ZUGFeRD eignet sich, wenn Sie ein lesbares PDF mit strukturierten Rechnungsdaten verbinden möchten. XRechnung eignet sich, wenn der Kunde diesen XML-Standard verlangt. Beide können eine zulässige E-Rechnung darstellen; entscheidend sind die tatsächliche Datei, das Profil und die Anforderungen des Empfängers. BMF-FAQ, Frage 7
Das Wichtigste in Kürze
- ZUGFeRD enthält ein sichtbares PDF und eingebettetes XML; XRechnung ist reines XML.
- XRechnung ergänzt EN 16931 um weitere nationale Geschäftsregeln.
- ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist deshalb nicht automatisch eine XRechnung.
- Eine Formatempfehlung ersetzt weder die fachliche Inhaltsprüfung noch die Abstimmung des Versandwegs.
Technische Grundlagen: KoSIT und FeRD.
Was unterscheidet die beiden Dateien im Alltag?
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | XML in zulässiger Syntax |
| Menschenlesbare Darstellung | PDF-Ansicht enthalten | Viewer oder geeignete Software nötig |
| Strukturierte Daten | Im PDF eingebettet | Inhalt der XML-Datei |
| Zusätzliche XRechnung-Regeln | Nicht automatisch durch das EN-16931-Profil erfüllt | Bestandteil der CIUS |
| Geeignete Wahl | PDF-Ansicht und strukturierte Verarbeitung gewünscht | XRechnung ausdrücklich gefordert oder für den Eingang passend |
| Aufbewahrung | Strukturierte Originaldaten erhalten | Ursprüngliche XML-Daten erhalten |
Stand: 05.10.2026. BMF-FAQ, Fragen 7 und 13, KoSIT: XRechnung.
Vor- und Nachteile im Überblick
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Vorteile | Lesbares PDF auch für Empfänger ohne E-Rechnungs-Software; eine Datei für Mensch und Buchhaltung | Nur ein Datensatz, keine Abweichung zwischen Ansicht und Daten; von vielen öffentlichen Auftraggebern verlangt |
| Nachteile | PDF-Ansicht und XML können voneinander abweichen, maßgeblich sind die strukturierten Daten; das Profil EN 16931 erfüllt nicht automatisch die XRechnung-Regeln | Ohne Viewer für Menschen kaum lesbar; zusätzliche Regeln, bei Behörden in der Regel mit Leitweg-ID |
Warum sind die XML-Inhalte nicht automatisch gleich?
EN 16931 beschreibt ein gemeinsames semantisches Modell. XRechnung ist eine Core Invoice Usage Specification, kurz CIUS, mit zusätzlichen Regeln. Aus gemeinsamen Grunddaten folgt deshalb keine vollständige Austauschbarkeit.
Ein ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931 kann Rechnungsangaben enthalten, die auch in einer XRechnung vorkommen. Es muss aber nicht alle zusätzlichen XRechnung-Vorgaben erfüllen. Das gesonderte ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG ist davon zu unterscheiden; zusätzlich bleibt zu prüfen, ob der Empfänger den hybriden Dateicontainer akzeptiert. KoSIT
Welche Profile und Versionen sollten Sie kennen?
Bei ZUGFeRD schließen die BMF-FAQ ab Version 2.0.1 die Profile MINIMUM und BASIC WL aus. BASIC ist grundsätzlich nicht ausgeschlossen. Wenn Sie EN 16931 als Profil wählen, prüfen Sie trotzdem die vollständigen Inhalte und die konkreten Kundenanforderungen. BMF-FAQ, Frage 7
Der aktuelle veröffentlichte ZUGFeRD-Stand ist 2.5.2, gültig seit 1. September 2026 und technisch abgestimmt mit Factur-X 1.09.2. Bei XRechnung ist 3.0.2 die aktuelle Fassung. Eine XRechnung-4.0-Vorversion ist kein bereits geltender Pflichttermin. FeRD und KoSIT
Verwechseln Sie diese Standardstände nicht mit einer bestätigten Produkt-Exportversion. Ein älteres zulässiges Format ist nicht allein aufgrund einer neueren Veröffentlichung ungültig.
Drei konkrete Entscheidungen vor dem Export
Firmenkunde möchte PDF und maschinenlesbare Daten
Prüfen Sie ZUGFeRD mit geeignetem Profil. Die PDF-Ansicht kann wie eine herkömmliche Rechnung geöffnet werden. Für die fachliche Prüfung sollten Sie zusätzlich die strukturierten Daten lesen: Bei einem Widerspruch sind diese führend. BMF-FAQ, Frage 12a
Kunde fordert ausdrücklich XRechnung
Erstellen Sie eine XRechnung statt eine beliebige ZUGFeRD-Datei als gleichwertig zu bezeichnen. Klären Sie Referenzfelder und den Eingang. Für Behörden können Leitweg-ID und Portalvorgaben zusätzlich maßgeblich sein; Bundes-, Landes- und Kommunalregeln sind nicht pauschal identisch. BMF-FAQ, Frage 4a
Ausländischer Kunde nennt Factur-X oder ein anderes Verfahren
Stimmen Sie Profil und Übermittlungsweg ab. Die technische Abstimmung von ZUGFeRD und Factur-X beweist nicht, dass jede Datei alle landesrechtlichen oder Plattformanforderungen des Kunden erfüllt. Der Vergleich von Dateiformat und Versandweg hilft bei der Trennung dieser Fragen.
Wie erzeugen und kontrollieren Sie die passende Rechnung?
- Erfassen Sie Absender, Empfänger, Leistung, Zeitraum und die passende Steuerbehandlung im Rechnungseditor.
- Wählen Sie das vereinbarte Format; übertragen Sie benötigte Referenzen aus dem Auftrag.
- Laden Sie die erzeugte Datei herunter.
- Öffnen Sie den Export mit einem geeigneten Viewer und Prüfwerkzeug. Prüfen Sie Typ, Daten und tatsächlich ausgeführte Kontrollen.
- Vergleichen Sie die Inhalte mit dem Auftrag und klären Sie relevante Meldungen vor dem Versand.
- Bewahren Sie die ursprünglichen strukturierten Daten auf. Ein neu gedrucktes PDF ist kein Ersatz.
Die technische Prüfung ersetzt keine fachliche Steuerprüfung. Eine fehlende technische Buyer Reference hat außerdem nicht automatisch dieselben steuerlichen Folgen wie ein falscher Steuerbetrag; dazu dient die BMF-Fehlereinordnung.
Wann hilft ein bezahlter Tarif?
Für den ersten Formatversuch können Sie im Gasteditor starten und die Datei selbst herunterladen. Ein Konto und Business werden bei konkretem wiederkehrendem Bedarf interessant, etwa für den direkten E-Mail-Versand oder ein Rechnungsarchiv. Entscheidend ist der Arbeitsablauf, nicht die Behauptung, eines der beiden Dateiformate erfordere grundsätzlich ein Abo.
Nächster Schritt: Prüfen Sie die Formatvorgabe Ihres nächsten Kundenauftrags und erstellen Sie genau diesen Export. Die Pflichtfristen 2027 und 2028 entscheiden darüber, wann eine strukturierte Rechnung notwendig wird.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- Standard XRechnung — Koordinierungsstelle für IT-Standards, laufende Informationsseite ohne einheitliches Veröffentlichungsdatum; abgerufen am 05.10.2026. KoSIT
- ZUGFeRD 2.5.2 (deutsch) — Forum elektronische Rechnung Deutschland, veröffentlicht am 04.08.2026, gültig ab 01.09.2026; abgerufen am 05.10.2026. FeRD
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: XRechnung im Browser erstellen.