Die richtige Frage lautet zuerst: Geht es um eine Rechnung, die Sie empfangen, oder um eine Rechnung, die Sie ausstellen? Auch ein Kleinunternehmer mit ausschließlich Privatkunden muss E-Rechnungen für seinen betrieblichen Einkauf empfangen können. Seine eigenen Rechnungen sind von der umsatzsteuerlichen E-Rechnungs-Ausstellungspflicht dagegen ausgenommen. BMF-FAQ, Fragen 4 und 12
Das Wichtigste in Kürze
- Die Empfangsbereitschaft gilt seit 2025 auch für Kleinunternehmer und B2C-Betriebe.
- Die allgemeine Ausstellungspflicht betrifft bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
- Kundentyp, Umsatzart und Ausnahmen sind vor dem eigenen Pflichtdatum zu prüfen.
- 2028 beendet die Übergangsregel, nicht die gesetzlichen Ausnahmen.
Rechtsgrundlagen: § 14 UStG, § 27 Absatz 38 UStG und BMF-FAQ.
Sie brauchen nur Ihr eigenes Ergebnis? Der Check zur E-Rechnungspflicht fragt die vier Schritte unten in bis zu fünf Fragen ab und nennt Ihren Stichtag. Die Fallbeispiele in diesem Ratgeber helfen bei Grenzfällen.
Schritt 1: Empfangen Sie die Rechnung für Ihr Unternehmen?
Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung für einen betrieblichen Einkauf sendet, müssen Sie diese technisch annehmen können. Die Art Ihrer eigenen Kunden ändert daran nichts. Für private Einkäufe gelten andere Regeln. BMF-FAQ, Fragen 2, 3 und 12
Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Für XRechnung-XML oder die strukturierten Daten in ZUGFeRD verwenden Sie einen geeigneten Viewer. Kontrollieren Sie Leistung und Rechnungsdaten und bewahren Sie die Originaldaten auf. Im Empfangsratgeber sind Postfach, Viewer und Ablage als getrennte Aufgaben erklärt.
Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.
Schritt 2: Wer empfängt Ihre Ausgangsrechnung?
| Kundensituation | Einordnung Ihrer Ausgangsrechnung |
|---|---|
| Privatkunde für einen privaten Auftrag | Keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht |
| Inländisches Unternehmen für dessen Betrieb | Umsatzart, Ausnahmen und Übergangsregel weiter prüfen |
| Kleinunternehmer als Kunde | Kann Empfänger einer verpflichtenden E-Rechnung sein |
| Unternehmen ohne inländische Ansässigkeit | Nicht pauschal der deutschen Inlands-B2B-Pflicht zuordnen; sonstige Landesregeln prüfen |
| Öffentlicher Auftraggeber | Zusätzlich dessen B2G-Regeln und Einreichungsvorgaben prüfen |
Quelle und Stand: BMF-FAQ, Fragen 2 bis 4a, geprüft am 05.10.2026. Ein öffentlicher Auftraggeber kann zugleich unter umsatzsteuerliche Regeln fallen, wenn er als Unternehmer handelt.
Schritt 3: Liegt eine Ausnahme beim Ausstellen vor?
Prüfen Sie insbesondere:
- Kleinunternehmerstatus des Ausstellers: Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind gemäß § 34a UStDV ausgenommen.
- Betrag: Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto brauchen keine strukturierte E-Rechnung.
- Umsatzart: Für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG greift die allgemeine Ausstellungspflicht nicht.
- Fahrausweise: Als Rechnung geltende Fahrausweise sind gesondert ausgenommen.
Quelle: BMF-FAQ, Frage 4. Für gemischte oder besondere Steuerfälle reicht das Berufsbild allein nicht. Eine Arztpraxis oder ein Verein ist nicht automatisch für jede Leistung ausgenommen.
Eine umsatzsteuerliche Ausnahme hebt vertragliche Vorgaben oder eigenständige B2G-Vorschriften nicht automatisch auf. Fragen Sie daher nach den Anforderungen des konkreten Auftraggebers, bevor Sie das Format bestimmen.
Schritt 4: Welches Pflichtdatum gilt für Sie?
Wenn der Umsatz der Ausstellungspflicht unterliegt, prüfen Sie die Übergangsregeln. Bis Ende 2026 besteht die allgemeine Übergangsregel. Für 2027 ist der Gesamtumsatz des Ausstellers in 2026 maßgeblich: mehr als 800.000 Euro oder höchstens 800.000 Euro. Genau 800.000 Euro gehört zur zweiten Gruppe. § 27 Absatz 38 UStG
| Vereinfachtes Beispiel | Empfang | Eigene Ausstellung |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer, auch mit Firmenkunden | Seit 2025 möglich machen | Dauerhaft ausgenommen; freiwillige E-Rechnung möglich |
| Regelbesteuerter Freelancer, nur Privatkunden | Seit 2025 möglich machen | Keine allgemeine B2B-Pflicht für diese Kunden |
| Regelbesteuerter B2B-Dienstleister, 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 | Seit 2025 möglich machen | Umsatzabhängige Übergangsregel für 2027 möglich |
| Regelbesteuerter B2B-Dienstleister, 800.001 Euro Gesamtumsatz 2026 | Seit 2025 möglich machen | Grundsätzlich E-Rechnung für erfasste Umsätze ab 2027 |
Die letzten beiden Beispiele setzen voraus, dass keine andere Ausnahme greift. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es außerdem eine gesonderte Übergangsregel. Die Fristenübersicht erklärt die Einzelheiten.
Was tun bei wenigen Rechnungen oder einem Statuswechsel?
Die Anzahl Ihrer Rechnungen allein befreit nicht von der Pflicht. Ein einziger erfasster B2B-Umsatz kann eine E-Rechnung erfordern. Entscheidend bleiben Status, Leistung, Kunde und Übergangsregel. § 14 Absatz 2 UStG
Beim Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung entfällt die entsprechende Ausnahme. Prüfen Sie ab dem Wechselzeitpunkt die übrigen Voraussetzungen und Übergangsregeln erneut. Der Kleinunternehmer-Ratgeber behandelt diesen Fall gesondert.
Ihr nächster Schritt richtet sich nach dem Ergebnis
Empfang fehlt: Öffnen Sie eine geeignete Beispieldatei mit dem E-Rechnungs-Viewer, prüfen Sie die Daten und legen Sie den Ablageweg fest. Das Werkzeug liest Dateien; es ersetzt kein Postfach und kein dauerhaftes Archiv.
Ausstellung betroffen: Nutzen Sie die B2B-Umstellungscheckliste für Stammkundendaten, Format, Versand und Ablage. Ein einzelner Export kann im Gasteditor beginnen. Business wird dann interessant, wenn ein belegter wiederkehrender Arbeitsbedarf entsteht, etwa beim direkten Rechnungsversand. Eine Steuerfrist allein ist kein Grund für ein bestimmtes Abo.
Öffentlicher Auftraggeber: Lassen Sie sich Format, Referenzen und Einreichungsweg nennen. Die pauschale Aussage „alle Behörden seit 2020“ beschreibt die unterschiedlichen Bundes-, Landes- und Kommunalregeln nicht zuverlässig.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
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