Als Freelancer in IT, Design, Beratung, Text oder Marketing brauchen Sie ein verlässliches Werkzeug für Angebote, Projektstunden und rechtssichere E-Rechnungen, aber selten eine komplexe Buchhaltungs-Suite für 20 bis 50 Euro im Monat. Wenn Sie direkt unser spezialisiertes Rechnungsprogramm für Freelancer ausprobieren möchten, können Sie dort alle Funktionen wie Zeiterfassung, Angebote, Dauerrechnungen und den automatischen Belegempfang 14 Tage lang kostenlos testen. In diesem Ratgeber vergleichen wir fünf bekannte Lösungen am deutschen Markt und zeigen, wo kostenlose Tarife im Projektalltag ausreichen und wann sich ein Upgrade lohnt.
Das Rechnungsprogramm für Freelancer 14 Tage kostenlos testen
Projektstunden erfassen und mit PDF-Stundennachweis abrechnen, Angebote mit einem Klick in E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) umwandeln und Eingangsbelege automatisch per E-Mail auslesen lassen. Ohne Zahlungsdaten, danach im Tarif Start dauerhaft kostenlos.
Was braucht ein Freelancer im Projektalltag wirklich?
Bevor Sie verschiedene Anbieter vergleichen, lohnt sich ein nüchterner Blick auf den tatsächlichen Arbeitsablauf von Solo-Selbstständigen und Projekt-Freelancern:
Unverzichtbar für jeden Auftrag
- Rechtssichere E-Rechnungen erstellen und empfangen: ZUGFeRD-PDFs für Agenturen und Unternehmenskunden sowie XRechnung (XML mit Leitweg-ID) für öffentliche Auftraggeber.
- Kunden- und Leistungsverwaltung: Auftraggeber, USt-IdNr., Stundensätze und Tagessätze einmal hinterlegen statt bei jedem Projekt neu einzutippen.
- Angebote mit Übernahme in die Rechnung: Projektumfang kalkulieren und nach der Freigabe ohne Copy-and-Paste in den Rechnungsentwurf übernehmen.
- Revisionssichere Ablage (8 Jahre nach § 14b UStG): Ausgangsrechnungen und empfangene XML-/PDF-Lieferantenbelege im Originalformat aufbewahren.
Enorme Zeitersparnis bei laufenden Projekten
- Zeiterfassung mit Stundennachweis: Projektstunden per Timer oder Nachtrag erfassen, direkt in Rechnungspositionen umwandeln und dem Kunden einen sauberen Stundenauszug als PDF beilegen.
- Dauerrechnungen für Retainer und Wartung: Monatliche Pauschalen einmal einrichten und zum Stichtag automatisch versenden lassen.
- Fremdwährungen und Reverse Charge (§ 13b UStG): Internationale Kunden auf Englisch sowie in USD, CHF oder GBP (mit Umsatzsteuerausweis in Euro) abrechnen.
- Automatischer Belegempfang per E-Mail: Rechnungen für Software-Abos, Cloud-Hosting oder Bahntickets per Weiterleitung oder über eine eigene Empfangs-E-Mail-Adresse automatisch auslesen lassen.
Was die meisten Solo-Freelancer nicht benötigen
- Doppelte Buchführung und Bilanzierung: Freiberufler (§ 18 EStG) sind unabhängig vom Umsatz nicht buchführungspflichtig und erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
- Lohnbuchhaltung und Lagerverwaltung: Ohne Angestellte und ohne physisches Warenlager bezahlen Sie bei großen Komplett-Suiten jeden Monat für Module, die Sie nie öffnen.
Die E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 für Freelancer
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 empfangen können, auch Freiberufler und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):
| Wer stellt die Rechnung aus? | Pflicht zum E-Rechnungsversand ab |
|---|---|
| Öffentliche Aufträge (B2G an Bundesbehörden) | Bereits verpflichtend (meist XRechnung) |
| Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | 01.01.2027 |
| Alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Freelancer & KMU | 01.01.2028 |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), Empfangspflicht gilt seit 2025 |
Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, zeigt der Check zur E-Rechnungspflicht in wenigen Fragen.
5 Rechnungsprogramme für Freelancer im Vergleich (Stand Oktober 2026)
1. Kostenlose-Erechnung.de: Spezialisiert auf Freelancer, Projekte & E-Rechnung
Die Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de konzentriert sich gezielt auf den Workflow von Auftrag, Zeiterfassung, Angebot, E-Rechnung und Belegvorbereitung für die Steuerberatung, ohne überflüssige Bilanzierungsmenüs.
Dauerhaft kostenlos im Tarif Start (0 €/Monat):
- Bis zu 3 Rechnungen und 3 Angebote pro Monat (ZUGFeRD 2.5.2, XRechnung 3.0.2 und PDF, mit dezentem Anbieterhinweis)
- Bis zu 5 gespeicherte Kunden, 5 Artikel/Leistungen und 1 aktive Dauerrechnung
- Eigenes Firmenlogo auf Dokumenten
- 2 kostenlose Lesezugänge für Ihre Steuerberatung
Für laufende Projekte im Tarif Business (9,92 €/Monat bei Jahreszahlung zzgl. MwSt. bzw. 12,90 € monatlich):
- Unbegrenzte Rechnungen und Angebote ohne Anbieterhinweis, 1-Klick-Übernahme vom Angebot in die Rechnung
- Integrierte Zeiterfassung & Stundenabrechnung inklusive separatem PDF-Stundennachweis
- Fremdwährungen (z. B. USD, CHF, GBP mit Euro-Umsatzsteuerausweis) und englische Dokumenttexte
- Unbegrenzte Dauerrechnungen (Retainer) mit optionalem automatischem E-Mail-Versand
- Belegempfang per E-Mail-Weiterleitung (bis zu 20 Belege/Monat mit automatischer XML- und Texterkennung), Offene-Posten-Übersicht, Mahnwesen und GoBD-Prüferexport
Im Tarif Business Plus (19,08 €/Monat bei Jahreszahlung zzgl. MwSt. bzw. 24,90 € monatlich, 14 Tage kostenlos testbar):
- Eigene Empfangs-E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen mit automatischer KoSIT-Prüfung (EN 16931) und unbegrenzten Belegen
- Abschlags- und Schlussrechnungen für größere Etappenprojekte
- DATEV-Buchungsstapel (EXTF) für Ausgangsrechnungen sowie geordnetes Belegpaket für die Kanzlei
Vorteile
- Dauerhaft kostenloser Tarif Start (3 Rechnungen/Monat inkl. ZUGFeRD & XRechnung)
- 14 Tage alle Business-Plus-Funktionen ohne Zahlungsdaten testen
- Integrierte Zeiterfassung mit Stundennachweis-PDF sowie Fremdwährungen ab Business
- Eigene Empfangs-E-Mail-Adresse, Abschlagsrechnungen und DATEV-Export (EXTF) in Business Plus
- 2 kostenlose Lese- und Exportzugänge für die Steuerberatung in jedem Tarif
- Hosting in Deutschland (Frankfurt am Main), DSGVO-konform mit AVV
Nachteile
- Kein automatischer Bankkonten-Abgleich (Zahlungseingänge werden am Beleg bzw. an der Rechnung gepflegt)
- Keine integrierte ELSTER-Umsatzsteuervoranmeldung (Übergabe erfolgt über Steuerberater-Zugang oder DATEV-Export)
2. sevdesk: Umfassende Buchhaltungssuite
sevdesk richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen, die neben der Rechnungserstellung auch ihre laufende Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung selbst im Browser erledigen möchten. Details zum direkten Vergleich finden Sie auf unserer Seite sevdesk Alternative.
Vorteile
- Umfangreiche Buchhaltungsfunktionen mit Bankanbindung und ELSTER-Schnittstelle
- DATEV-Anbindung und zahlreiche Shop-Integrationen
- Unterstützt ZUGFeRD und XRechnung
Nachteile
- Kein dauerhaft kostenloser Rechnungstarif für den laufenden Versand
- Für Solo-Freelancer, die ihre Steuer über eine Kanzlei machen, oft zu umfangreich und preislich höher angesiedelt
3. Lexware Office (ehemals lexoffice): Fokus auf Selbstbucher
Lexware Office verbindet Rechnungsschreibung, Online-Banking und vorbereitende Buchführung in einer Oberfläche.Einen detaillierten Funktionsabgleich bietet unsere Übersicht Lexware Office Alternative.
Vorteile
- Etablierte Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien und mobile Beleg-App
- Direkter Bankabgleich und Umsatzsteuervoranmeldung in den höheren Tarifen
- Saubere Unterstützung von E-Rechnungen
Nachteile
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif nach Ablauf der Testphase
- Für reine Projekt- und Stundenabrechnung zahlen Freelancer viele Buchhaltungsmodule mit
4. FastBill: Schlanke Rechnungs- und Beleglösung
FastBill positioniert sich zwischen reinem Rechnungsprogramm und vorbereitender Buchhaltung. Den Vergleich lesen Sie unter FastBill Alternative.
Vorteile
- Aufgeräumte Oberfläche mit Belegerfassung und Banking-Funktionen
- Unterstützt E-Rechnungen und wiederkehrende Abrechnungen
Nachteile
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (nur zeitlich begrenzte Testphase)
- Je nach benötigtem Funktionsumfang spürbare Preisstufen bei Zusatzfunktionen
5. Papierkram: Projekt- und Zeiterfassung
Papierkram richtet sich traditionell stark an Freiberufler und Kreativberufe mit integrierter Projektzeiterfassung. Weitere Details zeigt die Seite Papierkram Alternative.
Vorteile
- Gute Verbindung aus Projekt-Tracking, Zeiterfassung und Rechnungserstellung
- Speziell auf kleinere Dienstleister und Freelancer ausgerichtet
Nachteile
- Erweiterte Funktionen wie Beleg-Workflows, Exporte und unbegrenzte Stammdaten setzen kostenpflichtige Tarife voraus
Mit Business erfassen Sie Arbeitszeiten je Kunde im Rechnungsprogramm und übernehmen sie direkt in den Rechnungsentwurf. Den Ablauf zeigt die Seite Zeiten erfassen und abrechnen.
Entscheidungshilfe: Welches Modell passt zu Ihrer Situation?
| Ihre Situation als Freelancer | Passende Lösung | Warum? |
|---|---|---|
| Nebenberuflich oder 1 bis 3 Rechnungen im Monat | Kostenlose-Erechnung.de (Tarif Start, 0 €) | Dauerhaft kostenlos, ZUGFeRD & XRechnung inklusive, kein Abo-Zwang |
| Laufende Kundenprojekte mit Stundenerfassung, Angeboten, Retainern & Fremdwährung | Kostenlose-Erechnung.de (Tarif Business) | Zeiterfassung mit Stundennachweis-PDF, Angebote, Dauerrechnungen, 20 E-Mail-Belege/Monat ohne Buchhaltungs-Overhead |
| Große Etappenprojekte (Abschläge), automatischer Belegempfang & DATEV-Übergabe an Kanzlei | Kostenlose-Erechnung.de (Tarif Business Plus) | Eigene Empfangs-E-Mail-Adresse mit EN-16931-Prüfung, Abschlags-/Schlussrechnungen, DATEV-EXTF-Stapel + 2 kostenlose Kanzleizugänge |
| Sie buchen komplett selbst inkl. eigener ELSTER-Voranmeldung & Live-Bankabgleich | Voll-Buchhaltungssuite (z. B. Lexware Office oder sevdesk) | Enthält Kontenrahmen-Buchung und direkte ELSTER-Übermittlung |
Checkliste: 7 Kriterien vor der Wahl Ihrer Rechnungssoftware
Prüfen Sie im kostenlosen Testzeitraum vor allem diese sieben Punkte an einem echten Kundenprojekt:
- ZUGFeRD 2.5.2 und XRechnung 3.0.2: Werden beide Formate ohne Aufpreis erzeugt und technisch gegen die Regeln der EN 16931 validiert?
- Automatischer Empfang von Eingangsrechnungen: Können Sie Lieferantenrechnungen (XML und PDF) per E-Mail weiterleiten oder über eine eigene Empfangsadresse automatisch auslesen lassen?
- Zeiterfassung & Stundennachweis: Lassen sich erfasste Projektstunden ohne manuelles Abtippen in eine Rechnung samt PDF-Stundenauszug übernehmen?
- Steuerfälle für Freelancer: Sind Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG), Reverse Charge (§ 13b UStG) für EU-Auftraggeber und Fremdwährungen sauber abgebildet?
- Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: Gibt es kostenlose Lesezugänge für Ihre Kanzlei und bei Bedarf einen DATEV-Buchungsstapel (EXTF)?
- Kein Lock-in nach dem Test: Bleiben Ihre angelegten Kunden und Rechnungen auch dann nutzbar, wenn Sie nach der Testphase im kostenlosen Tarif arbeiten möchten?
- Serverstandort & Datenschutz: Werden Ihre Geschäftsdaten DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet?
Probieren Sie Ihre nächste Projekt-Abrechnung kostenlos aus
Auf unserer Übersichtsseite für Freelancer starten Sie den 14-Tage-Test mit allen Funktionen von Business Plus: Zeiterfassung, Angebote, Dauerrechnungen, eigene Beleg-Empfangsadresse und DATEV-Export. Ohne Zahlungsdaten.
Häufige Fragen zur Rechnungssoftware für Freelancer
Gibt es ein dauerhaft kostenloses Rechnungsprogramm für Freelancer mit E-Rechnung?
Wie rechne ich als Freelancer Projektstunden am einfachsten ab?
Brauche ich als Freiberufler ein Programm mit doppelter Buchführung?
Kann ich als Freelancer auch Rechnungen in USD oder CHF sowie mit Reverse Charge stellen?
Weiterführende Seiten & Ratgeber
- Produktübersicht: Rechnungsprogramm für Freelancer: Projektstunden, Angebote & E-Rechnung
- Für etablierte Einzelunternehmen: Rechnungsprogramm für Selbstständige & Freiberufler
- Stundensatz als Freelancer berechnen
- Angebot schreiben als Selbstständiger: Aufbau & Pflichtangaben
- E-Rechnung online empfangen: Ablauf, Pflicht und XML-Viewer
Quellen (abgerufen am 25. Oktober 2026)
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsvorschriften zur E-Rechnung
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Rechnungsprogramm kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.