01 / Erstellen
PDF und E-Rechnung in einem Ablauf
Erfassen Sie eine Rechnung einmal und wählen Sie anschließend PDF, ZUGFeRD oder XRechnung passend zum Empfänger.
Editor öffnen// RECHNUNGSSOFTWARE FÜR SELBSTSTÄNDIGE & KMU
Rechnungssoftware für Selbstständige & KMU
PDF-Rechnungen, E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung), Mahnwesen und GoBD-Archiv – alles in einem Browser-Tool. Kostenlos starten, bereit für die E-Rechnungspflicht 2025/2028.
- Ohne Anmeldung starten
- Dauerhafter Free-Tarif
- Made in Germany
EN 16931 ZUGFeRD 2.5.2 XRechnung 3.0.2 DSGVO-konform Free-Tarif
// FUNKTIONEN & TOOLS
Die passende Abkürzung für jede Aufgabe
Von der klassischen PDF-Rechnung über E-Rechnung bis zu Belegscanner, Mahnwesen und Archiv – alles in einer Oberfläche.
02 / Prüfen
E-Rechnungen validieren und auslesen
Prüfen Sie strukturierte Rechnungsdaten und machen Sie XML-Inhalte verständlich, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Rechnung auslesen03 / Organisieren
Kunden, Belege und offene Rechnungen bündeln
Business ergänzt den Free-Editor um Kundendatenbank, Mahnwesen, E-Mail-Versand und ein GoBD-Archiv.
Tarife vergleichen04 / Orientieren
Die passende Lösung für Ihren Alltag finden
Nutzen Sie Branchenwissen, Standards und direkte Anbieter-Vergleiche als Abkürzung zur passenden Lösung.
Einstiege ansehenSPEZIELLE EINSTIEGE Direkt zur passenden Feature-Seite
// E-RECHNUNG NACH BERUF
Branchenspezifische Lösungen
Jede Branche hat eigene steuerliche Besonderheiten. Wir erklären, was für Ihren Beruf gilt.
01 Fotografen Honorarnoten, §13b 02 IT-Berater Projektabrechnungen, Reverse Charge 03 Webdesigner Stunden- & Pauschalabrechnung 04 Coaches §4 UStG, Seminare 05 Elektriker §13b Bauleistungen 06 Architekten HOAI-Honorare, Abschläge 07 Kleinunternehmer §19 UStG 08 Freiberufler EÜR, variable Sätze
Alle Branchen ansehen// BUSINESS
Mehr als 3 Rechnungen pro Monat?
Mit dem Premium-Plan schreiben Sie unbegrenzte E-Rechnungen – inkl. Kundendatenbank, Mahnwesen, automatische Rechnungsnummern und E-Mail-Versand direkt aus dem Tool.
- Unbegrenzte E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung)
- Kundendatenbank & Wiederkehrende Rechnungen
- Mahnwesen & automatischer E-Mail-Versand
- Eigenes Logo & individuelles Design
- GoBD-konforme Archivierung
14 Tage kostenlos testen Keine Kreditkarte · 30 Tage Geld-zurück-Garantie
PREMIUM ab 6,94 € / Monat
| Funktion | Kostenlos | Premium |
|---|---|---|
| Rechnungen | 3 / Monat | Unbegrenzt |
| Kundendatenbank | — | |
| Mahnwesen | — | |
| E-Mail-Versand | — | |
| Eigenes Logo | — |
// VERGLEICHE
Wechsel von anderen Tools
Sie nutzen bereits ein anderes Rechnungstool? Hier finden Sie den direkten Vergleich.
// WISSEN & ORIENTIERUNG
Rechnungssoftware fundiert auswählen
Funktionen, Tarife, Kleinunternehmerregelung, Datenschutz, GoBD und der Marktüberblick – der folgende Ratgeber ordnet die wichtigsten Entscheidungen ein.
Funktionsumfang 2026
Was Rechnungssoftware 2026 können muss
Mit dem Wachstumschancengesetz hat sich der Anspruch an Rechnungssoftware grundlegend verändert: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können – und in den nächsten Jahren auch verpflichtend versenden. Eine moderne Lösung deckt deshalb deutlich mehr ab als nur ein PDF-Layout. Sie ist heute eine kleine Buchhaltungs-Infrastruktur.
Konform mit EN 16931 ZUGFeRD 2.5.2 XRechnung 3.0.2 GoBD DSGVO § 14 UStG § 19 UStG
E-Rechnung nach EN 16931
Erstellung und Validierung der Formate ZUGFeRD 2.5.2 (hybrides PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung 3.0.2 (reines XML, B2G-Pflichtformat des Bundes).
USt-Berechnung & §13b UStG
Korrekte Steuersätze (7 % / 19 %), Reverse-Charge-Hinweise bei B2B-EU-Leistungen sowie Nettorechnungen für Bauleistungen.
§19-UStG-Automatik
Automatischer Pflichthinweis „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG" (§ 34a UStDV, seit 2025) – ohne dass Sie ihn manuell eintippen müssen.
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuer-IDs, Empfänger- und Absenderadresse – die Software prüft das beim Speichern.
Mahnwesen
1./2./3. Mahnstufe, Mahngebühren, Verzugszinsen nach § 288 BGB. Siehe Mahnwesen-Funktion.
DATEV-Export
CSV-Export für die Buchhaltung Ihres Steuerberaters.
Revisionssichere Archivierung
8 bzw. 10 Jahre, GoBD-konform – siehe Abschnitt 5.
Belegerfassung per KI / OCR
Eingangsrechnungen scannen und automatisch in die Buchhaltung übernehmen. In unserer App ist der KI-Belegscanner Teil des Business-Tarifs.
Word-Vorlagen reichen 2026 nicht mehr.
Wer noch mit Office-Vorlagen arbeitet, riskiert nicht nur Aufwand bei der E-Rechnungspflicht, sondern auch GoBD-Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung. Eine Software-Lösung – gerne auch eine kostenlose wie unsere – schließt diese Lücke.
Tarife
Kostenlos vs. Premium: ehrliche Grenzen
„Kostenlose Rechnungssoftware" bedeutet bei den meisten Anbietern: 14-Tage-Trial, danach Bezahlpflicht. Bei kostenlose-erechnung.de ist es anders – aber wir sind transparent, wo das Free-Tier endet und wo der Business-Tarif sinnvoll ist.
Funktion Kostenlos 0 € / Monat Business 6,94 € / Monat
Rechnungen pro Monat 3 Unbegrenzt
PDF, ZUGFeRD & XRechnung
§ 14 / § 19 UStG-Prüfung
Validatoren (XRechnung & ZUGFeRD)
Kundendatenbank & wiederkehrende Rechnungen
Mahnwesen & E-Mail-Versand
KI-Belegscanner (OpenAI, Zero-Retention)
GoBD-konformes Archiv (8/10 Jahre)
Eigenes Logo & individuelle Designs
Wir glauben: ein dauerhaft kostenloses Free-Tier mit echter E-Rechnung ist für Solo- Selbstständige fairer als ein Trial mit Paywall. Wer wächst, zahlt – wer wenig rechnet, nicht.
Selbstständige & Kleinunternehmer
Rechnungssoftware für Selbstständige & Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer haben eigene Anforderungen: keine Lohnbuchhaltung, kein Lager-Modul – sondern schnelle Rechnungserstellung, korrekte Pflichtangaben, sauberer DATEV-Export und ab 2025 E-Rechnungs-Fähigkeit.
Die wichtigsten Abläufe und Tarife bündeln wir auf der Seite zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und Selbstständige.
Die § 19 UStG-Reform 2025 – die neuen Grenzen
25.000 €
Vorjahresumsatz
vorher 22.000 €
100.000 €
Laufendes Jahr
vorher 50.000 € prognostiziert
Ab > 100k
Sofort-Wechsel
kein Folgejahr-Übergang mehr
Die Software sollte den § 19-Hinweis automatisch ergänzen. Bei uns reicht ein Klick im Profil – jede Rechnung enthält dann den korrekten Vermerk „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."
Wer typischerweise unter § 19 UStG fällt
Nebenberuflich Coaches, Texter, Fotografen mit Hauptjob
Vereine Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb unter der Grenze
Gründer Erstes Geschäftsjahr unter 25.000 €
Kreative Influencer, Musiker, Honorarkräfte
Branchenspezifische Hinweise: Kleinunternehmer, Freiberufler, Coaches, Fotografen oder Texter.
Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das Versenden bleibt durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zunächst optional – PDFs sind mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Hintergründe im Leitfaden Kleinunternehmer.
Datenschutz & Sicherheit
Datensicherheit: DSGVO, AVV, Hosting in Deutschland
Rechnungsdaten enthalten personenbezogene und unternehmensbezogene Informationen – Name, Anschrift, Steuer-ID, Bankverbindung, Leistungsbeschreibung. Die DSGVO behandelt sie als sensibel. Eine Rechnungssoftware ist deshalb immer auch eine Datenschutz-Entscheidung.
Hosting in Deutschland
App auf Servern in Frankfurt am Main. Keine US-Cloud, kein Datenexport in Drittländer für die Speicherung.
AVV nach Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitungs-Vertrag öffentlich einsehbar und beim Onboarding direkt unterschreibbar – ohne Anfrage per E-Mail.
KI ohne Modelltraining
KI-Belegscanner über OpenAI-API mit Zero-Retention-Setting. Keine Nutzung Ihrer Daten für Training, Löschung nach Verarbeitung.
Verschlüsselung
TLS 1.3 in der Übertragung, AES-256 at rest. Backups verschlüsselt und ausschließlich in EU-Region.
Datenexport & Löschung
Jederzeitiger Vollexport (DATEV / CSV / PDF). Account und Daten auf Wunsch komplett löschbar.
Mehr dazu im Datenschutz-Bereich und im öffentlichen AVV.
Aufbewahrung
GoBD-konform archivieren: was Software leisten muss
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) regeln, wie digitale Belege in Deutschland aufbewahrt werden müssen. Sie betreffen jeden, der zur Buchführung oder Aufzeichnung verpflichtet ist – also faktisch alle Unternehmer.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
8Jahre
Rechnungen
BEG IV, ab 1.1.2025 (vorher 10)
10Jahre
Buchungsbelege
Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz
6Jahre
Geschäftsbriefe
Handels- & Geschäftskorrespondenz
Was „GoBD-konform" technisch heißt
- Unveränderbarkeit: Eine archivierte Rechnung darf nicht mehr modifizierbar sein – Änderungen werden als neue Version mit Audit-Log gespeichert.
- Vollständigkeit & zeitgerechte Erfassung: Belege gehören zeitnah ins System, nicht in einen Schuhkarton.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Für Betriebsprüfer muss ein Datenexport (z. B. GDPdU/GoBD oder DATEV) möglich sein.
- Verfahrensdokumentation: Wie Belege ins System kommen, wer sie freigibt, wo sie liegen – muss schriftlich beschrieben sein.
Ehrliche Abgrenzung.
Unser Free-Tier erstellt Rechnungen als PDF, ZUGFeRD und XRechnung. Das revisionssichere GoBD-Archiv mit Unveränderbarkeit, Audit-Log und 8/10-Jahre-Aufbewahrung ist Bestandteil des Business-Tarifs. Wer das Archiv selbst betreibt (z. B. lokal mit dokumentierter Verfahrensbeschreibung), kann auch das Free-Tier nutzen.
Marktüberblick
Rechnungssoftware-Vergleich: Anbieter im Überblick
Der deutsche Markt für Rechnungssoftware ist groß und unübersichtlich. Die wichtigsten Anbieter im Überblick – Stand Mai 2026. Alle Preise sind Listenpreise der Anbieter ohne Aktionen, Netto wo nicht anders ausgewiesen.
| Anbieter | Einstiegspreis | Profil | |
|---|---|---|---|
| Lexware Office | ab 7,90 € | DATEV-nahe Buchhaltung | Vergleich → |
| sevDesk | ab ca. 10 € | Allrounder mit OCR | Vergleich → |
| FastBill | ab 9 € | Solo, Banking-Integration | Vergleich → |
| easybill | ab 12 € | Webshop-Connector | Vergleich → |
| Billomat | ab 19 € | International, lange am Markt | Vergleich → |
| Papierkram | ab 8 € | Schlanke Freelancer-Lösung | Vergleich → |
| Zervant | 0 € (Free) | Unbegrenzt, finnisch | Vergleich → |
| kostenlose-erechnung.de Wir | 6,94 € (Aktion) | Free + Business mit KI & GoBD-Archiv | Preise → |
Wo wir uns einordnen
kostenlose-erechnung.de positioniert sich zwischen den schlanken Tools und der Vollintegration: dauerhaft kostenloses Free-Tier mit echter E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung), Business-Tarif für KI-Belegscan und GoBD-Archiv. Kein Banking-Modul, keine Lohnbuchhaltung – wer das braucht, ist bei Lexware Office oder sevDesk besser aufgehoben. Wer eine schnelle, DSGVO-saubere E-Rechnungslösung sucht, bei uns. Eine vollständige Vergleichsmatrix für Selbstständige halten wir gepflegt.
Häufige Fragen
FAQ Rechnungssoftware
Ist Rechnungssoftware Pflicht?
Nein. Pflicht ist nur, dass Sie Rechnungen GoBD-konform aufbewahren und ab 2025 im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Sie könnten das theoretisch auch mit Word + lokalem Backup lösen – nur ist es deutlich aufwendiger und fehleranfälliger.
Welche Rechnungssoftware ist wirklich kostenlos?
„Wirklich kostenlos" sind Tools mit dauerhaftem Free-Plan ohne Zeitlimit. Dazu gehören kostenlose-erechnung.de (3 Rechnungen / Monat), Zervant und das Einstiegspaket von sevDesk. Tools, die nur ein 14-Tage-Trial anbieten, sind im eigentlichen Sinne nicht kostenlos.
Kann ich mit kostenloser Software auch ZUGFeRD- und XRechnung
erstellen?
Bei uns ja – beide Formate sind im Free-Editor enthalten. Bei vielen Wettbewerbern ist E-Rechnung erst in den Bezahlplänen verfügbar.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine eigene Rechnungssoftware?
Empfehlenswert ja, weil ab 2025 jeder Unternehmer (auch Kleinunternehmer) E-Rechnungen empfangen können muss. Das geht zwar prinzipiell auch ohne Software per E-Mail – aber für Validierung und Archivierung ist ein Tool deutlich praktischer.
Was kostet Rechnungssoftware in Deutschland im Schnitt?
Stand Mai 2026 bewegen sich die Einstiegspreise zwischen 7,90 € (Lexware Office S) und etwa 19 € pro Monat (Billomat). Vollausbauten reichen bis 34,90 € (sevDesk) oder 32,90 € (Lexware Office XL). Unser Business-Tarif liegt aktuell bei 6,94 €/Monat im Aktionsangebot, regulär 9,92 €/Monat im Jahresabo.
Funktioniert Rechnungssoftware auch ohne Anmeldung?
Bei kostenlose-erechnung.de können Sie Rechnungen erstellen und herunterladen, ohne ein Konto anzulegen. Sobald Sie wiederkehrende Rechnungen, eine Kundendatenbank oder das Archiv nutzen möchten, ist eine Anmeldung erforderlich – das ist technisch unvermeidbar.
Welche Rechnungssoftware unterstützt DATEV-Export?
Praktisch alle deutschen Anbieter – Lexware Office, sevDesk, FastBill, easybill, Billomat sowie wir. Unterschiede gibt es im Format (DATEV CSV vs. DATEV Unternehmen online API) und ob Buchungssätze oder nur Belegdaten exportiert werden.
Kann ich von einem anderen Tool zu kostenlose-erechnung.de
wechseln?
Ja. Die meisten Tools erlauben CSV- oder PDF-Export bestehender Rechnungen. Wir dokumentieren den Wechsel auf den jeweiligen Vergleichsseiten: von Lexware Office, von sevDesk, von FastBill.
Ist meine Buchhaltung mit kostenloser Software wirklich
GoBD-sicher?
Das Free-Tier erstellt Rechnungen als PDF, ZUGFeRD und XRechnung. Die revisionssichere Archivierung mit Unveränderbarkeit, Audit-Log und automatischer 8/10-Jahre-Aufbewahrung ist bei uns Bestandteil des Business-Tarifs. Wer das Free- Tier nutzt, muss die GoBD-Anforderungen an Verfahren und Aufbewahrung selbst sicherstellen (z. B. lokal verschlüsselt mit Verfahrensdokumentation).
// BEREIT LOSZULEGEN?
Ihre erste E-Rechnung wartet nicht.
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