Wiederkehrende Rechnungen eignen sich, wenn Sie demselben Kunden regelmäßig eine vereinbarte Leistung zu gleichbleibenden Konditionen berechnen – etwa einen monatlichen Retainer, eine Wartungspauschale oder eine jährliche Lizenz. Sie hinterlegen Kunde, Positionen, Rhythmus und Starttermin einmal. Das System erzeugt zu jedem Fälligkeitstermin eine neue Rechnung mit eigener Rechnungsnummer.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Erstellung und Versand: Prüfen Sie die erste erzeugte Rechnung immer als Entwurf. Ein automatischer Folgeversand ist erst sinnvoll, wenn Empfängeradresse, Leistungsbeschreibung, Steuerangaben und Abrechnungszeitraum stimmen.

Die wichtigsten Punkte:

  • Jede erzeugte Rechnung ist ein eigener Beleg mit eigenem Ausstellungsdatum und eigener Rechnungsnummer.
  • Der Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum muss zur tatsächlich abgerechneten Leistung passen.
  • Monatliche, quartalsweise und jährliche Rhythmen decken typische Retainer-, Wartungs- und Abo-Fälle ab.
  • Ändern sich Preis, Leistungsumfang oder Steuerbehandlung, muss die Vorlage vor dem nächsten Lauf angepasst werden.
  • Bei kostenlose-erechnung.de bleibt die erste Rechnung ein Entwurf; der automatische Versand betrifft auf Wunsch erst die Folgerechnungen.

Laptop auf einem Schreibtisch als Arbeitsplatz für die regelmäßige Rechnungsstellung

Wann ist eine wiederkehrende Rechnung sinnvoll?

Eine Serie passt, wenn der Abrechnungsfall vorhersehbar ist. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern ob Kunde, Leistung, Preis und Rhythmus über mehrere Termine stabil bleiben.

AbrechnungsfallSinnvoller Ablauf
Monatlicher Beratungs-Retainer zum FestpreisWiederkehrende Rechnung mit monatlichem Rhythmus
Quartalsweise WartungspauschaleWiederkehrende Rechnung mit quartalsweisem Rhythmus
Jährliche Lizenz oder MitgliedschaftWiederkehrende Rechnung mit jährlichem Rhythmus
Monatlich wechselnde ProjektstundenZeiten erfassen und nach tatsächlichem Aufwand abrechnen
Einmaliger AuftragEinzelrechnung erstellen
Preis oder Leistungsumfang ändert sich häufigVorlage vor jedem Lauf prüfen oder manuell abrechnen

Eine wiederkehrende Rechnung ist kein Vertrag und ersetzt keine Vereinbarung über Leistung, Preis, Laufzeit oder Kündigung. Sie setzt die vereinbarte Abrechnung lediglich regelmäßig um.

Wiederkehrende Rechnung oder Dauerrechnung?

Die Begriffe werden im Alltag oft vermischt, beschreiben aber unterschiedliche Abläufe:

  • Bei einer wiederkehrenden Rechnung entsteht zu jedem Termin ein neuer Beleg. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum werden für den jeweiligen Abrechnungsfall geführt.
  • Eine Dauerrechnung ist ein einmal ausgestelltes Dokument für fortlaufende, gleichbleibende Leistungen. Sie wird häufig zusammen mit weiteren Vertragsunterlagen verwendet.

Für Retainer, Wartung und Abos ist die wiederkehrende Einzelrechnung oft leichter nachzuvollziehen: Beide Seiten können jede Abrechnungsperiode einem eigenen Beleg zuordnen. Ob im konkreten Fall stattdessen eine Dauerrechnung geeignet ist, hängt von Vertrag, Leistung und steuerlicher Behandlung ab. Bei Unsicherheit sollten Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung klären.

Welche Angaben muss jede Folgerechnung enthalten?

Automatisch erzeugte Rechnungen unterliegen denselben Anforderungen wie manuell erstellte Rechnungen. § 14 Abs. 4 UStG nennt unter anderem:

  • vollständige Namen und Anschriften von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
  • Ausstellungsdatum,
  • eine einmalig vergebene Rechnungsnummer,
  • Art und Umfang der Leistung,
  • Zeitpunkt der Leistung,
  • Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Bei einer monatlichen Betreuung kann der Leistungszeitraum beispielsweise „01.09.2026 bis 30.09.2026“ lauten. Nach § 31 Abs. 4 UStDV darf für den Leistungszeitpunkt auch der Kalendermonat angegeben werden. Maßgeblich ist, dass die Angabe zur tatsächlichen Leistung und zur Vereinbarung mit dem Kunden passt.

Prüfen Sie die Vorlage außerdem neu, wenn sich eine dieser Grundlagen ändert:

  • Preis oder Rabatt,
  • Leistungsumfang,
  • Steuersatz oder Steuerbefreiung,
  • Kundenanschrift oder Rechnungsempfänger,
  • Zahlungsziel,
  • Start- oder Endtermin der Serie.

So richten Sie den Ablauf sauber ein

1. Wiederholbaren Abrechnungsfall abgrenzen

Beschreiben Sie die Leistung so konkret, dass der Kunde den Beleg ohne Rückfrage zuordnen kann. „Beratung September 2026 gemäß Betreuungsvertrag“ ist aussagekräftiger als „Dienstleistung“.

Wenn der Aufwand jeden Monat schwankt, ist eine pauschale Vorlage möglicherweise nicht der richtige Weg. Dann können Sie beispielsweise Projektstunden erfassen und abrechnen.

2. Kunde und Empfängeradresse prüfen

Hinterlegen Sie die aktuelle Rechnungsanschrift. Für einen späteren automatischen E-Mail-Versand ist zusätzlich eine gültige Empfängeradresse erforderlich. Fragen Sie bei Geschäftskunden nach, ob Rechnungen an eine zentrale Buchhaltungsadresse oder über einen anderen vereinbarten Kanal gehen sollen.

3. Rhythmus und Laufzeit festlegen

Bei kostenlose-erechnung.de stehen monatliche, quartalsweise und jährliche Intervalle zur Verfügung. Wählen Sie außerdem den Starttermin und – falls bereits bekannt – ein Enddatum. Die Serie lässt sich später pausieren und fortsetzen.

Der Rechnungszeitpunkt muss zur Vereinbarung passen: Eine im Voraus berechnete Monatspauschale folgt einem anderen Ablauf als eine Abrechnung nach Ablauf des Leistungsmonats.

4. Erste Rechnung als Entwurf prüfen

Der erste Lauf bleibt bewusst ein Entwurf. Kontrollieren Sie dabei mindestens:

  1. Kunde und Empfängeradresse,
  2. Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum,
  3. Betrag, Steuerangaben und Zahlungsziel,
  4. Rechnungsformat,
  5. E-Mail-Text und Versandziel.

Erst diese Prüfung zeigt, ob die Vorlage den realen Abrechnungsfall korrekt abbildet.

5. Folgeversand bewusst aktivieren

Ab Business können Sie wiederkehrende Rechnungen einrichten und den automatischen Versand für Folgerechnungen optional aktivieren. Eine Folgerechnung wird nur automatisch versendet, wenn eine gültige Empfängeradresse vorliegt und die Prüfung erfolgreich ist. Andernfalls bleibt sie als Entwurf zur Kontrolle.

Als Inhaber erhalten Sie eine E-Mail-Zusammenfassung zu erstellten Entwürfen, erfolgreichen Sendungen und Fehlern. So bleibt der Ablauf nachvollziehbar, ohne dass Sie jeden Termin manuell anstoßen müssen.

6. Serie bei Änderungen pausieren

Pausieren Sie die Serie, bevor eine unklare oder geänderte Leistung abgerechnet wird. Das gilt beispielsweise bei einer Vertragsunterbrechung, einer Preisänderung oder einem Wechsel der Steuerbehandlung. Nach der Anpassung können Sie die Serie fortsetzen.

Praxisbeispiel: monatlicher Retainer

Eine Designerin betreut einen Geschäftskunden für eine feste Monatspauschale. Der Vertrag beginnt am 1. Oktober, die Rechnung soll jeweils am Monatsersten für den laufenden Monat entstehen.

Die Vorlage enthält:

  • Kunde und zentrale Rechnungsadresse,
  • Position „Design-Betreuung gemäß Vertrag“,
  • den vereinbarten Monatsbetrag,
  • monatlichen Rhythmus,
  • Starttermin 1. Oktober,
  • Zahlungsziel gemäß Vereinbarung.

Am 1. Oktober erzeugt das System die erste Rechnung als Entwurf. Die Designerin prüft den Leistungszeitraum, die Steuerangaben und den Empfänger und versendet den Beleg selbst. Danach kann sie den automatischen Folgeversand aktivieren. Ändert sich der Retainer ab Januar, passt sie die Vorlage vor dem Januar-Lauf an.

Der entscheidende Nutzen liegt nicht in einem pauschalen Zeitversprechen, sondern in einem kontrollierten Prozess: Der wiederkehrende Teil wird vorbereitet, die erste Rechnung wird verifiziert und Abweichungen fallen auf, bevor sie ungeprüft an Kunden gehen.

Was gilt für E-Rechnungen?

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gelten seit 1. Januar 2025 neue Regeln zur E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist dabei kein einfaches PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Nach den BMF-FAQ können Rechnungsaussteller bis Ende 2026 grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Ausnahmen und der konkrete Umsatz müssen im Einzelfall geprüft werden.

Übliche strukturierte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wählen Sie das Rechnungsformat passend zum Empfänger und zur aktuell geltenden Übergangsregel. Die Automatisierung des Termins ersetzt nicht die Prüfung des Formats.

Mehr zu den Übergangsregeln finden Sie im Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Wann reicht die manuelle Abrechnung?

Eine manuelle Rechnung ist häufig besser, wenn:

  • Menge, Stunden oder Positionen jeden Monat wechseln,
  • die Leistung vor der Abrechnung freigegeben werden muss,
  • der Preis regelmäßig neu vereinbart wird,
  • mehrere Projekte in unterschiedlicher Zusammensetzung zusammenkommen,
  • der Empfänger häufig wechselt.

Die wiederkehrende Rechnung sollte nur den stabilen Teil Ihres Ablaufs automatisieren. Variable Zusatzleistungen können Sie separat abrechnen, statt die Vorlage mit Annahmen zu überladen.

Kostenloser Einstieg oder Business?

Für einzelne Rechnungen reicht der kostenlose Start-Tarif häufig aus. Wiederkehrende Rechnungen und der optionale automatische Folgeversand gehören zum Business-Umfang. Der Business-Test läuft 14 Tage ohne Kreditkarte; ein monatlicher Folgeversand kann deshalb erst nach Ablauf des Testzeitraums fällig werden.

Prüfen Sie den Ablauf daher während des Tests mit der ersten Entwurfsrechnung. Schließen Sie ein Abo nur ab, wenn die regelmäßige Abrechnung Ihren tatsächlichen Arbeitsprozess vereinfacht. Aktuelle Tarifdetails stehen auf der Preisübersicht.

Sie rechnen regelmäßig Kundenaufträge ab und suchen ein passendes Programm? Der Einstieg für Selbstständige und Freiberufler zeigt den Weg von vorhandenen Kundendaten über Angebote und Stunden zur nächsten Rechnung. Dort können Sie den 14-Tage-Test starten oder eine einzelne Rechnung ohne Konto erstellen.

Häufige Fragen

Ist jede automatisch erzeugte Rechnung ein eigener Beleg?
Ja. Jeder Lauf erzeugt eine eigene Rechnung mit eigenem Ausstellungsdatum und einer einmalig vergebenen Rechnungsnummer. Auch der Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum muss zum jeweiligen Abrechnungsfall passen.
Wird die erste wiederkehrende Rechnung automatisch versendet?
Nein. Bei kostenlose-erechnung.de bleibt die erste erzeugte Rechnung als Entwurf zur manuellen Prüfung. Der automatische Versand kann optional für spätere Folgerechnungen aktiviert werden.
Was passiert, wenn der automatische Versand scheitert?
Wenn beispielsweise die Empfängeradresse fehlt oder die Prüfung nicht erfolgreich ist, bleibt die Rechnung als Entwurf. Der Inhaber erhält eine Zusammenfassung zu Entwürfen, Sendungen und Fehlern.
Welche Intervalle stehen zur Verfügung?
Wiederkehrende Rechnungen lassen sich monatlich, quartalsweise oder jährlich planen. Für andere Rhythmen sollten Sie prüfen, ob eine manuelle Abrechnung den tatsächlichen Leistungszeitraum besser abbildet.
Muss eine wiederkehrende B2B-Rechnung eine E-Rechnung sein?
Das hängt vom Leistungsdatum, den gesetzlichen Übergangsregeln und möglichen Ausnahmen ab. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden; für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die Übergangsfrist grundsätzlich bis Ende 2027.

Quellen

Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Wiederkehrende Rechnungen kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.