XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026 (Leitweg-ID & OZG-RE)

Sie haben einen Auftrag von einer Bundesbehörde erhalten und müssen Ihre Rechnung als XRechnung einreichen — nicht als PDF. Eine XRechnung erstellen ist in 7 klar abgegrenzten Schritten erledigt, sobald Sie die entscheidenden Pflichtfelder kennen.

Die häufigste Ursache für abgelehnte Behördenrechnungen ist kein falscher Betrag, sondern eine fehlende oder falsch eingetragene Leitweg-ID in einem einzigen XML-Feld.

Was ist eine XRechnung — und wann sind Sie zur Ausstellung verpflichtet?

XRechnung ist eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) auf Basis des europäischen Standards EN 16931. Im Unterschied zu ZUGFeRD enthält das Format ausschließlich strukturierten XML-Code — kein eingebettetes PDF. Behörden-Empfangssysteme lesen den Inhalt maschinell; eine menschlich lesbare Darstellung erzeugt erst der Viewer beim Empfänger.

Drei Bedingungen lösen die XRechnung-Pflicht aus:

1. Ihr Rechnungsempfänger ist eine öffentliche Behörde des Bundes (Bundesministerium, Bundesamt, öffentlicher Auftraggeber nach § 99 GWB).
2. Der Rechnungsbetrag überschreitet 1.000 € brutto.
3. Es handelt sich um eine B2G-Transaktion (Business-to-Government).

Seit dem 27. November 2020 gilt diese Pflicht bundesweit für alle Lieferanten des Bundes. Viele Bundesländer haben vergleichbare Regelungen eingeführt, teils bereits unterhalb der 1.000-€-Grenze. Den vollständigen Stichtagsplan bis 2028 enthält der E-Rechnungspflicht Leitfaden.

Wichtig für die Praxis: Die Pflicht, eine XRechnung zu erstellen, gilt unabhängig davon, ob Sie als Auftragnehmer auch B2B-Rechnungen stellen. Ein Handwerker, der sowohl Privatkunden als auch das Bundesverwaltungsamt beliefert, muss ausschließlich für den Bundesauftrag eine XRechnung ausstellen — alle anderen Rechnungen folgen weiterhin dem bisherigen Format. Nur die XRechnung ist dabei B2G-zulässig; eine PDF-Rechnung wird selbst dann nicht akzeptiert, wenn alle § 14-UStG-Pflichtangaben enthalten sind.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nicht von der Formatpflicht ausgenommen — auch eine Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis muss als XRechnung übermittelt werden, wenn der Empfänger eine Bundesbehörde ist. Der Steuerkategorie-Code lautet in diesem Fall O (Not subject to VAT).

Schritt 1: Leitweg-ID beschaffen und das Einreichungsportal bestimmen

Die Leitweg-ID ist eine behördenseitig vergebene Adressierungsnummer, die zwingend in das Pflichtfeld BT-10 (Buyer Reference) eingetragen werden muss. Sie besteht aus drei Abschnitten: Grob-Adresse (Bundesland-Kürzel oder Bundesbehörden-Präfix 991–993), Fein-Adresse und einer Prüfziffer.

Bezugsquellen für die Leitweg-ID:

• Einkaufsabteilung oder Rechnungsstellenadresse des Auftraggebers — die Leitweg-ID ist fester Bestandteil von Bestellschreiben und Rahmenverträgen.
• Viele Bundesbehörden veröffentlichen die ID in ihrem Lieferantenportal oder auf Anfrage.
• Leitweg-ID-Suche über Drittanbieter-Verzeichnisse — eine eigenständige Generierung der ID ist nicht möglich.

Alles Weitere zur Logik und Beschaffung der Leitweg-ID erklärt der Ratgeber Leitweg-ID: Wo finde ich sie und was bedeuten die Stellen?

Einreichungsportal bestimmen: Das Unterpräfix der Leitweg-ID verrät den vorgesehenen Übertragungsweg: Präfix 992 = OZG-RE, Präfix 993 = eigene Lösung des Empfängers. Seit der Abschaltung des ZRE-Portals zum Jahresende 2025 akzeptiert der Bund neue Einreichungen ausschließlich über das OZG-RE-Portal oder das Peppol-Netzwerk.

Schritt 2–3: Pflichtfelder nach CIUS XRechnung 3.0.2 zusammenstellen

CIUS XRechnung 3.0.2 erweitert den EN-16931-Kern um 21 deutschspezifische Geschäftsregeln (BR-DE-1 bis BR-DE-26, einige zurückgezogen). Gegenüber einer Standardrechnung nach § 14 UStG sind vier Felder zusätzlich Pflicht:

Alle gesetzlichen Pflichtangaben einer regulären Rechnung nach § 14 UStG gelten weiterhin: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung mit Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag sowie Bruttobetrag.

Praxishinweis: Jede Rechnungsposition (BG-25) muss eine Artikelbezeichnung in BT-153 enthalten. Dieses Feld fehlt häufig bei aus Tabellenprogrammen importierten Daten und löst den Geschäftsregelfehler BR-25 aus.

Ergänzend zu den BT-Pflichtfeldern empfiehlt die KoSIT-Spezifikation 3.0.2 die Angabe des Leistungszeitraums (BT-73 / BT-74), da Behörden diesen für die haushaltsmäßige Buchung benötigen. Formal optional, aber faktisch Standard: Bundesbehörden lehnen Rechnungen ohne Leistungsdatum in der Praxis häufig über ihren eigenen internen Regelkatalog ab. Tragen Sie daher immer das tatsächliche Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum ein — auch wenn der KoSIT-Validator dies nicht als Fehler kennzeichnet.

Schritt 4: XRechnung erstellen — drei kostenlose Wege

Drei Wege stehen zur kostenlosen Erstellung einer validen XRechnung zur Verfügung:

1. Browser-basierter XRechnung-Generator (empfohlen für Einzelrechnungen): Der XRechnung-Generator erstellt valide XRechnung-XML nach CIUS 3.0.2 direkt im Browser — ohne Installation, ohne Registrierung. Alle BT-Pflichtfelder inkl. BT-10, BT-23, BT-34 und BT-49 sind geführt; fehlerhafte Eingaben werden vor dem Export markiert.

2. OZG-RE Weberfassung: Das OZG-RE-Portal bietet ein Online-Formular zur manuellen Eingabe. Die erzeugte XML-Datei kann vor dem Versand heruntergeladen werden. Geeignet für sporadische Einreichungen bis ca. 5 Rechnungen pro Monat.

3. ERP oder Rechnungssoftware: Systeme wie DATEV, Lexware oder vergleichbare Software exportieren XRechnung direkt aus dem Buchungsbeleg. Sinnvoll ab ca. 10 Behördenrechnungen monatlich. Ein Überblick über die Optionen findet sich im E-Rechnung Software Vergleich 2026.

Welche Option für Ihre Situation passt, hängt von der Rechnungsfrequenz ab: bis 4 Einreichungen monatlich ist der Browser-Generator die schnellste Lösung, um eine XRechnung zu erstellen; ab 10 Rechnungen lohnt eine Software mit Vorlagen-Funktion; ab 50 Rechnungen sollte ein Peppol-Access-Point geprüft werden, der die Einreichung vollständig automatisiert und den Portals-Upload entfallen lässt.

Schritt 5: XRechnung mit dem KoSIT-Validator prüfen

Vor der Einreichung sollte jede XRechnung durch den offiziellen KoSIT-Validator geprüft werden. Der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards prüft zwei Fehlerkategorien:

• Formatfehler (Schema-Verletzungen): Fehlende oder falsch typisierte XML-Elemente — z. B. ein leeres BT-10-Feld.
• Geschäftsregelfehler (BR-Codes): Verstöße gegen EN-16931-Kernregeln (BR-CO) oder deutschspezifische Regeln (BR-DE).

Den KoSIT-Validator erreichen Sie unter validator.kosit.de. Laden Sie die XML-Datei hoch; die Prüfung dauert wenige Sekunden. Das Ergebnis zeigt je Regel entweder einen grünen Status (passed) oder eine rote Fehlermeldung mit dem zugehörigen BR-Code und der betroffenen XML-Zeile. Anhand der Zeilennummer lässt sich der Fehler direkt in einem Text-Editor oder in der Generieroberfläche beheben.

Ein valider Bericht enthält ausschließlich grüne Häkchen. Ein einzelner roter Fehlercode führt zur systemseitigen Ablehnung beim Empfänger — ohne manuelle Rückmeldung.

Die drei häufigsten Fehlerbilder aus Praxisprotokollen:

• BR-DE-15: BT-10 fehlt oder ist leer → Leitweg-ID nicht eingetragen.
• BR-25: BT-153 (Artikelname) fehlt bei einer Position → typisch bei Dienstleistungsimporten.
• BR-E-01: Falscher Steuerkategorie-Code bei steuerfreien Positionen → Kleinunternehmer tragen O ein, nicht S mit 0 %.

Schritt 6–7: XRechnung einreichen — OZG-RE, Peppol oder E-Mail

Nach bestandener Validierung stehen drei Übertragungswege zur Verfügung:

OZG-RE (manueller Upload): Einmalige Registrierung auf dem OZG-RE-Portal (xrechnung-bdr.de) mit Unternehmensangaben und E-Mail-Adresse — der Prozess dauert wenige Minuten. Anschließend wird die XML-Datei direkt in die Einreichungsmaske hochgeladen. Verarbeitungsbestätigungen erscheinen in der Regel innerhalb von 24 Stunden; der Einreichungsstatus — inkl. Fehlercodes bei Ablehnung — ist über das Portal verfolgbar. Bei Ablehnung erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung an die Registrierungs-E-Mail.

Peppol-Netzwerk: Die Peppol-Empfänger-ID einer Bundesbehörde entspricht der Leitweg-ID mit dem Präfix 0204: (Beispiel: 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28). Über einen Peppol-Access-Point — den Ihr Rechnungsprogramm oder ein externer Dienstleister bereitstellt — wird die Rechnung Ende-zu-Ende-verschlüsselt zugestellt. Ab ca. 20 Rechnungen pro Monat ist Peppol wirtschaftlich sinnvoll.

E-Mail (Übergangslösung bis 31.12.2026): Der Versand per E-Mail an die behördliche Rechnungs-E-Mail-Adresse ist bis zum 31. Dezember 2026 zulässig. Die XML-Datei muss als Anhang beigefügt sein; ein lesbares PDF darf zusätzlich — aber nicht anstelle der XML — beigefügt werden. Ab 2027 entfällt dieser Weg für Bundesbehörden.

Den Vergleich zwischen XRechnung und dem alternativ einsetzbaren ZUGFeRD-Format — u. a. wann ZUGFeRD für B2B-Rechnungen die bessere Wahl ist — bietet der Artikel ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format ist das richtige?.

Häufige Fehler beim XRechnung erstellen und wie Sie diese vermeiden

Fünf Fehlerquellen verursachen zusammen über 80 % aller Portalablehnungen. Jede davon lässt sich durch Vorabprüfung mit dem KoSIT-Validator und eine sorgfältige Datenpflege vermeiden:

1. Fehlende oder falsche Leitweg-ID (BT-10): Die Leitweg-ID ist immer vom Auftraggeber zu beschaffen — eine eigenständige Generierung ist nicht möglich. Jede Organisationseinheit einer Behörde besitzt eine eigene ID.

2. Veraltete XRechnung-Version: Rechnungen im Format XRechnung 2.x werden seit Anfang 2025 systemseitig abgelehnt. Überprüfen Sie in Ihrer Software, ob die Ausgabe auf Version 3.0.2 umgestellt ist.

3. Fehlende elektronische Adressen (BT-34 / BT-49): Viele Rechnungsprogramme befüllen diese Felder nicht automatisch. BT-34 ist die elektronische Adresse des Rechnungsstellers — zulässige Werte sind eine E-Mail-Adresse mit Schema-ID 0088 oder eine IBAN mit Schema-ID 0060.

4. Leere Artikelbezeichnung (BT-153): Besonders häufig bei Dienstleistungsrechnungen mit einer einzigen Position. Auch eine generische Beschreibung wie „Beratungsleistung laut Auftrag vom 15.05.2026” ist regelkonform.

5. Falscher Steuerkategorie-Code für Kleinunternehmer: Kleinunternehmer tragen Steuerkategorie O (Not subject to VAT) ein, nicht S mit Steuersatz 0 %. Eine S-Position mit Steuersatz 0 % verletzt BR-E-01 und führt zur Ablehnung.

Tipp für wiederkehrende Aufträge: Legen Sie eine Vorlage mit vorausgefüllten BT-10, BT-23, BT-34 und BT-49 pro Auftraggeber an. Wenn Sie regelmäßig eine XRechnung erstellen müssen, spart das rund 5–10 Minuten Prüfaufwand pro Rechnung und eliminiert die häufigsten Feldlücken. Browser-basierte Generatoren und Rechnungssoftware bieten diese Vorlage-Funktion in der Regel kostenfrei an.

Einen vollständigen Formatvergleich — inkl. der Fälle, in denen das ZUGFeRD-Format gegenüber XRechnung Vorteile bietet — liefert der E-Rechnung Format Vergleich 2026.

Quellen

• Spezifikation Standard XRechnung CIUS und Extension Version 3.0.2 — KoSIT / XeInkauf, Juni 2024. xeinkauf.de
• Leitfaden Rechnungsversender OZG-RE, Version 2.4 — Bundesdruckerei / xrechnung-bdr.de, 2024. xrechnung-bdr.de
• XRechnung B2G — Überblick und aktuelle Portal-Informationen — Verband elektronische Rechnung (VeR), 2025. verband-e-rechnung.org
• FAQ E-Rechnung in der Bundesverwaltung — E-Rechnung Bund, 2025. e-rechnung-bund.de
• 9 Fragen zur Leitweg-ID — B2Brouter, 2025. b2brouter.net