Die Frist ist nur ein Teil der E-Rechnungsfrage. Häufige Rückfragen betreffen einzelne Kunden, wenige Rechnungen oder eine zurückgewiesene Datei. Diese FAQ klärt solche Folgefragen. Den chronologischen Überblick finden Sie im Leitfaden 2025 bis 2028.

Das Wichtigste in Kürze

  • Wenige Rechnungen allein begründen keine Ausnahme.
  • Ein Kleinunternehmer kann Empfänger einer verpflichtenden E-Rechnung sein.
  • Ein fehlender Viewer beim Kunden ändert das erforderliche Rechnungsformat nicht automatisch.
  • Technische Rückweisung und umsatzsteuerlicher Inhaltsfehler müssen getrennt beurteilt werden.

Grundlagen: § 14 UStG, BMF-FAQ und BMF-Schreiben vom 15.10.2025.

Gilt die Pflicht auch bei nur zwei Rechnungen im Jahr?

Ja, wenn der konkrete Umsatz der Ausstellungspflicht unterliegt und keine Ausnahme oder Übergangsregel greift. Die Zahl der Rechnungen ist kein Befreiungsgrund. Prüfen Sie Status, Empfänger, Leistung und Zeitpunkt. Kleinunternehmerleistungen oder Kleinbetragsrechnungen können dagegen unabhängig von dieser Zahl ausgenommen sein. § 14 UStG und BMF-FAQ, Frage 4

Der Check zur E-Rechnungspflicht führt in bis zu fünf Fragen durch diese Entscheidung, Grenzfälle erklärt der Ratgeber Bin ich betroffen?. Er ersetzt die pauschale Aussage „jeder Freelancer muss ab 2028 jede Rechnung als XML senden“.

Muss ich einem Kleinunternehmer eine E-Rechnung schicken?

Ein Kleinunternehmer als Empfänger kann eine verpflichtende E-Rechnung erhalten. Die Ausnahme betrifft Leistungen, die ein Kleinunternehmer selbst ausstellt. Verwechseln Sie deshalb den Status Ihres Kunden nicht mit Ihrer eigenen Befreiung. Kleinunternehmer müssen den Empfang seit 2025 ermöglichen. BMF-FAQ, Fragen 2, 4 und 12

Beispiel: Ein regelbesteuerter Lieferant rechnet einen erfassten betrieblichen Einkauf an einen Kleinunternehmer ab. Für den Lieferanten sind dessen eigene Übergangsregel und der konkrete Umsatz maßgeblich. Dass der Käufer selbst einfache Rechnungen ausstellen darf, erlaubt dem Lieferanten nicht automatisch dieselbe Rechnungsart.

Braucht ein Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden einen Empfangsweg?

Ja. Seine Ausgangsrechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die allgemeine B2B-Ausstellungspflicht. Betriebliche Einkäufe können trotzdem als E-Rechnung abgerechnet werden. Ein E-Mail-Postfach genügt für den technischen Empfang; Lesen, Prüfen und Aufbewahren sind weitere Aufgaben. BMF-FAQ, Fragen 4 und 12

Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.

Was tun, wenn der Kunde die XML-Datei nicht öffnen kann?

Klären Sie, ob das Format korrekt ist und ob der Kunde einen geeigneten Viewer verwendet. Für eine XRechnung kann das Auslesewerkzeug die Daten lesbar darstellen. Bei ZUGFeRD ist eine PDF-Ansicht enthalten; sie ersetzt die strukturierten Daten aber nicht.

Wandeln Sie eine erforderliche XML-Rechnung nicht einfach in ein gewöhnliches PDF um und löschen Sie das Original. Stimmen Sie stattdessen Darstellung und Übermittlung ab. Eine zusätzliche Lesehilfe ist möglich, die erforderliche E-Rechnung bleibt erhalten. BMF-FAQ, Fragen 7, 8, 12a und 13

Ist eine PDF mit Zustimmung nach 2028 erlaubt?

Für Umsätze, die dann einer E-Rechnungs-Ausstellungspflicht unterliegen, macht die Zustimmung eine einfache PDF nicht ausreichend. Die Übergangsregel endet Ende 2027. Dauerhafte Ausnahmen, etwa Kleinunternehmerleistungen und Kleinbetragsrechnungen, bleiben dagegen bestehen. Prüfen Sie zuerst die Ausnahme, dann das Format und die Zustimmung. § 27 Absatz 38 UStG und BMF-FAQ, Frage 4

Kostet eine rote Validierungsmeldung automatisch den Vorsteuerabzug?

Nein. Das BMF unterscheidet Formatfehler und Fehler an umsatzsteuerlichen Pflichtangaben von anderen Geschäftsregelfehlern. Die fehlende Buyer Reference BT-10 ist ausdrücklich umsatzsteuerlich unbeachtlich. Umgekehrt kann ein formal gültiges Dokument einen fachlich falschen Steuersatz enthalten. BMF-Schreiben, Randziffer 35a

Notieren Sie die betroffene Regel und Rechnungsangabe. Klären Sie den Fehler mit dem Aussteller, statt jede technische Meldung als identischen Steuerfehler zu behandeln. Die Fehlereinordnung zur Validierung enthält eine passende Prüftabelle.

Brauche ich ein kostenpflichtiges Programm oder eine bestimmte Exportversion?

Das Umsatzsteuerrecht schreibt kein bestimmtes Softwareabo vor. Entscheidend sind die zulässige Datei und die richtigen Inhalte. Die Veröffentlichung einer neuen Standardversion bedeutet nicht allein, dass jede ältere zulässige Rechnung ungültig ist. § 14 UStG und BMF-FAQ, Frage 7

Für eine einzelne Datei kann der Gasteditor genügen. Für regelmäßige Abläufe prüfen Sie die Umstellungscheckliste und anschließend den konkreten Funktions- und Tarifumfang. Das Rechnungsarchiv und der direkte Versand sind separate Produktleistungen, keine automatische Eigenschaft jeder PDF-Datei.

Was tun bei einer bereits zurückgewiesenen Rechnung?

Trennen Sie drei mögliche Ursachen: fehlender oder falscher Inhalt, unpassendes Dateiformat und nicht erfüllte Empfängervorgaben. Bitten Sie um die konkrete Meldung, prüfen Sie die ursprüngliche Datei und veranlassen Sie bei Bedarf eine Berichtigung beim Aussteller. Eine Rückweisung bedeutet nicht automatisch, dass der zivilrechtliche Zahlungsanspruch verschwunden ist.

Nächster Schritt: Ordnen Sie den konkreten Fall zunächst mit dem Betroffenheits-Check oder der technischen Fehlertabelle ein. Die zentrale E-Rechnungsübersicht hilft bei der anschließenden Produkt- und Branchenauswahl.

Quellen

  • § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
  • § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
  • Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
  • Einführung der obligatorischen E-Rechnung: Änderung des Anwendungsschreibens — Bundesministerium der Finanzen, 15.10.2025; abgerufen am 05.10.2026. Originalschreiben

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