung, Rechtsformwechsel oder Änderung der Rechnungsanschrift) umgehend zu aktualisieren.

(4) Der Nutzer muss seine Zugangsdaten (insbesondere das Passwort sowie etwaige Sitzungstoken oder API-Schlüssel) geheim halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte schützen. Bei einem Verdacht auf unbefugten Zugriff hat der Nutzer sein Passwort unverzüglich zu ändern und den Anbieter zu informieren. Der Nutzer ist für alle Aktivitäten, die über sein Nutzerkonto erfolgen, verantwortlich, soweit er diese zu vertreten hat.

(5) Firmen (Workspaces) und Mehrbenutzer-Zugänge (Sitze):
a) Über ein Nutzerkonto können nach Maßgabe des gewählten Tarifs und der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung eine oder mehrere organisatorisch getrennte Firmen bzw. Mandantenbereiche (nachfolgend „Firma“ oder „Workspace“) verwaltet werden. Abonnements, gebuchte Nutzerzugänge (Sitze), Guthaben (Credits) und GoBD-Archive gelten jeweils gesondert für die betreffende Firma.
b) Jede Firma enthält den Zugang des Inhabers sowie die in der Leistungsbeschreibung ausgewiesene Anzahl kostenfreier Lesezugänge (derzeit bis zu zwei kostenfreie Lesezugänge je Firma), die wahlweise für Steuerberater (§ 13) oder lesende Teammitglieder genutzt werden können. Darüber hinausgehende Lesezugänge sowie weitere Zugänge mit Bearbeitungs- oder Administrationsrechten (Editor-Zusatzsitze) erfordern die Buchung entsprechender kostenpflichtiger Zugänge im jeweiligen Tarif.
c) Lädt der Nutzer weitere Personen (Mitarbeitende, Administratoren oder Berater) in eine Firma ein, hat er sicherzustellen, dass auch diese Personen die Bestimmungen dieser AGB einhalten. Das Handeln der eingeladenen Nutzer innerhalb der Firma wird dem einladenden Nutzer bzw. der jeweiligen Firma wie eigenes Handeln zugerechnet (§ 278 BGB).

§ 3 Leistungen, Verfügbarkeit, KI-/E-Mail-Funktionen und Fair Use

(1) Der Anbieter stellt eine cloudbasierte Softwareplattform zur Erstellung, Validierung, Konvertierung, Übermittlung und Auslesung von E-Rechnungen und kaufmännischen Belegen (u.a. Rechnungen, Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen, Abrechnungsgutschriften im Gutschriftsverfahren, Storno- und Korrekturrechnungen sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen), zur Zeiterfassung, zur Erfassung und Verwaltung von Eingangsbelegen, zur Verwaltung von Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten, zur Anzeige von Auswertungen (u.a. Einnahmen-Überschuss-Übersichten und Statistiken) sowie zum Datenexport und Datenaustausch (u.a. DATEV- und GoBD/Z3-Format sowie etwaige Schnittstellen) zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang der kostenlosen Tarife (wie „Start“) sowie der kostenpflichtigen Tarife (wie „Business“, „Business Plus“ oder weiterer auf der Plattform bzw. in einem individuellen Angebot ausgewiesener Pakete und Zusatzmodule) ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Plattform.

(2) Keine Steuer- oder Rechtsberatung, keine steuerliche Gewährleistung: Der Anbieter stellt ausschließlich die technische Infrastruktur (Software as a Service) zur Verfügung und erbringt keine Steuer-, Wirtschaftsprüfungs- oder Rechtsberatung. Die Software unterstützt die technische Erstellung, Prüfung und Verarbeitung gängiger Formate (z.B. ZUGFeRD, XRechnung nach EN 16931) basierend auf den aktuellen technischen Spezifikationen. Der Anbieter übernimmt jedoch keine Gewähr für die steuerliche oder handelsrechtliche Anerkennung, den Vorsteuerabzug, die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung (insbesondere bei Abschlags- und Schlussrechnungen nach § 14 Abs. 5 UStG, Gutschriften nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, Steuerbefreiungen, Auslands- oder Reverse-Charge-Sachverhalten), die rechtliche Wirksamkeit von Mahnungen und Verzugszinsberechnungen, die Richtigkeit von Auswertungen (wie EÜR-Übersichten) und Exporten (wie DATEV-Exporten) oder die Akzeptanz der erzeugten, übermittelten oder geprüften Datensätze bei Rechnungsempfängern, Übertragungsnetzwerken (z.B. Peppol, Leitweg-Portalen), Steuerberatern oder Finanzbehörden. Integrierte Prüf-, Berechnungs- und Validierungsfunktionen stellen lediglich unverbindliche technische Hilfsmittel dar. Die Einhaltung der steuerrechtlichen, handelsrechtlichen und buchhalterischen Pflichten (insbesondere § 14 UStG, § 147 AO, GoBD) obliegt allein dem Nutzer.

(3) Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung: Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Plattform im Rahmen des technisch und wirtschaftlich Zumutbaren. Eine ununterbrochene, 100%ige Verfügbarkeit oder die jederzeitige sofortige Ausführbarkeit einzelner Funktionen ist technisch jedoch nicht realisierbar und nicht geschuldet. Insbesondere geplante oder kurzfristig erforderliche Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates, Weiterentwicklungen sowie Ereignisse außerhalb des unmittelbaren Einflussbereichs des Anbieters (z.B. Störungen öffentlicher Kommunikationsnetze, Ausfälle oder Drosselungen von Cloud-, DNS-, E-Mail-, Zahlungs- oder KI-Infrastrukturdienstleistern wie AWS, Cloudflare, Stripe oder OpenAI, höhere Gewalt) können zu vorübergehenden Einschränkungen oder Nichtverfügbarkeiten führen und begründen keinen Mangel. Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform laufend weiterzuentwickeln und an geänderte technische Standards oder gesetzliche Vorgaben anzupassen, sofern die vertragswesentliche Kernfunktionalität des gebuchten Tarifs erhalten bleibt.

(4) Zusatzfunktion E-Mail-Versand und elektronische Übermittlung (Ausgang): Soweit der Anbieter Funktionen zum direkten Versand von Dokumenten per E-Mail oder über elektronische Übertragungswege bereitstellt, nutzt er hierfür spezialisierte technische Dienstleister (z.B. Amazon Web Services SES). Der Anbieter schuldet dabei ausschließlich die ordnungsgemäße Übergabe der Nachricht an den jeweiligen technischen Versanddienstleister bzw. Zugangspunkt. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die versendeten Nachrichten den Empfänger tatsächlich oder fristgerecht erreichen (z.B. wegen Spam-Filtern, Firewalls, vollen Postfächern oder Abweisung durch das Empfängersystem). Der Nutzer ist verpflichtet, den Versandstatus zu kontrollieren und den Zugang wichtiger oder fristgebundener Dokumente im Zweifel auf anderem Wege sicherzustellen.

(4a) Automatisierter Belegempfang per E-Mail (Weiterleitung und Empfangsadresse): Soweit die Plattform Funktionen bereitstellt, über die Eingangsrechnungen und Belege per E-Mail-Weiterleitung oder über eine firmeneigene Empfangsadresse direkt in den Belegeingang übermittelt werden können, schuldet der Anbieter ausschließlich die Bereitstellung der technischen Empfangsschnittstelle im Rahmen der allgemeinen Systemverfügbarkeit. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass jede von Dritten oder vom Nutzer abgesendete E-Mail die Plattform erreicht oder automatisch verarbeitet werden kann (z.B. bei Abweisung durch Spam-, Phishing- oder Schadsoftwarefilter, Überschreitung zulässiger Nachrichten- oder Anhanggrößen, nicht unterstützten Dateiformaten, beschädigten Anhängen oder Übertragungsfehlern fremder Mailserver). Der Nutzer bleibt verpflichtet, den Rechnungseingang bei seinen Lieferanten zu überwachen und die im Belegeingang eingegangenen Dokumente regelmäßig auf Vollständigkeit zu kontrollieren; für versäumte Zahlungs- oder Skontofristen infolge nicht zugestellter oder abgewiesener E-Mails haftet der Anbieter nur nach Maßgabe von § 9.

(5) Wiederkehrende Rechnungen und automatisierter Versand: Soweit die Plattform Funktionen zur zeitgesteuerten oder wiederkehrenden Rechnungserstellung (Dauer- bzw. Abo-Rechnungen) sowie zum automatischen Versand bereitstellt, erfolgt die Ausführung abhängig von der Systemverfügbarkeit und den vom Nutzer hinterlegten Parametern. Der Nutzer bleibt verpflichtet, die fristgerechte Erstellung und den Versand geschäftskritischer Abrechnungen regelmäßig zu kontrollieren. Für Verzögerungen oder unterbliebene Ausführungen infolge von Wartungsfenstern, abgelaufenen Zahlungsmitteln, erreichten Tarif-Limits, unvollständigen Pflichtangaben oder Störungen von Drittanbietern übernimmt der Anbieter keine Gewähr.

(6) KI-gestützte Funktionen (OCR, Belegerfassung) und Ausschluss von KI-Modelltraining: Soweit die Plattform Funktionen zum automatisierten Auslesen, Klassifizieren oder Verarbeiten von Eingangsrechnungen, Belegen oder sonstigen Daten mittels Texterkennung (OCR) oder Künstlicher Intelligenz bereitstellt, handelt es sich ausschließlich um unverbindliche Vorschläge. Erkennungs- und Zuordnungsfehler sind technisch bedingt nicht auszuschließen. Der Nutzer ist verpflichtet, sämtliche ausgelesenen oder vorgeschlagenen Werte (insbesondere Beträge, Steuersätze, Leistungsdaten, IBAN und Rechnungsnummern) vor einer Verbuchung, Zahlung oder einem Export eigenverantwortlich anhand des Originalbelegs zu prüfen. Die vom Nutzer hochgeladenen Belege, Rechnungen und sonstigen Geschäftsdaten werden weder vom Anbieter noch von den eingesetzten Unterauftragnehmern (z.B. OpenAI über die Business-API) zum Training, zur Feinabstimmung oder zur Verbesserung allgemeiner KI-Grundmodelle verwendet.

(7) Fair-Use-Prinzip bei „unbegrenzten“ Kontingenten und Multi-Workspace-Nutzung:
a) Geschäftsübliche Eigennutzung: Soweit in einem Tarif Leistungen oder Kontingente als „unbegrenzt“ ausgewiesen sind (insbesondere bei der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Belegen, bei der KI-gestützten Belegerfassung/OCR, beim E-Mail-Versand und Belegempfang, beim Speicher- und Archivvolumen sowie bei der Anlage weiterer Firmen/Workspaces), gilt dies für eine geschäftsübliche, dem jeweiligen Tarif entsprechende Nutzung im eigenen regulären Geschäftsbetrieb der jeweiligen Firma (Fair-Use-Prinzip).
b) Verbot der Zweckentfremdung und Kontingentumgehung: Jede angelegte Firma (Workspace) darf ausschließlich für dasjenige rechtlich selbstständige Unternehmen genutzt werden, für das sie eingerichtet wurde. Es ist nicht gestattet, über einen einzelnen Workspace die Rechnungsstellung oder Belegerfassung für mehrere fremde oder rechtlich getrennte Unternehmen abzuwickeln (z.B. als unlizenzierter Abrechnungs- oder Büroservice für Dritte) oder mehrere kostenlose Firmen (Workspaces) anzulegen, um die Kontingentgrenzen kostenpflichtiger Tarife künstlich zu vervielfachen.
c) Schutz vor unverhältnismäßiger Ressourcenbelastung: Eine Nutzung überschreitet den Rahmen des Fair Use insbesondere dann, wenn das monatliche Nutzungs-, Scan-, Versand- oder Speichervolumen einer Firma durch massenhafte oder atypische Beanspruchung (z.B. massenhafte KI-/OCR-Belegscans, Massen-E-Mail-Versand oder automatisierte Stapelverarbeitung) mehr als das Fünffache (5-Fache) des durchschnittlichen Nutzungsverhaltens vergleichbarer Kunden desselben Tarifs erreicht und hierdurch unverhältnismäßige Infrastruktur- oder Drittanbieterkosten verursacht.
d) Verfahren bei Überschreitung: Überschreitet der Nutzer die Fair-Use-Grenze erheblich und nicht nur einmalig, informiert der Anbieter den Nutzer hierüber in Textform und bietet ihm den Wechsel in einen höheren Tarif oder eine individuelle Volumenvereinbarung an. Setzt der Nutzer die übermäßige Nutzung trotz Hinweises fort, ohne dass eine Einigung zustande kommt, ist der Anbieter berechtigt, die betroffene ressourcenintensive Funktion (z.B. KI-Belegscan, E-Mail-Versand oder die Neuanlage weiterer kostenloser Workspaces) nach billigem Ermessen auf ein geschäftsübliches Maß zu begrenzen oder das Abonnement ordentlich zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode zu kündigen.

§ 4 Preise, Zahlungsbedingungen und Testzeitraum

(1) Der Anbieter bietet sowohl einen kostenlosen Tarif („Start“, nachfolgend auch „Free-Plan“) als auch kostenpflichtige Tarife (insbesondere „Business“ und „Business Plus“) sowie optionale Zusatzsitze und Zusatzleistungen an. Für die Nutzung kostenpflichtiger Dienste fallen die zum Zeitpunkt der Buchung auf der Plattform ausgewiesenen bzw. individuell vereinbarten Entgelte an. Alle Preise verstehen sich, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, als Nettopreise zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Zahlung erfolgt im Voraus für den gewählten Abrechnungszeitraum (z.B. monatlich oder jährlich) über die auf der Plattform angebotenen Zahlungsmethoden (z.B. Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Zahlung auf Rechnung bei gesonderter Vereinbarung). Soweit nicht anders vereinbart, erfolgt die Zahlungsabwicklung über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Rechnungen über die Plattformgebühren werden dem Nutzer elektronisch zur Verfügung gestellt. Gerät der Nutzer mit fälligen Zahlungen in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen der betroffenen Firma nach vorheriger Ankündigung bis zum vollständigen Zahlungsausgleich vorläufig zu sperren oder die Firma auf den kostenlosen Tarif „Start“ zurückzustufen; gesetzliche Verzugsansprüche (§ 288 BGB) bleiben unberührt.

(3) Kostenloser Testzeitraum (Reverse Trial): Soweit auf der Plattform angeboten, erhält ein neu registriertes Nutzerkonto für die erste bei der Registrierung angelegte Firma automatisch einen kostenlosen Testzeitraum (in der Regel 14 Tage) im gewählten kostenpflichtigen Tarif. Während dieses Zeitraums fallen keine Kosten an; es sind keine Zahlungsdaten erforderlich.

a) Automatische Rückstufung nach Ablauf: Nach Ablauf des Testzeitraums wird die Firma automatisch auf den kostenlosen Tarif („Start“ / Free-Plan) zurückgestuft, sofern zuvor kein kostenpflichtiges Abonnement gebucht wurde. Eine gesonderte Kündigung ist nicht erforderlich. Bereits erstellte Inhalte bleiben im Rahmen der Funktionen des kostenlosen Tarifs zugänglich.

b) Frühzeitiges Upgrade: Entscheidet sich der Nutzer während oder nach dem Testzeitraum für den Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements, beginnt die Zahlungspflicht mit dem Zeitpunkt des Vertragsschlusses (Datum der Buchung). Ein etwaig verbleibender Testzeitraum wird nicht auf die Vertragslaufzeit angerechnet.

c) Einmalige Gewährung: Der kostenlose Testzeitraum wird jedem Nutzer einmalig für die erste angelegte Firma gewährt. Weitere vom Nutzer unter demselben oder einem weiteren Konto angelegte Firmen starten unmittelbar im kostenlosen Tarif „Start“ ohne erneuten Testzeitraum. Eine mehrfache Inanspruchnahme durch Neuregistrierung oder sonstige Umgehung ist nicht gestattet.

(4) Aktionspreise und Rabattaktionen: Der Anbieter kann befristete Aktionspreise oder Rabattcodes anbieten. Diese gelten ausschließlich für den jeweils beworbenen Zeitraum und Leistungsumfang. Sofern einem Nutzer bei Inanspruchnahme des Testzeitraums ein Aktionspreis zugesagt wurde, behält dieser Anspruch auch für eine spätere Buchung nach Ablauf des Aktionszeitraums Gültigkeit, sofern der Rabattcode dem Nutzer individuell zugewiesen wurde.

(5) Preisanpassung: Der Anbieter ist berechtigt und bei entsprechenden Kostensenkungen verpflichtet, die Entgelte für kostenpflichtige Abonnements nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) mit Wirkung zum Beginn der jeweils nächsten Vertragsverlängerung anzupassen, um veränderte Gesamtkosten für die Bereitstellung der Plattform (insbesondere Kosten für Cloud- und Serverinfrastruktur, Lizenz- und Drittdienstleister, Personal, IT-Sicherheit oder geänderte gesetzliche Vorgaben) auszugleichen. Der Anbieter wird den Nutzer mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten einer Preiserhöhung in Textform informieren. Im Falle einer Preiserhöhung hat der Nutzer das Recht, das Abonnement bis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Anpassung ordentlich zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode zu kündigen.

§ 4a GoBD-Archiv und Zusatzleistung Langzeitarchivierung

(1) Im Tarif enthaltenes GoBD-Archiv: In den kostenpflichtigen Tarifen mit enthaltenem GoBD-Archiv (insbesondere „Business“ und „Business Plus“) legt der Anbieter jede festgeschriebene Rechnung einer Firma zusätzlich im GoBD-Archiv ab (Rechnungsdokument als PDF und XML, Anlagen, Metadaten und Änderungsprotokoll, geschützt durch „Object Lock“). Das enthaltene GoBD-Archiv besteht, solange für die jeweilige Firma ein entsprechendes kostenpflichtiges Abonnement läuft.
a) Ende des Abonnements: Endet das Abonnement einer Firma, etwa durch Kündigung oder nach erfolglosem Zahlungseinzug, löscht der Anbieter das GoBD-Archiv dieser Firma 30 Tage nach dem Ende des Abonnements. Der Anbieter teilt dem Nutzer den Löschtermin beim Ende des Abonnements per E-Mail mit. Bis dahin kann der Nutzer seine Rechnungen über den „Export für Prüfer (GoBD/Z3)“ sichern.
b) Keine Löschung erfolgt, wenn der Nutzer vor dem Löschtermin erneut ein Abonnement für die Firma abschließt oder die Zusatzleistung nach Absatz 2 erworben hat. Rechnungen, die ohne Abonnement festgeschrieben wurden, archiviert der Anbieter beim erneuten Abschluss nachträglich.
c) Gelöscht wird nach Buchstabe a ausschließlich die Archivkopie. Die Rechnungen selbst und alle übrigen Daten im Nutzerkonto bleiben erhalten.
d) Das Ende des kostenlosen Testzeitraums (§ 4 Abs. 3) löst keine Löschung nach Buchstabe a aus.

(2) Zusatzleistung Langzeitarchivierung: Der Anbieter bietet als kostenpflichtige Zusatzleistung eine erweiterte Langzeitarchivierung (nachfolgend „Langzeitarchivierung“) an. Mit ihr bleibt das GoBD-Archiv auch ohne laufendes Abonnement bestehen. Diese Leistung dient der revisionssicheren Aufbewahrung von Rechnungen und steuerrelevanten Daten über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg (§ 147 AO, § 14b UStG: derzeit 8 Jahre für Rechnungen, 10 Jahre für Buchungsbelege und Jahresabschlüsse). Der Anbieter speichert pauschal 10 Jahre und deckt damit beide Fristen ab.

(3) Leistungsumfang der Langzeitarchivierung:
a) Speicherung der Rechnungsdokumente (PDF, XML) sowie der zugehörigen Metadaten und Audit-Logs (Verlaufsprotokolle) auf Servern in der Europäischen Union (AWS Frankfurt).
b) Verwendung von „Object Lock“-Technologie (WORM – Write Once Read Many), um eine nachträgliche Änderung oder Löschung der Daten während der Aufbewahrungsfrist technisch zu verhindern.
c) Die Speicherdauer beträgt pauschal 10 Jahre ab dem Zeitpunkt der Archivierung des jeweiligen Dokuments.
d) Bereitstellung einer Export-Funktion, mit der der Nutzer seine archivierten Daten jederzeit in einem maschinenlesbaren Format herunterladen kann.

(4) Entgelt: Für die Langzeitarchivierung wird ein einmaliges Entgelt erhoben. Der genaue Preis ist der Leistungsbeschreibung auf der Plattform zu entnehmen (z.B. als Einmalzahlung für dauerhaften Schutz). Die Zahlungspflicht für diese Zusatzleistung besteht unabhängig vom Bestehen eines wiederkehrenden Abonnements.

(5) Vertragsende und Löschung:
a) Ablauf der 10 Jahre: Nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist ist der Anbieter berechtigt, die Daten automatisiert zu löschen.
b) Löschung des Nutzerkontos oder der Firma: Löscht der Nutzer sein Kundenkonto oder die betreffende Firma auf der Plattform vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist selbstständig, endet der Vertrag über die Langzeitarchivierung für diese Firma mit sofortiger Wirkung. Dasselbe gilt für das im Tarif enthaltene GoBD-Archiv.
c) Folgen der Löschung: Der Nutzer wird vor der endgültigen Löschung seines Kontos bzw. seiner Firma ausdrücklich darauf hingewiesen, dass mit der Löschung auch der Zugriff auf das GoBD-Archiv unwiderruflich erlischt. Der Anbieter ist nach der Löschung aus datenschutzrechtlichen Gründen (Art. 17 DSGVO, Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO) verpflichtet, die personenbezogenen Daten zu entfernen, sofern keine eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Anbieters entgegenstehen. Da der Anbieter lediglich als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter) tätig ist, besteht für ihn keine eigene steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für die Geschäftsunterlagen des Nutzers nach Vertragsbeendigung. Der Nutzer ist daher verpflichtet, seine Daten vor der Kontolöschung zu exportieren und extern zu sichern.
d) Eine Rückerstattung des Entgelts bei vorzeitiger Löschung durch den Nutzer ist ausgeschlossen.

(6) Haftungsbeschränkung und Verfahrensdokumentation:
a) Der Anbieter gewährleistet die technische Integrität der Archivierung nach dem Stand der Technik (Verschlüsselung, Redundanz, AWS S3 Object Lock / WORM-Schutz).
b) Verfahrensdokumentation: Die GoBD verlangen vom Steuerpflichtigen eine eigene Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente im Unternehmen erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Der Anbieter stellt hierfür lediglich technische Systembeschreibungen (Muster) bereit. Die Erstellung und Pflege der individuellen Verfahrensdokumentation obliegt allein dem Nutzer.
c) Der Anbieter haftet nicht für die steuerliche Anerkennung des Archivs, sofern die Ablehnung auf Versäumnissen des Nutzers (z.B. fehlende Verfahrensdokumentation, nicht erfolgte Exporte vor Löschung) beruht.

§ 4b SEPA-Lastschriftverfahren

(1) Wählt der Nutzer als Zahlungsmethode das SEPA-Basislastschriftverfahren, erteilt er dem Anbieter ein SEPA-Lastschriftmandat. Er ermächtigt den Anbieter und dessen Zahlungsdienstleister Stripe, wiederkehrende Zahlungen vom angegebenen Bankkonto einzuziehen. Die Bank des Nutzers wird angewiesen, die Lastschriften einzulösen.

(2) Vorabankündigung (Pre-Notification): Der Anbieter kündigt den einzuziehenden Betrag sowie das Belastungsdatum mindestens 2 Tage vor dem jeweiligen Einzug per E-Mail an. Mit Zustimmung zu diesen AGB erklärt sich der Nutzer mit dieser verkürzten Ankündigungsfrist einverstanden.

(3) Rückgaberecht: Der Nutzer kann die Erstattung eines belasteten Betrages innerhalb von 8 Wochen ab dem Belastungsdatum bei seiner Bank verlangen. Es gelten die mit dem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

(4) Rückbuchungskosten: Schlägt ein Lastschrifteinzug fehl oder wird er zurückgebucht und hat der Nutzer dies zu vertreten (z.B. durch mangelnde Kontodeckung oder Widerruf des Mandats ohne gleichzeitige Kündigung des Abonnements), ist der Anbieter berechtigt, die ihm tatsächlich entstandenen Bankgebühren weiterzuberechnen. Der Zugang zu kostenpflichtigen Leistungen kann bis zum vollständigen Ausgleich der offenen Forderung gesperrt werden.

(5) Das SEPA-Lastschriftmandat kann jederzeit mit Wirkung für künftige Einzüge widerrufen werden. Der Widerruf des Mandats berührt nicht die Pflicht zur Zahlung fälliger Beträge; der Nutzer ist in diesem Fall verpflichtet, eine alternative Zahlungsmethode zu hinterlegen.

§ 4c Guthaben (Credits)

(1) Vertragsgegenstand: Der Anbieter bietet Nutzern des kostenlosen Tarifs („Start“ / Free-Plan) entgeltliche Guthabenpakete (nachfolgend „Credits“) an. Mit Credits können einzelne Zusatzfunktionen jeweils für eine konkrete Rechnung freigeschaltet werden — derzeit die Bereitstellung des Rechnungsdokuments ohne Anbieter-Hinweiszeile, der Versand der Rechnung per E-Mail aus der Plattform sowie die Erstellung einzelner zusätzlicher Rechnungen über das monatliche Kontingent des kostenlosen Tarifs hinaus. Der jeweils aktuelle Leistungsumfang und die Credit-Preise je Funktion ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung auf der Plattform.

(2) Erwerb und Preise: Credits werden in Paketen gegen Einmalzahlung erworben; ein Abonnement entsteht hierdurch nicht. Die ausgewiesenen Paketpreise verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Einlösung: Eine Freischaltung gilt je Rechnung dauerhaft; die erneute Nutzung derselben freigeschalteten Funktion für dieselbe Rechnung (z.B. erneuter Download oder erneuter Versand) verbraucht keine weiteren Credits. Wird für eine bereits teilweise freigeschaltete Rechnung eine umfassendere Stufe freigeschaltet, wird nur die Differenz abgebucht. Stornorechnungen und gesetzlich erforderliche Korrekturdokumente verbrauchen keine Credits. Schlägt eine freigeschaltete Leistung aus Gründen fehl, die der Anbieter zu vertreten hat, werden die hierfür abgebuchten Credits automatisch wieder gutgeschrieben.

(4) Geltung, kein Verfall: Erworbene Credits sind an das jeweilige Firmenkonto (Workspace) gebunden und nicht auf andere Konten übertragbar. Entgeltlich erworbene Credits verfallen nicht. Während eines aktiven kostenpflichtigen Abonnements, in dem die betreffenden Funktionen bereits enthalten sind, ruht das Guthaben; es bleibt erhalten und ist nach einer Rückkehr in den kostenlosen Tarif („Start“) wieder nutzbar. Bei Löschung des Nutzerkontos bzw. der Firma verfallen nicht eingelöste Credits ersatzlos; Absatz 5 bleibt unberührt.

(5) Keine Auszahlung: Eine Auszahlung, Barablöse oder Rückerstattung nicht eingelöster Credits ist ausgeschlossen. Zwingende gesetzliche Rechte des Nutzers, insbesondere etwaige Mängelgewährleistungsrechte, bleiben unberührt.

(6) Aktions-Credits: Unentgeltlich gewährte Credits (z.B. im Rahmen von Aktionen) können abweichend von Absatz 4 befristet sein; eine etwaige Befristung wird bei der Gewährung ausgewiesen.

§ 5 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag wird, je nach gewähltem Tarif (z.B. monatliche oder jährliche Abrechnungsperiode), auf unbestimmte Zeit oder für die gewählte feste Laufzeit geschlossen und verlängert sich jeweils automatisch um die gewählte Abrechnungsperiode, sofern er nicht vor Ablauf gekündigt wird. Details ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung bei Vertragsschluss.

(2) Der Nutzer kann sein Abonnement jederzeit ohne Einhaltung einer Frist über die Kontoeinstellungen auf der Plattform oder in Textform (z.B. per E-Mail) zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Abrechnungszeitraum werden bei einer ordentlichen Kündigung nicht anteilig erstattet.

(3) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Nutzer erheblich oder wiederholt gegen seine Pflichten aus diesen AGB (insbesondere § 6) verstößt oder trotz Mahnung mit der Zahlung fälliger Entgelte in erheblichem Umfang in Verzug bleibt.

(4) Löschung bei Inaktivität (kostenloser Tarif „Start“): Um Ressourcen zu schonen, behält sich der Anbieter das Recht vor, ausschließlich kostenlose Nutzerkonten (ohne aktives Abonnement und ohne gebuchte Langzeitarchivierung nach § 4a Abs. 2), die für einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten inaktiv waren (kein Login), unwiderruflich zu löschen. Der Anbieter wird den Nutzer mindestens 4 Wochen vor der geplanten Löschung per E-Mail benachrichtigen.

§ 5a Datenportabilität und Anbieterwechsel (EU Data Act)

(1) Recht auf Anbieterwechsel: Der Nutzer ist gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2023/2854 (EU Data Act, Kapitel VI) jederzeit berechtigt, von der Plattform zu einem Datenverarbeitungsdienst eines anderen Anbieters oder in eine eigene IKT-Infrastruktur vor Ort (On-Premise) zu wechseln. Die Einleitung des Wechsels erfolgt durch Kündigung des Abonnements bzw. durch Nutzung der auf der Plattform bereitgestellten Selbstbedienungs-Exportfunktionen unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfrist nach § 5 Abs. 2 (welche die gesetzliche Höchstfrist von zwei Monaten gemäß Art. 25 Abs. 2 lit. d Data Act zu keinem Zeitpunkt überschreitet).

(2) Exportierbare Daten und Formate: Der Anbieter stellt dem Nutzer während der gesamten Vertragslaufzeit sowie während eines Übergangszeitraums von 30 Kalendertagen nach Beendigung eines kostenpflichtigen Abonnements sämtliche exportierbaren Daten und digitalen Aktiva der jeweiligen Firma zur eigenständigen Sicherung in strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten bereit. Dies umfasst insbesondere:
a) sämtliche Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Angebote und Korrekturdokumente als PDF/A-3-Dokumente sowie als strukturierte XML-Datensätze (XRechnung / ZUGFeRD nach EN 16931),
b) hochgeladene Eingangsbelege einschließlich der erfassten Belegmetadaten,
c) Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Zeiterfassungsdaten (CSV-/JSON-/Tabellenexport),
d) Buchungs- und Prüferexporte (DATEV-Format sowie GoBD-/Z3-Archivexport einschließlich Änderungsprotokollen, soweit im genutzten Tarif enthalten).
Von der Exportpflicht ausgenommen sind Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Anbieters, der interne Quellcode der Plattform sowie urheberrechtlich geschützte Design-Templates des Anbieters (§ 7 Abs. 3).

(3) Unterstützung und Gebührenfreiheit: Der Anbieter unterstützt den Nutzer im Rahmen des technisch Zumutbaren bei der Durchführung des Exports und hält während des Übergangszeitraums die Geschäftskontinuität sowie ein hohes Maß an Sicherheit gemäß Art. 25 Abs. 2 Data Act aufrecht. Für den Datenexport und den Anbieterwechsel erhebt der Anbieter keinerlei Wechselentgelte (Art. 29 Data Act).

(4) Vertragsbeendigung und Datenlöschung nach Wechsel: Nach erfolgreichem Abschluss des Datenexports und Beendigung des Nutzungsvertrags bzw. Löschung des Nutzerkontos löscht der Anbieter sämtliche durch den Nutzer generierten exportierbaren Daten vollständig nach Maßgabe von § 4a Abs. 5 und § 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags (innerhalb von 30 Tagen nach Kontolöschung), sofern keine gesondert vereinbarte Langzeitarchivierung (§ 4a Abs. 2) oder zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters entgegenstehen.

§ 6 Pflichten, Verbote und Verantwortlichkeiten des Nutzers

(1) Der Nutzer ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit aller von ihm auf der Plattform eingegebenen, hochgeladenen, empfangenen und verarbeiteten Daten (insbesondere Kunden-, Lieferanten-, Artikel-, Zeit-, Beleg-, Angebots- und Rechnungsdaten) allein verantwortlich. Er verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich im Einklang mit geltendem Recht, insbesondere den Vorschriften des Handels-, Steuer-, Wettbewerbs- und Datenschutzrechts, zu nutzen.

(2) Prüf- und Kontrollpflicht: Der Nutzer ist verpflichtet, sämtliche von der Plattform erstellten, umgewandelten, validierten oder ausgelesenen Dokumente und Datensätze (insbesondere PDF/A-3-, XML-, XRechnung-, ZUGFeRD-, Angebots-, Abschlags-/Schlussrechnungs-, Gutschrifts-, Mahnungs-, EÜR- und DATEV-Exportdateien sowie Vorschläge aus der KI-Belegerfassung und per E-Mail empfangene Eingangsbelege) vor deren Weiterverwendung, Versand, Zahlung, Verbuchung oder steuerlicher Einreichung eigenverantwortlich auf inhaltliche, rechnerische, formale und steuerrechtliche Richtigkeit sowie Vollständigkeit zu prüfen. Bei der Nutzung wiederkehrender Rechnungen hat der Nutzer die erzeugten Abrechnungsläufe regelmäßig zu kontrollieren. Der Anbieter empfiehlt, erstellte E-Rechnungen zusätzlich stichprobenartig mit offiziellen Validierungs-Tools (z.B. der KoSIT oder den Testportalen der jeweiligen Rechnungsempfänger) zu überprüfen.

(3) Datensicherung und Archivierungspflicht:
a) Standard-Nutzung: Die Speicherung von Rechnungen im Nutzerkonto dient der operativen Nutzung und stellt keine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD dar. Revisionssicher archiviert ausschließlich das GoBD-Archiv nach § 4a; das im Tarif enthaltene GoBD-Archiv besteht nur, solange ein kostenpflichtiges Abonnement läuft (§ 4a Abs. 1). Der Nutzer ist verpflichtet, Rechnungen und steuerrelevante Belege zeitnah extern zu sichern.
b) Bei Nutzung des GoBD-Archivs (§ 4a): Sofern der Nutzer den GoBD-Archivierungsservice nutzt, übernimmt der Anbieter die technische Sicherung (WORM-Speicherung). Dennoch bleibt der Nutzer als Steuerpflichtiger (§ 147 AO) alleinig dafür verantwortlich, die dauerhafte Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen (z.B. durch regelmäßige Exporte im GoBD-/Z3-Format), insbesondere im Hinblick auf eine etwaige Vertragsbeendigung oder Geschäftsaufgabe des Anbieters. Der Anbieter empfiehlt auch bei Nutzung des GoBD-Archivs eine redundante lokale Sicherung.

(4) Verbot missbräuchlicher und technischer Manipulation: Dem Nutzer ist es untersagt, die Plattform missbräuchlich zu nutzen. Verboten sind insbesondere:
a) das Einschleusen von Schadsoftware, Viren oder sonstigem schadhaftem Code;
b) die Nutzung automatisierter Skripte, Bots, Crawler oder sonstiger automatisierter Zugriffsmechanismen auf die technische Infrastruktur der Plattform (einschließlich deren interner API-Schnittstellen), soweit eine solche Nutzung nicht über eine vom Anbieter offiziell freigegebene und dokumentierte Kundenschnittstelle im vertraglich vereinbarten Umfang erfolgt;
c) das Reverse Engineering, Dekompilieren, Disassemblieren oder sonstige Versuche, den Quellcode, die Protokolle, die interne API-Struktur oder sonstige technische Interna der Plattform zu ermitteln, soweit dies nicht im Einzelfall nach § 69e UrhG zwingend gesetzlich gestattet ist;
d) das Abgreifen, Auslesen oder Speichern von Daten der Plattform außerhalb der vorgesehenen Exportfunktionen (Scraping);
e) jede Überlastung der Infrastruktur des Anbieters, insbesondere durch eine unverhältnismäßig hohe Anzahl an Anfragen (übermäßige Lastverursachung);
f) die Nutzung von Zugangsdaten oder Sitzungstoken außerhalb eines regulären Webbrowsers oder der offiziellen Plattform-Oberfläche, insbesondere durch serverseitige Skripte oder Drittanwendungen;
g) die Nutzung der Plattform – insbesondere des E-Mail-Versands (§ 3 Abs. 4) – zur Übermittlung von unverlangten Massen-E-Mails (Spam), Phishing-Nachrichten, betrügerischen Zahlungsaufforderungen, Scheinrechnungen oder sonstigen rechtswidrigen oder sittenwidrigen Inhalten.

(5) Schadensersatz bei Missbrauch: Bei einem schuldhaften Verstoß gegen Abs. 4 ist der Nutzer verpflichtet, dem Anbieter den dadurch entstandenen Schaden zu ersetzen. Dies umfasst insbesondere nachweisbare Mehrkosten für Cloud-Infrastruktur (z.B. erhöhte Server- und API-Kosten), Aufwendungen für Sicherheitsmaßnahmen sowie den erforderlichen Arbeitsaufwand zur Untersuchung und Beseitigung des Vorfalls. Der Anbieter ist berechtigt, für jeden festgestellten Vorfalltag eine Schadensersatzpauschale in Höhe von 150 Euro geltend zu machen. Dem Nutzer bleibt ausdrücklich der Nachweis gestattet, dass dem Anbieter überhaupt kein oder ein wesentlich geringerer Schaden als die Pauschale entstanden ist. Das Recht des Anbieters zur Geltendmachung eines nachweisbar höheren tatsächlichen Schadens bleibt unberührt.

(6) Sofortige Sperrung bei Sicherheitsvorfällen: Bei begründetem Verdacht auf einen schwerwiegenden Verstoß gegen Abs. 4 oder bei festgestellten Sicherheitsvorfällen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Nutzers zur Plattform ohne vorherige Ankündigung und mit sofortiger Wirkung vorläufig zu sperren, soweit dies zum Schutz der Plattform, anderer Mandanten oder Dritter erforderlich ist. Der Anbieter wird den Nutzer unverzüglich nach der Sperrung über die Maßnahme und deren Gründe informieren und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb von 7 Tagen geben. Erfolgt keine Stellungnahme oder bestätigt sich der Verstoß, ist der Anbieter berechtigt, die Sperrung aufrechtzuerhalten und den Vertrag gemäß § 5 Abs. 3 außerordentlich zu kündigen. Schadensersatzansprüche des Nutzers wegen einer vorläufigen Sperrung richten sich nach § 9.

(7) Protokollierung und Beweissicherung: Der Anbieter ist berechtigt, Zugriffsprotokolle (Logs), IP-Adressen und technische Metadaten zu Zwecken der Systemsicherheit, Missbrauchserkennung und Beweissicherung im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und der Datenschutzerklärung zu speichern und auszuwerten.

§ 7 Nutzungsrechte an Inhalten und Designs

(1) Inhalte des Nutzers (Logos, Briefpapier, Belege): Der Nutzer behält alle Rechte an den von ihm hochgeladenen oder eingegebenen Inhalten (z.B. Firmenlogos, Briefpapier, Belegdateien, Rechnungstexte). Er räumt dem Anbieter für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, räumlich unbeschränktes, unentgeltliches Nutzungsrecht ein, diese Inhalte ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung zu speichern, technisch zu verarbeiten, auf den zu erstellenden Dokumenten (z.B. PDF-Rechnungen) darzustellen und auf Weisung des Nutzers zu übermitteln.

(2) Verantwortung für Inhalte und Freistellung: Der Nutzer versichert, dass er über alle erforderlichen Rechte an den von ihm hochgeladenen, eingegebenen oder über die Plattform versendeten Inhalten und Daten verfügt und durch deren Verwendung keine gesetzlichen Vorschriften oder Rechte Dritter (z.B. Urheber-, Marken-, Datenschutz- oder Persönlichkeitsrechte) verletzt werden. Der Nutzer stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter (einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung) frei, die gegen den Anbieter aufgrund einer vom Nutzer zu vertretenden Verletzung dieser Pflicht oder aufgrund eines Verstoßes gegen § 6 Abs. 4 geltend gemacht werden.

(3) Inhalte des Anbieters (Plattform und Templates): Sämtliche Urheber-, Marken- und sonstigen Schutzrechte an der Plattform, der zugrunde liegenden Software sowie den vom Anbieter bereitgestellten Design-Vorlagen (Templates) und Layouts verbleiben ausschließlich beim Anbieter. Der Nutzer erhält für die Vertragslaufzeit lediglich das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Plattform und die im jeweiligen Tarif enthaltenen Vorlagen für eigene geschäftliche Zwecke vertragsgemäß zu nutzen. Eine gesonderte Verwertung der Templates (z.B. Isolierung des Quellcodes, Nachbau oder Weiterverkauf an Dritte) ist untersagt.

(4) Referenznennung: Sofern der Nutzer ein aktives kostenpflichtiges Abonnement unterhält, ist der Anbieter berechtigt, den Firmennamen und das Unternehmenslogo des Nutzers als Referenz auf der Webseite der Plattform zu nennen. Der Nutzer kann dieser Nennung jederzeit formfrei (z.B. per E-Mail an den Support) mit Wirkung für die Zukunft widersprechen; der Anbieter wird die Referenznennung nach Zugang eines Widerspruchs unverzüglich entfernen.

§ 8 Gewährleistung für Sach- und Rechtsmängel

(1) Für die entgeltliche Bereitstellung der Plattform gelten die gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB) nach Maßgabe der nachfolgenden Absätze sowie des § 9. Der Nutzer hat erkannte Mängel dem Anbieter unverzüglich in Textform und unter nachvollziehbarer Beschreibung des Fehlers anzuzeigen (§ 536c BGB).

(2) Unentgeltliche Leistungen: Für die unentgeltliche Bereitstellung der Plattform (kostenloser Tarif „Start“ / Free-Plan, unentgeltliche Testzeiträume gemäß § 4 Abs. 3 sowie öffentlich zugängliche Funktionen ohne Registrierung gemäß § 2 Abs. 1 lit. a) haftet der Anbieter für Sach- und Rechtsmängel sowie auf Schadensersatz entsprechend den gesetzlichen Vorschriften zur Leihe bzw. Schenkung (§§ 521, 523, 524, 599, 600 BGB) ausschließlich bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder arglistigem Verschweigen eines Mangels.

(3) Ausschluss der verschuldensunabhängigen Anfangsmängelhaftung: Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Abs. 1, 1. Alternative BGB wird ausgeschlossen. Schadensersatzansprüche wegen eines Mangels richten sich nach § 9.

(4) Unerhebliche Abweichungen und nutzerseitige Ursachen: Mängelansprüche bestehen nicht bei einer nur unerheblichen Abweichung von der vereinbarten Beschaffenheit oder einer nur unerheblichen Beeinträchtigung der Brauchbarkeit. Ebenso bestehen keine Mängelansprüche bei Funktionsstörungen, die auf fehlerhaften oder unvollständigen Eingabedaten des Nutzers, unsachgemäßer Bedienung, nicht unterstützten Browser- oder Systemumgebungen oder einer nachträglichen Änderung von Schnittstellen- oder Formatvorgaben durch Dritte beruhen, sofern der Anbieter diese nicht zu vertreten hat.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Haftung bei leichter Fahrlässigkeit (Kardinalpflichten): Im Rahmen entgeltlicher Leistungen haftet der Anbieter bei leichter Fahrlässigkeit nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall der Höhe nach auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit – insbesondere auch für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen oder mittelbare Folgeschäden außerhalb des Schutzbereichs einer Kardinalpflicht – ausgeschlossen. Für unentgeltliche Leistungen gilt § 8 Abs. 2.

(2a) Haftungshöchstsumme bei leichter Fahrlässigkeit (Einzelfall- und Jahreshöchstbetrag): Die Parteien gehen für entgeltliche Leistungen unter Berücksichtigung der Tarifstruktur davon aus, dass der vertragstypische, vorhersehbare Schaden im Sinne von Absatz 2 je Schadensfall den Betrag der vom Nutzer in den letzten zwölf (12) Monaten vor Eintritt des Schadensereignisses für die betroffene Firma (Workspace) gezahlten Netto-Jahresvergütung, mindestens jedoch 2.500 Euro je Schadensfall, nicht übersteigt. Für sämtliche Schadensfälle innerhalb eines Vertragsjahres ist die Haftung des Anbieters wegen leichter Fahrlässigkeit insgesamt auf das Doppelte der vorgenannten Jahresvergütung, mindestens jedoch auf 5.000 Euro je Vertragsjahr begrenzt (Jahreshöchstbetrag). Mehrere zeitlich oder sachlich zusammenhängende Pflichtverletzungen, die auf derselben Ursache beruhen oder gleichartige Fehler betreffen, gelten als ein einziger Schadensfall. Dem Nutzer steht es frei, vor Vertragsschluss in Textform auf ein höheres Schadensrisiko hinzuweisen, damit die Parteien gegen angemessene Vergütung eine weitergehende Absicherung vereinbaren können.

(3) Zwingende gesetzliche Haftung: Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei arglistig verschwiegenen Mängeln oder im Rahmen einer vom Anbieter ausdrücklich übernommenen Beschaffenheits- oder Haltbarkeitsgarantie. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

(4) Mitverschulden des Nutzers und Datenverlust:
a) Soweit ein Schaden darauf beruht, dass der Nutzer seine Prüf- und Kontrollpflichten gemäß § 6 Abs. 2 (insbesondere die Kontrolle erzeugter E-Rechnungen, Abschlags-/Schlussrechnungen, Gutschriften, Mahnungen, DATEV-Exporte, wiederkehrender Abrechnungsläufe, empfangener E-Mail-Belege oder unverbindlicher KI-/OCR-Vorschläge vor deren Verwendung) schuldhaft verletzt hat, ist ein Mitverschulden des Nutzers gemäß § 254 BGB anzurechnen.
b) Bei einem vom Anbieter leicht fahrlässig verursachten Datenverlust haftet der Anbieter im Rahmen von Absatz 2 und 2a nur für denjenigen Wiederherstellungsaufwand, der auch bei einer ordnungsgemäßen und regelmäßigen Datensicherung bzw. einem regelmäßigen Datenexport durch den Nutzer gemäß § 6 Abs. 3 eingetreten wäre.

(5) Verjährung: Ansprüche des Nutzers wegen Sach- und Rechtsmängeln sowie vertragliche Schadensersatzansprüche verjähren in zwölf (12) Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Übernahme einer Garantie, bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz und nach Art. 82 DSGVO.

(6) Erfüllungsgehilfen: Soweit die Haftung des Anbieters nach diesen Bestimmungen ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies im gleichen Umfang auch für die persönliche Haftung seiner gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden, Unterauftragnehmer und sonstigen Erfüllungsgehilfen.

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet im Rahmen der Vertragserfüllung personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers. Dies stellt eine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar.

(2) Grundlage dieser Auftragsverarbeitung ist der separate Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich seiner Anlagen, der integraler Bestandteil dieses Nutzungsvertrags ist. Der Nutzer schließt diesen AVV mit dem Anbieter ab, indem er diesen AGB zustimmt. Der AVV kann jederzeit unter /avv/ eingesehen, heruntergeladen und gespeichert werden.

(3) Im Verhältnis zwischen Anbieter und Nutzer ist der Nutzer der „Verantwortliche“ im Sinne der DSGVO für die von ihm eingegebenen Daten. Ihm obliegen alle damit verbundenen datenschutzrechtlichen Pflichten (z.B. die Information seiner Kunden).

(4) Weiterführende Informationen zur Datenverarbeitung durch den Anbieter sind in der Datenschutzerklärung auf der Plattform dargelegt.

§ 10a Vertraulichkeit und Schutz von Geschäftsgeheimnissen

(1) Geheimhaltungspflicht: Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche ihnen im Rahmen der Durchführung dieses Vertrags bekannt werdenden vertraulichen Informationen sowie Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse im Sinne des § 2 GeschGehG der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln, ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung zu verwenden und ohne vorherige Zustimmung der anderen Partei keinen unbefugten Dritten zugänglich zu machen. Zu den vertraulichen Geschäftsgeheimnissen des Nutzers zählen insbesondere sämtliche von ihm in der Plattform gespeicherten Rechnungs-, Angebots-, Beleg-, Kunden-, Lieferanten-, Artikel-, Preis-, Kalkulations-, Zeit- und Umsatzdaten.

(2) Zulässige Weitergabe und Ausnahmen: Der Anbieter ist berechtigt, vertrauliche Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung an die im AVV (§ 10 Abs. 2) benannten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Unterauftragnehmer weiterzugeben, soweit dies für die technische Bereitstellung der Plattform erforderlich ist. Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich allgemein bekannt sind oder ohne Verstoß gegen diese Bestimmung öffentlich bekannt werden, die der empfangenden Partei bereits vorab rechtmäßig ohne Geheimhaltungsverpflichtung bekannt waren oder die aufgrund einer zwingenden gesetzlichen Vorschrift, einer gerichtlichen Entscheidung oder einer vollziehbaren behördlichen Anordnung offengelegt werden müssen.

(3) Fortgeltung: Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht über die Beendigung des Nutzungsvertrags hinaus zeitlich unbegrenzt fort, solange die betreffenden Daten als Geschäftsgeheimnisse schutzfähig bzw. auf der Plattform gespeichert sind.

§ 11 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern hierfür ein triftiger Grund vorliegt (insbesondere bei Änderung der Gesetzeslage oder höchstrichterlichen Rechtsprechung, zur Schließung unvorhergesehener Regelungslücken, bei Weiterentwicklung oder Erweiterung des Leistungsangebots oder zur Anpassung an veränderte technische oder sicherheitsrelevante Rahmenbedingungen) und der Nutzer hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Ausgenommen von einer Änderung nach diesem Paragraphen sind die Hauptleistungspflichten der Parteien sowie Änderungen, die das vertragliche Äquivalenzverhältnis erheblich zulasten des Nutzers verschieben oder einem Neuabschluss des Vertrags gleichkommen; hierfür bedarf es einer ausdrücklichen Vereinbarung bzw. des Verfahrens nach § 4 Abs. 5.

(2) Der Anbieter wird den Nutzer über beabsichtigte Änderungen mindestens vier Wochen vor deren Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) informieren. Die Mitteilung wird einen ausdrücklichen Hinweis auf das Widerspruchsrecht, die Widerspruchsfrist und die rechtlichen Folgen des Schweigens enthalten.

(3) Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB ab dem angekündigten Zeitpunkt als angenommen. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Der Anbieter behält sich in diesem Fall das Recht vor, den Vertrag ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt gemäß § 5 zu kündigen.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) sowie der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist – soweit der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat – der Sitz des Anbieters (derzeit Darmstadt, Deutschland). Der Anbieter ist jedoch auch berechtigt, Klage am allgemeinen Gerichtsstand des Nutzers zu erheben.

(3) Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt (Salvatorische Klausel). Anstelle der unwirksamen Bestimmung treten, soweit vorhanden, die gesetzlichen Vorschriften.

(4) Rechtsformwechsel, GmbH-Einbringung und Vertragsübernahme:
a) Bringt der Anbieter seinen Geschäftsbetrieb im Zuge einer Ausgliederung, Einbringung, Umwandlung oder Rechtsformänderung in eine von ihm beherrschte Kapital- oder Personengesellschaft (insbesondere eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)) oder ein mit ihm verbundenes Unternehmen (§§ 15 ff. AktG) ein, gehen sämtliche Rechte und Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags (§ 10) mit Wirksamwerden der Übertragung nahtlos auf die übernehmende Gesellschaft über, sofern die vertragliche Leistungserbringung und das Datenschutzniveau unverändert fortgeführt werden. Der Anbieter informiert den Nutzer über die geänderten Unternehmensdaten in Textform bzw. durch Aktualisierung des Impressums und der Rechnungsangaben.
b) Darüber hinaus ist der Anbieter berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis im Rahmen einer Veräußerung des gesamten Geschäftsbetriebs der Plattform mit einer Ankündigungsfrist von mindestens vier (4) Wochen in Textform auf den jeweiligen Erwerber zu übertragen. In diesem Fall steht dem Nutzer das Recht zu, den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Übernahme außerordentlich zum Übernahmezeitpunkt zu kündigen.

§ 13 Besondere Bestimmungen für Steuerberater und Mandanten

(1) Geltungsbereich: Dieser Paragraph regelt die Nutzung der Plattform durch Steuerberater (Inhaber eines kostenlosen Berater-Zugangs) sowie deren Mandanten (Inhaber einer Firma bzw. eines Workspaces, die einen Steuerberater-Zugang freischalten). Er ergänzt die §§ 1–12 und geht im Falle von Widersprüchen in Bezug auf den Steuerberater-Zugang vor.

(2) § 13.1 Keine Vermittlungsvergütung (BOStB-Konformität): Steuerberater erhalten für die Vermittlung von Mandanten an die Plattform keinerlei Geld-, Sach- oder geldwerte Leistungen. Ein vereinbarter Mandantenrabatt (siehe § 13.5) fließt ausschließlich an den Mandanten und nicht an den Steuerberater. Diese Regelung dient der Einhaltung von § 9 der Berufsordnung der Steuerberater (BOStB), der die Annahme von Vermittlungsvergütungen untersagt.

(3) § 13.2 Unabhängigkeit der Beratung: Die Nutzung der Plattform durch den Steuerberater berührt nicht seine berufsrechtliche Unabhängigkeit. Der Anbieter erteilt keine Empfehlungen zur Mandantenführung, Buchführung oder steuerlichen Bewertung. Der Steuerberater bleibt allein verantwortlich für die fachliche Beurteilung der über die Plattform abgerufenen Daten.

(4) § 13.3 Transparenz gegenüber dem Mandanten: Der Steuerberater verpflichtet sich, seine Mandanten vor Einladung auf die Plattform über die Art der Kooperation, den Umfang der Datenfreigabe sowie das Bestehen des Mandantenrabatts (§ 13.5) in geeigneter Form zu informieren. Der Mandant stimmt der Datenfreigabe ausdrücklich durch das Annehmen der Einladung bzw. das Einladen des Steuerberaters zu.

(5) § 13.4 Datenschutzrechtliche Verantwortung bei Cross-Workspace-Zugriff:
a) Im Verhältnis zum Anbieter ist der Mandant der „Verantwortliche" im Sinne der DSGVO für die in seinem Workspace gespeicherten Daten (vgl. § 10).
b) Der Steuerberater handelt im Rahmen seines Mandats als weiterer Verantwortlicher bezüglich derjenigen personenbezogenen Daten, die er aus dem Mandanten-Workspace abruft, exportiert oder anderweitig verarbeitet (z.B. für die Erstellung der Finanzbuchhaltung oder Steuererklärung). Beide Parteien schließen hierzu außerhalb der Plattform eine eigene Vereinbarung, soweit gesetzlich erforderlich.
c) Der Anbieter bleibt in beiden Konstellationen Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der AVV gemäß § 10 Abs. 2.

(6) § 13.5 Mandantenrabatt: Mandanten, die über einen Einladungs-Link eines registrierten Steuerberaters erstmalig einen kostenpflichtigen Tarif („Business“ oder „Business Plus“) buchen, erhalten einen Rabatt von 15 % auf den Grundpreis des Tarifs für die Dauer von 12 Monaten ab erstmaligem Vertragsschluss. Der Rabatt wird automatisch über den Zahlungsdienstleister Stripe abgerechnet, erfordert keine separate Aktivierung durch den Mandanten und kann nicht ausgezahlt werden. Kostenpflichtige Zusatzsitze (§ 2 Abs. 5, § 4 Abs. 1) und Zusatzleistungen sind vom Rabatt ausgenommen.

(7) § 13.6 Kostenlose Lese- und Steuerberater-Sitze: Jede Firma (Workspace) enthält die in der Leistungsbeschreibung ausgewiesene Anzahl dauerhaft kostenfreier Lesezugänge (derzeit bis zu zwei kostenfreie Lesezugänge), die für Steuerberater (Rolle „Steuerberater“, lesend inkl. Exportrechten) oder lesende Teammitglieder genutzt werden können. Der zweite kostenfreie Lesezugang dient insbesondere der Erleichterung von Kanzlei-Wechseln und Übergabe-Phasen. Jeder darüber hinausgehende Lese- oder Steuerberater-Zugang sowie jeder Zugang, über den ein Steuerberater aktiv in der Firma mitarbeiten und Daten bearbeiten soll, erfordert einen regulär gebuchten kostenpflichtigen Sitz der jeweiligen Firma gemäß § 2 Abs. 5 lit. b.

(8) § 13.7 Beendigung der Kooperation:
a) Durch den Mandanten: Der Mandant kann den Steuerberater-Zugang jederzeit ohne Angabe von Gründen in den Firmeneinstellungen entfernen. Der Zugriff des Steuerberaters auf den Mandanten-Workspace endet damit für die Zukunft.
b) Durch den Steuerberater: Der Steuerberater kann den Mandantenzugang seinerseits jederzeit über die Workspace-Übersicht verlassen. Die berufsrechtlichen Pflichten zur ordnungsgemäßen Mandatsbeendigung (z.B. Herausgabe von Unterlagen nach § 66 StBerG) bleiben unberührt und sind außerhalb der Plattform zu erfüllen.
c) Datenherausgabe bei Beendigung: Vor Entzug des Zugangs empfiehlt der Anbieter dem Steuerberater, alle benötigten DATEV-Exporte und Belegkopien herunterzuladen. Nach Entzug des Zugangs hat der Steuerberater keinen technischen Zugriff mehr auf den Mandanten-Workspace; bereits exportierte Dateien verbleiben in seinem Verantwortungsbereich.

(9) § 13.8 Aufbewahrungs- und Haftungsfragen DATEV-Export:
a) Der Anbieter erstellt DATEV-Exporte ausschließlich auf Basis der vom Mandanten in der Plattform erfassten Daten. Die steuerliche Richtigkeit und Vollständigkeit der zugrunde liegenden Daten verantwortet allein der Mandant (vgl. § 6 Abs. 1 und 2).
b) Der Anbieter haftet nicht für fehlerhafte Buchungen, die aus einer fehlerhaften oder unvollständigen Datenerfassung durch den Mandanten resultieren. § 9 (Haftung) gilt entsprechend.
c) Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und § 14b UStG verbleiben beim Mandanten als Steuerpflichtigem. Die Plattform stellt hierfür das unter § 4a beschriebene GoBD-Archiv bereit.

(10) § 13.9 Subverarbeiter und Datenfluss: Die im Rahmen der Steuerberater-Funktion verarbeiteten Daten (insbesondere Workspace-Inhalte, Audit-Logs, DATEV-Export-Pakete) werden ausschließlich von den im AVV gelisteten Subverarbeitern verarbeitet. Die primäre Speicherung und Dokumentenverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union (AWS Region Frankfurt, Deutschland). Soweit einzelne Subverarbeiter ihren Sitz in einem Drittland haben, erfolgt der Einsatz ausschließlich auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) sowie ergänzender EU-Standardvertragsklauseln gemäß § 5 AVV. Aktualisierungen der Subverarbeiter-Liste werden gemäß AVV mindestens 4 Wochen vorab angekündigt; der Mandant hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht für den Workspace gemäß § 5 Abs. 3.