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XRechnung

XRechnung verstehen. Das passende Format wählen.

XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung. Sie hat kein gestaltetes PDF-Layout. Der Empfänger kann Referenzen und einen bestimmten Einreichungsweg vorgeben.

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Formatwissen · Generator und Prüfung sind getrennte Schritte
Gasteditor: 3 Rechnungen im Monat mit Anbieterhinweis

Blick auf einen Arbeitsplatz mit Laptop, Notizbuch und Pflanze
Illustrative FormatdarstellungXRechnung

Vorgaben. Format. Datei. Ausgabe: Strukturierte XML-Datei. Empfänger: Formatvorgaben vorab klären. Prüfung: Technische Regeln, keine Geschäftsbestätigung. Passenden Erstellungsweg auswählen

Empfänger fragenFormat einordnenGenerator verwenden
Für Ihre tägliche Arbeit

Strukturierte Rechnungsdaten für den vorgesehenen Empfänger.

Eine XRechnung eignet sich für einen Ablauf, in dem die Rechnungsdaten elektronisch verarbeitet werden. Sie beschreiben Ihre Leistung im Editor; die Ausgabe ist eine XML-Datei statt eines gestalteten PDF-Dokuments.

XRechnung

Leistungen als strukturierte Positionen ausgeben

Erfassen Sie Kunde, Leistungsbeschreibung, Menge, Einheit und vereinbarten Preis. Ergänzen Sie den zutreffenden Steuerfall und die erforderlichen Rechnungsangaben. Die XML-Ausgabe überträgt diese Informationen in das Rechnungsformat. Eine Beratung nach Stunden, ein geliefertes Produkt oder ein vereinbartes Paket bleiben dabei nachvollziehbare Positionen, auch wenn die Datei kein vertrautes Papierlayout zeigt.

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XRechnung

Referenzen für den Auftraggeber ergänzen

Gerade öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine genaue Zuordnung zum Empfänger oder Auftrag. Eine Leitweg-ID kann dabei als Käuferreferenz erforderlich sein; andere Kunden verwenden eigene Bestell- oder Projektreferenzen. Fragen Sie den Auftraggeber nach den konkreten Angaben und übernehmen Sie sie in das vorgesehene Feld. Eine passende Rechnungsadresse allein reicht nicht immer für die elektronische Zuordnung.

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Zwei Frauen besprechen Unterlagen an einem Tisch
Illustrativer BehördenauftragRechnung einem Auftrag zuordnen

Vorgaben. Referenzen. XML. Kunde: Öffentlicher Auftraggeber. Referenz: Vorgabe des Empfängers. Datei: Strukturierte XML-Rechnung. Einreichungsweg gesondert abstimmen

XRechnung

Die XML-Datei im Viewer lesbar kontrollieren

Die strukturierte Datei lässt sich mit einem geeigneten Ausleser als Rechnung anzeigen. Unser Viewer hilft Ihnen, die erkannten Angaben zu prüfen und den technischen Befund zu lesen. So können Sie vor der Weitergabe erkennen, ob beispielsweise Pflichtangaben fehlen oder Regelprüfungen Fehler melden. Die Anzeige dient der Kontrolle; sie verändert das XML-Original nicht.

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XRechnung

Regelmäßige Kundenaufträge im selben Ablauf bearbeiten

Mit Business können Sie gespeicherte Kunden, Angebote und erfasste Zeiten für Ihren Rechnungsentwurf nutzen. Anschließend wählen Sie das erforderliche Format. Bei Rechnungen an Behörden beachten Sie zusätzlich deren Einreichungsweg. Ein E-Mail-Versand aus der App ist keine automatische Einreichung in jedes Behördenportal und ersetzt dessen Vorgaben nicht.

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So funktioniert es

So entsteht Ihr Ergebnis.

  1. Empfänger fragen

    Klären Sie akzeptiertes Format und benötigte Referenzen mit Ihrem Auftraggeber.

  2. Format einordnen

    XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung. Sie hat kein gestaltetes PDF-Layout. Der Empfänger kann Referenzen und einen bestimmten Einreichungsweg vorgeben.

  3. Generator verwenden

    Erfassen Sie Rechnung und Leistung. Kontrollieren Sie die Ausgabe; Versand und Einreichung sind ein eigener Schritt.

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Umfang und passende Nutzung

Das können Sie damit tun.

Ein Dateiformat oder erfolgreicher technischer Check garantiert keine inhaltlich richtige Rechnung, steuerliche Einordnung oder Annahme durch jeden Empfänger.

Lesbar und strukturiert
Strukturierte XML-Datei. Im Viewer lassen sich vorhandene E-Rechnungen anzeigen.
Profil beachten
Verwendete Standards und unterstützte Prüfungen stehen im technischen Nachweis.
Datei erstellen
Der Generator erfüllt den Erstellungsauftrag; diese Seite erklärt die Formatentscheidung.
XRechnung im Generator erstellen
Gut vorbereitet starten

Vor der ersten XRechnung an einen Auftraggeber.

Die Annahme hängt neben dem Format auch von Empfängerangaben und dem vereinbarten Übermittlungsweg ab. Bereiten Sie diese Informationen gemeinsam mit Ihrem Auftrag vor.

  1. Empfängervorgaben einholen

    Klären Sie Format, Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID, zusätzliche Bestellangaben und Einreichungsweg. Verwenden Sie die Angaben des Auftraggebers. Ein syntaktischer Leitweg-ID-Check bestätigt weder die Existenz des Empfängers noch die Zuständigkeit für Ihren Auftrag.

  2. Leistung und Beträge kontrollieren

    Prüfen Sie den tatsächlich abgerechneten Umfang, den Leistungszeitraum und Ihren Steuerfall. Für Zeitaufträge können Sie mit Business ausgewählte erfasste Einträge übernehmen. Die technische Ausgabe ist erst nach dieser inhaltlichen Kontrolle sinnvoll.

  3. Datei prüfen und richtig einreichen

    Laden Sie das XML herunter und kontrollieren Sie es im Viewer. Bei Fehlern korrigieren Sie die Rechnungsdaten und erzeugen eine neue Datei. Geben Sie das Original über den verlangten Weg weiter und bewahren Sie es unverändert auf. Ein zusätzlicher Ausdruck ersetzt das XML nicht.

Der passende Tarif

Für eine XRechnung. Oder für Ihre regelmäßige Abrechnung.

Start ermöglicht einzelne XRechnungen im vorgesehenen Monatsumfang. Business ergänzt unbegrenzte Rechnungen, Kundenabläufe, Angebote, Stunden und Versand. Business Plus bietet zusätzlich Abschlags- und Schlussrechnungen sowie erweiterten Beleg- und Exportumfang. Die Verwendung von XRechnung allein macht keinen Plus-Tarif erforderlich.

Einzelne Rechnungen

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Dauerhaft kostenlos. Kein Abo, keine Zahlungsdaten.

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Enthalten:
  • 3 Rechnungen im Monat Mit kleinem Werbehinweis
  • E-Rechnung als PDF (ZUGFeRD) und XRechnung
  • Je 25 Kunden und Artikel speichern
  • Eigenes Logo auf der Rechnung
  • Wiederkehrende Rechnungen 1 Vorlage
  • 2 kostenlose Lesezugänge Etwa für Ihre Steuerberatung
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  • Versand per E-Mail aus dem Programm Mit Zustellstatus je Rechnung
  • Zahlungserinnerung und Mahnungen
  • Wiederkehrende Rechnungen Auf Wunsch automatisch versendet
  • Angebote und Zeiten in Rechnungen übernehmen
  • Weitere Benutzer mit Rollen 5,90 € im Monat je weiterem Zugang
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Belege & Steuerberatung

Business Plus

ab 19,08 € / Monat (zzgl. MwSt.)

229,00 € pro Jahr, jährlich im Voraus.

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  • DATEV-Export Rechnungen und Belege für die Steuerberatung
  • Unbegrenzt Belege erfassen Mit Texterkennung
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  • Eingehende E-Rechnungen automatisch prüfen
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Gut zu wissen

Noch eine Frage?

Warum kann ich die Datei nicht wie ein PDF öffnen?

XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Ein Viewer macht die Rechnungsangaben lesbar. Die Originaldatei bleibt XML und enthält kein gestaltetes PDF-Rechnungslayout.

Wird meine XRechnung automatisch an eine Behörde übertragen?

Die Erstellung liefert Ihnen die XML-Datei. Den Einreichungsweg bestimmt der Auftraggeber. Der direkte E-Mail-Versand im Business-Tarif ist von einer Einreichung in einem Behördenportal zu unterscheiden.

Ist XRechnung eine gewöhnliche PDF-Rechnung?

Nein. XRechnung ist XML und enthält kein gestaltetes PDF.

Garantiert das Format die Annahme?

Nein. Empfängeranforderungen, Referenzen und Inhalt müssen zusätzlich stimmen.

Für Ihren Rechnungsalltag

Probieren Sie es
mit Ihrem nächsten Auftrag.

Testen Sie alle Funktionen 14 Tage mit Ihrem nächsten Auftrag. Danach entscheiden Sie, welcher Tarif zu Ihrer Arbeit passt.

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Der nächste Schritt
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