Sie dürfen Rechnungen per E-Mail versenden. Das Bundesministerium der Finanzen nennt E-Mail ausdrücklich als möglichen Übertragungsweg. Entscheidend ist aber nicht nur der Übertragungsweg, sondern auch die angehängte Datei: Ein einfaches PDF ist seit 2025 eine sonstige Rechnung, während ZUGFeRD und XRechnung strukturierte E-Rechnungen sein können.
Die wichtigsten Regeln für 2026:
- E-Mail ist ein zulässiger Übertragungsweg für E-Rechnungen.
- Ein einfaches PDF dürfen Unternehmen 2026 aufgrund der Übergangsregelung versenden, wenn der Empfänger diesem elektronischen Format zustimmt.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL) und XRechnung erfüllen grundsätzlich die Formatvorgaben für E-Rechnungen.
- Ein Doppel der Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
PDF, ZUGFeRD oder XRechnung: Was sollten Sie anhängen?
| Situation | Geeigneter Anhang | Was Sie beachten sollten |
|---|---|---|
| Inländisches B2B, Versand 2026 | ZUGFeRD oder XRechnung; übergangsweise auch PDF | Für ein einfaches PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
| Inländisches B2B, Versand 2027 | ZUGFeRD oder XRechnung | Ein PDF bleibt nur übergangsweise möglich, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro beträgt und der Empfänger zustimmt. |
| Inländisches B2B, ab 2028 | In der Regel ZUGFeRD, XRechnung oder ein anderes zulässiges strukturiertes Format | Die Übergangsfristen sind beendet; gesetzliche Ausnahmen bleiben zu prüfen. |
| Rechnung an Privatkunden | PDF ist möglich | Die verpflichtende B2B-E-Rechnung gilt nicht für Rechnungen an Endverbraucher. |
| Kleinunternehmer als Aussteller | PDF ist möglich | Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch. |
Die Übergangsregeln ergeben sich aus § 27 UStG. Die Tabelle ist eine Orientierung für typische Fälle. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Maßgeblich sind der konkrete Umsatz und die jeweils aktuelle Rechtslage.
Brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers?
Für ein unstrukturiertes elektronisches Format wie ein einfaches PDF ist 2026 die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Am saubersten ist es, den gewünschten Übertragungsweg und die Rechnungsadresse bereits bei Auftragserteilung festzuhalten.
Für eine verpflichtende B2B-E-Rechnung ist keine Zustimmung zum Rechnungsformat nötig. Den konkreten Übertragungsweg – beispielsweise E-Mail, Schnittstelle oder Portal – sollten die Vertragsparteien trotzdem abstimmen. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich, damit ein Unternehmen E-Rechnungen empfangen kann.
Vorlage für das Anschreiben zur Rechnung
Das Anschreiben sollte eindeutig sein, aber die Rechnung nicht vollständig wiederholen. Rechnungsnummer, Absender und ein klarer Hinweis auf den Anhang genügen meist.
Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer] – [Ihr Firmenname]
Guten Tag [Name],
anbei erhalten Sie unsere Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
für [kurze Leistungsbezeichnung].
Das Zahlungsziel und die Bankverbindung finden Sie in der Rechnung.
Bei Rückfragen antworten Sie gern auf diese E-Mail.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Firmenname]Wenn Sie eine XRechnung versenden, können Sie im Text ergänzen: „Die Rechnung ist als strukturierte XML-Datei beigefügt.“ Bei ZUGFeRD genügt der Hinweis auf die beigefügte E-Rechnung. Sensible Rechnungsdetails gehören nicht unnötig in den Betreff.
Mit Business versenden Sie die Rechnung direkt aus dem Rechnungsprogramm, mit eigener Nachricht und sichtbarem Versandstatus. Den Ablauf zeigt die Seite Rechnungen per E-Mail versenden.
Checkliste vor dem Versand
- Empfänger prüfen: Verwenden Sie die vereinbarte Rechnungsadresse oder das vorgegebene Portal.
- Format wählen: Senden Sie ZUGFeRD oder XRechnung, wenn eine E-Rechnung erforderlich ist. Ein umbenanntes PDF wird dadurch nicht zur E-Rechnung.
- Pflichtangaben kontrollieren: Prüfen Sie insbesondere Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitpunkt, Leistung, Entgelt und Steuerangaben.
- Dateien eindeutig benennen: Zum Beispiel
Rechnung-2026-042.xmloderRechnung-2026-042.pdf. - Anhang wirklich beifügen: Öffnen beziehungsweise validieren Sie die endgültige Datei vor dem Versand.
- Versand nachvollziehbar halten: Dokumentieren Sie, wann und an welche Adresse die Rechnung gesendet wurde. Ein technischer Versandstatus ist keine Lesebestätigung. Wie Sie den Zugang im Streitfall tatsächlich belegen, zeigt der Ratgeber Zugang einer Rechnung per E-Mail nachweisen.
ZUGFeRD und XRechnung per E-Mail versenden
Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Bei Abweichungen ist seit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung der strukturierte Teil maßgeblich. Deshalb müssen PDF-Ansicht und XML dieselben Rechnungsdaten enthalten.
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei ohne eingebaute PDF-Ansicht. Der Empfänger benötigt zum Lesen eine geeignete Software oder einen Viewer. Für die Rechnung zählt die XML-Datei; eine zusätzlich versandte PDF-Ansicht ersetzt sie nicht.
Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – sowie XRechnung als in Deutschland übliche, grundsätzlich geeignete Formate. Eine technische Validierung vor dem Versand hilft, fehlende oder unlogische Angaben zu finden.
Wiederkehrenden Rechnungsversand vereinfachen
Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung verschicken, können Sie die Datei herunterladen und mit Ihrer üblichen E-Mail-Anwendung senden. Bei regelmäßigem Versand spart ein durchgängiger Ablauf Zeit und reduziert vergessene Anhänge:
- Rechnung fertigstellen und Empfängeradresse prüfen.
- Persönliche Nachricht ergänzen.
- Gewünschte Anhänge – PDF und, falls erforderlich, XML – auswählen.
- Rechnung versenden und den technischen Versandstatus einsehen.
Mit der Funktion Rechnungen per E-Mail versenden erledigen Sie diese Schritte direkt aus dem Rechnungsprogramm. Der Direktversand und die eigene Absenderdomain sind Business-Funktionen. Der angezeigte Versandstatus bestätigt die technische Verarbeitung, nicht, dass der Empfänger die Nachricht gelesen hat; auch eine Zustellung in den Posteingang lässt sich nicht garantieren.
Was müssen Sie aufbewahren?
Nach § 14b UStG müssen Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Bewahren Sie die Versand-E-Mail zusätzlich auf, wenn sie geschäftlich relevante Absprachen dokumentiert, etwa die vereinbarte Rechnungsadresse oder die Zustimmung zu einem PDF-Format. Eine pauschale Aussage, jede Begleitmail müsse allein wegen des Rechnungsversands gleich lang wie die Rechnung gespeichert werden, greift zu kurz.
Häufige Fragen zum Rechnungsversand per E-Mail
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail 2026 noch erlaubt?
Darf ich eine E-Rechnung per E-Mail senden?
Was ändert sich 2027 und 2028?
Ist der Versandstatus eine Lesebestätigung?
Quellen
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, abgerufen am 19. September 2026.
- § 14 Umsatzsteuergesetz – Ausstellung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, abgerufen am 19. September 2026.
- § 14b Umsatzsteuergesetz – Aufbewahrung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, abgerufen am 19. September 2026.
- § 27 Umsatzsteuergesetz – Übergangsregelungen, Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, abgerufen am 19. September 2026.
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