Die deutsche E-Rechnungspflicht hat zwei unterschiedliche Seiten: Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht wird über Übergangsregeln bis 2027 beziehungsweise 2028 eingeführt. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Dieser Leitfaden ordnet die Regeln ein und führt Sie zum passenden nächsten Arbeitsschritt. § 14 UStG, § 27 Absatz 38 UStG und BMF-FAQ
Das Wichtigste in Kürze
- Ein normales PDF per E-Mail ist keine strukturierte E-Rechnung.
- Für die umsatzabhängige Übergangsregel 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026 des Ausstellers.
- Genau 800.000 Euro liegt noch innerhalb dieser Übergangsregel.
- Kleinunternehmer bleiben beim Ausstellen ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
- Formatprüfung, fachliche Rechnungsprüfung und Originaldatei-Aufbewahrung sind getrennte Aufgaben.
Die Rechtsgrundlagen sind § 14, § 27 Absatz 38 und die BMF-FAQ, Fragen 4, 7, 11 bis 13.
Ihren eigenen Stichtag ermitteln Sie mit dem Check zur E-Rechnungspflicht in bis zu fünf Fragen.
Was ist eine E-Rechnung und was bleibt eine sonstige Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten elektronischen Rechnungsdatensatz, der elektronisch verarbeitet werden kann. Die gesetzliche Definition lässt EN-16931-konforme Formate und unter bestimmten Voraussetzungen andere vereinbarte interoperable Formate zu. Eine Word-Datei, ein Scan oder eine einfache PDF erhält diese Eigenschaft nicht allein durch den Versand als E-Mail-Anhang. § 14 Absatz 1 UStG
ZUGFeRD kann dagegen eine PDF-Ansicht mit eingebettetem XML verbinden. XRechnung ist ein reiner XML-Standard. Beide können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen; Profil, tatsächlicher Inhalt und Kundenvorgaben müssen stimmen. Die Formatentscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung behandelt diese Frage vertieft.
Eine sonstige Rechnung ist nicht automatisch eine unzulässige Rechnung. Ihre Zulässigkeit hängt unter anderem von Ausnahme, Zeitraum und gegebenenfalls Empfängerzustimmung ab. Der PDF-Zulässigkeitscheck hilft bei einer konkreten Ausgangsrechnung.
Für wen gilt die Pflicht?
Die allgemeine B2B-Regel betrifft bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, bei denen der Empfänger für sein Unternehmen handelt. Für die Ansässigkeit sind Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte maßgeblich; eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung allein genügt nicht immer. BMF-FAQ, Fragen 2 und 3
Berufsbezeichnungen sind kein zuverlässiger Ersatz für die Prüfung: Ein Freelancer kann Privat- und Firmenkunden haben. Ein Verein kann in verschiedenen Bereichen unterschiedlich handeln. Eine Arztpraxis kann ausgenommene und andere Umsätze erbringen. Prüfen Sie deshalb Leistung und Empfänger, nicht nur Branche oder Rechtsform.
| Fall | Ausstellung | Empfang für das eigene Unternehmen |
|---|---|---|
| Inländischer B2B-Umsatz ohne Ausnahme | Frist und Format prüfen | Seit 2025 möglich machen |
| Leistung eines Kleinunternehmers | Dauerhaft ausgenommen nach § 34a UStDV | Seit 2025 möglich machen |
| Rechnung an einen Privatkunden | Keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht | B2C-Betrieb muss betriebliche E-Rechnungen trotzdem empfangen können |
| Kleinbetragsrechnung bis einschließlich 250 Euro brutto | Keine strukturierte E-Rechnung erforderlich | Keine generelle Befreiung des Unternehmens vom Empfang |
| Öffentlicher Auftraggeber | Zusätzlich eigenständige B2G-Regeln prüfen | Rolle und Geltungsbereich gesondert prüfen |
Quelle: BMF-FAQ, Fragen 4, 4a und 12, geprüft am 05.10.2026. Die Betroffenheitsprüfung führt Schritt für Schritt durch die Entscheidung.
Welche Fristen gelten 2025, 2026, 2027 und 2028?
| Zeitraum | Was Sie für die erfassten Umsätze prüfen |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Empfangsbereitschaft unabhängig von Ihrer eigenen Übergangsregel |
| 2025 und 2026 | Allgemeine Übergangsregel: Papier möglich, einfache PDF mit Zustimmung |
| 2027 | Umsatzabhängige Verlängerung bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 |
| 2027 bei mehr als 800.000 Euro | Grundsätzlich E-Rechnung; EDI-Sonderregel und dauerhafte Ausnahmen beachten |
| Ab 2028 | Übergangsregeln beendet; dauerhafte Ausnahmen bleiben bestehen |
§ 27 Absatz 38 ordnet die Regeln ausgeführten Umsätzen in bestimmten Zeiträumen zu und nennt die Übermittlungs- beziehungsweise Ausstellungsfristen. Bei verspäteter Abrechnung, Teilleistungen und Berichtigungen prüfen Sie beide Aspekte. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt bis Ende 2027 eine eigene Übergangsregel unabhängig von der Umsatzgröße. § 27 Absatz 38 UStG
Die Fristenübersicht erläutert diese Einzelheiten. Die Versandpflicht 2027 zeigt die Grenze anhand konkreter Beispiele. Die Aussage „ab 2028 alle ohne Ausnahme“ ist falsch: Kleinunternehmerleistungen, Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und andere Ausnahmefälle verschwinden nicht.
Welche Formate und Versandwege sind geeignet?
Für eine ZUGFeRD-Datei ist das Profil wichtig: MINIMUM und BASIC WL sind laut BMF nicht ausreichend. BASIC ist nicht pauschal ausgeschlossen; EN 16931 ist eine geeignete Standardwahl für den entsprechenden Austausch. Eine XRechnung ergänzt das gemeinsame Modell um weitere nationale Regeln. ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist deshalb nicht automatisch XRechnung-konform. BMF-FAQ, Frage 7 und KoSIT
Aktuell veröffentlichte Fassungen sind ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit 1. September 2026, und XRechnung 3.0.2. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist kein schon geltender Umstellungsstichtag. Die Veröffentlichung einer neuen Version bedeutet auch nicht automatisch, dass ältere zulässige Dateien ungültig werden. FeRD und KoSIT
E-Mail ist im B2B-Bereich ein möglicher Übermittlungsweg. Peppol ist eine Austausch-Infrastruktur, kein drittes Dateiformat und keine allgemeine Voraussetzung der deutschen B2B-Pflicht. Besondere Portale oder vertragliche Vorgaben sind zusätzlich zu prüfen. Mehr dazu: Dateiformat und Versandweg unterscheiden. BMF-FAQ, Frage 8
Wie sieht ein vollständiger Arbeitsablauf aus?
Vereinfachtes Beispiel: Ein regelbesteuerter Dienstleister erstellt regelmäßig Projektabrechnungen für eine inländische Firma. Der Gesamtumsatz 2026 beträgt 120.000 Euro; eine dauerhafte Ausnahme liegt nicht vor. Die umsatzabhängige Übergangsregel für 2027 ist damit grundsätzlich möglich. Der Kunde wünscht jedoch schon früher ZUGFeRD. Der Dienstleister stimmt Profil und Rechnungspostfach ab und stellt freiwillig um.
- Auftrag und Steuerfall prüfen: Leistung, Zeitraum, Kunde und passende Steuerbehandlung festhalten.
- Datei erzeugen: Im Rechnungseditor Daten erfassen und die vereinbarte Ausgabe wählen.
- Export kontrollieren: Strukturierte Daten und verfügbare Prüfhinweise im Viewer lesen.
- Fachlich freigeben: Rechnungsdaten mit Auftrag und tatsächlich erbrachter Leistung vergleichen.
- Versenden: Den vereinbarten Eingang und die benötigten Referenzen verwenden.
- Aufbewahren: Originaldaten nachvollziehbar sichern und später wiederfinden können.
Ein technisches Prüfergebnis ersetzt nicht die fachliche Kontrolle. Eine Meldung zu einer zusätzlichen Referenz hat außerdem nicht automatisch dieselbe steuerliche Folge wie ein falscher Steuerbetrag. Der Ratgeber zum BMF-Schreiben und zur Validierung erklärt die Unterscheidung.
Was müssen Sie beim Eingang und beim Archivieren beachten?
Ein E-Mail-Postfach genügt für den technischen Empfang. Für das Lesen und Prüfen der Datei brauchen Sie einen geeigneten Ablauf. Das gilt auch dann, wenn Ihr Betrieb selbst ausschließlich Privatkunden hat oder als Kleinunternehmer abrechnet. Der Empfangsratgeber trennt Postfach, Viewer und Archiv. BMF-FAQ, Frage 12
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Erhalten Sie mindestens den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form; ein Ausdruck ersetzt das XML nicht. Die pauschale Behauptung, jeder gewöhnliche Ordner sei automatisch unzulässig, geht ebenso zu weit wie eine unbelegte Garantie für jedes Cloudarchiv. Einzelheiten: Originaldatei und Aufbewahrung prüfen. § 14b UStG und BMF-Schreiben, Randziffer 60
Wann genügt der kostenlose Einstieg und wann hilft ein Tarif?
Für einen ersten Export können Sie im Gasteditor beginnen. Laden Sie die Datei herunter und organisieren Sie die Ablage selbst; ein dauerhaftes Online-Archiv entsteht dort nicht.
Bei regelmäßigem Bedarf prüfen Sie die konkrete Funktion: direkter E-Mail-Versand, Rechnungsarchiv oder wiederkehrende Rechnungen für laufende Leistungen. Diese Abläufe haben eigene Konto- und Tarifbedingungen. Ein bezahltes Abo ist keine allgemeine gesetzliche Voraussetzung für eine E-Rechnung. Aktuelle Leistungen stehen unter Preise.
Nächster Schritt: Legen Sie mit der B2B-Umstellungscheckliste Format, Empfänger, Prüfung und Ablage für einen Ihrer wiederkehrenden Aufträge fest. Für die Produkt- und Branchenauswahl dient die zentrale E-Rechnungsübersicht; dieser Leitfaden beantwortet die rechtlichen und praktischen Teilfragen.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- Einführung der obligatorischen E-Rechnung: Änderung des Anwendungsschreibens — Bundesministerium der Finanzen, 15.10.2025; abgerufen am 05.10.2026. Originalschreiben
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 05.10.2026. Gesetzestext
- Standard XRechnung — Koordinierungsstelle für IT-Standards, laufende Informationsseite ohne einheitliches Veröffentlichungsdatum; abgerufen am 05.10.2026. KoSIT
- ZUGFeRD 2.5.2 (deutsch) — Forum elektronische Rechnung Deutschland, veröffentlicht am 04.08.2026, gültig ab 01.09.2026; abgerufen am 05.10.2026. FeRD
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