Sie müssen als Kleinunternehmer keine E-Rechnung allein wegen 2027 oder 2028 ausstellen. Wenn ein Auftraggeber strukturierte Daten wünscht oder Ihr Rechnungsablauf davon profitiert, können Sie trotzdem freiwillig ZUGFeRD oder XRechnung verwenden. Diese Anleitung behandelt den praktischen Export; die rechtliche Einordnung steht im Kleinunternehmer-Pflichtcheck. BMF-FAQ, Frage 4
Das Wichtigste in Kürze
- Wählen Sie die Kleinunternehmer-Steuerbehandlung statt nur einen Steuersatz von null einzutragen.
- Fragen Sie den Kunden nach Format, Referenz und Versandweg.
- Kontrollieren Sie den exportierten Steuerbefreiungshinweis und die Rechnungsdaten.
- Laden Sie die Originaldatei herunter und organisieren Sie die Aufbewahrung; der Gasteditor ist kein Online-Archiv.
Was sollten Sie vor dem Öffnen des Editors bereitlegen?
- Ihren Namen beziehungsweise die korrekte Firmierung und Anschrift;
- die für die Rechnung notwendigen steuerlichen Identifikationsangaben;
- Kundendaten und gegebenenfalls eine Bestell- oder Projektreferenz;
- Leistungsbeschreibung, Zeitpunkt beziehungsweise Zeitraum und vereinbartes Entgelt;
- die tatsächlich geltende Steuerbehandlung;
- das vom Kunden gewünschte Format und den vereinbarten Eingang.
Die genauen gesetzlichen Mindestangaben für Kleinunternehmerrechnungen behandelt der Pflichtangaben-Ratgeber. Eine eindeutige Nummer und eine klare Leistungszuordnung unterstützen Ihren eigenen Arbeitsablauf, auch wenn Sie eine freiwillige strukturierte Rechnung erstellen.
Schritt 1: Den passenden Auftrag und das Format wählen
Vereinfachtes Beispiel: Ein Webdesigner nutzt die Kleinunternehmerregelung und rechnet eine abgeschlossene Website-Leistung an einen Firmenkunden ab. Der Kunde möchte ein lesbares PDF mit strukturierten Daten. Beide stimmen ZUGFeRD und die Rechnungsadresse ab. Das Beispiel ist kein Kundenbericht und enthält keine behauptete eigene Praxiserfahrung.
Verlangt der Kunde ausdrücklich XRechnung, wählen Sie diese Ausgabe. Ein ZUGFeRD-EN-16931-PDF ist nicht automatisch eine XRechnung. Der Formatvergleich erklärt die zusätzliche CIUS und die Grenzen der Austauschbarkeit.
Schritt 2: Die Kleinunternehmer-Auswahl prüfen
Öffnen Sie den Rechnungseditor und verwenden Sie die vorgesehene Auswahl für die Kleinunternehmerregelung. Prüfen Sie die daraus erzeugte Steuerbehandlung und den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Ein geeigneter Hinweis lautet beispielsweise: „Steuerfreie Leistung – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Übernehmen Sie nicht ungeprüft eine alte Vorlage mit Umsatzsteuerausweis. Der Auswahlknopf entscheidet nicht darüber, ob Sie steuerrechtlich Kleinunternehmer sind.
Schritt 3: Kunde, Leistung und Rechnungsangaben kontrollieren
Erfassen Sie die tatsächliche Rechnungsanschrift und den Leistungsumfang. „Dienstleistung pauschal“ kann für die Zuordnung zu ungenau sein. Eine konkrete Beschreibung wie „Gestaltung der Website-Startseite, Leistungszeitraum September 2026“ macht den Teiljob nachvollziehbar.
Prüfen Sie gespeicherte Kundendaten bei einem neuen Auftrag erneut: Die Rechnungsadresse oder benötigte Referenz kann sich geändert haben. Lassen Sie sich nicht allein von einer vertrauten PDF-Vorlage leiten.
Schritt 4: Export herunterladen und strukturierte Daten lesen
Wählen Sie die vereinbarte ZUGFeRD- oder XRechnung-Ausgabe und laden Sie die Datei herunter. Öffnen Sie anschließend genau diese Datei im E-Rechnungs-Viewer.
| Kontrollpunkt | Frage vor dem Versand |
|---|---|
| Aussteller und Kunde | Sind Namen und Anschriften richtig? |
| Auftrag | Sind Leistung und Zeitraum verständlich zugeordnet? |
| Steuerbehandlung | Ist die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung korrekt abgebildet? |
| Betrag | Stimmt der Betrag mit der Vereinbarung überein? |
| Format und Referenz | Entspricht der Export der Kundenvorgabe? |
| Prüfergebnis | Wurde die verfügbare technische Prüfung tatsächlich ausgeführt? |
Ein grüner technischer Status beweist nicht die fachliche Richtigkeit des Steuerfalls. Bei widersprüchlichen sichtbaren und strukturierten Daten sind die strukturierten Daten führend. BMF-FAQ, Fragen 7 und 12a
Schritt 5: Versenden und die Originaldatei sichern
Nutzen Sie den vereinbarten Eingang des Kunden. Wenn Sie aus dem Gastmodus arbeiten, versenden Sie die heruntergeladene Datei selbst. Die ursprünglichen XML-Daten müssen erhalten bleiben; ein Ausdruck oder ein neu gedrucktes PDF genügt nicht als Ersatz. BMF-FAQ, Frage 13
Bei einer einfachen PDF statt einer E-Rechnung klären Sie die Empfängerzustimmung. Die Ausnahme für Kleinunternehmer bedeutet nicht, dass vertragliche Formatvorgaben bedeutungslos sind. Für Behördenaufträge prüfen Sie zusätzlich die einschlägigen B2G-Regeln. § 14 UStG und BMF-FAQ, Frage 4a
Wann genügt der Einstieg und wann hilft Business?
Ein einzelner Export kann im Gasteditor beginnen. Für einen wiederkehrenden Kundenstamm und regelmäßigen Versand vergleichen Sie den tatsächlichen Funktionsumfang: E-Mail-Versand und Rechnungsarchiv sind eigene Abläufe mit Tarifbedingungen. Das Archiv im Produkt ist keine automatische Folge des Gastexports.
Aktuelle Preise und Grenzen stehen unter Tarife und Leistungen. Verzichten Sie auf einen Tarifwechsel, solange kein konkreter Arbeitsbedarf besteht. Die Kleinunternehmer-Ausnahme endet auch 2028 nicht allein aufgrund des Jahreswechsels.
Nächster Schritt: Erstellen Sie für einen tatsächlich anstehenden Auftrag den vereinbarten Export und kontrollieren Sie ihn mit der Tabelle. Zum Üben verwenden Sie klar gekennzeichnete Demo-Daten, keine fiktive echte Kundenrechnung.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Rechnung ohne USt. erstellen.