Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Schicken müssen Sie E-Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland ab dem 01.01.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 01.01.2028. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen.
| Situation | Was gilt |
|---|---|
| Rechnungen an Unternehmen in Deutschland, Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnung ab 01.01.2027 |
| Rechnungen an Unternehmen in Deutschland, Vorjahresumsatz bis 800.000 € | E-Rechnung ab 01.01.2028 |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Keine Versandpflicht, nur Empfang |
| Rechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise | Keine E-Rechnung nötig |
| Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | Keine E-Rechnung nötig |
| Rechnungen an Privatpersonen | Keine E-Rechnung nötig |
| Vereine | Regeln wie oben, aber nur für Rechnungen aus dem unternehmerischen Bereich |
| Rechnungen an Behörden | Vorgaben des Auftraggebers, beim Bund grundsätzlich XRechnung |
| Alle Unternehmen in Deutschland | E-Rechnungen empfangen seit 01.01.2025 |
Was zum Gesamtumsatz für die Grenze von 800.000 € zählt
Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Frist ab dem 01.01.2027 ist also das Jahr 2026 entscheidend.
- Gezählt werden die vereinnahmten Nettoentgelte für steuerbare Umsätze, mit allen Kunden, nicht nur mit Unternehmen.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnungen, bleiben außen vor. Das gilt auch für den Verkauf von Anlagevermögen, zum Beispiel eines gebrauchten Firmenwagens.
- Genau 800.000 € zählen noch zur längeren Frist, denn das Gesetz verlangt „nicht mehr als“ 800.000 €.
- Es zählt Ihr eigener Umsatz als Aussteller. Wie groß Ihr Kunde ist, ändert Ihre Frist nicht.
Den genauen Wert ermittelt Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung. Für den Check genügt eine Schätzung, solange Sie nicht nahe an der Grenze liegen.
Was bis zum Stichtag noch erlaubt ist
Bis zum Ende Ihrer Übergangszeit dürfen Sie Rechnungen an Firmenkunden weiter auf Papier schicken. Ein einfaches PDF per E-Mail ist in dieser Zeit nur erlaubt, wenn Ihr Kunde zustimmt (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Für Leistungen aus 2025 und 2026 gilt das, solange Sie die Rechnung bis zum 31.12.2026 übermitteln.
- Für Leistungen aus 2027 gilt es bis zum 31.12.2027, aber nur bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026.
- Rechnungen im EDI-Verfahren dürfen Sie für Leistungen aus 2027 mit Zustimmung des Kunden bis zum 31.12.2027 im bisherigen Format schicken, unabhängig vom Umsatz.
- Leistungsjahr und Versandtag zählen zusammen: Eine Leistung aus 2026, die Sie erst 2027 abrechnen, fällt nach dem Wortlaut unter keine Übergangsregel und braucht eine E-Rechnung, auch bei kleinem Umsatz.
E-Rechnungen empfangen: was Sie heute schon brauchen
Seit dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Eine XRechnung ist eine reine Datendatei: Lesbar wird sie mit einem Viewer wie dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer, aufbewahrt wird die empfangene Datei selbst. Wer regelmäßig Eingangsrechnungen erhält, kann sie aus dem Postfach weiterleiten und ausgelesen ablegen; wie das aussieht, zeigt die Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.
So bereiten Sie die Umstellung vor
- Schätzen Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 und halten Sie Ihren Stichtag fest. Der Check oben nennt ihn.
- Listen Sie Ihre Firmenkunden in Deutschland auf und fragen Sie jeden nach der E-Mail-Adresse für Rechnungen. Behörden nennen zusätzlich eine Leitweg-ID.
- Stimmen Sie das Format ab: Eine E-Rechnung als PDF (ZUGFeRD) können Kunden mit jedem PDF-Programm lesen, der Bund verlangt grundsätzlich eine XRechnung. Fragen Sie im Zweifel nach.
- Schicken Sie eine Testrechnung an einen Stammkunden und fragen Sie, ob seine Buchhaltung sie einlesen kann. Mit dem kostenlosen Rechnungseditor geht das ohne Anmeldung.
- Regeln Sie Versand und Zahlungseingang. Wer viele Rechnungen schreibt, verschickt sie am einfachsten direkt aus dem Rechnungsprogramm, wie auf der Seite Rechnungen per E-Mail versenden beschrieben, und sieht offene Beträge unter offene Posten.
Sie schreiben Rechnungen heute in Word oder Excel? Wie Sie bis zum Stichtag umstellen, zeigt der Umstellungsplan für Firmen ohne ERP.
Weiter in die Tiefe gehen die Ratgeber Fallbeispiele zur E-Rechnungspflicht nach Rolle und Umsatz, Versandpflicht 2027 mit Grenzfällen, Ist meine PDF-Rechnung noch erlaubt? und E-Rechnung für Kleinunternehmer. Alle Fristen und Formate stehen in der Übersicht zur E-Rechnung.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen schicken?
Für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland gilt eine Übergangszeit. Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €, schicken Sie ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen. Lag er bei höchstens 800.000 €, gilt die Pflicht ab dem 01.01.2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025.
Mein Umsatz 2026 steht noch nicht fest. Welche Frist gilt?
Maßgeblich ist der tatsächliche Gesamtumsatz 2026, nicht eine Prognose. Liegt Ihre Schätzung nahe an 800.000 €, planen Sie mit dem früheren Termin: Wer ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen schickt, ist in beiden Fällen auf der sicheren Seite. Genau 800.000 € zählen noch zur längeren Frist.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schicken?
Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als einfaches PDF schicken. E-Rechnungen empfangen müssen sie trotzdem können. Freiwillig dürfen sie E-Rechnungen schicken.
Gilt die Pflicht auch für Freiberufler und Selbstständige?
Ja. Für Freiberufler gelten dieselben Regeln wie für andere Unternehmer: Rechnungen an Unternehmen in Deutschland werden je nach Vorjahresumsatz ab dem 01.01.2027 oder ab dem 01.01.2028 zur E-Rechnung. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatpersonen und Rechnungen bis 250 € brutto.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
Keine E-Rechnung brauchen Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatpersonen. Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, verlangt das Umsatzsteuergesetz keine Rechnung.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, und lässt sich elektronisch verarbeiten (§ 14 UStG). Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Während der Übergangszeit dürfen Sie es nur mit Zustimmung des Empfängers schicken.
Muss ich Kunden im Ausland E-Rechnungen schicken?
Nach deutschem Recht nein. Die Pflicht gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde in Deutschland ansässig sind. Für Kunden im Ausland können die Regeln des jeweiligen Landes gelten.
Gilt die Pflicht für Vereine?
Ja, soweit ein Verein als Unternehmer steuerpflichtige Leistungen an Unternehmen in Deutschland abrechnet. Für diese Rechnungen gelten dieselben Fristen. Nutzt der Verein die Kleinunternehmerregelung oder sind seine Leistungen steuerfrei, braucht er keine E-Rechnung.
Was gilt bei Rechnungen an Behörden?
Rechnungen an Behörden regeln Bund und Länder in eigenen Vorschriften, neben dem Umsatzsteuergesetz. Der Bund verlangt seit dem 27.11.2020 E-Rechnungen, grundsätzlich als XRechnung (§ 3 ERechV). Ausgenommen sind dort Direktaufträge bis 1.000 €. Länder und Kommunen regeln das selbst; fragen Sie Ihren Auftraggeber nach Format und Leitweg-ID.
Ersetzt der Check eine Steuerberatung?
Nein. Der Check ordnet die gesetzlichen Regeln allgemein ein. Sonderfälle wie gemischte Leistungen, Organschaften oder Kunden ohne Sitz in Deutschland klärt Ihre Steuerberatung.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der E-Rechnung
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 19 UStG: Gesamtumsatz
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 3 E-Rechnungsverordnung des Bundes
Fachlich geprüft am 07.10.2026.