„Gilt die E-Rechnungspflicht für mich?” – diese Frage stellen sich gerade Millionen Selbstständige, Freelancer und KMU-Inhaber in Deutschland. Die Antwort hängt von Umsatz, Kundentyp und Zeitpunkt ab. Hier erhalten Sie klare, präzise Antworten – ohne Gesetzestexte, ohne Ausweichen.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangszeitraum.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom E-Rechnungs-Versand befreit (§ 34a UStDV) – die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.
- Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € (Jahr 2026) müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden.
- Verstöße können als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 € Geldbuße geahndet werden (§ 26a Abs. 3 UStG).
- XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.4 sind die zulässigen deutschen E-Rechnungsformate (Stand Mai 2026).
Was ist die E-Rechnungspflicht? Grundlagen in zwei Minuten
Die E-Rechnungspflicht bezeichnet die gesetzliche Pflicht für inländische B2B-Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 auszustellen und zu empfangen. Geregelt ist sie in § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes 2024.
Entscheidend: Ein PDF per E-Mail ist nach dieser Definition keine E-Rechnung – auch wenn die Bezeichnung das vermuten lässt. Als E-Rechnung gilt ausschließlich eine Datei, die maschinenlesbar strukturierte XML-Daten enthält (XRechnung oder ZUGFeRD).
Drei Begriffe helfen beim Einordnen:
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| E-Rechnung | Strukturierte XML-Rechnung nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) |
| Sonstige Rechnung | PDF, Papier, Word-Datei – in Übergangsfristen noch erlaubt |
| Empfangspflicht | Pflicht, E-Rechnungen technisch annehmen zu können – gilt seit 01.01.2025 |
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 präzisiert die praktische Anwendung: Wie wird die 800.000-€-Schwelle berechnet? Wann gilt PDF mit Zustimmung? Wie werden Teilleistungen behandelt? Den vollständigen Hintergrund liefert der E-Rechnungspflicht Leitfaden.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Die Pflicht gilt für inländische B2B-Transaktionen zwischen zwei deutschen Unternehmen, sofern die Umsätze umsatzsteuerpflichtig sind. Folgende Fälle sind ausgenommen:
Kein E-Rechnungs-Versand erforderlich bei:
- B2C-Rechnungen (Privatpersonen): Keine Pflicht, weiterhin PDF oder Papier erlaubt.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Dauerhaft befreit vom Versenden durch § 34a UStDV.
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto (§ 33 UStDV): Ausgenommen.
- Auslandsrechnungen (EU-Ausland, Drittländer): Keine deutsche E-Rechnungspflicht – die jeweiligen Landespflichten (z.B. Frankreich, Italien) gelten separat.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z.B. bestimmte Finanzdienstleistungen, Grundstücksvermietungen): Ausgenommen, da keine Rechnungspflicht besteht.
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
Ob Sie als Freelancer oder KMU konkret betroffen sind, klärt der Schnell-Check: Bin ich betroffen?.
Übergangsfristen 2025–2028: Welche Frist gilt für mich?
Die Versandpflicht wird gestaffelt eingeführt. Die Empfangspflicht gilt dagegen ohne Übergangsfrist seit dem 1. Januar 2025.
| Zeitraum | Was gilt für den Versand |
|---|---|
| 01.01.2025 – 31.12.2026 | Alle dürfen noch Papier oder PDF versenden |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 €: Versandpflicht |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz 2026 bis 800.000 €: noch Papier/PDF möglich |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen |
Wichtiger Hinweis zur 800.000-€-Schwelle: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im Jahr 2026 – nicht nur der B2B-Anteil. Wer also insgesamt über 800.000 € umgesetzt hat (inklusive B2C, Ausland etc.), muss ab 2027 E-Rechnungen versenden.
Zustimmungsregelung für PDF-Versand während der Übergangsfrist
Während der Übergangsfrist (bis 31.12.2026 bzw. 31.12.2027) darf ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers als „sonstige Rechnung” gelten. Die Zustimmung kann formlos erfolgen – mündlich, per E-Mail oder als Klausel im Vertrag. Eine ausdrückliche Schriftform ist nicht vorgeschrieben.
Praktisch: Die meisten Unternehmensbeziehungen laufen seit Jahren per PDF – eine stillschweigende Zustimmung kann hier angenommen werden. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bestätigt diese Auslegung. Ab dem jeweils geltenden Stichtag (2027 bzw. 2028) entfällt die Zustimmungsoption für betroffene Unternehmen vollständig.
Die genauen Regelungen zu 2027 enthält der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2027 Versandpflicht. Den kompletten Zeitplan inklusive aller Sonderfälle finden Sie unter Übergangsfristen 2025–2028.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Als E-Rechnung gelten in Deutschland nur Formate, die EN 16931 (europäische Norm) erfüllen. Aktuell zugelassen (Stand Mai 2026):
XRechnung 3.0.2 – reines XML-Format ohne PDF-Hülle. Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G), einsetzbar auch für B2B. Die aktuell gültige Version ist 3.0.2 (CIUS XRechnung, herausgegeben durch die KoSIT).
ZUGFeRD 2.4 – hybrides Format: sichtbares PDF mit eingebettetem XML. Empfohlen für B2B, da der Empfänger weiterhin das gewohnte PDF sieht. In Kraft seit 15. Januar 2026. ZUGFeRD auf dem EN 16931-Profil ist automatisch XRechnung-konform.
Nicht zugelassen als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG:
- Einfaches PDF oder PDF/A
- Word- oder Excel-Dateien
- EDI-Formate (sofern kein EN-16931-Mapping vorliegt)
- Eingescannte Papierrechnungen
Welche Pflichtangaben enthält eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung nach EN 16931 muss dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten – ergänzt um strukturierte XML-Felder. Die wichtigsten Pflichtangaben sind:
- BT-1: Rechnungsnummer (eindeutig, fortlaufend)
- BT-2: Rechnungsdatum
- BT-5: Rechnungswährung (in der Regel EUR)
- BT-27 / BT-44: Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- BT-31 / BT-32: Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
- BT-118: Steuerart (Standard, befreit, Reverse Charge)
- BT-151: Steuerrate (z.B. 19 %, 7 %, 0 %)
- BT-109: Steuerbetrag
- BT-112: Rechnungsbetrag gesamt
Fehlt eines dieser Felder im XML, schlägt die Validierung durch den KoSIT-Validator fehl. Das ist der häufigste Grund, warum selbst erstellte E-Rechnungen nicht akzeptiert werden. Fertige Rechnungssoftware und Tools befüllen diese Felder automatisch korrekt.
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Kleinunternehmer und Ausnahmen: Was gilt wirklich?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Vorjahresumsatz ≤ 22.000 €, laufendes Jahr voraussichtlich ≤ 50.000 €) sind nach § 34a UStDV dauerhaft vom Versenden von E-Rechnungen befreit. Diese Befreiung läuft auch nach 2028 weiter.
Der häufigste Irrtum: Viele Kleinunternehmer gehen davon aus, sie seien von der E-Rechnungspflicht komplett ausgenommen. Das stimmt nur für das Versenden. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer – seit dem 1. Januar 2025 und ohne Ausnahme.
Was Kleinunternehmer konkret brauchen:
- Eine Möglichkeit, ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien von Lieferanten zu empfangen und zu öffnen
- Eine GoBD-konforme Archivierung der eingegangenen E-Rechnungen
- Keine strukturierte XML-Ausstellung der eigenen Rechnungen – Papier oder PDF bleibt erlaubt
Den vollständigen Sonderfall-Guide für Kleinunternehmer erklärt E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Empfangspflicht und Archivierung: Was Sie jetzt brauchen
Die Empfangspflicht seit 01.01.2025 bedeutet: Sendet ein Lieferant eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, muss diese technisch verarbeitet und ordnungsgemäß archiviert werden können. Das bloße Ausdrucken und Abheften ist nicht ausreichend.
GoBD-konforme Archivierung erfordert:
- Unveränderbarkeit: Die Datei darf nachträglich nicht geändert werden (keine einfachen Ordner auf lokalen Festplatten ohne Versionsschutz)
- Vollständigkeit: Alle Buchungsbelege – auch empfangene E-Rechnungen – müssen lückenlos erfasst sein
- Aufbewahrungsfrist: Rechnungen 8 Jahre (§ 147 AO, Änderung durch BEG IV ab 01.01.2025, zuvor 10 Jahre)
- Lesbarkeit: Jederzeit abrufbar und maschinell auswertbar (für Betriebsprüfungen Z1–Z3-Zugriff)
Aufmerksamkeit beim Empfang: ZUGFeRD-Dateien sehen aus wie normale PDFs. Viele Empfänger bemerken nicht, dass ein eingebettetes XML vorhanden ist. Dieses XML ist aber das steuerrechtlich relevante Dokument – das PDF ist nur die Lesehilfe. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML gilt im Zweifelsfall das XML-Datum als maßgeblich für steuerliche Zwecke.
Strafen und Risiken: Was droht bei Verstößen?
Wer nach Ablauf der Übergangsfrist eine sonstige Rechnung (PDF/Papier) statt einer E-Rechnung ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 3 UStG. Die mögliche Geldbuße beträgt bis zu 5.000 € pro Verstoß.
Das größere wirtschaftliche Risiko liegt jedoch woanders: beim Vorsteuerabzug des Empfängers. Stellt der Empfänger einer Rechnung bei einer Betriebsprüfung fest, dass die erhaltene Rechnung nicht EN-16931-konform ist, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Das bedeutet: Der Käufer muss die Umsatzsteuer aus der eigenen Tasche zahlen – plus Nachzahlungszinsen von 1,8 % pro Jahr (§ 233a AO, gültig ab 01.01.2019).
Drei konkrete Risiken im Überblick:
- Ordnungswidrigkeit (§ 26a UStG): Geldbuße bis 5.000 € für vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Ausstellungspflicht.
- Versagter Vorsteuerabzug (§ 15 UStG): Eingehende Rechnungen ohne EN-16931-Konformität gefährden den Vorsteuerabzug des Empfängers.
- Steuerhinterziehungsvorwurf: In Extremfällen (systematische Vermeidung) kann die Staatsanwaltschaft ermitteln – Steuerrecht und Steuerstrafrecht greifen ineinander.
Wichtig: Während der laufenden Übergangsfrist (bis 31.12.2026 bzw. 31.12.2027 für Unternehmen ≤ 800.000 €) besteht noch kein Verstoß. Der Druck, jetzt Systeme aufzubauen, kommt aus dem Zeitplan – nicht aus einer akuten Strafandrohung.
Muss ich als Freelancer E-Rechnungen versenden?
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an EU-Kunden?
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Ich sende nur wenige Rechnungen im Jahr – gilt die Pflicht trotzdem?
Reicht es, wenn ich die E-Rechnung per E-Mail sende?
Was tue ich, wenn mein Kunde keine E-Rechnungen empfangen kann?
Quellen
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesfinanzministerium (BMF), Oktober 2025. bundesfinanzministerium.de
- § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV — Wachstumschancengesetz 2024, Bundesgesetzblatt, 2024. bundesgesetzblatt.de
- § 26a UStG – Ordnungswidrigkeiten — Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, 2025. gesetze-im-internet.de
- E-Rechnung Pflicht: Fristen, Formate & Ausnahmen — IHK Hannover, 2025. ihk.de/hannover
- Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick — Haufe Redaktion, 2026. haufe.de