Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF-Leseansicht ersetzt die ursprünglichen XML-Daten nicht. § 14b UStG und BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Randziffer 60
Das Wichtigste in Kürze
- Speichern Sie XRechnung-XML und erhalten Sie bei ZUGFeRD die eingebetteten Rechnungsdaten.
- Eine schöne PDF-Ansicht allein beweist nicht, dass die Originaldaten noch vorhanden sind.
- Aufbewahrungsfrist, technische Ablage und vertraglicher Zugriff auf ein Softwarearchiv sind verschiedene Fragen.
- Ein Softwareabo entbindet Sie nicht davon, Export, Zugriff und Ihren eigenen Ablageprozess zu prüfen.
Welche Datei müssen Sie aufbewahren?
| Erhaltene Rechnung | Sinnvolle Ablage | Was allein nicht genügt |
|---|---|---|
| XRechnung | Ursprüngliche XML-Datei; gegebenenfalls zugehörige Anhänge | Ausdruck oder daraus erzeugtes Ansichts-PDF |
| ZUGFeRD | Originale PDF-Datei mit unverändert eingebettetem XML | Neu gedrucktes oder neu gespeichertes PDF ohne XML |
| Zusätzlicher Validierungsbericht | Bei Bedarf nachvollziehbar zusammen mit der Rechnung | Bericht ohne Rechnungsdatei |
Das BMF verlangt für die umsatzsteuerliche Aufbewahrung mindestens den unversehrten strukturierten Teil. Die ganze erhaltene Datei samt relevanten Anhängen zu sichern, verhindert unnötige Verluste bei der Ablage. BMF-Schreiben, Randziffern 35a und 60
Wie prüfen Sie, ob das XML erhalten geblieben ist?
- Speichern Sie die tatsächlich erhaltene Datei, nicht nur eine Browser- oder Druckansicht.
- Öffnen Sie diese gespeicherte Kopie erneut in einem geeigneten E-Rechnungs-Viewer.
- Kontrollieren Sie, ob die strukturierten Rechnungsdaten ausgelesen werden können.
- Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Aussteller, Betrag und Leistungsangaben mit dem Vorgang.
- Testen Sie, ob die Datei später unter ihrer Ablagekennung wieder auffindbar und exportierbar ist.
Beispiel: Sie erhalten eine ZUGFeRD-Datei und wählen im PDF-Programm „Drucken als PDF“. Die neue Datei sieht gleich aus, enthält aber möglicherweise kein eingebettetes XML mehr. Legen Sie deshalb die ursprüngliche Datei ab und behandeln Sie die Druckansicht nur als zusätzliche Lesehilfe. Wie Sie eine empfangene E-Rechnung trotzdem für Freigabe oder Ordner drucken, beschreibt die Anleitung E-Rechnung ausdrucken.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die umsatzsteuerliche Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine in 2026 ausgestellte Rechnung ist im einfachen Regelfall daher bis zum Ende von 2034 aufzubewahren. Sonderfälle oder eine notwendige längere Aufbewahrung sind vor einer Löschung gesondert zu prüfen. § 14b Absatz 1 UStG
Die pauschale Regel „Rechnungen vor 2025 bleiben immer zehn Jahre“ ist keine geeignete Löschregel. Prüfen Sie ältere Bestände und Übergangsvorschriften separat; das Ausstellungsjahr allein rechtfertigt keine solche allgemeine Aussage. Dieser Ratgeber behandelt Rechnungen und leitet daraus keine pauschale Frist für Bücher, Jahresabschlüsse oder alle anderen Dokumentarten ab.
Reicht ein Ordner oder brauchen Sie eine besondere Archivsoftware?
Eine technische Produktbezeichnung entscheidet nicht allein über ordnungsgemäße Aufbewahrung. Entscheidend sind unter anderem Vollständigkeit, nachvollziehbare Zuordnung, Schutz vor unbemerkten Änderungen und ein verlässlicher Zugriff.
Für die Umsatzsteuer stellt das BMF ausdrücklich klar: Allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems begründet noch keinen Verstoß gegen § 14b UStG und die Unversehrtheit des Inhalts. Für andere steuerliche Zwecke bleiben die Anforderungen der GoBD zu beachten. Deshalb sind sowohl „jeder einfache Ordner ist immer verboten“ als auch „jedes Cloudarchiv erfüllt automatisch alle Pflichten“ zu pauschal. BMF-Schreiben, Randziffern 60 und 61
Prüfen Sie Ihren tatsächlichen Prozess: Wer darf Dateien ändern oder löschen? Wie werden Änderungen nachvollziehbar? Wie sind Sicherung, Wiederherstellung, Zuordnung und Export geregelt? Dokumentieren Sie diese Antworten statt eine unbelegte „100 Prozent GoBD“-Zusage zu übernehmen.
Wie passt das Rechnungsarchiv zum Produktablauf?
Im Gasteditor laden Sie die Rechnung selbst herunter; dort entsteht kein dauerhaftes Online-Archiv. Wenn Sie regelmäßig Ausgangsrechnungen erstellen, prüfen Sie die Rechnungsarchiv-Funktion: Sie betrifft festgeschriebene Rechnungen und steht im beschriebenen Umfang mit aktivem Business-Tarif zur Verfügung.
Klären Sie vor der Entscheidung die Exportmöglichkeit, den Zugriff bei Tarifänderung und Ihre Ablage nach Vertragsende. Versprechen wie „zehn Jahre Zugriff unabhängig vom Abo“ werden hier nicht gegeben. Für Eingangsbelege ist die Belegarchiv-Funktion gesondert zu prüfen; Ausgangsrechnungsarchiv und Rechnungseingang sind unterschiedliche Aufgaben.
Eine kompakte Ablagekontrolle
- Originaldatei und strukturierte Daten sind erhalten.
- Die Rechnung ist eindeutig dem Auftrag oder Einkauf zugeordnet.
- Inhalte wurden fachlich geprüft; eine technische Meldung wurde bei Bedarf geklärt.
- Zugriff, Änderungsschutz und Sicherung sind geregelt.
- Die Datei lässt sich wiederfinden und exportieren.
- Vor einer Löschung werden Frist und Sonderfälle geprüft.
Nächster Schritt: Prüfen Sie eine bereits gespeicherte E-Rechnung anhand dieser Liste. Wenn Ihre wiederholte Ausgangsabrechnung eine zentrale Ablage braucht, vergleichen Sie anschließend den Rechnungsarchiv-Ablauf mit Ihrem bestehenden Prozess.
Quellen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- Einführung der obligatorischen E-Rechnung: Änderung des Anwendungsschreibens — Bundesministerium der Finanzen, 15.10.2025; abgerufen am 05.10.2026. Originalschreiben
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
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