E-Rechnung online empfangen: Ablauf, Pflicht und XML-Viewer

Wenn Sie eine E-Rechnung (elektronische oder digitale Rechnung) online empfangen, genügt für die bloße Annahme laut Bundesfinanzministerium zwar ein normales E-Mail-Postfach (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 8). Im Büroalltag fängt die eigentliche Arbeit aber genau danach an: Eine XRechnung ist eine unlesbare XML-Datei, Pflichtangaben müssen geprüft, Beträge abgetippt und die Originaldatei acht Jahre unverändert archiviert werden.

In der Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de automatisieren Sie genau diesen Ablauf: Mit Business Plus (im kostenlosen 14-Tage-Test vollständig enthalten) erhält Ihre Firma eine eigene Empfangs-E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen direkt schicken. Alternativ leiten Sie Mails ab Business einfach aus Ihrem bestehenden Postfach weiter. Eingehende XRechnungen, ZUGFeRD- und PDF-Rechnungen werden automatisch per XML-Auswertung und Texterkennung ausgelesen, technisch auf EN-16931-Fehler geprüft und samt Originaldatei im Belegarchiv gespeichert.

Wer E-Rechnungen empfangen muss

Jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland, ohne Ausnahme: GmbH, Einzelunternehmen, Freiberufler, Personengesellschaft. Das BMF hat bewusst keine Ausnahmen vorgesehen. Auch Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, müssen sie empfangen können (BMF-FAQ, Frage 12). Privatpersonen betrifft die Pflicht nicht.

Empfangen können heißt nicht, dass ab sofort nur noch E-Rechnungen kommen. Ihre Lieferanten haben Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

In der Praxis heißt das: Der Anteil der XML-Dateien in Ihrem Posteingang steigt jedes Jahr. Wer jetzt einen festen Empfangs- und Prüfprozess einrichtet, spart sich ab 2027 hektische Umstellungen.

Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.

ZUGFeRD oder XRechnung: was Sie bekommen

ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Sie öffnen sie wie jede PDF und sehen eine normale Rechnung. Die maschinenlesbaren Daten stecken unsichtbar darin. Manche PDF-Viewer zeigen einen Hinweis auf eine eingebettete Datei.

XRechnung ist eine reine XML-Datei (Endung .xml). Öffnen Sie sie mit einem Texteditor oder in Outlook, sehen Sie nur verschachtelten Programmcode. Genau das ist gewollt: Die XRechnung ist für Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme gebaut, nicht für das menschliche Auge. Lesbar wird sie erst über den automatischen Belegempfang im Konto oder für einzelne Dateien im E-Rechnungs-Viewer.

Eine normale PDF-Rechnung ohne eingebettete XML-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Den Unterschied der beiden Formate erklärt der Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung.

Vier Wege, E-Rechnungen online zu empfangen

Welcher Weg zu Ihrer Firma passt, hängt davon ab, ob Sie nur zweimal im Jahr eine XML-Datei öffnen oder laufend Eingangsrechnungen ohne manuelles Speichern und Abtippen verarbeiten möchten:

Unsere Erfahrung aus der Praxis: Solange nur eine einzelne Rechnung eingeht, genügt der kostenlose Viewer. Sobald aber jeden Monat mehrere Lieferantenrechnungen per E-Mail eintreffen, kostet das manuelle Herunterladen, Umbenennen, Prüfen und Abtippen der Zahlungsdaten deutlich mehr Zeit als der automatische Empfang im Konto.

Automatisch empfangen & mit Texterkennung verarbeiten: So funktioniert es im Konto

Wenn Sie den 14-Tage-Test von Kostenlose-Erechnung.de starten, stehen Ihnen sofort beide automatisierten Empfangswege zur Verfügung: die eigene Empfangs-E-Mail-Adresse Ihrer Firma (Business Plus) und die Weiterleitung aus Ihrem Postfach (Business).

1. Eigene Empfangs-E-Mail-Adresse für Ihre Firma (Business Plus)

Mit Business Plus erhält Ihre Firma eine eigene Empfangsadresse für Eingangsrechnungen. Diese Adresse hinterlegen Sie direkt bei Ihren Lieferanten, bei Online-Diensten oder auf Ihren Bestellungen:

• Kein Umweg über Ihr persönliches Postfach: Sobald ein Lieferant eine XRechnung (XML), ein ZUGFeRD-PDF oder eine reguläre PDF-Rechnung an diese Adresse schickt, landet das Dokument direkt unter Belege.
• Automatische Daten- und Texterkennung: Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) liest das Programm fehlerfrei direkt aus dem eingebetteten XML-Datensatz aus. Normale PDF-Rechnungen werden automatisch per Texterkennung ausgewertet. Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobeträge, Steuersätze sowie das Fälligkeitsdatum sind sofort vorausgefüllt.
• Automatische KoSIT-Prüfung nach EN 16931: Jede eingehende E-Rechnung wird automatisch mit dem offiziellen KoSIT-Validator gegen die Regeln von EN 16931 und XRechnung geprüft. Ist eine Rechnung Ihres Lieferanten technisch fehlerhaft, sehen Sie den konkreten Prüfhinweis direkt am Beleg und können die Meldung für Ihre Rückfrage beim Lieferanten kopieren.
• Unbegrenzte Belege & Kanzlei-Übergabe: Sie erfassen unbegrenzt viele Belege (per eigener Adresse, Weiterleitung oder Upload). Ihre Steuerberatung kann geprüfte Belege und das vorbereitete Belegpaket (CSV-Liste plus archivierte PDFs) über einen der zwei kostenlosen Lese- und Exportzugänge direkt selbst abrufen.

2. Rechnungen aus dem bestehenden Postfach weiterleiten (Business)

Möchten Sie Ihren Lieferanten keine neue Adresse nennen, behalten Sie mit dem Tarif Business Ihr bisheriges Postfach (z. B. Outlook, Gmail oder Apple Mail) einfach bei und leiten eingehende Rechnungen weiter:

1. Absender freigeben: Unter Firma → Belege per E-Mail ist Ihre eigene Anmeldeadresse sofort freigegeben. Bis zu zehn weitere eigene Absenderadressen wie rechnung@ihre-firma.de bestätigen Sie einmalig per Klick.
2. E-Mail weiterleiten: Kommt eine Rechnung an, klicken Sie im Postfach auf „Weiterleiten“ an belege@inbox.kostenlose-erechnung.de. Übernommen werden PDF-Rechnungen, ZUGFeRD und XRechnung (XML), auch wenn eine E-Mail mehrere Rechnungsanhänge enthält.
3. Ausgelesene Daten kontrollieren: Lieferant, Betrag, Steuer und Fälligkeit stehen direkt am Beleg bereit. Für reine XML-XRechnungen erzeugt die Software automatisch eine übersichtliche PDF-Lesefassung zum Ansehen und Ausdrucken, während die maßgebliche XML-Originaldatei mit Prüfsumme geschützt gespeichert bleibt.
4. Tagesüberblick per E-Mail: An Tagen mit neuen Eingängen erhalten Sie auf Wunsch eine kompakte Zusammenfassung mit Lieferant, Betrag und Fälligkeit.

Im Tarif Business sind 20 Belege pro Monat enthalten; doppelt gesendete Dateien werden automatisch erkannt und nur einmal übernommen. Wichtig bei der Weiterleitung: Nutzen Sie die normale Weiterleitung von Hand statt einer automatischen Postfach-Umleitung, da automatische Weiterleitungsregeln oft den fremden Lieferanten als Absender behalten. Wenn alles ohne manuellen Klick durchlaufen soll, wählen Sie direkt die eigene Empfangsadresse in Business Plus.

Nach dem Empfang: Inhalt und Zahlungsangaben prüfen

Auch wenn die Software alle Pflichtfelder ausliest und die XML-Struktur technisch prüft, bleibt ein kurzer inhaltlicher Blick auf Ihren Auftrag wichtig:

• Stimmen Lieferant, Rechnungsempfänger und Rechnungsnummer?
• Passen abgerechnete Leistung, Menge, Zeitraum und Betrag zu Ihrer Bestellung?
• Wurde die Rechnung bereits erfasst oder bezahlt?
• Sind Fälligkeit und IBAN plausibel? Klären Sie unerwartete Änderungen der Bankverbindung kurz mit Ihrem bekannten Ansprechpartner.

In der Belegübersicht von Kostenlose-Erechnung.de sehen Sie die automatisch erkannten Felder direkt neben der lesbaren Rechnungsansicht, bestätigen Kategorie sowie Zahlungsstatus mit einem Klick und überführen den Beleg in Ihr Archiv.

Aufbewahren: was das Gesetz verlangt und warum das E-Mail-Postfach im Alltag scheitert

Eingangsrechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Laut BMF liegt allein wegen einer Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems zwar regelmäßig noch kein Verstoß gegen § 14b UStG vor (BMF-FAQ, Frage 13), für Ihre Buchführung gelten jedoch zusätzlich die GoBD: Belege müssen vollständig, unverändert und zeitnah auffindbar sein.

Genau daran scheitert ein normales E-Mail-Postfach im Unternehmensalltag fast immer:

• Keine Lesbarkeit bei XML: Nach drei Monaten weiß im Posteingang niemand mehr, welcher Lieferant und welcher Betrag hinter invoice_94821.xml steckt.
• Manipulations- und Löschrisiko: E-Mails lassen sich im Postfach jederzeit versehentlich löschen oder verschieben.
• Verlust des XML-Originals durch falsches Speichern: Wer eine E-Rechnung nur ausdruckt und die Mail löscht oder ein ZUGFeRD-PDF über „Drucken als PDF“ neu speichert, vernichtet den gesetzlich vorgeschriebenen XML-Datensatz. Wie Sie XRechnung und ZUGFeRD lesbar drucken, ohne das Original zu verlieren, zeigt die Anleitung E-Rechnung ausdrucken.

Im Belegarchiv von Kostenlose-Erechnung.de bleibt die Originaldatei (XML und PDF) unverändert mit Prüfsumme beim Beleg gespeichert, während Sie jederzeit nach Lieferant, Rechnungsnummer, Zeitraum oder Betrag filtern können. Welche Aufbewahrungsregeln im Detail gelten, erläutert der Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Nächster Schritt

Möchten Sie Eingangsrechnungen nicht mehr einzeln herunterladen, abtippen und manuell archivieren, starten Sie den kostenlosen 14-Tage-Test und probieren Sie die eigene Empfangs-E-Mail-Adresse sowie die automatische Belegerkennung direkt mit Ihren echten Lieferantenrechnungen aus. Haben Sie gerade nur eine einzelne XML-Datei vor sich, öffnen Sie diese im E-Rechnungs-Viewer. Den gesamten gesetzlichen Zeitplan finden Sie im Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Quellen (abgerufen am 25. Oktober 2026)

• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026, Fragen 8, 12 und 13
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
• § 27 UStG, Übergangsvorschriften (Absatz 38)

Weiterführende Ratgeber:

• E-Rechnung kostenlos öffnen: XRechnung und ZUGFeRD prüfen
• E-Rechnung für Kleinunternehmer

Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Belegempfang kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.