Rechnungen, E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung), Mahnwesen, DATEV-Export –
alles in einem Browser-Tool. Kostenlos starten, bereit für die
E-Rechnungspflicht 2025/2028.
ZUGFeRD 2.4 (EN 16931) XRechnung 3.0.2 DSGVO-konform Made in Germany Dauerhaft kostenloser Tarif
Funktionsumfang 2026
Was Rechnungssoftware 2026 können muss
Mit dem Wachstumschancengesetz hat sich der Anspruch an Rechnungssoftware grundlegend
verändert: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich
E-Rechnungen empfangen können – und in den nächsten Jahren auch verpflichtend versenden. Eine moderne Lösung deckt deshalb deutlich mehr ab als nur ein
PDF-Layout. Sie ist heute eine kleine Buchhaltungs-Infrastruktur.
Konform mitEN 16931ZUGFeRD 2.4XRechnung 3.0.2GoBDDSGVO§ 14 UStG§ 19 UStGPEPPOL-ready
E-Rechnung nach EN 16931
Erstellung und Validierung der Formate ZUGFeRD 2.4 (hybrides PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung 3.0.2 (reines XML, B2G-Pflichtformat des Bundes).
USt-Berechnung & §13b UStG
Korrekte Steuersätze (7 % / 19 %), Reverse-Charge-Hinweise bei B2B-EU-Leistungen sowie Nettorechnungen für Bauleistungen.
§19-UStG-Automatik
Automatischer Pflichthinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" – ohne dass Sie ihn manuell eintippen müssen.
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuer-IDs, Empfänger- und Absenderadresse – die Software prüft das beim Speichern.
Mahnwesen
1./2./3. Mahnstufe, Mahngebühren, Verzugszinsen nach § 288 BGB. Siehe Mahnwesen-Funktion.
DATEV-Export
CSV-Export für die Buchhaltung Ihres Steuerberaters.
Revisionssichere Archivierung
8 bzw. 10 Jahre, GoBD-konform – siehe Abschnitt 5.
Belegerfassung per KI / OCR
Eingangsrechnungen scannen und automatisch in die Buchhaltung übernehmen. In unserer App ist der KI-Belegscanner Teil des Business-Tarifs.
Word-Vorlagen reichen 2026 nicht mehr.
Wer noch mit Office-Vorlagen arbeitet, riskiert nicht nur Aufwand bei der E-Rechnungspflicht, sondern auch GoBD-Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung. Eine Software-Lösung – gerne auch eine kostenlose wie unsere – schließt diese Lücke.
Tarife
Kostenlos vs. Premium: ehrliche Grenzen
„Kostenlose Rechnungssoftware" bedeutet bei den meisten Anbietern: 14-Tage-Trial, danach
Bezahlpflicht. Bei kostenlose-erechnung.de ist es anders – aber wir sind transparent,
wo das Free-Tier endet und wo der Business-Tarif sinnvoll ist.
Wir glauben: ein dauerhaft kostenloses Free-Tier mit echter E-Rechnung ist für Solo-
Selbstständige fairer als ein Trial mit Paywall. Wer wächst, zahlt – wer wenig
rechnet, nicht.
Selbstständige & Kleinunternehmer
Rechnungssoftware für Selbstständige & Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer haben eigene Anforderungen: keine
Lohnbuchhaltung, kein Lager-Modul – sondern schnelle Rechnungserstellung, korrekte
Pflichtangaben, sauberer DATEV-Export und ab 2025 E-Rechnungs-Fähigkeit.
Die § 19 UStG-Reform 2025 – die neuen Grenzen
25.000 €
Vorjahresumsatz
vorher 22.000 €
100.000 €
Laufendes Jahr
vorher 50.000 € prognostiziert
Ab > 100k
Sofort-Wechsel
kein Folgejahr-Übergang mehr
Die Software sollte den § 19-Hinweis automatisch ergänzen. Bei uns reicht ein Klick im
Profil – jede Rechnung enthält dann den korrekten Vermerk
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Wer typischerweise unter § 19 UStG fällt
NebenberuflichCoaches, Texter, Fotografen mit Hauptjob
VereineWirtschaftlicher Geschäftsbetrieb unter der Grenze
Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das
Versenden bleibt durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zunächst optional – PDFs sind
mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Hintergründe im Leitfaden Kleinunternehmer.
Datenschutz & Sicherheit
Datensicherheit: DSGVO, AVV, Hosting in Deutschland
Rechnungsdaten enthalten personenbezogene und unternehmensbezogene Informationen –
Name, Anschrift, Steuer-ID, Bankverbindung, Leistungsbeschreibung. Die DSGVO behandelt
sie als sensibel. Eine Rechnungssoftware ist deshalb immer auch eine
Datenschutz-Entscheidung.
Hosting in Deutschland
App auf Servern in Frankfurt am Main. Keine US-Cloud, kein Datenexport in Drittländer für die Speicherung.
AVV nach Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitungs-Vertrag öffentlich einsehbar und beim Onboarding direkt unterschreibbar – ohne Anfrage per E-Mail.
KI ohne Modelltraining
KI-Belegscanner über OpenAI-API mit Zero-Retention-Setting. Keine Nutzung Ihrer Daten für Training, Löschung nach Verarbeitung.
Verschlüsselung
TLS 1.3 in der Übertragung, AES-256 at rest. Backups verschlüsselt und ausschließlich in EU-Region.
Datenexport & Löschung
Jederzeitiger Vollexport (DATEV / CSV / PDF). Account und Daten auf Wunsch komplett löschbar.
Mehr dazu im Datenschutz-Bereich und im
öffentlichen AVV.
Aufbewahrung
GoBD-konform archivieren: was Software leisten muss
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) regeln, wie digitale
Belege in Deutschland aufbewahrt werden müssen. Sie betreffen jeden, der zur
Buchführung oder Aufzeichnung verpflichtet ist – also faktisch alle Unternehmer.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
8Jahre
Rechnungen
BEG IV, ab 1.1.2025 (vorher 10)
10Jahre
Buchungsbelege
Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz
6Jahre
Geschäftsbriefe
Handels- & Geschäftskorrespondenz
Was „GoBD-konform" technisch heißt
Unveränderbarkeit: Eine archivierte Rechnung darf nicht mehr modifizierbar sein – Änderungen werden als neue Version mit Audit-Log gespeichert.
Vollständigkeit & zeitgerechte Erfassung: Belege gehören zeitnah ins System, nicht in einen Schuhkarton.
Maschinelle Auswertbarkeit: Für Betriebsprüfer muss ein Datenexport (z. B. GDPdU/GoBD oder DATEV) möglich sein.
Verfahrensdokumentation: Wie Belege ins System kommen, wer sie freigibt, wo sie liegen – muss schriftlich beschrieben sein.
Ehrliche Abgrenzung.
Unser Free-Tier erstellt zwar GoBD-konforme E-Rechnungen, aber das revisionssichere GoBD-Archiv mit Unveränderbarkeit, Audit-Log und 8/10-Jahre-Aufbewahrung ist Bestandteil des Business-Tarifs. Wer das Archiv selbst betreibt (z. B. lokal mit dokumentierter Verfahrensbeschreibung), kann auch das Free-Tier nutzen.
Marktüberblick
Rechnungssoftware-Vergleich: Anbieter im Überblick
Der deutsche Markt für Rechnungssoftware ist groß und unübersichtlich. Die wichtigsten
Anbieter im Überblick – Stand Mai 2026. Alle Preise sind Listenpreise
der Anbieter ohne Aktionen, Netto wo nicht anders ausgewiesen.
kostenlose-erechnung.de positioniert sich zwischen den schlanken Tools und der
Vollintegration: dauerhaft kostenloses Free-Tier mit echter E-Rechnung
(ZUGFeRD & XRechnung), Business-Tarif für KI-Belegscan und GoBD-Archiv. Kein
Banking-Modul, keine Lohnbuchhaltung – wer das braucht, ist bei Lexware Office oder
sevDesk besser aufgehoben. Wer eine schnelle, DSGVO-saubere E-Rechnungslösung sucht,
bei uns. Eine vollständige Vergleichsmatrix
für Selbstständige halten wir gepflegt.
Häufige Fragen
FAQ Rechnungssoftware
Ist Rechnungssoftware Pflicht?
Nein. Pflicht ist nur, dass Sie Rechnungen GoBD-konform aufbewahren und ab 2025 im
B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Sie könnten das theoretisch auch mit
Word + lokalem Backup lösen – nur ist es deutlich aufwendiger und fehleranfälliger.
Welche Rechnungssoftware ist wirklich kostenlos?
„Wirklich kostenlos" sind Tools mit dauerhaftem Free-Plan ohne Zeitlimit. Dazu
gehören kostenlose-erechnung.de (3 Rechnungen / Monat), Zervant und das
Einstiegspaket von sevDesk. Tools, die nur ein 14-Tage-Trial anbieten, sind im
eigentlichen Sinne nicht kostenlos.
Kann ich mit kostenloser Software auch ZUGFeRD- und XRechnung erstellen?
Bei uns ja – beide Formate sind im Free-Editor enthalten.
Bei vielen Wettbewerbern ist E-Rechnung erst in den Bezahlplänen verfügbar.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine eigene Rechnungssoftware?
Empfehlenswert ja, weil ab 2025 jeder Unternehmer (auch Kleinunternehmer)
E-Rechnungen empfangen können muss. Das geht zwar prinzipiell auch ohne Software per
E-Mail – aber für Validierung und Archivierung ist ein Tool deutlich praktischer.
Was kostet Rechnungssoftware in Deutschland im Schnitt?
Stand Mai 2026 bewegen sich die Einstiegspreise zwischen 7,90 € (Lexware Office S)
und etwa 19 € pro Monat (Billomat). Vollausbauten reichen bis 34,90 € (sevDesk) oder
32,90 € (Lexware Office XL). Unser Business-Tarif liegt bei 9,92 €/Monat im Jahresabo.
Funktioniert Rechnungssoftware auch ohne Anmeldung?
Bei kostenlose-erechnung.de können Sie Rechnungen erstellen und herunterladen, ohne
ein Konto anzulegen. Sobald Sie wiederkehrende Rechnungen, eine Kundendatenbank oder
das Archiv nutzen möchten, ist eine Anmeldung erforderlich – das ist technisch
unvermeidbar.
Welche Rechnungssoftware unterstützt DATEV-Export?
Praktisch alle deutschen Anbieter – Lexware Office, sevDesk, FastBill, easybill,
Billomat sowie wir. Unterschiede gibt es im Format (DATEV CSV vs. DATEV Unternehmen
online API) und ob Buchungssätze oder nur Belegdaten exportiert werden.
Kann ich von einem anderen Tool zu kostenlose-erechnung.de wechseln?
Ja. Die meisten Tools erlauben CSV- oder PDF-Export bestehender Rechnungen. Wir
dokumentieren den Wechsel auf den jeweiligen Vergleichsseiten: von Lexware Office, von sevDesk, von FastBill.
Ist meine Buchhaltung mit kostenloser Software wirklich GoBD-sicher?
Die Erstellung von GoBD-konformen Rechnungen ist auch im Free-Tier möglich.
Die Archivierung mit Unveränderbarkeit, Audit-Log und automatischer
8/10-Jahre-Aufbewahrung ist bei uns Bestandteil des Business-Tarifs. Wer das Free-
Tier nutzt, muss die Archivierung selbst sicherstellen (z. B. lokal verschlüsselt mit
Verfahrensdokumentation).
Funktionen & Tools
Alle Funktionen der Rechnungssoftware
Von der klassischen PDF-Rechnung über E-Rechnung bis zu Belegscanner, Mahnwesen und Archiv – alles in einer Oberfläche.
Mit dem Premium-Plan schreiben Sie unbegrenzte E-Rechnungen – inkl. Kundendatenbank, Mahnwesen, automatische Rechnungsnummern und E-Mail-Versand direkt aus dem Tool.
