Bewirtungsbeleg 2026: Digital erstellen, Pflichtangaben & Vorsteuer

Ein unvollständiger Bewirtungsbeleg kostet bares Geld: Das Finanzamt streicht bei einer fehlenden Pflichtangabe den kompletten Betriebsausgabenabzug, nicht nur einen Teilbetrag. Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 dürfen Sie die Restaurantrechnung erstmals durchgängig digital erfassen und archivieren. Was dabei neu ist und was beim Trinkgeld weiterhin anders läuft als beim Rechnungsbetrag, klärt dieser Ratgeber.

In 7 Minuten wissen Sie: welche Pflichtangaben 2026 auf jeden Bewirtungsbeleg gehören, was sich durch die BMF-Aktualisierung an der digitalen Erfassung ändert, warum 70 % und 100 % bei Bewirtungskosten gleichzeitig stimmen, und wie Sie Trinkgeld korrekt dokumentieren.

Was ist ein Bewirtungsbeleg und wofür brauchen Sie ihn?

Ein Bewirtungsbeleg ist der steuerliche Nachweis über geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten, der Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Betrag der Bewirtung dokumentiert. Er besteht aus zwei Teilen: der maschinell erstellten Rechnung der Gaststätte und einem Zusatzblatt, auf dem Sie als Gastgeber Anlass und Teilnehmer eintragen.

Ohne diesen Beleg erkennt das Finanzamt die Kosten für ein Geschäftsessen nicht als Betriebsausgabe an – selbst wenn der geschäftliche Anlass tatsächlich bestand. Markus T., selbstständiger IT-Berater aus Nürnberg, musste bei einer Betriebsprüfung genau das erleben: Drei Restaurantrechnungen ohne Anlassvermerk führte der Prüfer als reine Privatausgaben, obwohl Markus sich an die Kundentermine noch genau erinnerte. Ohne schriftlichen Nachweis zählte die Erinnerung nicht.

Der Bewirtungsbeleg betrifft nur Kosten aus geschäftlichem Anlass – klassisch ein Essen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Bewerbern. Rein betrieblich veranlasste Bewirtung, etwa eine Weihnachtsfeier ausschließlich für die eigene Belegschaft, unterliegt anderen Regeln und der 70-Prozent-Deckelung nicht.

Welche Pflichtangaben muss ein Bewirtungsbeleg 2026 enthalten?

Ein Bewirtungsbeleg braucht 2026 fünf Pflichtangaben: Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen (§4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Fehlt eine davon, kann das Finanzamt den gesamten Abzug verweigern, nicht nur den strittigen Teilbetrag.

Im Einzelnen:

1. Ort – Name und Anschrift der Gaststätte, in der Regel bereits auf der Rechnung aufgedruckt.
2. Datum – der konkrete Tag der Bewirtung, keine Monatsangabe.
3. Teilnehmer – Vor- und Nachnamen aller Anwesenden; bei größeren Gruppen genügt eine hinreichend konkrete Sammelbezeichnung mit Anzahl, etwa “8 Mitarbeitende Team Vertrieb”, plus Namensliste als Anlage.
4. Anlass – eine konkrete Formulierung wie “Vertragsverhandlung Wartungsvertrag Q3/2026” statt der pauschalen Floskel “Geschäftsessen”, die ein Prüfer sonst als Privatvergnügen einstuft.
5. Betrag – Rechnungssumme und Trinkgeld getrennt ausgewiesen.

Ab einem Rechnungsbetrag von 250 € verlangt die Finanzverwaltung zusätzlich, dass Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens bereits maschinell auf der Rechnung aufgedruckt sind. Ein nachträglicher handschriftlicher Zusatz reicht ab dieser Grenze nicht mehr aus – die Gaststätte muss die Daten direkt am Bezahlvorgang in die Registrierkasse eingeben.

Wie ändert das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 die digitale Erfassung?

Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (IV C 6 – S 2145/00026/005/033) passt die Nachweispflichten für Bewirtungskosten erstmals an die E-Rechnungs-Architektur an, die seit 2025 für den B2B-Rechnungsverkehr gilt. Es löst das bisherige Schreiben vom 30. Juni 2021 ab und gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025.

Konkret bedeutet das: Die Restaurantrechnung darf digital vom Gastronomiebetrieb übermittelt werden, oder Sie digitalisieren eine Papierrechnung nachträglich selbst. Entscheidend ist, dass der zusätzliche Eigenbeleg – also Ihre Angaben zu Anlass und Teilnehmern – nachvollziehbar und unveränderbar dokumentiert wird, etwa per elektronischer Freigabe in einer Buchhaltungssoftware statt handschriftlich auf Papier.

Für die Praxis heißt das: Ein Foto der Restaurantrechnung reicht allein nicht aus. Sie brauchen weiterhin den strukturierten Zusatzvermerk mit allen fünf Pflichtangaben – nur eben digital statt auf Papier geheftet. Wer seine Betriebsausgaben und Belege ohnehin digital erfasst, ergänzt den Bewirtungsbeleg damit in derselben Erfassungsmaske, statt zwei Systeme parallel zu pflegen. Unsere Rechnungssoftware verknüpft den digitalisierten Bewirtungsbeleg direkt mit der passenden Betriebsausgaben-Kategorie – nicht nur mit dem E-Rechnungs-Modul, sondern mit der gesamten Belegverwaltung.

Bewirtungsbeleg in 4 Schritten digital erfassen

1. Rechnung sichern. Fotografieren Sie die maschinell erstellte Restaurantrechnung direkt am Tisch, bevor sie in der Jackentasche zerknittert.
2. Anlass notieren. Ergänzen Sie den konkreten geschäftlichen Anlass, solange er noch präsent ist – im Zweifel direkt am Tisch per Smartphone-Notiz.
3. Teilnehmer eintragen. Vor- und Nachnamen aller Anwesenden erfassen, bei größeren Gruppen mit Sammelbezeichnung und Anzahl.
4. Elektronisch freigeben. Den ergänzten Beleg unveränderbar speichern, etwa per digitaler Unterschrift oder Freigabe-Funktion in der Buchhaltungssoftware.

Wer diese vier Schritte am Tag der Bewirtung erledigt, vermeidet das häufigste Prüfungsrisiko: nachträglich ergänzte Angaben, die ein Betriebsprüfer als unglaubwürdig einstuft, weil sie erst Wochen später und ohne erkennbare Grundlage entstanden sind.

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar?

Angemessene Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, die Vorsteuer aus derselben Rechnung bleibt dagegen zu 100 Prozent abzugsfähig. Diese beiden Prozentsätze betreffen zwei unterschiedliche Steuerarten und schließen sich nicht gegenseitig aus – ein Punkt, der in vielen Foren-Diskussionen durcheinandergeht.

Der Unterschied lässt sich an einer Beispielrechnung über 200 € netto plus 38 € Umsatzsteuer zeigen:

Stand: August 2026. Quelle: §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und §15 UStG.

Der Grund für die Trennung: Der Gesetzgeber unterstellt bei jeder Bewirtung einen privaten Verzehr-Anteil und kürzt deshalb nur den Gewinn um 30 Prozentpunkte. Die Umsatzsteuer knüpft dagegen ausschließlich an die ordnungsgemäße Rechnung an, unabhängig davon, wie viel davon später als Betriebsausgabe zählt.

Nicht angemessene, also unverhältnismäßig hohe Bewirtungskosten kürzt das Finanzamt zusätzlich – hierzu gibt es keine feste Euro-Grenze, sondern eine Einzelfallprüfung nach Branche und Anlass. Ein Fünf-Gänge-Menü mit drei Weinbegleitungen für ein kurzes Erstgespräch mit einem Neukunden fällt eher unter diese Angemessenheitsprüfung als ein Mittagessen mit Getränk.

Bei Bewirtungen im Ausland gelten dieselben fünf Pflichtangaben, allerdings genügt bei nachweislichen Schwierigkeiten mit ausländischen Belegen ausnahmsweise ein selbst erstellter Beleg, wenn Sie glaubhaft machen, dass eine detaillierte Rechnung dort landesüblich nicht erhältlich war. Diese Ausnahme greift nur bei echten Auslandsreisen, nicht bei einem Restaurantbesuch im Inland ohne Kassenbon.

Wie dokumentieren Sie Trinkgeld korrekt auf dem Bewirtungsbeleg?

Trinkgeld zählt zu den Nebenkosten der Bewirtung und ist zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, jedoch nie vorsteuerabzugsfähig, weil auf freiwillige Trinkgelder keine Umsatzsteuer erhoben wird. Der Rechnungsbetrag der Gaststätte und das Trinkgeld gehören deshalb als zwei getrennte Positionen auf den Bewirtungsbeleg.

Bei Barzahlung des Trinkgelds reicht folgendes Vorgehen: Betrag auf dem Beleg vermerken, “Trinkgeld bar” dazuschreiben und sich die Angabe kurz von der Bedienung gegenzeichnen lassen. Ohne diese Bestätigung akzeptieren Prüfer den Trinkgeld-Vermerk häufig nicht, weil er sich sonst beliebig nachträglich ergänzen ließe.

Bei Kartenzahlung landet das Trinkgeld meist automatisch auf der maschinell erstellten Rechnung und braucht keinen separaten Vermerk mehr – ein Vorteil, den die zunehmende TSE-Kassenpflicht in der Gastronomie mit sich bringt.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Unterschied: Bei einer Rechnung über 100 € netto plus 19 € Umsatzsteuer und 10 € bar gezahltem Trinkgeld mindern insgesamt 77 € (70 Prozent von 110 €) den Gewinn als Betriebsausgabe. Die Vorsteuer beträgt weiterhin nur 19 € aus dem Rechnungsbetrag, weil das Trinkgeld umsatzsteuerlich keine Rolle spielt.

Welche Rolle spielen KassenSichV, TSE und Kassenmeldepflicht?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verpflichtet Gastronomiebetriebe seit 2020 zu einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) in jedem elektronischen Kassensystem. Für Sie als Gast bedeutet das: Eine TSE-gesicherte Kassenquittung lässt sich nachträglich nicht unbemerkt verändern, was den Bewirtungsbeleg als Nachweis deutlich verlässlicher macht als eine handgeschriebene Quittung.

Seit 2025 gilt zusätzlich eine Kassenmeldepflicht: Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 über das Elster-Portal beim Finanzamt gemeldet werden. Neu angeschaffte Kassen sind innerhalb eines Monats nach dem Kauf zu melden. Verstößt ein Gastronomiebetrieb dagegen, drohen Bußgelder bis 25.000 €.

Für Sie als Rechnungssteller ist das indirekt relevant: Nur eine ordnungsgemäß gemeldete, TSE-gesicherte Kasse erzeugt die maschinell erstellte Rechnung, die das Finanzamt bei Bewirtungskosten ab 250 € zwingend verlangt. Fehlt die TSE-Signatur auf dem Beleg, etwa weil das Kassensystem des Restaurants veraltet ist, wird die Rechnung dadurch nicht automatisch ungültig – sie verliert aber einen Teil ihrer Beweiskraft, falls das Finanzamt Rückfragen stellt. Wer selbst im Gastgewerbe Rechnungen an Geschäftskunden stellt, findet in unserem Überblick zu E-Rechnung für das Gastgewerbe, welche Pflichten dort zusätzlich ab 2025 greifen.

Wann reicht ein Eigenbeleg für die Bewirtung aus?

Ein Eigenbeleg für die Bewirtung ist nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa wenn die Gaststätte keine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen kann oder das Trinkgeld bar gezahlt wurde. Er ersetzt niemals die maschinell erstellte Rechnung der Gaststätte, sobald diese verfügbar ist.

Häufen sich Eigenbelege in der Buchhaltung auffällig, prüft das Finanzamt gezielter nach – ein einzelner Eigenbeleg pro Quartal fällt kaum auf, eine durchgängige Praxis dagegen schon. Wer Belege ohnehin per Foto erfasst und danach GoBD-konform archiviert, reduziert dieses Risiko fast automatisch, weil die vollständige Restaurantrechnung dann direkt verfügbar bleibt statt in der Jackentasche zu verschwinden.

Als Buchungsbeleg unterliegt der komplette Bewirtungsbeleg – Restaurantrechnung plus Eigenbeleg-Vermerk – der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, nicht der verkürzten 8-Jahres-Frist für reine Rechnungen.

Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg

Was Sie jetzt tun

• Prüfen Sie bei der nächsten Restaurantrechnung ab 250 € sofort, ob Name und Anschrift Ihres Unternehmens bereits maschinell aufgedruckt sind.
• Ergänzen Sie Anlass und Teilnehmer noch am selben Tag – nicht erst beim Quartalsabschluss, wenn die Erinnerung verblasst ist.
• Erfassen Sie Bewirtungsbelege digital in derselben Ablage wie andere Betriebsausgaben-Kategorien, statt eine separate Zettelwirtschaft zu pflegen.

Wie sich die E-Rechnungspflicht insgesamt auf Ihre Buchhaltung auswirkt, zeigt unser FAQ zur E-Rechnungspflicht 2026.

Quellen

• BMF-Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen (IV C 6 – S 2145/00026/005/033) — Bundesministerium der Finanzen, 2025-11-19. bundesfinanzministerium.de
• §4 Einkommensteuergesetz – Betriebsausgaben (Abs. 5 Nr. 2 Bewirtungsaufwendungen) — Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet. gesetze-im-internet.de
• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) — Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet, Stand 2020. gesetze-im-internet.de
• Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025 — Sage Deutschland, 2025. sage.com
• Frist endet: Elektronische Kassensysteme bis 31.7.2025 beim Finanzamt melden — steuertipps.de, 2025. steuertipps.de

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