Mit Kostenlose-Erechnung.de archivieren Sie Rechnungen digital: weiterleiten, ausgelesen und unverändert abgelegt. Das ist der Kern dessen, was das Gesetz verlangt: Jede ein- und ausgehende Rechnung bewahren Sie acht Jahre auf, bei einer E-Rechnung mindestens die XML-Daten unversehrt in ihrer ursprünglichen Form (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 13). Eingangsrechnungen leiten Sie im Tarif Business aus Ihrem Postfach weiter, Ihre eigenen Rechnungen schreiben Sie fest und finden sie im Archiv wieder. Wie das im Einzelnen geht und was ohne Software reicht, lesen Sie hier.
Was digital archivieren rechtlich bedeutet
Grundlage ist § 14b UStG: Sie bewahren ein Doppel jeder Rechnung auf, die Sie ausstellen, und jede Rechnung, die Sie erhalten. Die Pflicht trifft alle Unternehmer, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Freiberufler mit Einnahmenüberschussrechnung.
Für E-Rechnungen präzisiert das Bundesfinanzministerium: Mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Und es stellt klar, dass allein eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems umsatzsteuerlich regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b UStG bedeutet (BMF-FAQ, Frage 13). Ein bestimmtes Archivprodukt ist also nicht Pflicht.
Für Ihre Buchführung kommen die GoBD hinzu, das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Für Rechnungen heißt das im Alltag:
| Grundsatz | Was er für Ihre Rechnungen bedeutet |
|---|---|
| Vollständigkeit | Jede Rechnung ist abgelegt, auch die bezahlte und die stornierte. |
| Unveränderbarkeit | Das Original wird nicht überschrieben. Änderungen bleiben nachvollziehbar. |
| Ordnung | Sie finden eine Rechnung nach Datum, Lieferant oder Nummer wieder. |
| Nachvollziehbarkeit | Ein Prüfer kann den Weg von der Rechnung bis zur Buchung verfolgen. |
| Verfahrensdokumentation | Sie beschreiben kurz, wie Rechnungen bei Ihnen erfasst, abgelegt und gesichert werden. |
Speichern und Archivieren unterscheiden sich genau hier. Eine Datei im Downloads-Ordner ist gespeichert. Archiviert ist sie, wenn sie an einem festen Ort liegt, nicht versehentlich überschrieben wird und Sie sie in acht Jahren noch finden.
Wie lange Sie Rechnungen aufbewahren
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt für Rechnungen eine Frist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispiel: Eine Rechnung vom Februar 2026 bewahren Sie bis Ende 2034 auf.
| Unterlage | Frist | Quelle |
|---|---|---|
| Ausgangs- und Eingangsrechnungen | acht Jahre | § 14b UStG |
| Buchungsbelege | acht Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | zehn Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe | sechs Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Die verkürzte Frist gilt nicht erst für Rechnungen ab 2025. Sie gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Bevor Sie ältere Jahrgänge löschen, sprechen Sie kurz mit Ihrer Steuerberatung, etwa wenn noch eine Betriebsprüfung oder ein offener Steuerbescheid läuft.
Anleitung: Rechnungen digital archivieren in vier Schritten
Die Reihenfolge folgt dem Weg, auf dem Rechnungen bei Ihnen ankommen oder entstehen. Die Schritte 1 bis 3 beschreiben den Ablauf mit der Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de, Schritt 4 gilt unabhängig vom Werkzeug.
Mit Business bleiben Kundendaten, Positionen, Zahlungsstand und das erzeugte Dokument jeder Rechnung im Rechnungsarchiv zusammen, mit Export für die Betriebsprüfung. Den Ablauf zeigt die Seite Rechnungen archivieren.
Schritt 1: Ausgangsrechnungen festschreiben statt Dateien sammeln
Ihre eigenen Rechnungen erstellen Sie in der Rechnungssoftware als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung. Sobald Sie eine Rechnung festschreiben, ist sie nicht mehr änderbar. Einen Fehler korrigieren Sie über eine Stornorechnung, die alte Rechnung bleibt sichtbar. So entsteht keine Lücke im Nummernkreis und keine stille Änderung.
Mit Business liegen die festgeschriebenen Rechnungen im Rechnungsarchiv mit Suche. Verlangt ein Prüfer Ihre Daten, stellen Sie mit dem Export für die Betriebsprüfung ein Paket mit Rechnungsdaten, Originaldateien und Änderungsprotokoll bereit.
Schritt 2: Eingangsrechnungen per E-Mail weiterleiten und automatisch ablegen
Die meisten Eingangsrechnungen kommen per E-Mail. Für den Empfang reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ, Frage 8). Als Ablage taugt es wenig: E-Mails lassen sich löschen und verschieben, und eine Rechnung nach Lieferant oder Betrag zu suchen, ist mühsam. Mit Business leiten Sie die Rechnung deshalb weiter, das Postfach bleibt Ihre Quelle:
- Absender freigeben. Unter Firma, Bereich „Belege per E-Mail“, ist Ihre Anmeldeadresse sofort freigegeben. Weitere eigene Adressen bestätigen Sie per Link, insgesamt bis zu zehn.
- Weiterleiten. Leiten Sie die E-Mail mit der Rechnung an
belege@inbox.kostenlose-erechnung.deweiter. Übernommen werden PDF-Rechnungen und E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD). - Auslesen lassen. XRechnung und ZUGFeRD werden direkt aus den XML-Daten gelesen, einfache PDF-Rechnungen per Texterkennung. Lieferant, Betrag, Steuer und Fälligkeit stehen danach am Beleg.
- Original behalten. Die Originaldatei bleibt mit Prüfsumme unter Belege gespeichert. Für eine XRechnung entsteht zusätzlich eine Lesefassung als PDF zum Ausdrucken; maßgeblich bleibt die XML-Datei.
Jede übernommene Rechnung zählt zum Belegkontingent, in Business sind das 20 Belege im Monat. Dieselbe Datei wird nur einmal übernommen. Automatische Weiterleitungsregeln im Postfach behalten oft den ursprünglichen Absender, also Ihren Lieferanten; solche E-Mails kann die Rechnungssoftware Ihrer Firma nicht zuordnen. Leiten Sie deshalb von Hand weiter.
Mit Business Plus bekommt Ihre Firma eine eigene Empfangsadresse, die Sie Lieferanten direkt nennen. Jede eingehende E-Rechnung wird dort automatisch mit dem KoSIT-Validator geprüft, Belege erfassen Sie unbegrenzt. Den ganzen Ablauf beschreibt der Ratgeber E-Rechnungen online empfangen.
Eingangsrechnungen weiterleiten, Original automatisch ablegen
Mit Business leiten Sie Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege, die Originaldatei bleibt gespeichert. Im kostenlosen Test (14 Tage) sind alle Funktionen von Business Plus enthalten.
Schritt 3: Papierbelege und Fotos in der App hochladen
Papierrechnungen, Tankquittungen und Kassenbons laden Sie in der App unter Belege hoch, als Foto oder Scan. Per E-Mail werden nur PDF- und XML-Dateien angenommen. Die Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus, die Ablage ist GoBD-gerecht (Belege und Belegarchiv). Auch hier gilt das Kontingent: 20 Belege im Monat mit Business, unbegrenzt mit Business Plus.
Prüfen Sie die erkannten Angaben, bevor Sie den Beleg weitergeben. Bewahren Sie das Papieroriginal auf, bis Sie mit Ihrer Steuerberatung geklärt haben, ob Ihr Scanablauf es ersetzen darf.
Schritt 4: Sichern und den Ablauf kurz beschreiben
Sicherung. Exportieren Sie Ihre Daten regelmäßig und legen Sie das Paket an einem zweiten Ort ab, zum Beispiel zum Jahresabschluss. Das Archiv in der Rechnungssoftware steht Ihnen zur Verfügung, solange Business aktiv ist; die Aufbewahrungspflicht bleibt in jedem Fall bei Ihnen.
Verfahrensdokumentation. Die GoBD verlangen eine Beschreibung Ihres Ablaufs. Bei einem kleinen Betrieb genügen wenige Sätze. Beispiel:
- „Ausgangsrechnungen erstelle und schreibe ich in Kostenlose-Erechnung.de fest. Korrekturen laufen über Storno.“
- „Eingangsrechnungen per E-Mail leite ich innerhalb einer Woche an die Belegadresse weiter. Papierbelege lade ich unter Belege hoch.“
- „Zum Jahresende exportiere ich die Daten und speichere das Paket zusätzlich auf einem externen Datenträger.“
- „Meine Steuerberatung erhält die Belege zum Quartalsende.“
Eine ausführliche Vorlage finden Sie im Ratgeber Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Ohne Rechnungssoftware: Ordner, Cloud und Postfach
Ein Ordner auf dem Rechner oder ein Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive ist nicht verboten. Er schützt die Dateien aber nicht von selbst: Löschen und Überschreiben bleiben jederzeit möglich. Wer so archiviert, braucht deshalb feste Regeln:
- Original speichern. Den Anhang genau so ablegen, wie er gekommen ist. Eine XRechnung bleibt eine
.xml-Datei, eine ZUGFeRD-Rechnung bleibt die gelieferte PDF. - Feste Struktur. Ein Ordner je Jahr, darin Eingang und Ausgang, Dateiname mit Datum, Lieferant und Rechnungsnummer.
- Nichts überschreiben. Bearbeitete Fassungen als eigene Datei daneben legen, das Original nicht ersetzen.
- Sichern. Eine zweite Kopie an einem anderen Ort, regelmäßig aktualisiert.
- Beschreiben. Diese Regeln in die Verfahrensdokumentation schreiben.
Bei ein bis zwei Rechnungen im Monat ist das machbar. Eine einzelne XRechnung öffnen Sie dabei kostenlos im E-Rechnungs-Viewer, ohne Anmeldung bis zu drei Prüfungen im Monat. Sobald jeden Monat mehrere Rechnungen eingehen, kostet das Speichern, Umbenennen und Ablegen von Hand mehr Zeit als die Weiterleitung aus Schritt 2. Welche Ablage zu welcher Betriebsgröße passt, vergleicht der Ratgeber E-Rechnung archivieren: Software und Pflichten.
Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.
Vier Fehler, die eine E-Rechnung unbrauchbar machen
- Ausdrucken und die Datei löschen. Der Ausdruck ersetzt die E-Rechnung nicht, die XML-Daten sind danach weg.
- ZUGFeRD über „Drucken als PDF“ neu speichern. Die neue Datei sieht gleich aus, enthält aber kein eingebettetes XML mehr. Speichern Sie immer den Originalanhang.
- Nur das Postfach als Ablage nutzen. Eine aufgeräumte Mailbox wird schnell zur unvollständigen. Wer die Firma verlässt, nimmt außerdem den Überblick mit.
- Bezahlte Rechnungen löschen. Die Frist richtet sich nach dem Ausstellungsjahr, nicht nach der Zahlung.
Fehlen bei einer Betriebsprüfung Unterlagen, kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Ein sauberer Ablauf ist deshalb vor allem eine Frage der Gewohnheit: jede Rechnung sofort an denselben Ort.
Was kostet die digitale Ablage mit Kostenlose-Erechnung.de?
| Funktion | Start (kostenlos) | Business (119 € netto im Jahr) | Business Plus (229 € netto im Jahr) |
|---|---|---|---|
| Rechnungen erstellen (PDF, ZUGFeRD, XRechnung) | drei im Monat | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Archiv und Export für die Betriebsprüfung | nicht enthalten | ja | ja |
| Belege erfassen mit Texterkennung | nicht enthalten | 20 im Monat | unbegrenzt |
| Rechnungen per Weiterleitung empfangen | nicht enthalten | ja | ja |
| Eigene Empfangsadresse und automatische Prüfung eingehender E-Rechnungen | nicht enthalten | nicht enthalten | ja |
| DATEV-Export für die Steuerberatung | nicht enthalten | nicht enthalten | ja |
Im kostenlosen Test über 14 Tage nutzen Sie alle Funktionen von Business Plus. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsarchivierung
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und die Datei löschen?
Reichen Google Drive, Dropbox oder das E-Mail-Postfach als Archiv?
Was bedeutet revisionssicher, und brauche ich ein solches Archiv?
Muss ich als Kleinunternehmer Rechnungen archivieren?
Kann ich Eingangsrechnungen automatisch archivieren lassen?
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Nächster Schritt
Kommen bei Ihnen jeden Monat Rechnungen per E-Mail an, richten Sie die Weiterleitung aus Schritt 2 ein und prüfen Sie auf der Preisseite, ob Business reicht oder die eigene Empfangsadresse mit Business Plus besser passt. Liegt gerade eine einzelne XRechnung vor Ihnen, öffnen Sie sie im E-Rechnungs-Viewer.
Quellen (abgerufen am 7. Oktober 2026)
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026, Fragen 8 und 13
- § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
- § 27 UStG, Übergangsvorschriften (Absatz 40)
- § 147 AO, Aufbewahrungsfristen
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025
Weiterführende Ratgeber:
Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Rechnungsarchiv kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.