Als Freelancer oder Selbstständiger brauchst du ein Werkzeug zum Rechnungschreiben. Aber brauchst du wirklich eine teure Buchhaltungssoftware für 19–30 € im Monat? Die ehrliche Antwort für die meisten Solo-Selbstständigen: Nein. Dieser Artikel zeigt dir, was du wirklich brauchst, was du getrost weglassen kannst — und welche kostenlosen Optionen 2026 wirklich funktionieren. Einen Überblick über den vollen Funktionsumfang findest du auf unserer Seite zur Rechnungssoftware.
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E-Rechnung, Angebote, Mahnwesen — 3 Rechnungen pro Monat dauerhaft kostenlos. Kein Abo.
Was braucht ein Freelancer wirklich?
Bevor wir uns Tools anschauen, lass uns ehrlich sein. Was braucht ein typischer Freelancer — IT-Entwickler, Texter, Designer, Berater?
Must-have: Das brauchst du wirklich
- E-Rechnungen erstellen (ZUGFeRD & XRechnung — seit 2025 Pflicht im B2B)
- Rechnungen archivieren (8 Jahre, GoBD-konform)
- Mahnungen schicken (wenn Kunden nicht zahlen)
- Angebote erstellen (damit Kunden unterschreiben können)
- Kundenverwaltung (Stammdaten einmal eingeben, nicht immer neu tippen)
Nice-to-have: Für viele sinnvoll
- Dashboard mit offenen Posten (welche Rechnungen sind überfällig?)
- E-Mail-Versand direkt aus der App (statt Download + E-Mail-Anhang)
- Wiederkehrende Rechnungen (für Retainer-Kunden)
- Eigenes Briefpapier / Logo
Überflüssig: Was du als Freelancer nicht brauchst
- Vollständige doppelte Buchführung (Freiberufler machen EÜR, keine Bilanzierung)
- Lohnbuchhaltung (kein Personal = kein Bedarf)
- Warenwirtschaft (für Dienstleister irrelevant)
- Automatischer Bankabgleich (nice-to-have, aber kein Dealbreaker)
- DATEV-Direktanbindung (braucht dein Steuerberater oft gar nicht)
Das ist wichtig: Viele teure Tools kosten 19–35 € im Monat, weil sie Buchhaltungs-Komplettlösungen sind. Als Freelancer bezahlst du dann für Funktionen, die du nie nutzen wirst.
Die E-Rechnungspflicht 2025/2028: Was Freelancer wissen müssen
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im deutschen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden kommt gestaffelt:
| Wer | Ab wann |
|---|---|
| Großunternehmen (Vorjahresumsatz >800.000 €) | 01.01.2027 |
| Alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen (Freelancer, KMU) | 01.01.2028 |
| B2G: Rechnungen an Bundesbehörden | Seit 2020 Pflicht (XRechnung) |
Was das bedeutet: Wer heute eine Rechnungssoftware wählt, muss darauf achten, dass sie ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0 unterstützt — sonst ist 2028 ein teurer Pflicht-Wechsel fällig.
Kostenlose Rechnungssoftware 2026: Die Optionen im Überblick
kostenlose-erechnung.de — Spezialist für E-Rechnung
Fokus: E-Rechnungen (ZUGFeRD 2.5 + XRechnung 3.0) — kein Buchhaltungs-Overhead.
Kostenlos enthalten:
- 3 Rechnungen pro Monat (ZUGFeRD oder XRechnung)
- E-Rechnung Viewer und Validator
- PDF-Export
- Keine Anmeldung nötig
Im Business-Abo (12,90 €/Monat oder 9,92 €/Monat jährlich):
- Unbegrenzte Rechnungen
- Kundenverwaltung, Angebote, Mahnwesen
- GoBD-konformes Rechnungsarchiv
- E-Mail-Versand direkt aus der App
- Wiederkehrende Rechnungen
- Eigenes Briefpapier / Logo
- Dashboard mit offenen Posten
Vorteile
- ZUGFeRD & XRechnung vollständig inklusive — auch in der Free-Version
- Kein Abo-Zwang: 3 Rechnungen/Monat dauerhaft kostenlos
- Automatische Validierung nach EN 16931
- DSGVO-konform, Hosting ausschließlich in Deutschland
- Günstiger als Vollbuchhaltungs-Suiten (12,90 €/Monat statt 19–35 €)
- Kein Buchhaltungs-Overhead — fokussiert auf das Wesentliche
Nachteile
- Keine automatische Bankverbindung / Bankabgleich
- Kein DATEV-Direktexport (nur GoBD-CSV)
- Keine vollständige Buchhaltung (EÜR muss separat gemacht werden)
Ideal für: Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer, die rechtskonform Rechnungen stellen wollen — ohne für eine Buchhaltungs-Suite zu bezahlen.
sevDesk — Vollständige Buchhaltungssuite
Fokus: All-in-One-Lösung mit Buchhaltung, Bankabgleich, DATEV-Export.
Preise:
- Rechnungen: ab 19 €/Monat
- Buchhaltung: ab 35 €/Monat
- Pro (alle Funktionen): ab 50 €/Monat
Vorteile
- Vollständige Buchhaltung inklusive (auch für Bilanzierer)
- Automatischer Bankabgleich (weniger manuelle Arbeit)
- DATEV-Direktexport für Steuerberater
- Breite Integrationen (Shopify, PayPal, etc.)
Nachteile
- Teuer für Freelancer: 19–50 €/Monat für Funktionen, die du oft gar nicht brauchst
- Komplexe Oberfläche — Einarbeitungsaufwand hoch
- Keine echte kostenlose Version (nur 14-Tage-Test)
Ideal für: KMUs mit Mitarbeitern, Buchhaltern und komplexer Buchhaltungspflicht. Nicht ideal für: Freelancer ohne Buchhaltungsbedarf.
lexoffice — Starker Steuerberater-Fokus
Fokus: Rechnungen + einfache Buchhaltung, starke DATEV-Integration.
Preise:
- Rechnungen L: ab 15 €/Monat
- Buchhaltung: ab 22 €/Monat
- Lohn (mit Lohnabrechnung): ab 32 €/Monat
Vorteile
- Gute DATEV-Anbindung — einfache Zusammenarbeit mit Steuerberater
- Freigabe-Workflow für Steuerberater inklusive
- Saubere Oberfläche, guter Einstieg
- E-Rechnungen (ZUGFeRD) unterstützt
Nachteile
- 15 €/Monat für die Grundversion — kein kostenloser Einstieg
- Für reine Rechnungs-Freelancer zu viel Buchhaltungs-Overhead
- Einige Features (XRechnung) erst in höheren Tarifen
Ideal für: Selbstständige, die eng mit einem Steuerberater arbeiten und DATEV-Export brauchen.
FastBill — Guter Mittelweg
Fokus: Rechnungs- und einfache Buchhaltungslösung.
Preise:
- Basic: ab 12 €/Monat
- Business: ab 22 €/Monat
Vorteile
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für den Einstieg
- Übersichtliche Oberfläche
- E-Rechnungsunterstützung vorhanden
Nachteile
- Weniger bekannt, kleinere Community
- Support-Qualität laut Nutzerbewertungen schwankend
- Keine echte kostenlose Version
Papierkram — Fokus auf Freelancer
Fokus: Rechnungen + Zeiterfassung für Freelancer.
Preise:
- Free: Begrenzte Rechnungen, Papierkram-Branding auf Dokumenten
- Solo: ab ca. 9 €/Monat
Vorteile
- Integrierte Zeiterfassung (nützlich für stundenbasierte Abrechnung)
- Freelancer-fokussiert, einfache Oberfläche
- Günstig im Solo-Tarif
Nachteile
- Free-Version: Branding auf Rechnungen — unprofessionell für Kundenrechnungen
- E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) erst in neueren Versionen
- Weniger aktiv entwickelt als Hauptwettbewerber
Der direkte Vergleich: Was du für deinen Fall brauchst
| Situation | Empfehlung | Monatliche Kosten |
|---|---|---|
| 1–3 Rechnungen/Monat, B2B-Kunden | kostenlose-erechnung.de (Free) | 0 € |
| 10+ Rechnungen, Angebote, Mahnwesen | kostenlose-erechnung.de Business | 9,92–12,90 € |
| Behördenrechnungen (XRechnung) | kostenlose-erechnung.de | 0–12,90 € |
| Enge Steuerberater-Zusammenarbeit + DATEV | lexoffice | ab 15 € |
| KMU mit Mitarbeitern + volle Buchführung | sevDesk | ab 35 € |
| Stundenbasis-Freelancer mit Zeiterfassung | Papierkram oder FastBill | ab 9–12 € |
Checkliste: Worauf du bei der Wahl achten solltest
Bevor du eine Entscheidung triffst, prüfe diese 7 Punkte:
- ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0 unterstützt (Pflicht ab 2028)
- Automatische Validierung nach EN 16931 (keine fehlerhaften Rechnungen)
- GoBD-konforme Archivierung (8 Jahre Aufbewahrungspflicht)
- Kleinunternehmer-Option (§19 UStG, automatischer Steuerhinweis)
- DSGVO-konform, Hosting in Deutschland oder EU
- Kein Abo-Zwang für den Basisumfang
- Keine versteckten Kosten für E-Rechnungen oder Exporte
Was ist mit Excel oder Word?
Viele Freelancer schreiben ihre ersten Rechnungen in Excel oder Word. Das funktioniert für normale PDFs — aber seit 2025 reicht das für B2B-Kunden nicht mehr aus. Excel und Word können kein ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.
Wenn du noch Word- oder Excel-Rechnungen schreibst: Spätestens 2027 (für Großunternehmen) oder 2028 (für alle anderen) bist du damit nicht mehr gesetzeskonform. Steig jetzt um, solange du Zeit hast.
Fazit: So entscheidest du richtig
Für die meisten Freelancer reicht eine spezialisierte E-Rechnungssoftware völlig aus — und sie muss nicht teuer sein.
Die 3 wichtigsten Entscheidungskriterien:
- ZUGFeRD und XRechnung müssen unterstützt werden — ohne Kompromisse
- Kosten im Verhältnis zur Nutzung: Wer 5 Rechnungen im Monat schreibt, braucht keine 35-€-Suite
- Einfachheit: Das Tool muss in 2 Minuten eine Rechnung liefern — nicht nach einem 3-stündigen Onboarding
Wer einfach nur rechtskonforme Rechnungen schreiben will, zahlt bei vielen Anbietern zu viel für Buchhaltungsfunktionen, die er nie nutzt.
Kostenlos starten – jetzt E-Rechnung erstellen
3 Rechnungen pro Monat dauerhaft kostenlos. ZUGFeRD & XRechnung inklusive. Keine Kreditkarte nötig.
Weiterführende Ratgeber
- E-Rechnung erstellen 2026: Schritt-für-Schritt Anleitung
- E-Rechnungspflicht 2025/2028: Bin ich betroffen?
- ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?
- E-Rechnung archivieren: Was gilt für Freelancer?
- Angebot schreiben als Freelancer: Vorlage & Tipps
Stand: April 2026. Preisangaben ohne Gewähr — Anbieter können ihre Preise jederzeit ändern. Dieser Artikel stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.
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