XRechnung und ZUGFeRD beschreiben die Rechnungsdatei. Peppol beschreibt eine Infrastruktur für den Austausch. Entscheiden Sie deshalb zweimal: Welchen Inhalt und welches Profil braucht der Kunde, und über welchen Weg soll die Datei dort ankommen? Eine zulässige Datei ist nicht automatisch für jeden Eingang geeignet.
Das Wichtigste in Kürze
- ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten.
- XRechnung ist ein strukturierter XML-Standard mit zusätzlichen nationalen Regeln.
- Ein ZUGFeRD-Dokument im Profil EN 16931 ist nicht automatisch XRechnung-konform.
- Peppol ist kein drittes Dateiformat und keine allgemeine deutsche B2B-Pflicht.
Grundlagen: BMF-FAQ, Fragen 7 und 8, KoSIT: XRechnung und FeRD: ZUGFeRD 2.5.2.
Die drei Begriffe im Vergleich
| Frage | ZUGFeRD | XRechnung | Peppol |
|---|---|---|---|
| Was wird beschrieben? | Hybride Rechnungsdatei und Profile | Strukturierte XML-Rechnung mit CIUS-Regeln | Dokumentenaustausch über ein Netzwerk |
| Sichtbare PDF-Ansicht enthalten? | Ja | Nicht Bestandteil des reinen XML | Hängt vom ausgetauschten Dokument ab |
| Was muss geprüft werden? | XML, Profil und Empfängervorgaben | Syntax, Geschäftsregeln und Empfängervorgaben | Erreichbarkeit, Dokumenttyp und Teilnehmeranforderungen |
| Kann eine E-Mail genügen? | Bei entsprechend vereinbartem B2B-Versand | Bei entsprechend vereinbartem B2B-Versand | Peppol ist ein eigener Austauschweg |
Stand 05.10.2026. Die rechtlich zulässigen Übermittlungswege erläutert die BMF-FAQ, Frage 8; die technische XRechnung-Einordnung stammt von KoSIT.
Welches ZUGFeRD-Profil ist geeignet?
Nach dem BMF können ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvorgaben erfüllen; die Profile MINIMUM und BASIC WL sind ausgenommen. BASIC ist nicht pauschal unzulässig. Das Profil EN 16931 ist eine geeignete Standardwahl für den entsprechenden Datenaustausch, ersetzt aber keine Prüfung der tatsächlichen Datei und Kundenanforderungen. BMF-FAQ, Frage 7
Eine Datei im Profil EN 16931 bildet nicht automatisch die zusätzliche XRechnung-CIUS ab. Wenn der Kunde XRechnung verlangt, genügt daher nicht die Aussage „das XML ist ohnehin dasselbe“. Prüfen Sie das ausdrücklich geforderte Profil und die zusätzlichen Geschäftsregeln. KoSIT
Welche Versionen sind aktuell?
FeRD veröffentlichte ZUGFeRD 2.5.2 am 4. August 2026; die Fassung gilt seit dem 1. September 2026 und ist technisch mit Factur-X 1.09.2 abgestimmt. Die neue Version macht ältere zulässige Dateien nicht allein wegen ihres Alters ungültig. FeRD-Veröffentlichung
Bei XRechnung ist 3.0.2 die aktuelle Fassung. KoSIT hat eine Vorversion von XRechnung 4.0 angekündigt beziehungsweise bereitgestellt. Eine Vorversion ist kein schon geltender Umstellungsstichtag für die Rechnungsausstellung 2027. Prüfen Sie den Stand beim zuständigen Herausgeber. KoSIT: Standard XRechnung
Diese Versionsangaben beschreiben die veröffentlichten Standards. Sie sind keine Behauptung, welche genaue Exportversion jedes Produkt heute erzeugt.
Auswahlmatrix für Ihren konkreten Auftrag
| Kundenvorgabe | Passender nächster Prüfschritt |
|---|---|
| Gewohntes PDF gewünscht, strukturierte Rechnung notwendig | ZUGFeRD mit geeignetem Profil und eingebettetem XML prüfen |
| XRechnung ausdrücklich gefordert | XRechnung-Datei erzeugen und benötigte Referenzen klären |
| Einreichung über ein Behördenportal | Portalvorgaben zu Format, Leitweg-ID und Versandweg lesen |
| Peppol-Eingang vereinbart | Teilnehmerkennung, Dokumentprofil und Zugang zum Netz klären |
| Kunde im Ausland | Dessen Landes-, Plattform- und Empfängeranforderungen prüfen; nicht pauschal Factur-X-Kompatibilität zusagen |
Beispiel: Ein Auftraggeber möchte XRechnung über ein Portal. Sie exportieren ein gewöhnliches ZUGFeRD-EN-16931-PDF und senden es per E-Mail. Damit haben Sie weder die zusätzlich geforderte Datei noch den Eingang geprüft. Wählen Sie die Datei anhand der Spezifikation und den Versandweg anhand der Empfängervorgabe getrennt aus.
Wie prüfen Sie Ihren ersten Export?
Wählen Sie im Rechnungseditor das benötigte Format und laden Sie die Datei herunter. Kontrollieren Sie anschließend im Auslese- und Prüfwerkzeug den erkannten Typ, die Rechnungsdaten und den tatsächlichen Prüfstatus. Stimmen Sie bei besonderen Anforderungen eine Testdatei mit dem Kunden ab.
Für die ausführliche Entscheidung zwischen den beiden Dateien verwenden Sie den Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung. Die B2B-Umstellungscheckliste ergänzt Stammdaten, Versand und Originaldatei-Ablage. Ein Peppol-Versand wird für unser Produkt hier nicht zugesagt.
Quellen
- Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, datiert 23.03.2026; abgerufen am 05.10.2026. BMF-FAQ
- Standard XRechnung — Koordinierungsstelle für IT-Standards, laufende Informationsseite ohne einheitliches Veröffentlichungsdatum; abgerufen am 05.10.2026. KoSIT
- ZUGFeRD 2.5.2 (deutsch) — Forum elektronische Rechnung Deutschland, veröffentlicht am 04.08.2026, gültig ab 01.09.2026; abgerufen am 05.10.2026. FeRD
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