E-Rechnungs-Tools 2026: 7 Anbieter im Vergleich

E-Rechnungen sind Pflicht. Seit 2025 müssen Sie als Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können – und auch der Versand wird zur Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle anderen (§ 14 UStG). Nur Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) – empfangen können müssen sie trotzdem. Die große Frage: Muss ich dafür wirklich Geld ausgeben?

Die klare Antwort: Nein. Es gibt inzwischen hervorragende Tools, mit denen Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD (z. B. mit unserem kostenlosen ZUGFeRD-Generator) und XRechnung (z. B. mit unserem kostenlosen XRechnung-Generator) online und komplett gratis erstellen können. Aber: Die Unterschiede zwischen den Anbietern sind riesig. Manche sind wirklich dauerhaft kostenlos. Andere locken mit einem Free-Plan und verstecken alles Wichtige hinter einer Bezahlschranke.

Wer nicht vergleichen, sondern anfangen will, springt direkt zum kostenlosen Rechnungsprogramm – drei Rechnungen pro Monat, ohne Anmeldung.

Wir haben 7 Tools gründlich getestet und zeigen Ihnen ehrlich, welches für Sie das richtige ist. Egal ob Sie Freelancer, Handwerker, Kleinunternehmer oder frischer Gründer sind.

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Kurzer Reminder: Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Falls Sie gerade erst in das Thema einsteigen: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Es ist ein Dokument mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten im XML-Format. Ihr Steuerberater (und das Finanzamt) können diese Daten automatisch auslesen und verarbeiten.

In Deutschland gibt es zwei relevante Formate:

• ZUGFeRD (aktuelle Version 2.5, anzuwenden seit 1. Juli 2026): Ein Hybrid-Format – PDF für den Menschen, eingebettetes XML für den Computer. Ideal für den B2B-Verkehr. (Mehr erfahren)
• XRechnung (aktuelle Version 3.0.2): Reines XML – Pflichtformat für Rechnungen an Behörden (B2G).

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind damit zukunftssicher. Gepflegt werden sie vom FeRD (ZUGFeRD) und von der KoSIT über XEinkauf (XRechnung).

Wollen Sie die gesetzlichen Grundlagen im Detail verstehen? Dann lesen Sie unseren ausführlichen Ratgeber: Änderungen für Selbstständige 2026.

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Unsere Bewertungskriterien

Bevor wir in den Vergleich einsteigen, erklären wir kurz, wie wir getestet haben. Unser Fokus liegt auf Selbstständigen, Kleinunternehmern und Gründern – also Menschen, die wenig Zeit für Technik haben und wenig Budget für Software.

Wir haben jedes Tool nach 5 Kriterien bewertet:

1. 1 Echte Kosten Dauerhaft kostenlos oder nur Testphase?
2. 2 Einsteigerfreundlichkeit Kann man sofort loslegen?
3. 3 Einstiegshürde Installation oder Anmeldung nötig?
4. 4 Datenschutz Wo landen Ihre Daten?
5. 5 Konformität EN 16931 und GoBD?

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Die 7 besten Tools im Test – Die Rangliste

Platz 1: kostenlose-erechnung.de (Testsieger)

Unser kostenloser E-Rechnung Generator belegt den ersten Platz – und das nicht, weil es unser Tool ist. Sondern weil es objektiv die niedrigsten Einstiegshürden und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Gelegenheitsnutzer bietet.

Das Besondere: Sie können sofort loslegen – ohne Anmeldung und ohne Installation. Einfach Browser öffnen, Daten eingeben, Rechnung erstellen. Fertig. Das Tool arbeitet nach dem „Local-First”-Prinzip: Ihre Daten werden zunächst lokal im Browser verarbeitet, nicht auf fremden Servern.

Hinter dem Generator steht dabei ein vollwertiges Rechnungsprogramm mit Kundenverwaltung, Angeboten und 3-stufigem Mahnwesen – die E-Rechnung ist eine Funktion davon, nicht das ganze Produkt.

Formate: ZUGFeRD 2.5 (PDF + XML) und XRechnung 3.0.2 (XML)

Kostenlos: Bis zu 3 E-Rechnungen pro Monat – dauerhaft, keine Testphase.

Business (119 €/Jahr, entspricht 9,92 €/Monat): Unbegrenzte Rechnungen, GoBD-konformes Rechnungsarchiv, GoBD-Export, Finanz-Dashboard, Mahnwesen mit 3 Stufen, eigenes Logo und werbefreie Rechnungen. Alle Details auf der Preisseite.

Bonus-Features im kostenlosen Account (mit Registrierung):

• Daten sicher in der Cloud gespeichert
• Automatische Rechnungsnummern-Verwaltung
• E-Rechnungen auslesen und visualisieren – zum Prüfen eingehender Rechnungen
• E-Rechnungen validieren – technischer Konformitäts-Check

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Platz 2: sevdesk Free

sevdesk bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat. Kontakte und Produkte lassen sich unbegrenzt anlegen. Nach dem Testzeitraum wird das Konto laut Anbieter automatisch in diesen kostenlosen Tarif übernommen. Quelle: sevdesk-Hilfe zum kostenlosen Tarif, geprüft am 29.09.2026.

Einordnung: Wenn Sie wenige Rechnungen schreiben und ein Konto nutzen möchten, ist sevdesk Free eine Option. Welche Unterschiede zu unserem Angebot für Ihren Rechnungsalltag zählen, zeigt der Vergleich von sevdesk und kostenlose-erechnung.de.

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Platz 3: B2Brouter

B2Brouter ist ein internationaler Player im E-Invoicing-Markt. Das Besondere: Der kostenlose Basis-Plan bietet Zugang zum Peppol-Netzwerk – das ist das europäische Rechnungsversand-Netzwerk, das vor allem für Behörden relevant ist.

Was bekommen Sie kostenlos?

• E-Rechnungen erstellen und versenden (ZUGFeRD, XRechnung, UBL)
• Kostenloser Zugang zum Peppol-Netzwerk
• 1 Benutzer
• Persönlicher Support

Laut B2Brouter-Tarifübersicht (Abruf: 4. November 2026) umfasst Basic bis zu 24 Transaktionen pro Jahr. Dazu zählen gesendete und empfangene Rechnungen sowie Steuerberichte.

Was kostet der Aufstieg? Kostenpflichtige Pläne für mehr Nutzer und höheres Volumen.

Unser Fazit: B2Brouter ist die richtige Wahl, wenn Sie zwingend via Peppol an Behörden senden müssen. Für den normalen B2B-Alltag ist die Oberfläche aber zu komplex. Wenn Sie Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID schreiben müssen, geht das mit unserem XRechnung-Generator deutlich einfacher.

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Platz 4: Papierkram FREE

Papierkram bietet mit „Papierkram FREE" eine dauerhaft kostenlose Version ihrer Buchhaltungssoftware. Sie unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format.

Was bekommen Sie kostenlos?

• Rechnungen erstellen (inkl. E-Rechnungen)
• Zeiterfassung und Projektmanagement
• Belegverwaltung mit Kontakten
• E-Rechnungs-Viewer zum Prüfen eingehender Dateien
• GoBD-konforme Speicherung

Was fehlt im Free-Tarif?

• Papierkram-Logo zwangsweise auf Ihren Rechnungen (Branding!)
• Kein Bankabgleich
• Keine Umsatzsteuervoranmeldung
• Kein DATEV-Export

Unser Fazit: Papierkram FREE ist leistungsstark – wenn Sie mit dem Firmen-Logo auf Ihren Rechnungen leben können. Für Rechnungen ohne Fremd-Branding brauchen Sie dort einen kostenpflichtigen Tarif ab 9,90 €/Monat. Bei kostenlose-erechnung.de steht im Gratistarif nur eine dezente Textzeile am Seitenende statt eines Logos, und sie lässt sich pro Rechnung für 1,99 € ohne Abo entfernen. Premium-Nutzer erhalten komplett werbefreie Rechnungen.

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Platz 5: PDF24

PDF24 ist eigentlich ein PDF-Toolkit – aber seit der E-Rechnungspflicht bieten sie auch einen kostenlosen Online-E-Rechnungsgenerator an. Er erstellt sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen.

Was bekommen Sie kostenlos?

• E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellen
• Keine Installation nötig (Online-Version)
• Auch als Offline-Version im PDF24 Creator verfügbar

Was fehlt?

• Kein Direktversand aus dem Tool
• Keine Kundenverwaltung oder Speicherung
• Minimale Rechnungs-Features (keine Nummerierung, kein Archiv)
• Keine integrierte Validierung

Unser Fazit: PDF24 ist ein solides Basis-Tool, wenn Sie wirklich nur eine einzelne Rechnung generieren wollen. Für alles, was darüber hinausgeht – Kundenverwaltung, automatische Nummern, Kleinunternehmerregelung – brauchen Sie ein vollwertigeres Tool. Wenn Sie als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben, achten Sie darauf, dass der korrekte Hinweis auf § 19 UStG erscheint – bei kostenlose-erechnung.de passiert das automatisch.

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Platz 6: Zistemo

Zistemo positioniert sich als „Business-Plattform" mit Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungserstellung. Der kostenlose Rechnungsgenerator erstellt professionelle Rechnungen – seit der E-Rechnungspflicht auch im ZUGFeRD-Format.

Was bekommen Sie kostenlos?

• Rechnungen erstellen (PDF und ZUGFeRD)
• Keine Anmeldung nötig für den Generator
• Professionelles Layout

Was fehlt?

• XRechnung-Support unklar (primär ZUGFeRD)
• Erweiterte Features (Zeiterfassung, Projekte) nur kostenpflichtig
• Limitierte Anpassungsmöglichkeiten im Free-Generator
• Keine Validierung und kein E-Rechnungs-Viewer

Unser Fazit: Zistemo ist eine nette Option, wenn Sie zusätzlich Zeiterfassung brauchen. Für die reine E-Rechnungserstellung gibt es bessere und vollständigere Tools. Wenn Ihnen die Kombination aus Rechnung + Zeiterfassung wichtig ist, lohnt sich aber ein Blick.

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Platz 7: Lexware Office / FastBill (nur Testphase)

Diese beiden Angebote unterscheiden sich von einem dauerhaft kostenlosen Tarif: Lexware Office können Sie 30 Tage testen, FastBill 14 Tage. Für die anschließende kostenpflichtige Nutzung entscheiden Sie sich für einen Tarif. Die Testphase allein ist kein laufendes Bezahlabo. Quellen geprüft am 29.09.2026.

Für die Auswahl zählt der benötigte Umfang: Prüfen Sie bei jedem Anbieter, welcher Tarif Ihre Rechnungsstellung, Belegverarbeitung und Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei abdeckt. Vergleichen Sie reguläre Preise und Zahlungsintervalle; ein zeitlich begrenzter Rabatt sagt wenig über die laufenden Kosten aus.

Lexware Office in Ihrer Auswahl? Der Vergleich mit kostenlose-erechnung.de stellt die Unterschiede für Ihre Rechnungsstellung gegenüber.

FastBill in Ihrer Auswahl? Im FastBill-Vergleich finden Sie die Tarif- und Funktionsunterschiede zu unserem Angebot.

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Der große Vergleich auf einen Blick

Hier alle 7 Tools in einer Übersichts-Tabelle:

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Welches Tool ist das richtige für Sie?

Um Ihnen die Entscheidung noch einfacher zu machen, haben wir typische Szenarien zusammengestellt:

Sie wollen einfach nur schnell eine Rechnung schreiben

→ kostenlose-erechnung.de

Kein Account, keine Installation, kein Abo. In 60 Sekunden haben Sie Ihre fertige E-Rechnung. Perfekt, wenn Sie gerade Ihr eigenes Business starten und noch nicht wissen, wie viele Rechnungen Sie im Monat schreiben werden.

Sie brauchen Peppol für Behörden

→ B2Brouter

Wenn Ihr Auftraggeber eine Behörde ist und Sie über das Peppol-Netzwerk (ZRE/OZG-RE) senden müssen, ist B2Brouter die richtige Wahl. Alternativ können Sie mit unserem XRechnung-Generator die XML-Datei erstellen und manuell in das ZRE-Portal hochladen.

Sie wollen eine vollständige Buchhaltung

→ Lexware Office oder sevDesk

Wenn Sie automatischen Bankabgleich, ELSTER-Schnittstelle und DATEV-Export brauchen, sind die großen Buchhaltungs-Suites die bessere Wahl. Rechnen Sie aber mit 8–35 € pro Monat.

Sie schreiben als Kleinunternehmer 2–5 Rechnungen im Monat

→ kostenlose-erechnung.de (kostenlos) oder sevDesk Free

Beide bieten 3 kostenlose Rechnungen pro Monat. Der Unterschied: Bei uns brauchen Sie keine Anmeldung, bei sevDesk schon. Unser Tool unterstützt die Kleinunternehmerregelung automatisch.

Sie wollen Ihre Rechnungen auch GoBD-konform archivieren

→ kostenlose-erechnung.de Business

Mit dem Business-Tarif (119 €/Jahr, entspricht 9,92 €/Monat) speichern Sie alle Rechnungen automatisch im GoBD-konformen Rechnungsarchiv. Inklusive GoBD-Export für den Steuerberater. Mehr zur richtigen Archivierung erfahren Sie in unserem Ratgeber: Rechnungen digital archivieren: GoBD-konform in 3 Schritten.

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Worauf Sie bei der Tool-Wahl achten sollten

Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden – diese 5 Punkte sollten Sie immer prüfen:

1. Unterstützt das Tool ZUGFeRD UND XRechnung?

Manche Tools bieten nur eines der Formate an. Für maximale Flexibilität brauchen Sie beide. ZUGFeRD für Ihre Geschäftskunden, XRechnung für Behörden.

2. Ist die erzeugte Rechnung auch wirklich konform?

Nicht jede „E-Rechnung” hält, was sie verspricht. Manche Tools erzeugen XML-Dateien mit Fehlern, die erst auffallen, wenn der Empfänger sie ablehnt. Tipp: Prüfen Sie Ihre erstellten Rechnungen immer mit einem E-Rechnungs-Validator – das spart Ärger.

3. Werden die Pflichtangaben abgefragt?

Eine GoBD-konforme Rechnung braucht bestimmte Pflichtangaben (Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer, etc.). Gute Tools prüfen automatisch, ob alles Nötige vorhanden ist.

4. Wie steht es um den Datenschutz?

Rechnungen enthalten sensible Daten (Adressen, Bankverbindungen, Umsätze). Achten Sie darauf, dass Ihr Tool DSGVO-konform arbeitet und Ihre Daten idealerweise in Deutschland gehostet werden.

5. Gibt es eine Upgrade-Möglichkeit?

Heute schreiben Sie 3 Rechnungen im Monat. In einem Jahr vielleicht 30. Achten Sie darauf, dass aus dem Gratis-Generator eine vollwertige Rechnungssoftware werden kann – mit Kundenstamm, Angeboten und Mahnwesen – ohne dass Sie alles neu aufsetzen müssen.

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Häufig gestellte Fragen

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Fazit: Kostenlos E-Rechnungen erstellen war nie einfacher

Die E-Rechnungspflicht klingt nach Bürokratie-Monster – ist aber kein Grund zur Panik. Mit den richtigen Tools erstellen Sie in unter einer Minute eine rechtskonforme E-Rechnung, die Ihr Kunde direkt in seine Buchhaltung importieren kann.

Unser klares Ergebnis:

Anforderung	Unsere Empfehlung
Schnell & kostenlos E-Rechnung erstellen	kostenlose-erechnung.de
Kostenlose Lösung mit Archivierung	sevDesk Free oder Papierkram FREE
Peppol-Versand an Behörden	B2Brouter
Vollständige Buchhaltung	Lexoffice oder FastBill
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis	kostenlose-erechnung.de Business ab 119 €/Jahr (9,92 €/Monat)

Starten Sie heute. Nicht nächste Woche. Nicht „wenn ich mal Zeit habe”. Jetzt. In 60 Sekunden haben Sie Ihre erste E-Rechnung fertig – und die E-Rechnungspflicht ist kein Thema mehr für Sie.

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Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 34a UStDV – Verzicht auf die elektronische Rechnung (Kleinunternehmer)
• BMF: FAQ zur E-Rechnung
• FeRD: ZUGFeRD 2.5-Spezifikation
• KoSIT / XEinkauf: Standard XRechnung

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Weiterführende Ratgeber

Noch mehr Wissen für Ihr Business:

• GoBD Rechnung schreiben: Komplette Anleitung 2026
• Rechnungen digital archivieren: GoBD-konform in 3 Schritten
• Pflichtangaben auf Rechnungen für Kleinunternehmer
• E-Rechnung archivieren: Software & Pflichten
• Selbstständig machen 2026: Checkliste für Gründer
• Rechnung schreiben: Word vs. Tool – was ist besser?
• ZUGFeRD visualisieren: XML-Rechnung anzeigen & verstehen
• Mahnung schreiben: Anleitung mit Muster 2026
• Änderungen für Selbstständige 2026
• Gutschrift erstellen: Anleitung & Vorlage

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Dieser Vergleich wurde am 10. Februar 2026 erstellt und zuletzt am 11. August 2026 aktualisiert (Formatversionen ZUGFeRD 2.5 / XRechnung 3.0.2, Preise, Rechtsstand inkl. § 34a UStDV). Preise und Features können sich ändern – wir aktualisieren diesen Artikel regelmäßig.

Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Rechnung im Browser erstellen.