Datenschutz­erklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und unsere Software-as-a-Service-Plattform nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen. Soweit Sie als registrierter Geschäftskunde innerhalb Ihres Firmen-Workspaces eigene Rechnungs-, Beleg-, Kunden- oder Lieferantendaten verarbeiten, sind Sie selbst Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie bei der Registrierung, in einem Kontakt- oder Vertriebsformular oder bei der Nutzung unserer Plattformfunktionen eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung technisch notwendiger Verbindungsdaten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie und sichere Bereitstellung der Website und der E-Rechnungs-Plattform zu gewährleisten. Andere Daten können nach Ihrer Einwilligung zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden, werden die übermittelten Daten zur Durchführung des Nutzungsvertrags, zur Bereitstellung Ihres Nutzerkontos und Ihrer Firmen-Workspaces sowie zur Abrechnung und Bearbeitung von Anfragen verarbeitet.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Datenübertragbarkeit oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen sowie gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Analyse-Tools und Tools von Dritt­anbietern

Beim Besuch dieser Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit sogenannten Analyseprogrammen, sofern Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben.

Detaillierte Informationen zu diesen Analyseprogrammen finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung.

2. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Wir hosten die Inhalte und die Backend-Infrastruktur unserer Plattform bei folgenden Anbietern:

Amazon Web Services (AWS)

Anbieter ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg (nachfolgend AWS).

Wenn Sie unsere Website und unsere SaaS-Plattform nutzen, werden Ihre personenbezogenen Daten und Anwendungsdaten auf den Servern von AWS in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland) verarbeitet und verschlüsselt gespeichert. Hierbei kann im Rahmen von globalen Infrastruktur- oder Supportprozessen in Einzelfällen auch ein Zugriff durch das Mutterunternehmen Amazon Web Services, Inc. in den USA nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die Datenübertragung in die USA wird auf das EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln gestützt. Details finden Sie hier: https://aws.amazon.com/de/blogs/security/aws-gdpr-data-processing-addendum/.

Weitere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von AWS: https://aws.amazon.com/de/privacy/?nc1=f_pr.

Die Verwendung von AWS erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen gegenüber unseren Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen, sicheren und performanten Bereitstellung unserer Website und Plattform.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5776.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AWS GDPR Data Processing Addendum) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass AWS die personenbezogenen Daten unserer Nutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Cloudflare (Hosting der Website, CDN und DNS)

Unsere Website wird über Cloudflare Pages ausgeliefert; zusätzlich nutzen wir das Content Delivery Network und die DNS-Dienste von Cloudflare. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, vertreten in der EU durch die Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München (nachfolgend „Cloudflare“).

Cloudflare ist ein weltweit verteiltes Netzwerk, über das der gesamte Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und unserer Website geleitet wird. Dabei verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse, den aufgerufenen Pfad, Browser- und Geräteinformationen sowie Zeitpunkt des Zugriffs. Hierdurch können wir die Erreichbarkeit, die Ladegeschwindigkeit und die Sicherheit unserer Website (Schutz vor Angriffen, Web Application Firewall, Bot-Abwehr) gewährleisten. Anwendungsdaten wie Rechnungen, Kontakte oder Belege werden weiterhin ausschließlich auf Servern von Amazon Web Services in Frankfurt gespeichert; Cloudflare speichert keine Anwendungsdaten dauerhaft.

Der Einsatz von Cloudflare beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer möglichst fehlerfreien, schnellen und sicheren Bereitstellung unseres Webangebotes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie zur Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Cloudflare ist nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/ sowie https://www.dataprivacyframework.gov/list.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Cloudinary (Auslieferung von Bildern)

Einige Bilder auf unseren Informationsseiten, etwa Produktabbildungen und Grafiken im Ratgeber, werden über den Bilddienst Cloudinary ausgeliefert. Anbieter ist die Cloudinary Ltd. mit ihren verbundenen Unternehmen, Hauptsitz 3400 Central Expressway, Suite 110, Santa Clara, CA 95051, USA (nachfolgend „Cloudinary“).

Beim Aufruf einer solchen Seite lädt Ihr Browser die Bilder direkt von Servern von Cloudinary. Dabei verarbeitet Cloudinary technisch notwendige Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die abgerufene Bilddatei und den Zeitpunkt des Zugriffs. Anwendungsdaten wie Rechnungen, Kontakte oder Belege werden nicht an Cloudinary übermittelt.

Der Einsatz von Cloudinary beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer schnellen und an Ihr Gerät angepassten Darstellung der Bilder (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cloudinary verarbeitet Daten nach eigenen Angaben unter anderem in der Europäischen Union, den USA, dem Vereinigten Königreich, Singapur und Israel. Cloudinary ist nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) zertifiziert. Weitere Informationen: https://cloudinary.com/privacy sowie https://www.dataprivacyframework.gov/list.

3. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist der im Impressum genannte Betreiber:

Dennis Bär
Bär Solutions
Schwambstraße 7
64287 Darmstadt
Deutschland

E-Mail: support@kostenlose-erechnung.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet. Soweit Sie als registrierter Nutzer in Ihrem Firmen-Workspace eigene Kunden-, Lieferanten-, Beleg- oder Rechnungsdaten verarbeiten, sind Sie hierfür selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO, § 257 HGB); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerde­recht bei der zuständigen Aufsichts­behörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

Recht auf Daten­übertrag­barkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist. Ergänzend stehen Ihnen für Ihre Geschäfts- und Rechnungsdaten die Datenexport- und Wechselrechte nach dem EU Data Act (§ 5a AGB) zu.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Verschlüsselter Zahlungsverkehr auf dieser Website

Besteht nach dem Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags eine Verpflichtung, uns Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kontonummer bei Einzugsermächtigung) zu übermitteln, werden diese Daten zur Zahlungsabwicklung benötigt.

Der Zahlungsverkehr über die gängigen Zahlungsmittel (Visa/MasterCard, Lastschriftverfahren) erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte SSL- bzw. TLS-Verbindung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Bei verschlüsselter Kommunikation können Ihre Zahlungsdaten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und lokaler Browser-Speicher

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“ sowie lokale Speichermechanismen Ihres Browsers (Local Storage und Session Storage). Cookies und lokale Speicherinträge richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies / Session Storage) oder dauerhaft (permanente Cookies / Local Storage) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Einträge werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Cookies können von uns (First-Party-Cookies) oder von Drittunternehmen stammen (sog. Third-Party-Cookies). Third-Party-Cookies ermöglichen die Einbindung bestimmter Dienstleistungen von Drittunternehmen innerhalb von Webseiten (z. B. Cookies zur Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen).

Cookies und lokale Speichermechanismen haben verschiedene Funktionen. Zahlreiche Einträge sind technisch notwendig, da bestimmte Webseitenfunktionen ohne diese nicht funktionieren würden (z. B. Ihre Anmeldung, die ausgewählte Firma, die Zwischenspeicherung eines angefangenen Rechnungsentwurfs im Gast-Editor oder Ihre Cookie-Einwilligungsauswahl). Andere Cookies können nach Ihrer Einwilligung zur Auswertung des Nutzerverhaltens oder zu Werbezwecken verwendet werden.

Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff darauf ist ohne Einwilligung nur zulässig, wenn dies ausschließlich der Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz dient oder unbedingt erforderlich ist, damit wir einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen können (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem jeweiligen Zweck, insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung rechtlicher Pflichten oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen. Optionale, browserseitig eingebundene Statistik-, Reichweitenmessungs- und Marketing-Technologien, die Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder darauf zugreifen, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG für die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder den Zugriff darauf und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Davon zu unterscheiden ist die weiter unten beschriebene serverseitige Ereignis-Messung ohne Zugriff auf Ihr Endgerät. Sie beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das Widerspruchsrecht wird dort erläutert.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Welche Cookies und Dienste auf dieser Website eingesetzt werden, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen. Außerdem können Sie Ihre Auswahl jederzeit über den Footer-Button „Cookie-Einstellungen“ ändern oder Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Hilfe-Center: eigener Cookiebanner und Statistik

Das Hilfe-Center unter hilfe.kostenlose-erechnung.de nutzt einen eigenen Cookiebanner. Alle Artikel und die Suche sind ohne Statistik-Einwilligung nutzbar. Die Auswahl gilt nur für die Hilfe; auf der Hauptwebsite bleibt Cookiebot für Ihre Einwilligung zuständig. Über „Cookie-Einstellungen“ in der Hilfe-Fußzeile können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen.

Die Hilfe speichert nur die Entscheidung, deren Version und Zeitpunkt für höchstens 180 Tage im lokalen Browser-Speicher ke_help_consent_v1, ohne Konto- oder Firmenkennung. Dieser notwendige Speicher dient der Berücksichtigung Ihrer Auswahl (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nur nach ausdrücklicher Statistik-Zustimmung lädt die Hilfe Google Analytics. Ohne Zustimmung werden weder Google-Statistik-Cookies gesetzt noch Statistik-Anfragen oder Signale ohne Cookies an Google gesendet. Die Hilfe verwendet denselben Web-Datenstream wie die Hauptwebsite; Seitenaufrufe und Übergänge zum Produkt sind anhand des Hostnamens, der Inhaltsgruppe und des Ereignisses help_product_click getrennt auswertbar. Eigene Ereignisse enthalten keine Suchtexte, Konto-, Firmen- oder Rechnungsdaten. Google-Signale und personalisierte Werbung bleiben in der Hilfe-Einbindung ausgeschaltet.

Die Cookies _ga und _ga_H5DCR6YBGD können auf der gemeinsamen Domain einen Browser und dessen Sitzung wiedererkennen. Die Hilfe setzt sie mit 180 Tagen Laufzeit; weitere Nutzung mit Zustimmung kann diese verlängern. Für Besuche der Hauptwebsite gelten deren Cookie-Einstellungen. Ein Widerruf in der Hilfe stoppt die weitere Erfassung dort und entfernt diese Statistik-Cookies, ändert aber nicht Ihre Cookiebot-Auswahl. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Die Angaben zum Anbieter, zu Rechtsgrundlagen und möglichen USA-Übermittlungen stehen im Abschnitt Google Analytics. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Datenschutz im Hilfe-Center.

Einwilligung mit Cookiebot

Unsere Website nutzt die Consent-Technologie von Cookiebot, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark (im Folgenden „Cookiebot“).

Wenn Sie unsere Website betreten, wird eine Verbindung zu den Servern von Cookiebot hergestellt, um Ihre Einwilligungen und sonstigen Erklärungen zur Cookie-Nutzung einzuholen. Anschließend speichert Cookiebot einen Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, den Cookiebot-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Der Einsatz von Cookiebot erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung, der Systemsicherheit (Angriffs- und Missbrauchserkennung) und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden. Server-Log-Dateien werden in der Regel nach spätestens 30 bis 90 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zu Beweiszwecken bei konkreten Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

Kontakt-, Vertriebs-, Hilfe- und Feedbackformular

Wenn Sie uns über ein Kontakt-, Vertriebs- (z. B. Anfrage für mehrere Firmen oder größere Teams), Hilfe- oder Feedbackformular Anfragen, Fehlermeldungen oder Produktwünsche übermitteln, speichern und verarbeiten wir Ihre Angaben einschließlich der freiwillig angegebenen Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, gewünschter Nutzungsumfang) und eines begrenzten technischen Kontexts (z. B. Seitenpfad, App-Version sowie grobe Browser- und Plattformangaben). Dies dient der Bearbeitung, Priorisierung und Beantwortung Ihres Anliegens sowie ggf. der Erstellung eines individuellen Angebots.

Zur Bearbeitung und Priorisierung von Support- und Produktanfragen nutzen wir Linear. Anbieter ist Linear Orbit, Inc., 2261 Market St STE 10632, San Francisco, CA 94114, USA. Dabei werden die von Ihnen freiwillig übermittelten Formularinhalte gegebenenfalls in die USA übertragen. Linear verarbeitet diese Daten auf Grundlage eines Data Processing Agreement; für Drittlandtransfers sind darin die EU-Standardvertragsklauseln einbezogen. Weitere Informationen finden Sie im Data Processing Agreement von Linear und in den Datenschutzhinweisen von Linear.

Rechnungs- oder Dokumentinhalte werden nicht automatisch an Linear übermittelt. Bitte tragen Sie in Freitextfelder keine Rechnungs-, Kunden-, Zahlungs- oder Steuerdaten und keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten ein.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigtem Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen und der Betreuung von Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens und der Geschäftskundenbetreuung bei uns gespeichert und verarbeitet.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Anmeldung mit Google (Login)

Sie können sich in unserer Anwendung wahlweise mit Ihrem Google-Konto registrieren und anmelden („Mit Google anmelden“). Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Anmeldung erfolgt über das OAuth-2.0-Verfahren; die technische Abwicklung übernimmt der Identitätsdienst Amazon Cognito (siehe Abschnitt Amazon Web Services).

Wenn Sie diese Option nutzen, werden Sie zu Google weitergeleitet und melden sich dort an. Wir erhalten von Google anschließend Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und eine technische Nutzerkennung, um Ihr Benutzerkonto anzulegen bzw. Sie zu identifizieren. Ihr Google-Passwort wird uns nicht bekannt. Google erfährt durch den Anmeldevorgang, dass Sie unseren Dienst nutzen.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Nutzung der Google-Anmeldung ist freiwillig; alternativ steht die Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort zur Verfügung. Google ist nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ zertifiziert. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

5. Vertrags-, Transaktions- und Produkt-E-Mails

System-, Vertrags- und Onboarding-E-Mails (Amazon SES)

Wenn Sie sich auf unserer Plattform registrieren, den kostenlosen Testzeitraum nutzen oder einen Tarif buchen, senden wir Ihnen vertragsbezogene System- und Transaktions-E-Mails (z. B. E-Mail-Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Einladungen in einen Firmen-Workspace, Informationen zum Beginn und Ablauf Ihres Testzeitraums, Rechnungs- und Abonnementbestätigungen sowie vertraglich vorgesehene Hinweise etwa zum GoBD-Archiv). Rechtsgrundlage für diese vertragsnotwendigen Mitteilungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Darüber hinaus können wir registrierten Geschäftskunden im Zusammenhang mit dem genutzten Dienst hilfreiche Hinweise zur Einrichtung und Nutzung eigener Plattformfunktionen per E-Mail zusenden. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Kundenbetreuung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG bzw. – soweit eine gesonderte Einwilligung eingeholt wurde – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können dem Erhalt solcher nicht-zwingenden Produkt- und Onboarding-Hinweise jederzeit kostenfrei mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, etwa über den Abmeldelink am Ende einer entsprechenden E-Mail oder durch kurze Nachricht an support@kostenlose-erechnung.de, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Der technische Versand unserer System- und Produkt-E-Mails erfolgt über Amazon Simple Email Service (Amazon SES) der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg (Serverstandort: Region eu-central-1, Frankfurt am Main, Deutschland) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe Abschnitt Amazon Web Services). Soweit Sie sich von optionalen Produkt-E-Mails abmelden, vermerken wir diesen Abmeldestatus dauerhaft in Ihrem Nutzerkonto bzw. einer Sperrliste (Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO), um sicherzustellen, dass Sie keine entsprechenden Nachrichten mehr erhalten.

6. Analyse-Tools und Werbung

First-Touch-Attribution und Conversion-Messung

Wenn Sie in Cookiebot der Kategorie „Statistik“ zustimmen, erfassen wir ab diesem Zeitpunkt für die aktuelle Browsersitzung die erste öffentliche Seite, auf der die Erfassung beginnt, die Domain der verweisenden Webseite und gegebenenfalls bereinigte UTM-Kampagnenangaben. Die Momentaufnahme liegt im Session-Speicher Ihres Browsers und verfällt spätestens nach 24 Stunden. Vollständige Verweis-URLs, E-Mail-Adressen, Einladungslinks sowie private Konto- oder Dokumentseiten werden nicht erfasst.

Wenn Sie sich während einer erteilten Statistik-Einwilligung registrieren, wird diese minimierte Herkunftsinformation einmalig dem Firmenkonto zugeordnet. Wir verwenden sie ausschließlich, um Einstiegsseiten und Herkunftsgruppen mit aggregierten Produkt-Ereignissen wie der ersten erstellten Rechnung oder dem ersten kostenpflichtigen Abschluss auszuwerten. Gruppen mit weniger als fünf Konten werden nicht einzeln berichtet. Ohne Statistik-Einwilligung bleibt die Herkunft „unbekannt“; für den Betrieb des Kontos erforderliche serverseitige Produkt- und Zahlungsereignisse werden davon unabhängig verarbeitet.

Die Browser-Momentaufnahme wird bei Widerruf, nach erfolgreicher Übernahme bei der Registrierung oder am Ende der Speicherdauer gelöscht. Eine bereits dem Firmenkonto zugeordnete Herkunftsinformation bleibt bis zur Löschung des Kontos gespeichert oder wird auf Ihren vorherigen Löschungs- beziehungsweise Widerspruchswunsch entfernt. Rechtsgrundlage für die browserseitige Erfassung und Zuordnung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen erklärt werden.

Einstieg und Klicks auf unsere Hinweise

Beim ersten Aufruf unserer Website merken wir uns ohne Kennung die erste öffentliche Seite und die Domain der verweisenden Webseite (zum Beispiel „bing.com“, ohne vollständige Adresse). Klicken Sie einen Link an, der zur Registrierung, zu einem Werkzeug oder zur Bestellung führt, merken wir uns außerdem, auf welcher öffentlichen Seite, an welcher Stelle und zu welchem Thema Sie geklickt haben (zum Beispiel „Ratgeber zur Mahnung, Angebotskarte“). Diese Angaben liegen nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und werden ohne Statistik-Einwilligung nicht auf Ihrem Gerät gespeichert; mit Einwilligung wird der letzte Klick zusätzlich bis zu 24 Stunden im Session-Speicher abgelegt. Sie gelten nicht als Herkunft im Sinne des vorigen Abschnitts.

Registrieren Sie sich oder bestellen Sie einen Tarif, übermitteln wir die Angabe einmalig mit und ordnen sie dem Firmenkonto sowie den Bestelldaten bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe zu. Wir werten sie nur zusammengefasst aus, um zu erkennen, welche Inhalte zu Registrierungen und Bestellungen führen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können jederzeit per E-Mail widersprechen. Im Firmenkonto wird die Angabe dann entfernt, sonst mit dem Konto gelöscht; in den Bestelldaten bei Stripe bleibt sie so lange gespeichert wie diese.

Freiwillige Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam wurden

In der Einrichtung nach der Registrierung können Sie freiwillig angeben, wie Sie von uns erfahren haben. Zur Auswahl stehen feste Kategorien wie Suchmaschine, KI-Assistent, Steuerberatung, Empfehlung oder soziale Medien; einen Freitext erheben wir nicht. Die Angabe wird einmalig Ihrem Firmenkonto zugeordnet und ausschließlich zusammengefasst ausgewertet, um zu verstehen, über welche Wege Nutzer zu uns finden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Ausrichtung unseres Angebots und unserer Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angabe bleibt bis zur Löschung des Kontos gespeichert. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen; dann entfernen wir die Angabe.

Google Tag Manager

Wir setzen den Google Tag Manager ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Der Google Tag Manager ist ein Tool, mit dessen Hilfe wir Statistik- oder Marketing-Tools auf unserer Website verwalten und im Einklang mit Ihren Cookie-Einwilligungen (Consent Mode) ausspielen können. Der Google Tag Manager selbst erstellt keine Nutzerprofile, speichert keine Cookies und nimmt keine eigenständigen Analysen vor. Beim Laden des Tag Managers wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse an Server von Google übertragen, wobei auch eine Übermittlung an die Google LLC in den USA erfolgen kann.

Die Auslösung einwilligungspflichtiger Statistik- und Marketing-Tags über den Google Tag Manager erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufbar. Soweit der Tag Manager zur technischen Steuerung der Einwilligungssignale eingebunden wird, beruht dies ergänzend auf unserem berechtigten Interesse an einer rechtskonformen Verwaltung eingebundener Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5780.

Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics 4. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics ermöglicht es dem Websitebetreiber, das Verhalten der Websitebesucher zu analysieren. Hierbei erhält der Websitebetreiber verschiedene Nutzungsdaten, wie z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer, verwendete Betriebssysteme und Herkunft des Nutzers. Diese Daten werden dem jeweiligen Endgerät des Users zugeordnet.

Des Weiteren können wir mit Google Analytics u. a. Ihre Maus- und Scrollbewegungen und Klicks aufzeichnen. Ferner verwendet Google Analytics verschiedene Modellierungsansätze, um die erfassten Datensätze zu ergänzen und setzt Machine-Learning-Technologien bei der Datenanalyse ein.

Google Analytics verwendet Technologien, die die Wiedererkennung des Nutzers zum Zwecke der Analyse des Nutzerverhaltens ermöglichen (z. B. Cookies). Die von Google erfassten Informationen über die Benutzung dieser Website können an Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert werden.

Die Nutzung dieses Dienstes im Browser erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf das EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://business.safety.google/adscontrollerterms/sccs/.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5780.

IP-Anonymisierung

Bei Google Analytics 4 ist die IP-Anonymisierung standardmäßig aktiviert. IP-Adressen von Nutzern innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums werden von Google nicht protokolliert oder gespeichert, sondern lediglich kurzzeitig zur Ableitung grober Standortmetadaten auf EU-Servern genutzt und unmittelbar vor einer Speicherung oder Weiterleitung verworfen.

Browser Plugin

Sie können die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google außerdem verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

Serverseitige Ereignis-Messung (Measurement Protocol)

Zusätzlich zur cookie-basierten Messung übermitteln wir einzelne vertragsbezogene Ereignisse (z. B. Kontoerstellung, Kaufabschluss, Ablauf eines Testzeitraums, Kündigung, Kontolöschung) serverseitig über das Google Analytics Measurement Protocol an Google Analytics. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Es werden weder Name noch E-Mail-Adresse noch IP-Adresse übermittelt; anstelle einer Nutzerkennung wird ausschließlich ein nicht rückrechenbarer, pseudonymer Hash-Wert verwendet. Eine Verwendung dieser Daten für personalisierte Werbung ist ausgeschlossen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der statistischen Auswertung vertragsbezogener Ereignisse und der Messung der Funktionsfähigkeit unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). § 25 TDDDG findet keine Anwendung, da kein Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät erfolgt. Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an die im Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ genannten Kontaktdaten.

Microsoft Clarity

Diese Website nutzt Microsoft Clarity, einen Webanalysedienst der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA („Microsoft“). Microsoft Clarity erfasst Mausbewegungen, Klicks und Scrollverhalten auf unseren öffentlichen Seiten und erstellt Heatmaps sowie aggregierte Nutzungsberichte. Die Einbindung erfolgt über den Google Tag Manager und wird ausschließlich nach Ihrer Einwilligung aktiviert.

Auf der Rechnungserstellungsseite wird Microsoft Clarity mit strikter Maskierung eingesetzt: Alle Texteingaben in Formularfeldern werden automatisch unkenntlich gemacht, bevor Interaktionsdaten erfasst werden. Es werden ausschließlich Interaktionsmuster (z. B. Klicks, Verweildauer auf Feldern, Abbruchpunkte) und keine Inhalte erfasst. Das eingeloggte Nutzer-Dashboard ist von der Erfassung ausgeschlossen.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit über unser Cookie-Banner widerrufbar.

Microsoft Clarity verwendet folgende Cookies:

Cookie	Zweck	Speicherdauer
MUID	Nutzeridentifikation (domänenweit)	1 Jahr
_clck	Nutzeridentifikation je Website	1 Jahr
_clsk	Sitzungsidentifikation	1 Tag
_clarity	Sitzungsdaten	Sitzungsende

Die erfassten Daten werden an Server der Microsoft Corporation in den USA übertragen. Microsoft ist nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) zertifiziert (Beschluss (EU) 2023/1795 der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023). Zusätzlich stützen wir die Datenübertragung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Mit Microsoft wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft Clarity finden Sie unter: https://clarity.microsoft.com/privacy. Die allgemeine Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie unter: https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement.

Meta-Pixel (Facebook-Pixel)

Sofern Sie in Cookiebot der Kategorie „Marketing“ zustimmen, setzen wir auf dieser Website das Besucheraktions-Pixel von Meta ein. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“).

Mit dem Meta-Pixel können wir nachvollziehen, ob Besucherinnen und Besucher nach dem Klick auf eine unserer Anzeigen bei Facebook oder Instagram bestimmte Handlungen auf dieser Website ausführen, etwa das Aufrufen einer Seite oder das Starten eines Bestellvorgangs. Diese Angaben dienen uns dazu, die Wirksamkeit unserer Anzeigen zu messen und sie passender auszuspielen. Die erhobenen Daten sind für uns als Betreiber dieser Website nicht unmittelbar einer bestimmten Person zuordenbar; Meta kann die Informationen jedoch mit Ihrem Meta-Konto verknüpfen und für eigene Werbezwecke gemäß der Datenverwendungsrichtlinie von Meta verwenden. Die Daten können dabei auch an Server von Meta in den Vereinigten Staaten übertragen werden.

Die Nutzung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung wird das Pixel nicht geladen und es werden keine Daten an Meta übertragen. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufbar.

Soweit personenbezogene Daten auf unserer Website mithilfe des hier beschriebenen Tools erfasst und an Meta weitergeleitet werden, sind wir und die Meta Platforms Ireland Limited gemeinsam für diese Datenverarbeitung verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die gemeinsame Verantwortlichkeit beschränkt sich dabei ausschließlich auf die Erfassung der Daten und deren Weiterleitung an Meta. Die nach der Weiterleitung erfolgende Verarbeitung durch Meta ist nicht Teil der gemeinsamen Verantwortung. Die uns gemeinsam obliegenden Verpflichtungen wurden in einer Vereinbarung über gemeinsame Verarbeitung festgehalten. Den Wortlaut finden Sie unter: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Laut dieser Vereinbarung sind wir für die Erteilung der Datenschutzinformationen beim Einsatz des Meta-Tools und für die datenschutzrechtlich sichere Implementierung des Tools auf unserer Website verantwortlich. Für die Datensicherheit der Meta-Produkte ist Meta verantwortlich. Rechte betroffener Personen können Sie direkt bei Meta geltend machen; die Beantwortung solcher Anfragen obliegt Meta.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Meta sowie Möglichkeiten, der Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke zu widersprechen, finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta unter: https://de-de.facebook.com/privacy/policy/ sowie in den Werbeeinstellungen Ihres Meta-Kontos.

Google Ads und Conversion-Messung

Sofern Sie in die Kategorie „Marketing“ einwilligen, setzen wir Google Ads ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Ads ermöglicht es uns, Anzeigen auszuspielen und zu messen, ob nach einem Anzeigenklick auf dieser Website eine Handlung wie ein Vertragsabschluss erfolgt ist. Dabei können Daten auch in die Vereinigten Staaten übertragen werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; sie ist jederzeit widerrufbar. Google verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“.

Microsoft Advertising

Sofern Sie in Cookiebot der Kategorie „Marketing“ zustimmen, setzen wir das Conversion-Tracking (Universal Event Tracking) von Microsoft Advertising ein. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Damit messen wir, ob nach einem Klick auf eine unserer Anzeigen in der Bing-Suche oder anderen Microsoft-Diensten eine Registrierung oder ein Vertragsabschluss erfolgt. Dafür werden Cookies gesetzt, etwa _uetsid (1 Tag), _uetvid (bis 390 Tage) und _uetmsclkid (90 Tage).

Microsoft kann die Daten mit einem Microsoft-Konto verknüpfen und auch in den Vereinigten Staaten verarbeiten; Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; sie ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufbar. Ohne Einwilligung wird das Tracking nicht geladen. Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutzbestimmungen. Ihre Werbeeinstellungen verwalten Sie in den Microsoft-Werbeeinstellungen.

Klick-Kennungen aus Werbeanzeigen

Wenn Sie über eine Werbeanzeige auf diese Website gelangen, enthält die aufgerufene Adresse in der Regel eine Klick-Kennung der jeweiligen Werbeplattform, beispielsweise fbclid bei Meta, gclid, gbraid oder wbraid bei Google und msclkid bei Microsoft. Diese Kennung ist eine zufällige Zeichenfolge, die den Anzeigenklick kennzeichnet.

Wir speichern eine solche Kennung ausschließlich dann auf Ihrem Endgerät, wenn Sie in Cookiebot der Kategorie „Marketing“ zugestimmt haben. Die Speicherung erfolgt für höchstens 90 Tage in einem Cookie und im lokalen Speicher Ihres Browsers. Schließen Sie in diesem Zeitraum einen kostenpflichtigen Vertrag ab, wird die Kennung einmalig zusammen mit den Zahlungsdaten an unseren Zahlungsdienstleister übermittelt und dort dem Vorgang zugeordnet. Stammt die Kennung von Google oder Microsoft, übermitteln wir sie zusammen mit Zeitpunkt und Betrag des Vertragsabschlusses an die jeweilige Werbeplattform, damit diese den Abschluss der Anzeige zuordnen kann. Weitere Angaben zu Ihrer Person übermitteln wir dabei nicht. Wir verwenden sie ausschließlich, um auszuwerten, welche Werbekampagne zu einem Vertragsabschluss geführt hat.

Ohne Ihre Einwilligung wird keine Klick-Kennung gespeichert oder weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen möglich.

7. eCommerce und Zahlungs­anbieter

Verarbeiten von Kunden- und Vertragsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme dieser Website (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung und Ablauf der ggf. bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Daten­übermittlung bei Vertragsschluss für Dienstleistungen und digitale Inhalte

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa an den mit der Zahlungsabwicklung beauftragten Zahlungsdienstleister oder das Kreditinstitut.

Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Zahlungsdienste

Wir binden Zahlungsdienste von Drittunternehmen auf unserer Website ein. Wenn Sie einen Kauf bei uns tätigen, werden Ihre Zahlungsdaten (z. B. Name, Rechnungsanschrift, Zahlungssumme, Kontoverbindung, Kreditkartennummer) vom Zahlungsdienstleister zum Zwecke der Zahlungsabwicklung verarbeitet. Für diese Transaktionen gelten die jeweiligen Vertrags- und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter. Der Einsatz der Zahlungsdienstleister erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) sowie im Interesse eines möglichst reibungslosen, komfortablen und sicheren Zahlungsvorgangs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit für bestimmte Handlungen Ihre Einwilligung abgefragt wird, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung; Einwilligungen sind jederzeit für die Zukunft widerrufbar.

Folgende Zahlungsdienste / Zahlungsdienstleister setzen wir im Rahmen dieser Website ein:

Stripe

Anbieter für Kunden innerhalb der EU ist die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland (im Folgenden „Stripe“).

Bei einer Datenübertragung in die USA stützt sich Stripe auf die Zertifizierung der Stripe, Inc. nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) sowie ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Details finden Sie hier: https://stripe.com/de/privacy und https://stripe.com/de/guides/general-data-protection-regulation.

Details hierzu können Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter folgendem Link nachlesen: https://stripe.com/de/privacy.

8. Audio- und Videokonferenzen

Datenverarbeitung

Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderem Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Eingesetzte Konferenz-Tools

Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:

Google Meet

Wir nutzen Google Meet. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5780.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

9. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

OpenAI (Belegerfassung)

Zur automatisierten Erfassung und Auslesung von Belegdaten (OCR-Scan) nutzen wir die API-Dienste von OpenAI. Anbieter ist die OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC73, Irland (für Nutzer im EWR) bzw. OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA.

Funktionsweise und Datenübermittlung:
Wenn Sie einen Beleg (Bild oder PDF) in unsere Anwendung hochladen und die KI-Analyse starten, wird der Inhalt dieser Datei an die Schnittstelle (API) von OpenAI übermittelt. Die KI analysiert den Beleg, extrahiert relevante Buchungsdaten (z. B. Datum, Summe, Händler, Steuersätze) und sendet diese Strukturdaten an uns zurück.

Kein Training der KI:
Wir nutzen die Business-Schnittstelle (API) von OpenAI. Gemäß den Nutzungsbedingungen von OpenAI und unseren vertraglichen Vereinbarungen werden die über die API übermittelten Daten nicht dazu verwendet, die KI-Modelle von OpenAI zu trainieren oder zu verbessern. Ihre Belegdaten bleiben vertraulich.

Rechtsgrundlage:
Die Nutzung von OpenAI erfolgt zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen (Bereitstellung einer automatisierten Belegerfassung) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf Ihre Weisung hin (durch aktives Hochladen eines Belegs zur Analyse).

Datenübermittlung in die USA:
Die Datenverarbeitung kann teilweise auf Servern in den USA stattfinden. Das Unternehmen OpenAI ist nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5396.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum inkl. EU-Standardvertragsklauseln) mit OpenAI geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass OpenAI die personenbezogenen Daten unserer Nutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

10. Besondere Hinweise zur SaaS-Nutzung und den Werkzeugen der Plattform

Registrierte Nutzung, Firmen-Workspaces und Auftragsverarbeitung

Mit der Registrierung auf „kostenlose-erechnung.de“ und der Nutzung unseres Dienstes verarbeiten wir zusätzliche personenbezogene Daten zur Erbringung der vertraglichen Leistungen:

• Ihre Unternehmens- und Mandantendaten (Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Bankverbindung, Firmenlogos/Briefpapier, Workspace-Mitgliedschaften, Rollenberechtigungen und Sicherheits-/Audit-Protokolle)
• Kontaktdaten eingeladener Teammitglieder und Steuerberater (E-Mail-Adresse, Rolle, Einladungsstatus) zur Verwaltung der Zugriffsrechte innerhalb Ihres Firmen-Workspaces
• Kunden- und Lieferantendaten, die Sie zur Rechnungserstellung, Angebotserstellung oder Belegverwaltung eingeben (z. B. Name, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, Kundennummer, Leitweg-ID)
• Rechnungs-, Angebots-, Gutschrifts-, Mahnungs-, Vorlagen- und Beleginhalte (Leistungsbeschreibungen, Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummern, Zeiterfassungsdaten, hochgeladene oder per E-Mail empfangene Eingangsrechnungen/Belege sowie EÜR- und DATEV-/GoBD-Exportdaten)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Plattformfunktionen (Erstellung, Validierung, Auslesung, Versand, Empfang, Archivierung und Export Ihrer Rechnungen und Belege in logisch getrennten Firmen-Workspaces) verwendet und nicht für eigene Marketingzwecke oder Profiling genutzt.

Sie als Nutzer (bzw. das jeweilige Unternehmen) sind der „Verantwortliche“ im Sinne der DSGVO für die von Ihnen in Ihrem Workspace gespeicherten Geschäfts-, Kunden-, Lieferanten- und Belegdaten. Wir verarbeiten diese Daten im Auftrag gemäß unserem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Nutzung des Gast-Editors (/erstellen/) und der E-Rechnungs-Auslesung (/auslesen/) ohne Registrierung

Soweit Sie unsere öffentlich zugänglichen Werkzeuge zur Erstellung einer E-Rechnung unter /erstellen/ oder zum Auslesen und Prüfen einer E-Rechnung unter /auslesen/ ohne Benutzerkonto nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen oder hochgeladenen Rechnungsdaten ausschließlich zur technischen Erzeugung, Validierung oder Anzeige des von Ihnen angeforderten Dokuments verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Damit Ihre Eingaben im Gast-Editor bei einem Seitenwechsel oder einer anschließenden Registrierung nicht verloren gehen, kann ein angefangener Entwurf vorübergehend lokal in Ihrem Browser (Local Storage / Session Storage) zwischengespeichert werden; Sie können diesen Entwurf jederzeit löschen. Eine Nutzung der eingegebenen Rechnungsdaten für eigene Zwecke oder eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

E-Mail-Versand von Ausgangsrechnungen und automatisierter Belegempfang per E-Mail

Wenn Sie aus Ihrem Workspace heraus Rechnungen, Angebote oder Mahnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden oder Eingangsrechnungen per E-Mail-Weiterleitung bzw. über Ihre firmeneigene Empfangsadresse in den Belegeingang empfangen, erfolgt die technische E-Mail-Übermittlung und Entgegennahme über Amazon Simple Email Service (Amazon SES) in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland) im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dabei werden Empfänger- bzw. Absenderadressen, Betreffzeilen, Nachrichteninhalt, angehängte Rechnungsdokumente sowie technische Zustellstatus-Metadaten (z. B. Zustell- oder Fehlermeldungen des Empfängerservers) verarbeitet, um Ihnen den Versandstatus und den Belegeingang im Workspace anzuzeigen.

PDF-Rendering, GoBD-Archiv und Kontolöschung

Zur Erstellung von Rechnungsdokumenten im PDF/A-3b-Format (einschließlich eingebetteter XRechnung/ZUGFeRD-XML) werden die eingegebenen Rechnungsdaten – darunter Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Leistungspositionen, Beträge und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – serverseitig auf Infrastruktur von Amazon Web Services (AWS) ausschließlich in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland) verarbeitet.

Die erzeugten PDF- und XML-Dokumente werden in einem verschlüsselten Cloud-Speicher (AWS S3, Region eu-central-1) abgelegt und sind über zeitlich begrenzte, kryptografisch signierte Downloadlinks (Presigned URLs) abrufbar. In den kostenpflichtigen Tarifen mit enthaltenem GoBD-Archiv („Business“ und „Business Plus“) sowie bei Buchung der Zusatzleistung Langzeitarchivierung werden festgeschriebene Rechnungen zusätzlich mittels WORM-Schutz (AWS S3 Object Lock) vor nachträglicher Veränderung geschützt (vgl. § 4a AGB).

Nach Löschung Ihres Nutzerkontos bzw. eines Firmen-Workspaces löschen wir alle personenbezogenen Daten einschließlich aller gespeicherten Rechnungs- und Belegdokumente innerhalb von 30 Tagen nach Maßgabe des AVV, sofern keine gesondert vereinbarte GoBD-Langzeitarchivierung oder eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bitte beachten Sie: Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung Ihrer steuerrelevanten Unterlagen (§ 147 AO, § 14b UStG) obliegt Ihnen als Steuerpflichtigem. Wir empfehlen, alle erstellten und empfangenen Rechnungen (XML + PDF) sowie Prüferexporte (GoBD/Z3, DATEV) vor einer Kündigung oder Kontolöschung eigenständig herunterzuladen und sicher zu archivieren.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit Art. 28 DSGVO.

Stand: 27. Oktober 2026