// XRECHNUNG · B2G

XRechnung erstellen. Ohne XML-Arbeit.

Erstellen Sie mit dem XRechnung Generator CII-XML nach XRechnung 3.0.2. Der Editor prüft Eingaben und Leitweg-ID; den Schema- und Regelstatus der exportierten Datei ermitteln Sie anschließend im Validator.

XRechnung schreiben Validator nutzen

XRechnung 3.0.2
CII-Export
3 Rechnungen/Monat kostenlos

/erstellen BEREIT

AUSGABE

CII-XML

XRechnung 3.0.2

FORMAT CII-XML

EINSATZ Behörden · B2G

START 0 € · ohne Anmeldung

// 01 · ABLAUF

XRechnung erstellen in 3 Schritten

Unser Assistent führt durch die für Behördenrechnungen vorgesehenen Eingabefelder und den CII-Export.

Pflichtdaten erfassen

Geben Sie einfach die Leitweg-ID und weitere Behördendaten wie Bestellnummer oder Kassenzeichen ein. Die Eingabemaske hilft Ihnen, alle nötigen Informationen strukturiert zu erfassen. Hintergrund: Alle Fakten zur XRechnung-Pflicht in unserer XRechnung-Übersicht.

Automatische Umwandlung

Ihre Eingaben werden im Hintergrund in UN/CEFACT CII D16B für XRechnung 3.0.2 übertragen. UBL ist im Haupteditor derzeit keine Exportauswahl.

Herunterladen und prüfen

Laden Sie die CII-XML herunter, prüfen Sie sie im Validator und gleichen Sie Übermittlungsweg sowie Empfängerfelder mit den Vorgaben Ihres Auftraggebers ab.

// 02 · FORMAT

Pflicht für Behördenaufträge

Für viele Aufträge der öffentlichen Verwaltung sind strukturierte elektronische Rechnungen vorgeschrieben. Anforderungen und Übermittlungswege unterscheiden sich nach Auftraggeber. Der Editor hilft bei der strukturierten Erstellung; Details finden Sie in unserer XRechnung-Übersicht. Technische Details: Exportformat, Prüfmethodik und Änderungen am Regelwerk.

Leitweg-ID Support: Format und Prüfziffer werden automatisch validiert.
CII-Ausgabe: Der Haupteditor exportiert UN/CEFACT CII D16B für XRechnung 3.0.2.
Sofortready: Keine Registrierung bei ZRE oder OZG nötig für die Erstellung.

// DATEI-AUSGABE

Reine XML.
Ohne Ballast.

XRechnung ist ein reines Datenformat. Der Editor bildet Ihre Rechnungsdaten als CII-XML ab; der getrennte Validator weist Schema- und Regelbefunde für die konkrete Exportdatei aus.

CII Export-Syntax

3.0.2 Standard

// 03 · IM ALLTAG

Perfekt für öffentliche Aufträge

B2G-orientierte Eingabefelder, CII-Export und eine getrennte technische Prüfung.

Für Behördenaufträge

Eingabefelder für Leitweg-ID und weitere B2G-Referenzen.

Leitweg-ID

Validierung der korrekten ID-Struktur + Prüfziffer.

Reines XML

CII-Export nach XRechnung 3.0.2.

Datenschutz

Keine Speicherung Ihrer sensiblen Auftragsdaten.

// NACH DEM EXPORT

Datei erzeugen. Dann konkret prüfen.

Der Editor prüft Eingaben und erzeugt das gewählte Format. Den technischen Regelstatus Ihrer exportierten Originaldatei sehen Sie anschließend im passenden Validator.

Validator nutzen

Aus einem öffentlichen Auftrag

Bestellung und Leistung in die passenden Felder übertragen.

Legen Sie die Bestellangaben Ihres Auftraggebers neben den Rechnungsentwurf. Erfassen Sie die vollständige Rechnungsadresse, den Leistungszeitraum und die tatsächlich ausgeführten Leistungen. Die Käuferreferenz erhalten Sie vom Empfänger; bei Behörden kann das eine Leitweg-ID sein. Projekt-, Bestell- und Vertragsnummer haben eigene Felder. Eine Referenz aus der Bestellung gehört damit zu den Rechnungsdaten und bleibt von Ihrer Leistungsbeschreibung unterscheidbar.

Diesen Auftrag im Editor vorbereiten

Eine Hand schreibt Notizen am Schreibtisch neben einem Laptop

Fiktiver BehördenauftragBeratung nach Bestellung

Nach dem Erstellen

Die Originaldatei prüfen und beim Auftraggeber einreichen.

Wählen Sie XRechnung und laden Sie die erzeugte CII-XML herunter. Prüfen Sie diese Datei im Validator. Ein Hinweis zu einem fehlenden Feld führt zurück zur betreffenden Angabe im Entwurf; nach der Korrektur erzeugen und prüfen Sie die Datei erneut. Anschließend reichen Sie das XML über den vom Auftraggeber genannten Weg ein. Bewahren Sie die Originaldatei auf. Bei regelmäßigen Aufträgen sparen gespeicherte Kunden und Leistungen erneute Eingaben; Business ergänzt unbegrenzte Rechnungen und die laufende Verwaltung.

Business für regelmäßige Aufträge auswählen

Blick auf einen Arbeitsplatz mit Laptop, Notizbuch und Pflanze

07 / Der passende Umfang

Ihre nächste Rechnung. Und alle weiteren.

Für einzelne Dateien starten Sie im begrenzten Gastkontingent. Business verbindet Ihre laufende Abrechnung: unbegrenzt Rechnungen ohne Anbieterhinweis, Angebote übernehmen, Stunden abrechnen und direkt versenden. Wählen Sie Business, wenn aus dem einzelnen Download ein regelmäßiger Arbeitsablauf wird.

Einzelne Rechnungen

Start

0 €

Dauerhaft kostenlos. Kein Abo, keine Zahlungsdaten.

Kostenlos testen

Enthalten:

3 Rechnungen im Monat Mit kleinem Werbehinweis
E-Rechnung als PDF (ZUGFeRD) und XRechnung
Je 25 Kunden und Artikel speichern
Eigenes Logo auf der Rechnung
Wiederkehrende Rechnungen 1 Vorlage
2 kostenlose Lesezugänge Etwa für Ihre Steuerberatung

Alle Funktionen vergleichen

Laufender Rechnungsalltag

Business

Business Plus

ab 19,08 € / Monat (zzgl. MwSt.)

229,00 € pro Jahr, jährlich im Voraus.

Tarif buchen

Alles aus Business, außerdem:

DATEV-Export Rechnungen und Belege für die Steuerberatung
Unbegrenzt Belege erfassen Mit Texterkennung
Eigene Empfangsadresse für Lieferanten
Eingehende E-Rechnungen automatisch prüfen
Abschlags- und Schlussrechnungen

Alle Funktionen vergleichen

Erst ausprobieren? 14 Tage alle Funktionen von Business Plus für eine Person. Ohne Kreditkarte, der Test endet automatisch ohne Abbuchung.

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// JETZT ERSTELLEN

XRechnung für Behörden erstellen

Jetzt kostenlos & ohne Anmeldung die Rechnung für Ihren öffentlichen Auftrag schreiben. Hintergrund: Alle Fakten zur XRechnung-Pflicht.

XRechnung erstellen

Ohne Kreditkarte · ohne Installation · direkt im Browser

// 04 · FRAGEN

Fragen zur XRechnung

Antworten zu Format, Export und praktischer Nutzung.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID adressiert eine Behörde im elektronischen Rechnungseingang. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer. Welche Buyer Reference und welches Format benötigt werden, teilt der öffentliche Auftraggeber mit; fehlerhafte Angaben können zur Zurückweisung führen.

Kann ich eine XRechnung als PDF senden?

Nein. Eine XRechnung muss zwingend im XML-Format eingereicht werden. Ein PDF (auch ein Ausdruck oder Scan der XML) ist keine XRechnung. Senden Sie die XML-Datei direkt — per E-Mail, ZRE/OZG-RE-Portal oder PEPPOL.

Welche XRechnung-Version unterstützt der Generator?

Unser Generator erzeugt die aktuell veröffentlichte XRechnung 3.0.2. Für einen Nachfolger ist derzeit kein verbindlicher Veröffentlichungstermin bekannt; wir übernehmen neue KoSIT-Releases erst mit den offiziellen Validierungsartefakten und testen den Parallelbetrieb.

Funktioniert die Datei auch für ZRE und OZG-RE?

Der Haupteditor erzeugt XRechnung als CII-XML. Ob eine konkrete Datei über ZRE, OZG-RE, Peppol oder E-Mail angenommen wird, hängt zusätzlich von Empfängerfeldern und dem freigegebenen Übermittlungsweg ab. Prüfen Sie deshalb die Vorgaben des Auftraggebers und validieren Sie die exportierte Datei vor dem Versand.

Was kostet die Erstellung einer XRechnung?

Start enthält bis zu 3 Rechnungen pro Monat. Business bietet unbegrenzte Rechnungen und ergänzt unter anderem Angebote, Zeiterfassung und direkten E-Mail-Versand. Business Plus ist für die Verwendung von XRechnung allein nicht erforderlich.

Wer prüft die XRechnung beim Empfänger?

Empfangssysteme prüfen XRechnungen mit ihrem jeweils aktiven Schema- und Schematron-Regelsatz. Der Generator prüft Eingaben und erzeugt CII-XML; für den technischen Regelstatus einer konkreten Datei nutzen Sie anschließend unseren XRechnung Validator. Die Annahmeentscheidung bleibt beim Empfänger.

Kann ich XRechnung-XML selbst von Hand schreiben?

Theoretisch ja. Praktisch umfasst das Datenmodell zahlreiche Pflicht- und Optionalfelder, Codelisten und kontextabhängige Regeln. Manuell erstellte Dateien sollten deshalb vor der Einreichung mit dem vom Empfänger erwarteten Regelsatz geprüft werden.

Was passiert, wenn die Behörde ein anderes Format verlangt?

Manche Empfänger fordern PEPPOL BIS Billing 3.0, ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG oder ein länderspezifisches CIUS. Unser Tool kann auch ZUGFeRD erzeugen — wechseln Sie im Editor das Ausgabeformat. Wenn ein Empfänger ausdrücklich Peppol BIS Billing 3.0 fordert, reicht der XRechnung-Export nicht: Nutzen Sie dann eine Peppol-Lösung, die das geforderte Profil erzeugt und validiert.

Wie lange muss ich XRechnungen aufbewahren?

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Das gilt auch für andere Buchungsbelege. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei 10 Jahren. Die XML-Datei muss im Originalformat nach den geltenden GoBD-Grundsätzen archiviert werden — ein PDF-Ausdruck ersetzt die digitale Originaldatei nicht.

Wie kann ich XRechnungen lesbar machen?

Mit unserem XRechnung Validator & Viewer öffnen Sie XML-Dateien direkt im Browser, sehen alle Felder in lesbarer Tabellenform und erhalten gleichzeitig eine Schema-Validierung.

Ist das Tool wirklich ohne Anmeldung nutzbar?

Ja. Für den Free-Tier (3 XRechnungen/Monat) brauchen Sie keine Anmeldung. Die Daten verbleiben lokal in Ihrem Browser, bis Sie die XML herunterladen.

Sind Lieferanten zur XRechnung verpflichtet?

Ja. Für Lieferanten des Bundes gilt die XRechnung-Pflicht bereits seit 27.11.2020. Fast alle Bundesländer haben eigene E-Rechnungsverordnungen erlassen, die strukturierte elektronische Rechnungen vorschreiben — Schwellenwerte und Übergangsfristen variieren.

// 05 · WISSEN

XRechnung in der Tiefe — alles, was Sie wissen müssen

Vertiefung für Sonderfälle, Empfängeranforderungen und Formatauswahl.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G). Sie ist ein reines XML-Dokument nach der europäischen Norm EN 16931 und wird vom KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung enthält sie keine grafische Darstellung — Software liest sie automatisch ein und bucht die Daten weiter. Hintergrund: Alle Fakten zur XRechnung-Pflicht und Standard 3.0.2.

Pflichtfelder einer XRechnung

Typische Kerndaten sind Rechnungsnummer (BT-1), Ausstellungsdatum (BT-2), Rechnungstyp (BT-3), Währung (BT-5), Buyer Reference (BT-10), Angaben zu Aussteller und Empfänger, Leistungsdaten, Positionen sowie Steuer- und Rechnungssummen. Welche Felder im Einzelfall erforderlich sind, bestimmen EN 16931, die XRechnung-CIUS und der Geschäftsvorfall. Der Editor strukturiert die Eingaben; der Validator weist den Regelstatus der exportierten Datei aus.

Leitweg-ID Format erklärt

Die Leitweg-ID hat den Aufbau [Grobadressierung]-[Feinadressierung]-[Prüfziffer]. Beispiel: 04011000-12345-67. Grobadressierung: 4–12 Zeichen alphanumerisch, identifiziert die zuständige Verwaltungseinheit. Feinadressierung: bis 30 Zeichen, optional, für die genaue Dienststelle oder Kostenstelle. Prüfziffer: 2 Ziffern, errechnet sich aus den vorhergehenden Zeichen. Sie erhalten die ID vom Auftraggeber. Unser Tool prüft das Format sofort und meldet ungültige Prüfziffern.

Übermittlungswege: ZRE, OZG-RE, PEPPOL, E-Mail

Vier Wege sind in der Praxis relevant. ZRE (zrebzn.bund.de): Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes für unmittelbare Bundesbehörden. Upload, E-Mail-Eingang, PEPPOL, Webformular. OZG-RE: OZG-konforme Plattform für die mittelbare Bundesverwaltung und kooperierende Länder. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): europäisches Netzwerk für hochautomatisierte Workflows; Sie benötigen einen Access-Point-Anbieter. E-Mail: schlicht als XML-Anhang, falls der Empfänger das zulässt. Für Solo-Selbstständige und KMUs reicht ZRE-Upload oder E-Mail-Versand.

XRechnung 3.0.2: Was ist aktuell?

Produktiv im Einsatz ist XRechnung 3.0.2 — eine Patch-Version des 3.0-Strangs mit präzisierten Schematron-Regeln und Codelisten-Updates. Wichtige Felder: erweiterte Skonto-Angaben (BT-20-1, BT-20-2), Pflichtangabe Käufer-Referenz (BT-10), klare Trennung von Buyer und Payee. Maßgeblich bleibt stets der vom Empfänger verlangte aktive Validatorstand.

Validatorstand und künftige XRechnung-Releases

XRechnung 3.0.2 bleibt der offiziell veröffentlichte Produktivstand. Ein verbindlicher Termin für eine Nachfolgeversion ist derzeit nicht veröffentlicht. Unser XRechnung Validator und der Generator wechseln erst mit einem offiziellen KoSIT-Release; bis dahin bleiben Version, Schematron und Codelisten gemeinsam gepinnt.

Häufige Validierungsfehler und wie man sie behebt

BR-DE-1: Buyer Reference beziehungsweise Leitweg-ID prüfen. BR-CO-15: Positions-, Nachlass- und Zuschlagssummen abgleichen. BR-S-08: Steuerberechnung je Kategorie prüfen. BR-CL-21: den passenden Code aus der verlangten Codeliste verwenden. Der Editor meldet Eingabelücken und Plausibilitätsprobleme; Schema- und Schematron-Befunde erhalten Sie durch die separate Validierung der exportierten XML.

Unterschied XRechnung vs. ZUGFeRD

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML (UBL oder CII)	Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Lesbar für Menschen	Nein (ohne Viewer)	Ja (sichtbares PDF)
Hauptanwendung	B2G (Behörden)	B2B (Unternehmen)
Eingebettetes PDF	Nein	Ja, PDF/A-3
Profile / Varianten	UBL / CII	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG

Mehr Details in unserer ZUGFeRD-Übersicht und der XRechnung-Übersicht.

Pflicht-Zeitplan B2G und B2B

B2G (Behörden, seit 27.11.2020): XRechnung ist Pflicht für Lieferanten des Bundes ab Auftragswerten > 1.000 € (Schwellen variieren in den Ländern). B2B Empfangspflicht (seit 01.01.2025): alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. B2B Versandpflicht ab 01.01.2027: für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €. Ab 01.01.2028: für alle nicht befreiten Unternehmen. Ob und ab wann die Pflicht für Sie gilt, zeigt der E-Rechnungspflicht-Check in wenigen Fragen. Hintergrund zur Pflicht in unserer E-Rechnung-Übersicht.

Was tun, wenn die Behörde ein anderes Format verlangt?

Manche Empfänger fordern Peppol BIS Billing 3.0, ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG oder ein länderspezifisches CIUS. Klären Sie das vor der ersten Rechnung. Der Haupteditor bietet XRechnung derzeit als CII sowie ZUGFeRD im Profil EN 16931 an; UBL und Peppol BIS Billing sind dort keine auswählbaren Exporte. Bei Sondervorgaben sprechen Sie den IT-Verantwortlichen der Behörde an.