Eine E-Rechnung können Sie kostenlos öffnen, auch wenn sie nur als XML-Datei vorliegt. Speichern Sie die erhaltene Originaldatei zunächst unverändert und wählen Sie sie dann im E-Rechnungs-Viewer aus. Das Werkzeug zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar an und ergänzt technische Prüfhinweise. Ohne Anmeldung sind drei Prüfungen pro Monat möglich.
Das Wichtigste vorab:
- Für den Empfang genügt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein besonderes Empfangsportal ist nicht vorgeschrieben.
- Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne eigene PDF-Ansicht. ZUGFeRD verbindet dagegen eine PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten.
- Bei einer hybriden E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil maßgebend. Vergleichen Sie ihn deshalb mit der PDF-Ansicht.
- Ein technisches Prüfergebnis ersetzt weder die inhaltliche Rechnungsprüfung noch die Aufbewahrung der Originaldatei.
- Die kostenlose Anzeige ist für einzelne Rechnungen geeignet. Wer Belege regelmäßig speichern und wiederfinden muss, braucht zusätzlich einen verlässlichen Archivierungsablauf.
Empfangen, öffnen und archivieren sind drei verschiedene Schritte
„E-Rechnung empfangen“ wird häufig für den gesamten Ablauf verwendet. Tatsächlich sind drei Aufgaben zu unterscheiden:
| Aufgabe | Was Sie dafür brauchen | Was der Viewer leistet |
|---|---|---|
| Empfangen | Zum Beispiel ein E-Mail-Postfach oder ein vereinbarter Download | Kein eigenes Rechnungspostfach |
| Öffnen und prüfen | Einen Viewer für XML beziehungsweise ZUGFeRD-PDF | Lesbare Ansicht und technische Prüfhinweise |
| Aufbewahren | Einen nachvollziehbaren Ablage- oder Archivierungsprozess | Nur mit Business als Beleg speicherbar |
Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können müssen und dafür bereits ein E-Mail-Postfach genügt. Sie sind aber nicht verpflichtet, über die Aufbewahrung hinaus jede Rechnung automatisiert weiterzuverarbeiten.
Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.
E-Rechnung kostenlos öffnen: so gehen Sie vor
- Originaldatei sichern: Speichern Sie die erhaltene XML- oder ZUGFeRD-PDF zunächst unverändert.
- Viewer öffnen: Rufen Sie kostenlose-erechnung.de/auslesen auf.
- Datei auswählen: Unterstützt werden XRechnung als XML sowie ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X als PDF mit eingebetteten XML-Daten.
- Rechnungsansicht lesen: Prüfen Sie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdaten, Positionen, Steuerbeträge, Gesamtbetrag und Zahlungsdaten.
- Prüfhinweise einordnen: Technische Hinweise betreffen die ausgeführten XML-Regeln. Sie sagen nicht automatisch, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder die Bankverbindung stimmt.
- Original aufbewahren: Legen Sie die erhaltene Datei in Ihrem vorgesehenen Archiv ab. Ein Ausdruck oder eine erzeugte Ansicht ersetzt den strukturierten Originalteil nicht.
Die Ansicht und das Auslesen eingebetteter XML-Daten entstehen im Browser. Zur technischen Validierung werden die XML-Daten verschlüsselt an den Server übertragen. Die zuletzt analysierten Rechnungsdaten können auf Ihrem Gerät für eine Wiederaufnahme gespeichert werden; das ist keine Cloud-Archivierung.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welche Datei haben Sie erhalten?
XRechnung als XML-Datei
Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Im Texteditor sehen Sie technische Elemente statt eines üblichen Rechnungsblatts. Der Viewer ordnet diese Daten einer lesbaren Ansicht zu. Für die Kontrolle sind insbesondere folgende Felder wichtig:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Empfängers
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Leistungs- oder Lieferdatum
- Rechnungspositionen, Mengen und Preise
- Steuerkategorien und Steuerbeträge
- Gesamtbetrag, Zahlungsziel und Zahlungsdaten
ZUGFeRD als PDF mit XML
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Die PDF-Datei enthält eine sichtbare Rechnung und zusätzlich strukturierte XML-Daten. Eine gewöhnliche PDF oder ein Scan ohne eingebettete XML-Daten ist keine ZUGFeRD-E-Rechnung und lässt sich vom Werkzeug nicht als solche auslesen.
Prüfen Sie bei ZUGFeRD nicht nur die sichtbare PDF. Nach den aktuellen BMF-Hinweisen ist bei Abweichungen der strukturierte Teil maßgebend. Genau deshalb ist die zusätzliche XML-Ansicht nützlich.
Die praktische Prüfcheckliste für eingehende E-Rechnungen
Eine technisch lesbare Datei kann trotzdem eine falsche oder unberechtigte Forderung enthalten. Gehen Sie deshalb in dieser Reihenfolge vor:
| Prüffeld | Konkrete Frage | Bei Abweichung |
|---|---|---|
| Geschäftspartner | Kennen Sie den Aussteller und passt die Anschrift? | Rechnung nicht vorschnell bezahlen |
| Bezug | Gibt es Bestellung, Vertrag oder Leistungsnachweis? | Zuständige Person oder Lieferanten kontaktieren |
| Rechnungsdaten | Stimmen Nummer, Datum und Leistungszeitpunkt? | Berichtigung anfordern |
| Positionen | Passen Mengen, Preise, Rabatte und Steuer? | Mit Bestellung oder Angebot abgleichen |
| Zahlung | Stimmen Gesamtbetrag, Fälligkeit und IBAN? | Bankdaten über einen bekannten Kontakt verifizieren |
| Technik | Zeigt der Viewer Fehler oder Warnungen? | Hinweis lesen und bei Bedarf korrigierte Datei anfordern |
| Aufbewahrung | Ist die Originaldatei unverändert abgelegt? | Originaldatei in den vorgesehenen Prozess übernehmen |
Ein unauffälliger technischer Bericht bedeutet nur, dass die ausgeführten Regeln keine entsprechenden Fehler gefunden haben. Er ist kein Nachweis für die wirtschaftliche Berechtigung der Rechnung und keine Garantie für die steuerliche Anerkennung.
Eine vorhandene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei können Sie ohne Konto im Browser prüfen und auslesen.
Was tun, wenn die Datei nicht geöffnet werden kann?
Eine PDF enthält keine E-Rechnungsdaten: Wahrscheinlich handelt es sich um eine normale PDF oder einen Scan. Bitten Sie den Aussteller um eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten.
Die XML-Datei wird als fehlerhaft gemeldet: Notieren Sie den konkreten Prüfhinweis und fordern Sie eine korrigierte Datei an. Verändern Sie die empfangene Originaldatei nicht selbst.
PDF und XML zeigen unterschiedliche Angaben: Behandeln Sie den strukturierten XML-Teil als maßgebend und lassen Sie die Abweichung vom Aussteller klären, bevor Sie zahlen.
Der kostenlose Monatsumfang ist ausgeschöpft: Ohne Anmeldung und im kostenlosen Konto sind jeweils drei Prüfungen pro Monat möglich. Business ermöglicht unbegrenzte Prüfungen und das Speichern der Originaldatei als Beleg.
Wann genügt der kostenlose Viewer?
Der kostenlose Einstieg passt, wenn Sie nur gelegentlich eine E-Rechnung öffnen, die Daten kontrollieren und die Originaldatei anschließend in Ihrem bestehenden Ablagesystem sichern. Eine Anmeldung ist für bis zu drei Prüfungen pro Monat nicht erforderlich.
Business wird relevant, wenn Sie regelmäßig Rechnungen prüfen oder Originaldateien direkt als Belege speichern und wiederfinden möchten. Die Entscheidung hängt also nicht vom Dateiformat allein ab, sondern von Ihrem wiederkehrenden Arbeitsablauf. Prüfen Sie den aktuellen Leistungsumfang vor der Buchung auf der Preisseite.
Wie lange müssen Sie die E-Rechnung aufbewahren?
Für ein- und ausgehende Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Bewahren Sie deshalb die empfangene XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML auf.
Eine Bildschirmansicht, ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF genügt dafür nicht als Ersatz. Der Viewer hilft beim Lesen und Prüfen; die dauerhafte Aufbewahrung ist ein eigener Schritt.
Quellen
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen, laufend aktualisiert, abgerufen am 1. Oktober 2026.
- E-Rechnung ansehen, ELSTER – Ihr Online-Finanzamt, ohne ausgewiesenes Veröffentlichungsdatum, abgerufen am 1. Oktober 2026.
- XRechnung – Versionen und Bundles, Koordinierungsstelle für IT-Standards, Stand September 2026, abgerufen am 1. Oktober 2026.
- ZUGFeRD 2.5.2 deutsch, Forum elektronische Rechnung Deutschland, 4. August 2026, abgerufen am 1. Oktober 2026.
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Rechnung öffnen.