Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der umsatzsteuerlichen Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind ihre Leistungen dauerhaft ausgenommen. Diese Ausnahme endet nicht 2027 oder 2028. Sie steht in § 34a UStDV; die BMF-FAQ, Fragen 4 und 12 erklären beide Seiten ausdrücklich.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Ausnahme betrifft Ihre eigenen Leistungen als Kleinunternehmer.
  • Ein Lieferant kann Ihnen trotzdem eine strukturierte E-Rechnung für Ihren betrieblichen Einkauf schicken.
  • Eine freiwillige E-Rechnung ist möglich; ein Steuerhinweis und korrekte Daten bleiben notwendig.
  • Beim Wechsel zur Regelbesteuerung müssen Sie die übrigen Pflichten und Übergangsregeln neu prüfen.

Was gilt 2027 und 2028 beim Empfang und beim Ausstellen?

AufgabeKleinunternehmerregelung
E-Rechnungen für betriebliche Einkäufe empfangenSeit 2025 möglich machen
Eigene Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellenDauerhaft ausgenommen nach § 34a UStDV
Freiwillig ZUGFeRD oder XRechnung erstellenMöglich, wenn Inhalt und Format stimmen
Öffentliche Auftraggeber beliefernZusätzlich deren eigenständige B2G-Vorgaben prüfen

Quelle: BMF-FAQ, Fragen 4, 4a und 12, geprüft am 05.10.2026. Die Umsatzschwelle von 800.000 Euro betrifft eine andere Regel: die befristete Erleichterung für Aussteller im Jahr 2027. Sie ist keine Kleinunternehmergrenze.

Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.

Wie stellen Sie den Rechnungseingang sicher?

Für den technischen Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Verhindern Sie, dass zuständige Personen XML-Dateien ungeprüft zurückweisen, nur weil sie nicht wie ein PDF aussehen. Öffnen Sie die Datei mit einem geeigneten E-Rechnungs-Viewer, kontrollieren Sie Leistung und Rechnungsdaten und legen Sie die Originaldaten ab. BMF-FAQ, Fragen 12 und 12a

Bei ZUGFeRD reicht die schöne PDF-Ansicht nicht für jeden Prüffall: Der strukturierte Teil ist führend, wenn Daten voneinander abweichen. Ein Viewer liest vorhandene Dateien. Er ersetzt weder Ihr Postfach noch eine dauerhafte Ablage.

Dürfen Sie weiterhin Papier oder einfache PDFs ausstellen?

Die umsatzsteuerliche Ausnahme von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht lässt sonstige Rechnungen zu. Klären Sie für elektronische sonstige Rechnungen die Zustimmung des Empfängers. Außerdem können vertragliche Anforderungen oder eigenständige B2G-Regeln für einen konkreten Auftrag ein strukturiertes Format verlangen. „Mein Kunde muss jede PDF akzeptieren“ folgt nicht aus der Ausnahme. § 14 Absatz 1 UStG und BMF-FAQ, Fragen 4 und 4a

Wenn Ihr Stammkunde strukturierte Rechnungen bevorzugt, können Sie diese freiwillig anbieten. Das ist eine praktische Entscheidung, keine neue allgemeine Pflicht ab 2028.

Was muss beim freiwilligen Erstellen stimmen?

Die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer muss erkennbar sein. Ein bloß eingetragener Steuersatz von null ist nicht gleichbedeutend mit der passenden Steuerbehandlung im XML. Nutzen Sie die dafür vorgesehene Kleinunternehmer-Auswahl und prüfen Sie den exportierten Hinweis.

Beispiel für einen Hinweis: „Steuerfreie Leistung – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Die konkreten Rechnungsangaben und die Steuerbehandlung müssen zum Fall passen. Eine technische Prüfung bestätigt nicht Ihren persönlichen Kleinunternehmerstatus.

Die praktische Anleitung für eine freiwillige Kleinunternehmer-E-Rechnung führt vom Kundenauftrag zum Export. Für die gesetzlichen Mindestangaben verwenden Sie zusätzlich den Ratgeber zu Kleinunternehmer-Pflichtangaben.

Was passiert beim Wechsel zur Regelbesteuerung?

Sobald Sie nicht mehr als Kleinunternehmer abrechnen, ist die entsprechende Ausnahme erneut zu beurteilen. Für danach erfasste inländische B2B-Umsätze gelten die übrigen Voraussetzungen und Übergangsregeln. Das BMF nennt den Wechsel ausdrücklich als Fall, in dem eine Ausstellungspflicht entstehen kann. BMF-FAQ, Frage 4

Prüfen Sie zum Wechselzeitpunkt Steuerbehandlung, Leistungszeitpunkt und Kundentyp. Für 2027 kann die umsatzabhängige Übergangsregel weiterhin relevant sein; ab 2028 endet sie. Informieren Sie Stammkunden über das künftig vereinbarte Format und passen Sie gespeicherte Vorlagen fachlich an. Details: Übergangsfristen. Ihren Stichtag nach dem Wechsel nennt der Check zur E-Rechnungspflicht, wenn Sie dort angeben, dass Sie Umsatzsteuer ausweisen.

Was gilt für die Aufbewahrung?

Bewahren Sie Rechnungen grundsätzlich acht Jahre auf und erhalten Sie bei E-Rechnungen mindestens den strukturierten Teil in seiner ursprünglichen Form. Ein Ausdruck ersetzt ihn nicht. § 14b UStG und BMF-FAQ, Frage 13

Kaufen Sie kein Archiv allein wegen einer pauschalen Behauptung, jedes Postfach oder jeder Ordner sei automatisch unzulässig. Prüfen Sie den tatsächlichen Ablageprozess. Der Archivierungsratgeber erklärt Originaldatei, Zugriff und Aufbewahrung.

Nächster Schritt: Prüfen Sie eine eingehende Beispieldatei im Viewer und legen Sie einen nachvollziehbaren Ablageweg fest. Für den bloßen Empfang braucht es kein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm.

Quellen

  • Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
  • § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
  • § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
  • § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext

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