Eine unklare Leistung, ein abgelehntes Steuerkennzeichen oder die falsche Datei können die Abrechnung verzögern. Hier finden Sie konkrete Hilfe zu diesen Eingaben. Zur Vorbereitung gibt es die Anleitung mit Pflichtangaben und Rechnungsnummern.
Fachliche Angaben geprüft am · Quellen am jeweiligen Abschnitt.
Wie beschreibe ich eine Leistung nachvollziehbar?
Benennen Sie Tätigkeit, Umfang und den Bezug zum Auftrag. „Beratung“ allein lässt den Inhalt offen. „Konzeption der Startseite für Projekt Nord, 2 Stunden, am 7. September“ macht deutlich, welche Arbeit abgerechnet wird. Das Datum tragen Sie zusätzlich im Feld für die Leistung ein.
SO KÖNNEN SIE DIE POSITION AUFBAUEN
Beschreibung
Konzeption der Startseite für Projekt Nord
Menge / Einheit
2 Stunden
Einzelpreis netto
125,50 €
Positionsrabatt / USt.
10 % / 19 %
Im Beispiel wird der Positionsrabatt vom Nettoentgelt abgezogen. Danach wird die Umsatzsteuer auf den verbleibenden Betrag berechnet. Bei „Brutto“ geben Sie den Einzelpreis bereits inklusive Umsatzsteuer ein.
Rechenweg zur Beispielposition
2 Stunden × 125,50 € netto
251,00 €
10 % Positionsrabatt
−25,10 €
Netto nach Rabatt
225,90 €
19 % Umsatzsteuer
42,92 €
Rechnungsbetrag brutto
268,82 €
Frei gewählte Beispielpreise mit 19 % USt. Verwenden Sie die für Ihre Leistung zutreffende Steuerart.
Grundlage für die Leistungsangaben: § 14 UStG: Rechnungsangaben. Formulierungs- und Rechenbeispiel: eigene Darstellung.
Der Editor prüft bei einer deutschen USt-IdNr. das Format DE mit neun Ziffern und die Prüfziffer. Übernehmen Sie die Nummer aus Ihrer Zuteilungsmitteilung und prüfen Sie Zahlendreher. Eine bestandene Prüfzifferprüfung bestätigt weder die amtliche Vergabe noch die Zuordnung zu einer Firma.
Steuernummer und USt-IdNr. gehören in ihre jeweils eigenen Felder. Eine persönliche Steuer-ID ist kein Ersatz. Für eine gewöhnliche inländische Standardrechnung reicht beim Absender grundsätzlich eine der beiden Unternehmenskennungen; besondere Fälle können weitere Angaben erfordern.
Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung erhalten Sie die Leitweg-ID vom Auftraggeber. Sie bezeichnet den Empfänger; als Rechnungssteller beantragen Sie dafür keine eigene Nummer. Übernehmen Sie die mitgeteilte Kennung einschließlich der Bindestriche.
Fehlt sie in den Auftragsunterlagen, fragen Sie beim Auftraggeber nach. Eine Bestellnummer ersetzt sie nicht. Zwischen Unternehmen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID nötig; bei XRechnung kann dennoch eine Käuferreferenz erforderlich sein.
Das Rechnungsdatum ist das Ausstellungsdatum. Das Leistungsdatum beschreibt, wann die Arbeit oder Lieferung ausgeführt wurde. Das Fälligkeitsdatum betrifft die Zahlung. Diese Daten können auseinanderfallen.
Wählen Sie bei einer über mehrere Tage erbrachten Leistung den Leistungszeitraum. Beispiel: Betreuung vom 1. bis 30. September, Rechnung am 2. Oktober. Stimmen Sie das Zahlungsziel mit der Vereinbarung ab.
Stimmen Sie zuerst das Rechnungsformat mit dem Empfänger ab. Die Vorschau dient zur Kontrolle; für die Weiterverarbeitung benötigt der Empfänger die heruntergeladene Datei.
PDF mit ZUGFeRD
Wählen Sie diese Option, wenn eine lesbare PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten gewünscht ist. Versenden Sie die vollständige Datei; ein Ausdruck oder ein neues „Drucken als PDF“ übernimmt die eingebetteten Daten nicht zuverlässig.
Wählen Sie diese Option, wenn der Empfänger XRechnung verlangt. Die XML-Datei enthält die Rechnungsdaten; eine PDF-Ansicht ist nicht Bestandteil dieses Formats. Bei Behörden beachten Sie zusätzlich Referenzen und Übermittlungsweg aus dem Auftrag.
Bei der im Formular gewählten Kleinbetragsrechnung steht hier die einfache PDF-Ausgabe zur Verfügung. Eine einfache PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung.
Rechnungsnummer abgleichen. Verwenden Sie Ihre eigene Nummernfolge. Der Gasteditor kennt Ihre bisher ausgestellten Rechnungen nicht.
Auftrag und Rechnung vergleichen. Stimmen Empfänger, Leistung, Zeitraum, Preise und Zahlungsziel?
Datei öffnen und aufbewahren. Prüfen Sie die heruntergeladene Originaldatei und senden Sie sie über den vereinbarten Kanal.
Fragen zum Gäste-Rechnungseditor
Kann ich eine Rechnung ohne Anmeldung erstellen?
Ja. Absender, Empfänger und Leistungen lassen sich direkt hier im Browser eingeben. Sie können die Vorschau öffnen und anschließend zum Download weitergehen. Ein Konto ist für den Gäste-Einstieg nicht erforderlich.
Was ist beim kostenlosen Download enthalten?
Der kostenlose PDF-Download enthält eine Anbieter-Hinweiszeile. XRechnung steht als XML-Datei zur Verfügung. Als Gast können Sie 3 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellen. Optionen ohne Anbieter-Hinweis und weitere Tarife werden vor einem Kauf ausgewiesen.
Wird meine Rechnung nach dem Download automatisch versendet?
Nein. Im Gasteditor laden Sie die Datei auf Ihr Gerät herunter und versenden sie anschließend selbst über den vereinbarten Kanal. Bei einem Behördenportal laden Sie die heruntergeladene Rechnungsdatei hoch. Die Bildschirmvorschau ersetzt die Datei nicht.
Welche Angaben brauche ich zum Rechnungsschreiben?
Halten Sie Namen und Anschriften beider Parteien, Ihre Steuerangaben, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum sowie Beschreibung, Menge und Preis der Leistungen bereit. Welche Pflichtangaben im Einzelfall erforderlich sind, richtet sich insbesondere nach § 14 UStG und der Rechnungsart. Das Formular hilft bei fehlenden oder ungültigen Angaben.
Kann ich als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben?
Wählen Sie unter „Steueroptionen“ die Rechnungsart „Kleinunternehmer“. Dann wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen und der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG ergänzt. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob diese Regelung für Ihr Unternehmen gilt.
Bleibt meine angefangene Rechnung erhalten?
Ein lokaler Entwurf kann für 24 Stunden in diesem Browser gesichert werden. Bei einem erneuten Besuch können Sie ihn fortsetzen. Das funktioniert nur, wenn der Browser die Speicherung erlaubt und seine Daten nicht gelöscht werden. Ein lokaler Entwurf ersetzt kein Rechnungsarchiv. Beispieldaten werden nicht automatisch gesichert.