Ab dem 1. Januar 2027 schicken Firmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 ihren Geschäftskunden in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen. Wer Rechnungen heute in Word, Excel oder einem Programm ohne E-Rechnungs-Export schreibt, braucht dafür kein ERP. Er braucht einen festen Ablauf. Die meiste Zeit kostet nicht das Dateiformat, sondern die Fragen drumherum: Was verlangt welcher Kunde, wer prüft die erste Datei, wo liegt das Original?
Dieser Plan verteilt die Arbeit auf Oktober, November und Dezember 2026. Er richtet sich an Dienstleister, Agenturen, Handwerksbetriebe und kleine Händler, die regelmäßig an Unternehmen abrechnen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Pflicht ab 2027 betrifft Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026. Wer darunter liegt, stellt spätestens ab 1. Januar 2028 um.
- Ohne ERP genügt ein Rechnungsprogramm, das ZUGFeRD oder XRechnung exportiert. Ein bestimmtes kostenpflichtiges Programm schreibt das Gesetz nicht vor.
- Prüfen Sie eine vollständige Testdatei mit Demo-Daten, bevor die erste echte E-Rechnung an einen Kunden geht.
- Kleinunternehmer sind beim Ausstellen dauerhaft ausgenommen; empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Fristen und Ausnahmen: § 27 Absatz 38 UStG und BMF-FAQ, Fragen 4 und 11.
Betrifft Sie die Pflicht ab 2027?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026, nicht 2025. Liegt er über 800.000 Euro, entfällt für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 die umsatzabhängige Übergangsregel für Papier und einfache PDF-Rechnungen. Genau 800.000 Euro zählen noch zur längeren Frist bis Ende 2027. EDI-Verfahren dürfen mit Zustimmung des Empfängers unabhängig von der Umsatzgröße bis Ende 2027 weiterlaufen. § 27 Absatz 38 UStG
Ob Sie betroffen sind und ab wann, beantwortet der E-Rechnungspflicht-Check in bis zu fünf Fragen. Steht Ihr Umsatz 2026 noch nicht fest und liegt die Schätzung nahe an der Grenze, planen Sie mit dem 1. Januar 2027. Dann sind Sie in beiden Fällen rechtzeitig fertig. Grenzfälle, dauerhafte Ausnahmen und Rechnungen an Behörden behandelt der Ratgeber zur Versandpflicht 2027.
Die Übergangsregeln knüpfen an den Zeitpunkt der Leistung an, nicht an das Rechnungsdatum. Eine Dezemberleistung, die Sie erst im Januar abrechnen, prüfen Sie deshalb gesondert. Das Beispiel dazu steht im Ratgeber zu den Übergangsfristen.
Welcher Weg zur E-Rechnung passt ohne ERP?
| Heute | Weg zur E-Rechnung |
|---|---|
| Word oder Excel | Programm mit ZUGFeRD- und XRechnung-Export. Einmalig: Kunden und wiederkehrende Leistungen anlegen, Nummernkreis anschließen. |
| Programm ohne E-Rechnung | Beim Anbieter klären, ob der Export bis Dezember kommt, sonst wechseln. Einmalig: Kunden übertragen, Nummernkreis anschließen. |
| Buchhaltung bei der Kanzlei | Mit der Kanzlei klären, wo Ihre Rechnungen entstehen und wie die Dateien zu ihr gelangen. |
| Wenige Rechnungen an Firmen | Einzelne E-Rechnung im Editor erstellen und selbst versenden. Einmalig: Ablage für die Originale festlegen. |
Unsere Empfehlung: Schreiben Sie jeden Monat an dieselben Kunden, legen Sie Kunden und Leistungen einmal im Rechnungsprogramm an, statt jede E-Rechnung einzeln zu erzeugen. Dann prüfen Sie die Kundendaten einmal, nicht bei jeder Rechnung neu. Die Datei für Januar entsteht aus denselben Angaben wie die Testdatei aus November.
In der Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de exportieren Sie ZUGFeRD und XRechnung schon im Tarif Start. Darin sind drei Rechnungen im Monat mit kleinem Werbehinweis und bis zu 25 Kontakte enthalten, mit Business beides unbegrenzt. Bestehende Kunden übernehmen Sie per CSV-Import. Die nächste Rechnungsnummer stellen Sie so ein, dass sie an Ihre bisherige Reihe anschließt.
Der Plan bis 31. Dezember 2026
| Zeitraum | Aufgabe und Ergebnis |
|---|---|
| Oktober | Pflicht prüfen, Aufgaben verteilen, Weg aus der Tabelle oben wählen. Danach stehen Datum und Verantwortliche fest. |
| bis Mitte November | Stammkunden nach Format, Referenz und Versandweg fragen. Ergebnis: eine Notiz je Kunde. |
| November | Kunden und Leistungen anlegen, Testdatei mit Demo-Daten erstellen und prüfen. |
| Dezember | Versandweg, Kontakt für Rückfragen und Ablage festlegen. Die erste Rechnung im Januar entsteht dann aus demselben Ablauf. |
| Januar 2027 | Erste reguläre E-Rechnung je Stammkunde verschicken und Rückmeldung abwarten. Abweichungen vor der zweiten Rechnung klären. |
Fragen Sie Ihre Kunden zuerst: Ohne deren Antwort zu Format und Referenz können Sie im November keine passende Testdatei bauen.
1. Pflichtdatum und Zuständigkeit festlegen
Notieren Sie, wer den Rechnungseingang kontrolliert, wer Ausgangsrechnungen freigibt und wer die Ablage betreut. In einer kleinen Firma liegen diese Aufgaben oft bei derselben Person. Sie bleiben trotzdem getrennte Aufgaben, die jemand im Kalender hat.
Kleinunternehmer sind beim Ausstellen dauerhaft ausgenommen; der Empfang eingehender E-Rechnungen bleibt erforderlich. BMF-FAQ, Fragen 4 und 12
2. Stammkunden nach Format und Referenz fragen
Legen Sie pro regelmäßigem Unternehmenskunden eine kurze Arbeitsnotiz an:
| Angabe | Was Sie klären |
|---|---|
| Anschrift | Vollständige Firmierung und richtige Rechnungseinheit |
| Dateiformat | ZUGFeRD-Profil, XRechnung oder anderes zulässiges vereinbartes Format |
| Referenz | Bestellnummer, Projektreferenz oder vom Kunden geforderte Buyer Reference |
| Versandweg | Rechnungspostfach, Portal oder vereinbarter Netzweg |
| Ansprechpartner | Kontakt für Rückfragen und zurückgewiesene Dateien |
Textvorlage zur Abstimmung:
Wir bereiten unseren Rechnungsversand auf strukturierte E-Rechnungen vor. Welches Dateiformat und welchen Übermittlungsweg sollen wir für Ihre Rechnungen verwenden? Bitte nennen Sie uns außerdem die erforderlichen Bestell- oder Projektreferenzen.
Ausführlichere Anschreiben für Stammkunden, Behörden und die erste E-Rechnung stehen in Kunden auf E-Rechnung umstellen: Anschreiben-Vorlage.
Bei Behördenaufträgen prüfen Sie die konkreten B2G-Vorgaben zusätzlich. Eine allgemeine B2B-Checkliste ersetzt diese Anforderungen nicht. BMF-FAQ, Frage 4a
3. Testdatei erstellen und prüfen
Erstellen Sie eine eindeutig als Test gekennzeichnete Datei mit Demo-Daten. Bilden Sie Ihren tatsächlichen Fall ab, etwa eine monatliche Projektabrechnung mit Leistungszeitraum und Bestellreferenz. Versenden Sie diese Datei nur nach Abstimmung als Test, nicht als Zahlungsaufforderung.
Prüfen Sie getrennt:
- Inhalt: Stimmen Anschrift, Leistung, Zeitraum, Steuerbehandlung und Beträge?
- Format: Entspricht die exportierte Datei dem geforderten Standard und Profil?
- Empfängeranforderungen: Ist die benötigte Referenz vorhanden und akzeptiert der vereinbarte Eingang die Datei?
- Darstellung: Sind bei ZUGFeRD sichtbares PDF und strukturierte Daten gleich?
Das Auslese- und Prüfwerkzeug zeigt Rechnungsdaten und verfügbare Prüfhinweise. Ein unauffälliges technisches Ergebnis ersetzt keine fachliche Prüfung des Auftrags. BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Randziffer 35a
4. Rechnung per E-Mail versenden und Rückfragen klären
Für die ersten Rechnungen können Sie den Rechnungseditor nutzen und die heruntergeladene Datei über den vereinbarten Weg übermitteln. Ein Versand direkt aus dem Programm ist Komfort, keine Voraussetzung des Umsatzsteuerrechts. Die zulässigen Übermittlungswege erläutert die BMF-FAQ, Frage 8.
Mit dem E-Mail-Versand in Business prüfen Sie die fertige Rechnung und das Format, danach Empfänger, Betreff, Nachricht und Rechnungsanhang. Bei einer Fehlermeldung klären Sie die Ursache, bevor Sie erneut senden.
Bei Retainern oder anderen laufenden Leistungen prüfen Sie anschließend die wiederkehrenden Rechnungen. Mit Business ist ein optionaler automatischer Folgeversand verfügbar. Prüfen Sie die erste Rechnung selbst und aktivieren Sie eine Wiederholung erst, wenn Stammdaten, Leistungsumfang und Empfängeradresse stimmen.
5. Rechnungseingang und Ablage mit umstellen
Ein erreichbares E-Mail-Postfach genügt für den Empfang einer E-Rechnung. Zusätzlich brauchen Sie einen Ablauf zum Lesen, fachlichen Prüfen und Aufbewahren der Datei. Drucken Sie die Rechnung bei Bedarf aus, erhalten Sie aber mindestens den strukturierten Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form. BMF-FAQ, Fragen 12, 12a und 13
Der Archivierungsratgeber behandelt Originaldatei, Auffindbarkeit und Aufbewahrung. Prüfen Sie getrennt, ob Sie Ihr eigenes Archiv organisieren oder die Rechnungsarchiv-Funktion für Ihre Ausgangsrechnungen nutzen. Ein Ausgangsarchiv ist nicht automatisch ein vollständiger Rechnungseingangsprozess.
Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.
Wann ist die Umstellung im Alltag vorbereitet?
Nutzen Sie diese Abnahme im Dezember statt einer bloßen Software-Anmeldung:
- Eigene Frist und Ausnahmen sind geprüft.
- Der Weg zur E-Rechnung ist gewählt, Kunden und Leistungen sind angelegt.
- Stammkundenformat, Referenz und Versandweg sind dokumentiert.
- Eine passende Testdatei wurde technisch und fachlich kontrolliert.
- Der Ansprechpartner für zurückgewiesene Rechnungen steht fest.
- Die Originaldatei ist später auffindbar und exportierbar.
- Die erste Rechnung im Januar entsteht aus demselben Ablauf wie die Testdatei.
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, gilt derselbe Ablauf mit einem Jahr mehr Zeit bis zum 1. Januar 2028. § 27 Absatz 38 UStG
Nächster Schritt: Machen Sie den E-Rechnungspflicht-Check und tragen Sie das Ergebnis in Ihren Plan ein. Aktuelle Preise und Grenzen der Tarife finden Sie unter Tarife und Leistungen.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln — Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, geltende Onlinefassung; abgerufen am 09.10.2026. Gesetzestext
- Einführung der obligatorischen E-Rechnung: Änderung des Anwendungsschreibens — Bundesministerium der Finanzen, 15.10.2025; abgerufen am 05.10.2026. Originalschreiben
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Pflicht-Check starten.