Ein ZUGFeRD-PDF verbindet eine lesbare Rechnung und strukturierte Daten. Klären Sie Profil und Empfängeranforderungen, bevor Sie das Format auswählen.
Formatwissen · Generator und Prüfung sind getrennte Schritte
Gasteditor: 3 Rechnungen im Monat mit Anbieterhinweis
Vorgaben. Format. Datei. Ausgabe: PDF mit eingebetteten XML-Daten. Empfänger: Formatvorgaben vorab klären. Prüfung: Technische Regeln, keine Geschäftsbestätigung. Passenden Erstellungsweg auswählen
ZUGFeRD verbindet die sichtbare Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten. Das ist besonders praktisch, wenn Ihr Kunde eine lesbare Datei möchte und sie zugleich in einem E-Rechnungsablauf verarbeiten soll.
Das PDF zeigt Positionen, Beträge, Steuerdarstellung und Zahlungsangaben in einem gestalteten Dokument. Ihr Empfänger kann es mit einem gewöhnlichen PDF-Programm lesen. Im Business-Umfang können Sie den Auftritt mit Vorlagen und Farben an Ihre Firma anpassen. Die Lesbarkeit ersetzt die strukturierten Daten jedoch nicht: Beides gehört in der ausgegebenen Originaldatei zusammen.
Passenden Tarif für diesen Ablauf ansehenIn der PDF-Datei steckt zusätzlich ein XML mit den Rechnungsinformationen. Ein geeigneter Ausleser kann beispielsweise Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen und Summen daraus anzeigen. Bei der Verarbeitung zählen die strukturierten Angaben. Wenn Sie nach der Ausgabe nur den sichtbaren PDF-Text verändern, verändern Sie das eingebettete XML dadurch nicht automatisch. Erstellen Sie Korrekturen daher aus den Rechnungsdaten.
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Angaben. PDF + XML. Empfänger. PDF: Lesbare Rechnungsansicht. XML: Eingebettete strukturierte Angaben. Kontrolle: Original gemeinsam aufbewahren. Menschen lesen, Software verarbeitet
Erfassen Sie im Editor Kunde, Leistung und zutreffenden Steuerfall und wählen Sie die entsprechende PDF-Ausgabe. Für regelmäßige Aufträge können Sie mit Business Kundendaten, Angebote und Projektstunden weiterverwenden. Sie benötigen dadurch keine getrennte manuelle XML-Erstellung neben der Rechnung. Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob der Empfänger das verwendete Format und Profil akzeptiert.
Passenden Tarif für diesen Ablauf ansehenGeben Sie die vollständige Originaldatei an den Empfänger weiter. Im Business-Tarif können Sie Ihre Rechnung direkt aus dem Programm versenden. Bewahren Sie das PDF mit seinen eingebetteten strukturierten Daten auf; ein Ausdruck enthält diese Daten nicht. Zum späteren Auslesen oder technischen Prüfen verwenden Sie die Originaldatei und erhalten einen Befund zu den unterstützten Regeln.
Passenden Tarif für diesen Ablauf ansehenKlären Sie akzeptiertes Format und benötigte Referenzen mit Ihrem Auftraggeber.
Ein ZUGFeRD-PDF verbindet eine lesbare Rechnung und strukturierte Daten. Klären Sie Profil und Empfängeranforderungen, bevor Sie das Format auswählen.
Erfassen Sie Rechnung und Leistung. Kontrollieren Sie die Ausgabe; Versand und Einreichung sind ein eigener Schritt.
Ein Dateiformat oder erfolgreicher technischer Check garantiert keine inhaltlich richtige Rechnung, steuerliche Einordnung oder Annahme durch jeden Empfänger.
Formatwahl, steuerlicher Inhalt und Übermittlung sind verschiedene Schritte. Klären Sie diese Punkte vor der ersten Rechnung an einen neuen Empfänger.
Fragen Sie Ihren Geschäftskunden nach seinen E-Rechnungsvorgaben. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist als E-Rechnung geeignet. Unsere Standards-Seite dokumentiert den tatsächlichen Produkt- und Prüfstand. Eine reine Versionsangabe ersetzt die Prüfung des passenden Profils nicht.
Prüfen Sie Adressen, Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Preis und Steuerfall im Entwurf. Ergänzen Sie verlangte Bestell- oder Projektreferenzen. Ein technisch korrektes Format kann fehlende oder sachlich unrichtige Angaben zu Ihrem Auftrag nicht nachträglich heilen.
Laden Sie die erzeugte Datei herunter und öffnen Sie sie zur Kontrolle. Für den Versand verwenden Sie genau diese Datei. Zum Anzeigen der strukturierten Angaben können Sie den Viewer nutzen. Legen Sie das Original so ab, dass es auch bei der späteren Kanzleiübergabe vorhanden ist.
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Alle Funktionen 14 Tage testenDie sichtbare PDF-Rechnung kann er mit einem PDF-Programm lesen. Um die eingebetteten XML-Daten auszulesen und technisch zu prüfen, braucht er ein geeignetes Werkzeug, beispielsweise unseren Viewer.
Nein. Ein gewöhnliches PDF enthält nicht automatisch strukturierte Rechnungsdaten. Erstellen Sie die Rechnung aus den Angaben im Generator und verwenden Sie die ausgegebene Originaldatei mit eingebettetem XML.
Nein. ZUGFeRD ergänzt ein lesbares PDF um strukturierte XML-Rechnungsdaten.
Nein. Empfängeranforderungen, Referenzen und Inhalt müssen zusätzlich stimmen.
Testen Sie alle Funktionen 14 Tage mit Ihrem nächsten Auftrag. Danach entscheiden Sie, welcher Tarif zu Ihrer Arbeit passt.
