Eine vermögensverwaltende GmbH mit einem einzigen Gewerbeobjekt schreibt oft nur eine Mietrechnung im Monat, macht zwölf im Jahr. Für eine Immobilien-Objektgesellschaft, eine Photovoltaik-Betreibergesellschaft oder eine Beteiligungs-GmbH mit so wenigen Rechnungen lohnt sich kein Buchhaltungspaket, das nach Projekten, Lagerbestand oder Mitarbeiterzahl bepreist ist.
Das Problem verschärft sich, sobald mehrere solcher Gesellschaften zusammenkommen. Ein Family Office mit drei Objekt-GmbHs und einer Beteiligungsgesellschaft zahlt bei vielen Anbietern pro Gesellschaft ein eigenes Abo, meldet sich pro Gesellschaft neu an und führt am Jahresende drei bis vier getrennte Exporte für die Steuerkanzlei zusammen, obwohl in Summe kaum 50 Rechnungen im Jahr anfallen. Wann welche Gesellschaft überhaupt zur E-Rechnung verpflichtet ist, erklärt chronologisch der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.
Warum ein Buchhaltungspaket für fünf bis zwanzig Rechnungen im Jahr zu groß ist
Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für den Mittelstand kalkuliert meist pro Nutzer und Monat, unabhängig vom tatsächlichen Rechnungsvolumen. Bei einer Objektgesellschaft, die ein einzelnes Gewerbeobjekt vermietet, verteilt sich ein solches Abo auf gerade einmal zwölf Rechnungen im Jahr. Hinzu kommen Funktionen wie Lagerverwaltung, Produktkataloge oder mehrstufige Freigaben, die eine reine Vermietungs- oder Holdinggesellschaft nicht braucht.
Für diese Konstellation zählen stattdessen drei Dinge: ein Nummernkreis, der lückenlos bleibt, ein GoBD-gerechtes Archiv und ein Zugang, den auch eine Kanzlei ohne eigenes Abo nutzen kann. Je weniger Rechnungen eine Gesellschaft schreibt, desto stärker fällt eine hohe Grundgebühr pro Rechnung ins Gewicht. Was ein solches Archiv konkret leisten muss, erklärt der Leitfaden zum GoBD-Archiv.
Jede Objektgesellschaft als eigene, isolierte Firma führen
Bei kostenlose-erechnung.de heißt die Grundeinheit Firma, nicht Mandant oder Projekt. Jede Gesellschaft, die Sie anlegen, führt ihre Rechnungen, Kontakte, Belege und Einstellungen vollständig getrennt von jeder anderen Firma Ihres Kontos. Mit einer einzigen Anmeldung wechseln Sie im Firmenmenü zwischen Ihren Gesellschaften, ohne dass sich Nummernkreise oder Archive vermischen.
Die Mechanik dahinter, einschließlich Benutzerrollen und der Regel, dass eine weitere Firma ein bestehendes bezahltes Abo voraussetzt, erklärt der Ratgeber Rechnungen in der Holding ausführlich. Für eine VV-GmbH oder ein Family Office mit mehreren Objektgesellschaften gilt dieselbe Architektur, nur mit deutlich weniger Rechnungen je Gesellschaft als bei einer operativ tätigen Holding.
Beispiel: eine Objektgesellschaft mit zwölf Mietrechnungen im Jahr
Die Nordpark Objekt GmbH ist ein fiktives Beispiel: Sie hält ein einzelnes Gewerbeobjekt und vermietet es für 3.200 € netto im Monat an einen Einzelhändler. Die Tabelle zeigt, welcher Tarif welchen Schritt abdeckt.
| Aufgabe | Benötigter Tarif | Hinweis |
|---|---|---|
| Mietrechnung einmal im Monat erstellen | Start | bis drei Rechnungen pro Monat kostenlos, PDF mit kleinem Werbehinweis |
| Mietrechnung automatisch jeden Monat versenden | Business | eine Vorlage ist in Start enthalten, der automatische Versand braucht Business |
| Nebenkostenbelege erfassen und GoBD-gerecht ablegen | Business | 20 Belege pro Monat enthalten |
| Buchungsstapel für die Steuerkanzlei exportieren | Business Plus | DATEV-Export |
| Lesezugriff für die Steuerkanzlei | jeder Tarif | bis zu zwei Zugänge je Firma kostenlos |
Für eine einzige Objektgesellschaft mit nur einer Mietrechnung im Monat reicht der Tarif Start technisch aus, wenn Sie die Rechnung jeden Monat selbst anstoßen und den Werbehinweis in Kauf nehmen. Sobald die Rechnung automatisch versendet werden soll oder Nebenkostenbelege dazukommen, trägt Business die laufende Arbeit.
Automatische Mietrechnung für die Gewerbemiete einrichten
Eine Dauerrechnung für Gewerbemiete legen Sie einmal mit Mieter, Betrag und Rhythmus an; danach erzeugt die Vorlage die nächste Rechnung automatisch zum gewünschten Termin. Im Tarif Start ist eine solche Vorlage enthalten, Sie lösen den Versand dort aber noch selbst aus. Mit Business läuft der Versand automatisch, und Sie legen beliebig viele weitere Vorlagen an, etwa wenn eine zweite Fläche im selben Objekt an einen anderen Mieter geht.
Wiederkehrende Rechnungen für Gewerbemiete einrichten
Mieter, Betrag und Rhythmus einmal hinterlegen. In Start ist eine Vorlage enthalten, mit Business läuft der Versand automatisch.
Nebenkostenbelege erfassen und für die Kanzlei exportieren
Eingangsrechnungen für Instandhaltung, Hausverwaltung oder Versicherung lassen sich hochladen oder per Weiterleitung aus dem eigenen Postfach an die Belegadresse der Firma schicken. Die Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus, die Ablage ist GoBD-gerecht. Mit Business sind 20 Belege im Monat enthalten, für eine einzelne Objektgesellschaft mit wenigen Dienstleisterrechnungen meist ausreichend.
Will Ihre Steuerkanzlei die Belege und Rechnungen nicht einzeln ansehen, sondern als fertigen Buchungsstapel importieren, braucht die jeweilige Firma Business Plus. Der DATEV-Export bündelt Rechnungen und Belege der Firma in einem Paket, das die Kanzlei direkt übernimmt.
Mit Business laden Sie Belege im Rechnungsprogramm hoch, prüfen die erkannten Angaben und geben sie gesammelt an die Steuerberatung. Den Ablauf zeigt die Seite Belege digital erfassen.
Steuerkanzlei und Family Office: ein Login für mehrere Gesellschaften
Für die Kanzlei richten Sie einen gesonderten Lesezugang ein, der Rechnungen, Belege und Exporte einer Firma einsehen und herunterladen, aber nichts erstellen oder versenden kann. Bis zu zwei solcher Zugänge sind je Firma kostenlos, auch im Tarif Start. Eine Einladung kann mehrere Ihrer Gesellschaften auf einmal umfassen, die Rolle stellen Sie danach je Firma einzeln ein.
Eine gemeinsame, konsolidierte Ansicht über alle Gesellschaften hinweg gibt es im Programm selbst nicht; jede Firma bleibt für sich. Für einen Konzern- oder Portfolioblick führt Ihre Steuerkanzlei die einzelnen DATEV-Exporte außerhalb des Programms zusammen.
Was die Struktur je Gesellschaft kostet
Die erste Firma eines Kontos kann die 14-tägige Testphase mit allen Business-Plus-Funktionen nutzen, danach bleibt sie im Tarif Start kostenlos oder wechselt in ein Abo. Jede weitere eigene Firma lässt sich erst anlegen, wenn mindestens eine Ihrer bestehenden Firmen bereits Business oder Business Plus bucht; die neue Firma selbst startet ohne eigene Testphase direkt im Tarif Start und wechselt erst dann in ein Abo, wenn Sie es für diese Gesellschaft brauchen.
Jede Firma zahlt ihr eigenes Abo, Business derzeit ab 119 €/Jahr, Business Plus ab 229 €/Jahr, jeweils im Jahresabo. Für mehrere Gesellschaften auf einmal gibt es ein Angebot mit Preis je Firma, abhängig von der Zahl der Gesellschaften und Benutzer.
Wer eine weitere Objektgesellschaft erst noch gründet, klärt Rechtsform und Haftung unabhängig von der Softwarefrage; der Ratgeber GmbH, UG oder Einzelunternehmen vergleicht die Optionen.
Start, Business und Business Plus vergleichen
Tarife, Grenzen und Preise je Firma nebeneinander, inklusive der aktuellen Listenpreise und laufenden Aktionen.
Wann sich ein Abstimmungsgespräch für mehrere Gesellschaften lohnt
Bei einer einzelnen Objektgesellschaft richten Sie Nummernkreis, Vorlage und Kanzleizugang in wenigen Minuten selbst ein. Bei einem Family Office mit mehreren Objekt-GmbHs, einer Beteiligungsgesellschaft und wechselnden Bearbeitern pro Gesellschaft hilft es, Anzahl der Firmen, Rollen und den passenden Tarif je Gesellschaft einmal gemeinsam durchzugehen, bevor Sie die erste Firma anlegen.
Häufige Fragen
Muss meine vermögensverwaltende GmbH ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Was kostet eine zusätzliche Objektgesellschaft im selben Konto?
Kann ich die Mietrechnung automatisch jeden Monat versenden lassen?
Sieht meine Steuerkanzlei alle Gesellschaften auf einmal?
Wie viele Gesellschaften kann ich mit einem Login verwalten?
Quellen
- § 19 UStG, Gesamtumsatz des Unternehmers, Fassung ab 1. Januar 2025
- § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregelung zur E-Rechnungspflicht
- Rechnungen in der Holding: Nummernkreis, Management-Fee und E-Rechnung, kostenlose-erechnung.de
- Benutzer und Rollen bei kostenlose-erechnung.de, Produktumfang geprüft am 22. Oktober 2026
- Preise und Leistungen von kostenlose-erechnung.de, Produktumfang geprüft am 22. Oktober 2026
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Rechnung erstellen.