Ihre Steuerberatung braucht Buchungsdaten und die dazugehörigen Dokumente. Ein DATEV-Buchungsstapel liefert strukturierte Buchungszeilen. Ein Belegpaket liefert Dateien und eine Übersicht. Klären Sie vor dem ersten Export, welche Unterlagen Ihre Kanzlei benötigt und wie sie diese übernimmt.

Mit Business Plus können Sie in kostenlose-erechnung.de Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege getrennt herunterladen. Dieser Artikel zeigt den tatsächlichen Umfang beider Pakete und die nötigen Kontrollen vor der Übergabe.

Was ist ein DATEV-Buchungsstapel?

Das DATEV-Format ist eine CSV-Schnittstelle für DATEV Rechnungswesen. Die Datei enthält Angaben zum Stapel und strukturierte Buchungszeilen. Das Ziel ist die Weiterverarbeitung der Buchungsdaten im abgestimmten Kanzleiprozess. DATEV erläutert die Dateiformate und ihre Zielsysteme.

Ein Buchungsstapel und eine E-Rechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die E-Rechnung beschreibt Ihre Leistung für den Empfänger. Der Buchungsstapel beschreibt Daten für die Buchhaltung. Rechnungsbilder können zusätzlich benötigt werden.

DATEV Unternehmen online verwendet andere Verfahren zur Belegübernahme, etwa die XML-Schnittstelle online. Eine beliebige XML-Datei im ZIP ist deshalb kein Nachweis einer direkten DATEV-Anbindung. DATEV unterscheidet den DATEV-Format-Import von der XML-Schnittstelle online.

Was enthält unser Rechnungs-Buchungsstapel?

Unter Firma → Daten & Export → Rechnungen als Buchungsstapel wählen Sie den Rechnungszeitraum. Der Export berücksichtigt standardmäßig versendete, überfällige und bezahlte Rechnungen. Als archiviert markierte Rechnungen werden in dieser Auswahl übersprungen.

BestandteilZweck
EXTF_Buchungsstapel_…csvBuchungsdaten im EXTF-Format
rechnungen.csvLesbare Übersicht der exportierten Rechnungen
index.xml und README.txtBeschreibung und Hinweise zum Paket
Dateien unter files/Vorhandene gespeicherte PDF- und XML-Rechnungsdateien

Bei mehreren Steuersatzgruppen kann eine Rechnung mehrere Buchungszeilen erzeugen. Die Anzahl der Zeilen muss deshalb nicht der Anzahl Ihrer Rechnungen entsprechen. Der Export erzeugt keine automatische Verknüpfung der Belegbilder in DATEV.

Wichtig für den ersten Export: Beraternummer, Mandantennummer und individuelle Konten müssen zum Mandat passen. Die Einrichtung erfolgt derzeit auf Anfrage. Lassen Sie vor der regelmäßigen Nutzung eine Beispielübergabe und einen Testimport durch Ihre Kanzlei prüfen. Ein erfolgreicher Download bestätigt noch keinen erfolgreichen Import.

Was unterscheidet den Belegexport?

Der separate Bereich Belege als GoBD-Export liefert eine Belegliste und verfügbare archivierte PDFs. Geprüfte und archivierte Belege werden berücksichtigt; Demo-Belege sind ausgeschlossen.

Die Datei belege.csv enthält unter anderem Belegdatum, Kontakt, Kategorie, Beträge und Zahlungsangaben. Sie enthält keine EXTF-Buchungszeilen mit Konten und Gegenkonten. Die Beschreibungsdatei index.xml gehört zum Exportpaket und ist keine DATEV-XML-Schnittstelle-online-Datei.

Der Belegexport hat derzeit keinen Zeitraumfilter. Ein geprüfter, noch nicht archivierter Beleg kann in der Liste stehen, ohne dass seine Originaldatei im Paket enthalten ist. Prüfen Sie deshalb Liste, Archivierungsstand und Dateien gemeinsam.

So bereiten Sie die Übergabe vor

  1. Verfahren vereinbaren. Fragen Sie Ihre Kanzlei, ob sie EXTF-Buchungsdaten, Belegbilder oder beide benötigt. Klären Sie Mandatsdaten, Konten und den Übergaberhythmus.
  2. Passendes Paket wählen. Exportieren Sie Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege getrennt. Beim Buchungsstapel wählen Sie einen Zeitraum nach Rechnungsdatum. Teilen Sie größere Bestände in passende Exporte auf.
  3. Inhalt kontrollieren. Entpacken Sie das ZIP. Prüfen Sie Auswahl, Rechnungsliste und vorhandene Dateien. Beachten Sie die Warnung zu fehlenden Dateien und gegebenenfalls FEHLENDE_DATEIEN.txt.
  4. Übergeben und Rückmeldung prüfen. Nutzen Sie den vereinbarten Kanzleiweg. Lassen Sie Import, Zuordnung und fachliche Verarbeitung prüfen, bevor Sie den Ablauf regelmäßig wiederholen.

Ein strukturierter Export kann die Weiterverarbeitung erleichtern. Wie viel Arbeit er spart, hängt von Ihrem Bestand und dem Kanzleiverfahren ab. Eine feste Kostenersparnis lässt sich daraus nicht ableiten.

Welcher Tarif und welche Rechte werden benötigt?

Der DATEV-Dateiexport gehört zu Business Plus. Der 14-Tage-Test umfasst die Plus-Funktionen für eine Person, ohne Kreditkarte und ohne automatische Abbuchung. Zusätzlich benötigt der verwendete Zugang das Exportrecht für Rechnungen beziehungsweise Belege.

Der Prüferexport für Ausgangsrechnungen ist bereits in Business enthalten. Er erfüllt eine andere Aufgabe als der EXTF-Buchungsstapel. Auf der Funktionsseite zu GoBD- und DATEV-Dateiexport können Sie beide Abläufe und ihre Tarifzuordnung vergleichen.

Häufige Fragen

Enthält der Download Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege gemeinsam?
Nein. Es gibt zwei separate Pakete. Das Rechnungs-ZIP enthält den EXTF-Buchungsstapel und vorhandene Rechnungsdateien. Das Beleg-ZIP enthält eine CSV-Belegliste und verfügbare archivierte PDFs.
Werden die Daten automatisch an DATEV übertragen?
Nein. Sie laden Dateien herunter und übergeben sie über den vereinbarten Kanzleiweg. Eine direkte Datenservice-Verbindung oder automatische Belegverknüpfung ist damit nicht verbunden.
Welches Datum entscheidet über den Rechnungszeitraum?
Der Rechnungs-Buchungsstapel verwendet das Rechnungsdatum. Bis zu 500 Rechnungen passen in einen Export. Der separate Belegexport hat derzeit keinen Zeitraumfilter.
Warum können Originaldateien fehlen?
Nur verfügbare gespeicherte Dateien können beigefügt werden. Beim Belegexport werden PDFs aus dem Archiv angehängt. Kontrollieren Sie die Warnung und gegebenenfalls FEHLENDE_DATEIEN.txt vor der Weitergabe.
Was muss meine Steuerberatung beim ersten Export prüfen?
Stimmen Sie Berater- und Mandantennummer, Konten, Auswahl und Übergabeverfahren ab. Lassen Sie ein Beispielpaket importieren und die fachliche Zuordnung kontrollieren. Der Download allein bestätigt keine Importfähigkeit.

Quellen und weiterführende Informationen

Produktumfang und Quellen geprüft am 7. Oktober 2026. Für die Einordnung der E-Rechnungsdateien gibt es den gesonderten Ratgeber E-Rechnung an DATEV übergeben.

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