Sie müssen Ihre Kunden nicht um Erlaubnis bitten, wenn Sie ihnen künftig E-Rechnungen schicken. Sie sollten sie aber vorher informieren und zwei Dinge erfragen: an welche Adresse die Rechnung gehen soll und welches Format Ihr Kunde verarbeiten kann. Wer das vor dem 1. Januar 2027 klärt, vermeidet Rückfragen und zurückgewiesene Rechnungen.
In wenigen Minuten wissen Sie: welche Kunden Sie informieren sollten, welches Format zu welchem Kunden passt und was in ein Anschreiben gehört. Drei Textbausteine zum Kopieren stehen weiter unten.
Warum Sie Ihre Kunden vor der Umstellung informieren sollten
Rechtlich reicht es, ab dem Stichtag eine E-Rechnung zu schicken. Praktisch landet sie dann bei jemandem, der noch nie eine XML-Datei gesehen hat. Ein Beispiel: Ihre Stammkundin, ein Zwei-Personen-Büro, bekommt im Januar eine Mail mit der Datei rechnung.xml und ohne Erklärung. Sie öffnet den Anhang, sieht Textsalat im Browser und fragt zurück, ob Sie noch eine „richtige“ Rechnung schicken können. Ihre Zahlung verzögert sich.
Das lässt sich vermeiden. Ein kurzes Anschreiben im November oder Dezember kostet Sie wenige Minuten und beantwortet vorab, was die Kundin sonst fragen würde. Es dient außerdem als Nachweis, wohin Sie Rechnungen künftig senden sollen.
Das Bundesfinanzministerium schreibt keinen Übermittlungsweg vor. In den Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026) heißt es, der Weg im Einzelfall lasse sich nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien klären. Genau das erledigt ein Anschreiben.
Welche Kunden Sie informieren sollten
Nicht jeder Kunde braucht eine Mail. Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, wie § 14 Abs. 2 UStG regelt. Danach lässt sich die Liste sortieren:
| Kunde | E-Rechnung nötig? | Anschreiben sinnvoll? |
|---|---|---|
| Unternehmen im Inland (GmbH, Selbstständige, Freiberufler) | ja, nach Ablauf der Übergangsfrist | ja, mit Rückfrage zu Adresse und Format |
| Behörde oder öffentlicher Auftraggeber | ja, meist als XRechnung mit Leitweg-ID | ja, die Leitweg-ID gehört in die Rechnung |
| Privatperson | nein | nein, die Rechnung bleibt PDF oder Papier |
| Verein oder Stiftung ohne Unternehmereigenschaft | nein, laut BMF bei juristischen Personen, die nicht Unternehmer sind | nur, wenn der Empfänger es wünscht |
| Kunde im Ausland | nach Land verschieden | im Einzelfall, die deutsche Pflicht gilt nur im Inland |
Beginnen Sie mit den fünf bis zehn Kunden, die den größten Teil Ihres Umsatzes ausmachen. Bei jedem Kunden, der Ihre Rechnung an einen Steuerberater oder eine Buchhaltung weiterleitet, lohnt der Hinweis besonders, denn dort landet die Datei am Ende.
Ob ein Verein als Unternehmer gilt, hängt vom Einzelfall ab. Das BMF nennt Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, als Ausnahme. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Wann die Umstellung für Sie Pflicht wird
Drei Daten entscheiden, wann Sie Ihre Kunden tatsächlich umstellen müssen:
- Bis 31. Dezember 2026: Alle dürfen Papier oder ein anderes elektronisches Format wie PDF nutzen. Ein PDF per E-Mail setzt die Zustimmung des Empfängers voraus.
- 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Wer höchstens 800.000 € hatte, genau 800.000 € eingeschlossen, darf noch bis 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregeln enden. Für inländische B2B-Umsätze stellen dann alle Unternehmer E-Rechnungen aus, ausgenommen Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Die Daten stammen aus § 27 Abs. 38 UStG. Den Hintergrund zur Schwelle erklärt der Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027 und der Versandpflicht. Wann ein einfaches PDF noch reicht, steht in PDF-Rechnung 2026: Wann sie noch gilt.
Für den Zeitpunkt Ihres Anschreibens folgt daraus: Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, schreiben Sie spätestens im November 2026. Liegt er bei höchstens 800.000 €, haben Sie bis Ende 2027 Zeit, aber wer früher umstellt, macht seinen Rechnungsablauf nur einmal neu. Welcher Termin für Sie gilt, nennt der Check zur E-Rechnungspflicht zusammen mit den Aufgaben bis zum Stichtag.
Welches Format zu welchem Kunden passt
Als E-Rechnung gelten nach dem BMF vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beide enthalten die Rechnungsdaten als strukturiertes XML. Sie unterscheiden sich in der Darstellung:
- XRechnung besteht nur aus XML. Für Menschen lesbar wird sie erst in einem Viewer.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Der Kunde sieht ein normales PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML.
Der Vergleich im Einzelnen steht in ZUGFeRD oder XRechnung. Für Ihr Anschreiben zählt eine Entscheidungshilfe:
- Behörden erwarten häufig eine XRechnung samt Leitweg-ID. Wie die Kennung aufgebaut ist, erklärt Leitweg-ID: Aufbau und Prüfziffer.
- Kunden, die Rechnungen ansehen und ablegen, bekommen am besten ZUGFeRD. Sie erkennen die Rechnung wie gewohnt als PDF.
- Kunden mit Buchhaltungssoftware, die XML einliest, kommen mit beiden Formaten zurecht. Fragen Sie nach, was ihre Software verlangt.
Bei ZUGFeRD zählt der strukturierte Teil. Laut BMF sind bei Abweichungen zwischen XML und Bildteil die Daten des strukturierten Teils maßgebend. Prüfen Sie deshalb vor dem Versand, dass beide übereinstimmen.
Was in das Anschreiben gehört
Fünf Punkte genügen. Mehr liest kaum jemand:
- Anlass und Stichtag: Ab wann Sie E-Rechnungen verschicken.
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD, mit einem Satz, wie der Kunde die Datei öffnet.
- Rechnungsadresse: An welche E-Mail-Adresse die Rechnung gehen soll, etwa eine Sammeladresse wie
buchhaltung@des Kunden. - Referenzen: Ob der Kunde eine Bestellnummer, Kostenstelle oder bei Behörden eine Leitweg-ID auf der Rechnung braucht.
- Rückmeldefrist: Bis wann Sie eine Antwort brauchen, zum Beispiel zwei Wochen.
Verzichten Sie auf Rechtsbelehrungen. Ihr Kunde muss nicht wissen, wie § 14 UStG aufgebaut ist, sondern was sich für ihn ändert.
Drei Textbausteine zum Kopieren
Passen Sie Namen und Daten in den eckigen Klammern an.
Baustein 1: Ankündigung an Stammkunden
Betreff: Ab [Datum] erhalten Sie unsere Rechnungen als E-Rechnung
Guten Tag [Name],
ab [Datum] stellen wir unsere Rechnungen im Format [ZUGFeRD / XRechnung] aus. Das ist eine elektronische Rechnung mit maschinenlesbaren Daten. Bei ZUGFeRD öffnen Sie die Datei wie ein gewöhnliches PDF. Der Rechnungsinhalt bleibt unverändert.
Damit die Rechnungen sicher bei Ihnen ankommen, bitten wir Sie um zwei Angaben: Soll die Rechnung weiterhin an [aktuelle Adresse] gehen, oder nutzen Sie eine eigene Rechnungsadresse? Und benötigen Sie auf der Rechnung eine Bestellnummer oder Kostenstelle?
Über eine kurze Antwort bis [Datum] freuen wir uns.
Freundliche Grüße [Name, Firma]
Baustein 2: Rückfrage bei Behörden und größeren Unternehmen
Betreff: Rechnungsstellung ab [Datum]: Format und Adressierung
Guten Tag [Name],
wir möchten Ihnen unsere Rechnungen künftig als XRechnung übermitteln. Bitte teilen Sie uns mit, welche Leitweg-ID beziehungsweise Rechnungsadresse wir verwenden sollen und ob Sie den Versand per E-Mail, über ein Portal oder über Peppol bevorzugen. Falls Sie ein anderes Format benötigen, nennen Sie uns die Anforderung.
Freundliche Grüße [Name, Firma]
Baustein 3: Begleittext zur ersten E-Rechnung
Betreff: Rechnung [Nummer]
Guten Tag [Name],
anbei erhalten Sie unsere Rechnung [Nummer] als E-Rechnung im Format [ZUGFeRD / XRechnung]. Bitte speichern Sie die Datei unverändert. Falls Sie die Rechnung nicht lesen können: Unter kostenlose-erechnung.de/auslesen/ oder mit dem E-Rechnungsviewer in Mein ELSTER lässt sich die Datei anzeigen. Bei Rückfragen melden Sie sich gern.
Freundliche Grüße [Name, Firma]
Der Hinweis auf einen Viewer ist keine Spitzfindigkeit: Das BMF nennt den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ausdrücklich als Möglichkeit, XRechnung und ZUGFeRD lesbar darzustellen. Ohne ELSTER-Zugang zeigt der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer die Datei lesbar an. Wie Ihr Kunde die Datei sonst öffnet und archiviert, beschreibt E-Rechnung kostenlos öffnen.
Wie Sie E-Rechnungen in der Praxis verschicken
Eine E-Rechnung entsteht nicht, indem Sie ein PDF umbenennen. Die strukturierten Daten müssen aus Ihrer Rechnung kommen. Wer dazu monatlich mehrere Rechnungen schreibt, gibt Kunden, Leistungen und Zahlungsziele am besten nur einmal ein.
Mit der Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de ist jede Rechnung, die Sie schreiben, zugleich eine E-Rechnung. Sie wählen zwischen der E-Rechnung als PDF (ZUGFeRD), die sich wie jedes PDF öffnen lässt, und der E-Rechnung für Behörden (XRechnung). Im Tarif Start sind drei Rechnungen pro Monat mit kleinem Werbehinweis enthalten, dazu bis zu 25 Kontakte. Der Editor meldet fehlende Angaben, eine KoSIT-Prüfung findet dabei nicht statt. Mit dem E-Rechnungs-Prüfer können Sie die fertige Datei vorab gegen die Regeln von XRechnung und EN 16931 prüfen, ohne Anmeldung bis zu drei Prüfungen im Monat.
Mit Business versenden Sie Rechnungen direkt aus der App per E-Mail. Rechnungen per E-Mail versenden erklärt den Ablauf. Der angezeigte Versandstatus bestätigt die technische Verarbeitung, nicht dass der Empfänger die Rechnung geöffnet hat. Wie Sie den Begleittext gestalten, zeigt die Mailvorlage zum Rechnungsversand.
Die Umstellung läuft auch in die andere Richtung: Ihre Lieferanten schicken Ihnen E-Rechnungen und fragen Sie dabei vermutlich nach Ihrer Rechnungsadresse. Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach an eine gemeinsame Empfangsadresse weiter, von Absenderadressen, die Sie vorher freigeben. Die Anhänge werden ausgelesen und mit dem Original unter Belege abgelegt, bis zu 20 Belege im Monat. Mit Business Plus erhält Ihre Firma eine eigene Empfangsadresse, die Sie Lieferanten direkt als Rechnungsadresse nennen. Eingehende E-Rechnungen werden dann automatisch gegen die offiziellen Regeln geprüft, und die Zahl der Belege ist nicht begrenzt.
Rechnung als E-Rechnung schreiben
Schreiben Sie Ihre nächste Rechnung direkt als E-Rechnung, als PDF (ZUGFeRD) oder für Behörden (XRechnung). Start: 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft kostenlos, mit kleinem Werbehinweis.
Was Sie jetzt tun
- Sortieren Sie Ihre Kunden in Unternehmen, Behörden und Privatkunden.
- Schicken Sie den Unternehmenskunden mit dem größten Umsatz Baustein 1, Behörden Baustein 2.
- Legen Sie die Antworten (Adresse, Format, Referenz) beim Kunden in Ihrer Kundenverwaltung ab.
- Legen Sie fest, an welche Adresse Ihre Lieferanten E-Rechnungen schicken sollen, damit Sie deren Rückfrage gleich beantworten können.
- Richten Sie Ihren eigenen Ablauf mit Testdatei, Versand und Ablage ein; die Schritte dafür stehen in Auf E-Rechnungen umstellen: Ablauf für B2B-Dienstleister.
- Verschicken Sie die erste E-Rechnung mit Baustein 3 und bewahren Sie die Originaldatei auf. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil unverändert (§ 14b UStG).
Häufige Fragen zum Umstellen von Kunden auf die E-Rechnung
Muss mein Kunde der E-Rechnung zustimmen?
Muss ich Kunden über die Umstellung informieren?
Brauchen alle Kunden eine E-Rechnung?
Was ist, wenn mein Kunde die Datei nicht öffnen kann?
Was gilt, wenn mein Kunde noch keine E-Rechnung empfangen kann?
Quellen
- Umsatzsteuergesetz § 14, Ausstellung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 5. Oktober 2026. gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
- Umsatzsteuergesetz § 27, Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38), Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 5. Oktober 2026. gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
- Umsatzsteuergesetz § 14b, Aufbewahrung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 5. Oktober 2026. gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, abgerufen am 5. Oktober 2026. bundesfinanzministerium.de
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