Sie haben eine ZUGFeRD-PDF oder XRechnung und möchten die Datei Ihrer Steuerberatung geben. Übergeben Sie das digitale Original über den vereinbarten Kanzleiweg. Klären Sie, ob die Kanzlei Belege, Buchungsdaten oder beides benötigt. Ein Belegupload und ein EXTF-Buchungsstapel sind unterschiedliche Verfahren.

Belegimport und Buchungsdaten auseinanderhalten

DATEV beschreibt das DATEV-Format als CSV-Schnittstelle für DATEV Rechnungswesen. Die XML-Schnittstelle online dient dagegen der Belegübernahme in DATEV Unternehmen online. Direkte Datenservices benötigen wiederum passende Schnittstellen und Voraussetzungen. DATEV erläutert die Dateiformate und Zielsysteme.

Eine XML-Datei im ZIP genügt nicht als Nachweis einer solchen Integration. Sie kann beispielsweise die Rechnung selbst oder eine Beschreibungsdatei sein. Stimmen Sie den Inhalt und das Zielprogramm vor der ersten Übergabe ab.

Ihre AufgabePassender nächster Schritt
Eine Eingangsrechnung prüfenOriginal in einem Viewer lesen und mit dem Auftrag vergleichen
Originalbelege an die Kanzlei gebenVereinbarten Belegupload oder Kanzleiweg nutzen; Annahme kontrollieren
Ausgangsrechnungen als Buchungsdaten liefernPassenden EXTF-Buchungsstapel exportieren und einen Testimport abstimmen
Belegbilder mit Buchungen verbindenVerfahren und Zuordnung mit der Kanzlei klären; ein Download allein erstellt keine Verknüpfung

So bereiten Sie eine einzelne E-Rechnung vor

  1. Original erhalten. Speichern Sie die empfangene PDF- oder XML-Datei. Verändern Sie sie nicht durch erneutes Drucken oder manuelles Überschreiben.
  2. Inhalt kontrollieren. Prüfen Sie Lieferant, Leistung, Betrag und Zeitraum. Im E-Rechnungs-Viewer können Sie strukturierte Daten lesbar anzeigen und technische Befunde ansehen. Die technische Prüfung ersetzt keinen Abgleich mit dem Auftrag.
  3. Übergabeweg abstimmen. Fragen Sie Ihre Steuerberatung nach dem verwendeten DATEV-Produkt, dem Uploadweg und den akzeptierten Formaten beziehungsweise Profilen. Leiten Sie keine allgemeine Annahmegarantie aus der Dateiendung ab.
  4. Annahme prüfen. Kontrollieren Sie Rückmeldungen zu Upload oder Import. Stimmen Sie bei Fehlern ab, ob eine korrigierte Rechnung oder eine andere Übergabe benötigt wird.

Für eine selbst erstellte Rechnung entscheidet zunächst der Rechnungsempfänger über die verlangten Angaben und den Übermittlungsweg. Die spätere Kanzleiübergabe ist eine eigene Aufgabe. Ändern Sie das Empfängerformat nicht allein wegen einer pauschalen Softwareempfehlung.

Mehrere Rechnungen und Belege mit Business Plus weitergeben

In kostenlose-erechnung.de finden Sie die Downloads unter Firma → Daten & Export. Business Plus bietet zwei getrennte Pakete:

  • Rechnungs-Buchungsstapel: EXTF, zusätzliche Rechnungsliste und vorhandene PDF-/XML-Dateien. Sie wählen einen Zeitraum nach Rechnungsdatum; bis zu 500 Rechnungen passen in einen Export.
  • Belegpaket: CSV-Belegliste, Beschreibungsdatei und verfügbare archivierte Beleg-PDFs. Es enthält keinen EXTF-Buchungsstapel und hat derzeit keinen Zeitraumfilter.

Prüfen Sie die Dateien und Hinweise auf fehlende Anhänge. Ein erfolgreicher Download belegt weder einen erfolgreichen DATEV-Import noch die Vollständigkeit Ihrer Buchhaltung. Es gibt keine automatische Übertragung an DATEV und keine automatische Belegverknüpfung.

Die konkreten Inhalte und Kontrollen erklärt der Ratgeber DATEV-Export: Buchungsstapel und Belege übergeben. Für die Tarifentscheidung zeigt die Export-Funktionsseite den Unterschied zwischen Business und Business Plus.

Originale weiter aufbewahren

Die Übergabe an die Steuerberatung ersetzt Ihre Aufbewahrungspflicht nicht. Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Frist von 8 Jahren nach § 14b UStG. Der strukturierte Teil muss erhalten bleiben. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung erläutert die Anforderungen an Empfang und Aufbewahrung.

Laden Sie bei einem Softwarewechsel die benötigten Originaldateien herunter und klären Sie die weitere Ablage. Ein CSV-Import von Kunden und Artikeln übernimmt keine alten Rechnungsarchive.

Häufige Fragen

Ist eine XRechnung bereits ein DATEV-Buchungsstapel?
Nein. Die XRechnung beschreibt strukturierte Rechnungsdaten. Ein EXTF-Buchungsstapel ist eine separate Datei für die Weiterverarbeitung von Buchungsdaten in DATEV Rechnungswesen.
Reicht ein Ausdruck der ZUGFeRD-Rechnung?
Für die strukturierte E-Rechnung nicht. Geben Sie die Original-PDF mit eingebetteten XML-Daten weiter und bewahren Sie den strukturierten Teil auf. Ein erneuter PDF-Druck kann die eingebetteten Daten entfernen.
Kann ich jedes ZIP direkt in DATEV Unternehmen online importieren?
Nein. Format und Paketstruktur müssen zum vorgesehenen Importverfahren passen. Klären Sie Belegupload, Buchungsdatenimport und Verknüpfung mit Ihrer Kanzlei. Unser Datei-Download ist kein direkter DATEV-Datenservice.
Welcher Tarif enthält den DATEV-Dateiexport?
Business Plus. Ausgangsrechnungen erhalten einen EXTF-Buchungsstapel; Belege ein separates Paket mit CSV-Liste und verfügbaren archivierten PDFs. Der 14-Tage-Test umfasst Plus für eine Person ohne Kreditkarte.

Quellen

Produktumfang und Quellen geprüft am 7. Oktober 2026.

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