Lieferantenrechnungen kommen heute fast immer per E-Mail an, als PDF-Anhang oder bereits als E-Rechnung. Statt jede Datei herunterzuladen und wieder hochzuladen, leiten Sie die Mail an eine Belegadresse weiter. Der Anhang erscheint dort ausgelesen unter Belege und wartet auf Ihre Prüfung.

Eingangsrechnungen in vier Schritten digitalisieren

Die Einrichtung erledigen Sie einmal, danach entscheiden Sie bei jeder Rechnung nur noch, ob Sie sie weiterleiten.

  1. Absender freigeben. Tragen Sie unter Firma → Belege per E-Mail die Adressen ein, von denen Sie künftig weiterleiten, etwa Ihre eigene und die Ihrer Buchhaltung. Ihre eigene Anmeldeadresse ist sofort freigegeben; jede weitere Adresse wird erst nach einem Bestätigungslink aktiv.
  2. Rechnung weiterleiten. Leiten Sie die Mail mit der Rechnung an belege@inbox.kostenlose-erechnung.de weiter, über die normale Weiterleitung Ihres Mailprogramms. Mit Business Plus nennen Sie Lieferanten stattdessen direkt die eigene Empfangsadresse Ihrer Firma.
  3. Beleg ausgelesen prüfen. Nach wenigen Minuten erscheint der Anhang unter Belege, markiert mit dem Hinweis „per E-Mail“. Betrag, Datum und Lieferant sind bereits vorbelegt.
  4. Angaben kontrollieren und erfassen. Vergleichen Sie die erkannten Werte mit dem Original, bevor Sie den Beleg abschließen. Gebucht wird nichts automatisch, Sie entscheiden über jede Erfassung selbst.

Beispiel: Die Druckerei schickt ihre Rechnung als PDF an Ihre private Mailadresse. Sie leiten die Mail an belege@inbox.kostenlose-erechnung.de weiter. Wenig später erscheint der Beleg mit erkanntem Betrag, Rechnungsdatum und Lieferantennamen unter Belege und wartet auf Ihre Prüfung.

Belegempfang in Ihrer Firma einrichten

Geben Sie Absender frei und leiten Sie die erste Rechnung weiter. Mit Business Plus sehen Sie zusätzlich die eigene Empfangsadresse Ihrer Firma.

Belegempfang ansehen

Welche Dateien die Weiterleitung übernimmt

Übernommen werden PDF-Anhänge, auch E-Rechnungen als PDF (ZUGFeRD), sowie XML-Dateien wie die XRechnung. Bei einer E-Rechnung liest die Software den strukturierten Datensatz, bei einem anderen PDF die Texterkennung; Text und Links der E-Mail selbst wertet die Weiterleitung nicht aus. Was eine XRechnung von einem ZUGFeRD-PDF unterscheidet und welche vier Empfangswege es insgesamt gibt, erklärt der Ratgeber E-Rechnung online empfangen im Detail. Fotos von Papierbelegen laden Sie weiterhin direkt in der App hoch, dazu mehr im Ratgeber Belege erfassen. Mit Business Plus prüft die Software eingehende E-Rechnungen zusätzlich automatisch gegen die offiziellen KoSIT-Regeln; fehlerhafte sind in der Belegliste markiert.

Weiterleiten statt Umleiten: warum das zählt

Eine automatische Weiterleitung, die den ursprünglichen Absender unverändert durchreicht, etwa die serverseitige Weiterleitung in Gmail oder „Umleiten“ in Outlook, wird nicht übernommen. Grund ist die Absenderprüfung: Jede weitergeleitete Mail wird zusätzlich technisch gegen SPF und DMARC des ursprünglichen Absenders geprüft, damit niemand fremde Dokumente in Ihre Firma einschleust. Eine automatische Umleitung besteht diese Prüfung in der Regel nicht und wird abgelehnt, Sie erhalten dazu eine Nachricht. Leiten Sie Rechnungen deshalb über die normale Weiterleiten-Funktion Ihres Mailprogramms weiter, nicht per serverseitiger Regel.

Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.

Business oder Business Plus: welche Variante passt

BusinessBusiness Plus
EmpfangswegGemeinsame Adresse belege@inbox…, Absenderliste nötigEigene Firmenadresse, keine Absenderliste nötig
Geprüfte FormatePDF und E-Rechnung werden ausgelesenZusätzlich automatische KoSIT-Prüfung der E-Rechnung
Belegkontingent20 Belege im Monat, Upload und E-Mail zusammenUnbegrenzte Belege

Business kostet 119 €/Jahr, Business Plus 229 €/Jahr, beide mit 14 Tagen kostenlosem Test aller Business-Plus-Funktionen. Für Firmen mit vielen Lieferanten lohnt sich die eigene Empfangsadresse, weil keine Absenderliste gepflegt werden muss und Rechnungen nicht über das eigene Postfach laufen. Geben Sie die weitergeleiteten Belege an Ihre Steuerberatung weiter, zeigt der Ratgeber E-Rechnung an DATEV übergeben, welche Dateien dafür zusätzlich zum DATEV-Export von Business Plus zählen. Betrifft Sie die Versandpflicht 2027 als Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf den Pflicht-Check: Er zeigt, ab wann Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen, unabhängig vom Empfang.

Seit wann der Empfang Pflicht ist, auch für Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen mit Sitz in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme für die Unternehmensform. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind davon nicht befreit, obwohl sie selbst nach § 34a UStDV keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Beim Ausstellen gilt dagegen eine Übergangsregel: Bis Ende 2026 darf jeder Lieferant noch auf Papier oder, mit Ihrer Zustimmung, als einfaches PDF liefern. 2027 gilt das nur noch für Lieferanten mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Pflicht (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein gewöhnliches PDF gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“ und darf Ihnen elektronisch nur mit Ihrer Zustimmung übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 UStG); eine Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor, in der Praxis genügt, dass Sie die PDF-Rechnung akzeptieren und weiterverarbeiten.

Für den Vorsteuerabzug reicht eine weitergeleitete Mail allein nicht: Vorausgesetzt ist eine Rechnung, die den Angaben nach § 14 UStG entspricht (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Prüfen Sie deshalb Name, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und Steuerbetrag am Original, bevor Sie den Beleg abschließen. Als Buchungsbeleg bewahren Sie die Eingangsrechnung anschließend acht Jahre auf, auch wenn die Ablage digital erfolgt (§ 147 Abs. 3 AO); Einzelheiten dazu, auch zu abweichenden Fristen bei Verträgen und Lohnunterlagen, stehen im Ratgeber Aufbewahrungsfristen für Belege.

Was Sie jetzt tun

  • Geben Sie unter Firma → Belege per E-Mail die Absender frei, von denen Sie weiterleiten.
  • Leiten Sie die nächste Lieferantenrechnung weiter und prüfen Sie die erkannten Angaben am Original.
  • Erwägen Sie die eigene Empfangsadresse von Business Plus, sobald die Absenderliste unübersichtlich wird.

Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen per E-Mail

Welche Dateien übernimmt die Weiterleitung an die Belegadresse?
PDF-Anhänge, auch E-Rechnungen als PDF (ZUGFeRD), sowie XML-Dateien wie die XRechnung. E-Rechnungen werden aus ihrem strukturierten Datensatz gelesen, andere PDFs über Texterkennung. Fotos von Papierbelegen laden Sie weiterhin direkt in der App hoch.
Warum wird eine automatische Umleitung nicht übernommen?
Jede weitergeleitete Mail wird technisch gegen SPF und DMARC des ursprünglichen Absenders geprüft. Eine serverseitige Umleitung, die den ursprünglichen Absender unverändert durchreicht, besteht diese Prüfung in der Regel nicht. Nutzen Sie deshalb die normale Weiterleiten-Funktion Ihres Mailprogramms.
Wie viele Belege sind mit Business im Monat enthalten?
20 Belege im Monat, hochgeladen und per E-Mail zusammengezählt. Business Plus hebt das Kontingent auf unbegrenzte Belege auf und ergänzt die eigene Empfangsadresse sowie die automatische KoSIT-Prüfung eingehender E-Rechnungen.
Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, unabhängig von Umsatz oder Rechtsform. Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV nur beim Ausstellen eigener Rechnungen befreit, nicht beim Empfang.
Wie lange muss ich weitergeleitete Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, wie andere Buchungsbelege auch (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Das gilt unabhängig davon, ob die Rechnung per Post, als PDF oder als E-Rechnung bei Ihnen ankommt.
Ersetzt die Belegadresse mein eigenes E-Mail-Postfach?
Nein. Ihr Postfach bleibt die Quelle; Sie entscheiden bei jeder Rechnung, ob Sie sie weiterleiten. Nur Lieferanten, die Business Plus direkt die eigene Empfangsadresse Ihrer Firma nennen, senden ohne Umweg über Ihr Postfach.

Quellen

Dieser Ratgeber bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Prüfen Sie Grenzfälle, etwa bei fehlerhaften Pflichtangaben oder strittigem Vorsteuerabzug, mit Ihrer Steuerberatung.

Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Belegempfang kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.