Pflichtangaben Rechnung Kleinunternehmer 2026: Komplette Checkliste

Du hast deinen ersten Auftrag erledigt, der Kunde ist zufrieden – jetzt darfst du eine Rechnung schreiben. Doch plötzlich Unsicherheit: Was muss da eigentlich alles drauf? Und was hat es mit dieser E-Rechnung auf sich?

In diesem Artikel klären wir ein für alle Mal, welche Angaben 2026 zwingend auf deine Kleinunternehmer-Rechnung gehören – nach § 14 UStG und § 19 UStG. Plus: kostenloses Muster und Tool, das den § 19-Hinweis automatisch setzt.

Begriffsklärung: Was ist was?

1. Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus. Voraussetzung 2026: Vorjahresumsatz max. 25.000 € (brutto), laufendes Jahr max. 100.000 €.

2. Pflichtangaben (§ 14 UStG)

Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt die Rechnung formell beanstanden – dein Kunde verliert ggf. den Vorsteuerabzug, und du bekommst Korrektur-Stress.

3. E-Rechnung (Empfangspflicht seit 2025)

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD) – kein einfaches PDF.

Wichtig 2026: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können (seit 01.01.2025). Beim Versand dürfen sie noch „sonstige Rechnungen” (Papier/PDF) ausstellen – auch über die regulären Übergangsfristen hinaus, sofern keine andere Vereinbarung mit dem Kunden besteht.

Trotzdem empfehlenswert: Schick deinen B2B-Kunden gleich eine echte ZUGFeRD-Rechnung. Du wirkst professionell und wirst meist schneller bezahlt.

Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.

Checkliste: Pflichtangaben Kleinunternehmer-Rechnung 2026

Diese 8 Angaben müssen nach § 14 UStG zwingend auf jede Rechnung – plus der § 19-Hinweis:

1. Vollständiger Name & Anschrift: Von dir (Leistender) UND deinem Kunden (Empfänger).
2. Steuernummer oder USt-IdNr.: Deine Steuernummer reicht; im B2B-/EU-Geschäft ist die USt-IdNr. datenschutzfreundlicher.
3. Ausstellungsdatum: Wann hast du die Rechnung geschrieben?
4. Fortlaufende Rechnungsnummer: Einmalig, lückenloses System (z. B. 2026-001).
5. Menge & Art: Was hast du geleistet/geliefert? („3 Stunden Beratung Webdesign”, „5x Handgefertigte Seife”).
6. Leistungszeitraum: Wann hast du die Leistung erbracht? (Auch „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” ist zulässig.)
7. Entgelt: Der Rechnungsbetrag (bei Kleinunternehmern netto = brutto, da keine USt).
8. Pflicht-Hinweis Kleinunternehmer: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Eine Rechnung mit Kleinunternehmer-Hinweis können Sie ohne Anmeldung im Browser erstellen.

Anleitung: Perfekte Kleinunternehmer-Rechnung in 4 Schritten (kostenlos)

Du könntest jetzt versuchen, alles mühsam in Word zusammenzubauen – und dann hoffen, dass nichts fehlt. Oder du machst es dir einfach.

Mit unserem kostenlosen Rechnungsprogramm, einer schlanken Rechnungssoftware speziell für Kleinunternehmer, erstellst du in wenigen Klicks eine korrekte E-Rechnung, als PDF (ZUGFeRD) oder für Behörden (XRechnung).

Schritt 1: Generator öffnen

Geh auf kostenlose-erechnung.de/erstellen. Keine Anmeldung, kein Abo nötig. 3 Rechnungen pro Monat sind dauerhaft kostenlos.

Schritt 2: Deine Daten & Kleinunternehmer-Status aktivieren

Trage deine Firmeninfos ein.

Tipp: Unter „Steueroptionen” „Kleinunternehmer” wählen. Das Tool fügt automatisch den § 19-Hinweis ein und setzt die MwSt. auf 0 %. Du kannst es nicht mehr vergessen.

Schritt 3: Kunde & Leistung

Klassisch (kostenlos): Kundendaten und Positionen direkt eintippen. Der Generator rechnet automatisch.

Profi-Weg: Mit der Premium-Kundenverwaltung (Business-Tarif, 14 Tage gratis) wählst du Kunden per Klick aus dem Adressbuch. Im Finanz-Dashboard behältst du Umsätze im Blick.

Schritt 4: Format wählen (ZUGFeRD empfohlen)

ZUGFeRD ist der pragmatische Standard:

• Dein Kunde sieht ein normales PDF – lesbar wie gewohnt.
• Im Hintergrund stecken die XML-Daten – maschinenlesbar für die Buchhaltung.
• Du bist auf der sicheren Seite, falls dein B2B-Kunde künftig nur noch echte E-Rechnungen akzeptiert.

Warum kostenlose-erechnung.de für Kleinunternehmer?

Andere Rechnungsprogramme (Lexware, sevDesk) sind super – aber oft „mit Kanonen auf Spatzen geschossen” und kosten 10–30 €/Monat.

Bei uns:

• **Dauerhaft kostenlos:** 3 Rechnungen/Monat im Free-Tarif, ohne Anmeldung. Die PDFs tragen unten einen dezenten Anbieterhinweis.
• **Keine Installation:** Browser, auch auf Handy/Tablet.
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• **Rechtskonform:** ZUGFeRD 2.5 / XRechnung 3.0, EN 16931.
• **Professionell:** [Eigenes Logo](/funktionen/eigenes-logo/), [werbefreie Rechnungen](/preise/) im Business-Tarif.

Mehr Komfort? Der Business-Tarif (119 €/Jahr, 14 Tage gratis testen) liefert Kundenverwaltung, GoBD-Archiv und Mahnwesen.

Fazit: Mach es dir leicht

Rechnungen schreiben gehört zum Geschäft – muss aber keine Qual sein. Als Kleinunternehmer hast du den Vorteil, dass du flexibel bist. Nutze Werkzeuge, die genauso flexibel sind wie du.

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Weiterführende Ratgeber

• Rechnungsnummer: System, Pflichten & häufige Fehler
• Umsatzsteuer für Selbstständige: Alles einfach erklärt
• Betriebsausgaben richtig erfassen & Steuern sparen
• Angebot schreiben: Vorlage & Tipps für Selbstständige
• Selbstständig machen 2026: Checkliste für den Start
• Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

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Dieser Artikel wurde am 8. Dezember 2025 veröffentlicht und zuletzt am 21. Juli 2026 von Dennis Bär (Gründer kostenlose-erechnung.de) aktualisiert. Er entspricht dem aktuellen Stand zu § 14 UStG, § 19 UStG (Kleinunternehmer-Schwellen 25.000 € / 100.000 €) und der E-Rechnungspflicht. Dieser Ratgeber stellt keine steuerliche Beratung dar.

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