Mit Kostenlose-Erechnung.de archivieren Sie Rechnungen elektronisch: eigene festgeschrieben, eingehende per E-Mail abgelegt. Im Tarif Business bleiben Ausgangsrechnungen nach dem Festschreiben unverändert im Rechnungsarchiv, Eingangsrechnungen leiten Sie aus Ihrem Postfach an Ihre Belegadresse weiter. Gesetzlich verlangt ist dabei weniger, als viele Anbieter nahelegen: Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, bei einer E-Rechnung mindestens die XML-Daten unverändert (§ 14b UStG). Ein zertifiziertes Archivsystem schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht vor.

Was das Gesetz bei der elektronischen Archivierung verlangt

Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahren Sie ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 heben Sie bis zum Ablauf des 31. Dezember 2034 auf. Über die ganze Zeit müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG).

Für E-Rechnungen konkretisiert das Bundesfinanzministerium: Zumindest der strukturierte Teil ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Und es stellt klar, dass allein eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig keinen Verstoß gegen § 14b UStG bedeutet (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 13).

Ergänzend gelten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung in elektronischer Form (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025). Für das Rechnungsarchiv heißt das im Alltag:

  • Vollständig: Jede Rechnung ist da, auch die bezahlte und die stornierte.
  • Unverändert: Die Originaldatei wird nicht überschrieben. Korrekturen laufen über eine neue Rechnung oder ein Storno.
  • Auffindbar: Sie finden eine Rechnung nach Jahren über Lieferant, Datum oder Nummer wieder.
  • Auswertbar: Bei einer Betriebsprüfung können Sie die Daten elektronisch bereitstellen, nicht nur als Bild.

Ein Ausdruck auf Papier erfüllt nichts davon für die E-Rechnung. Die maßgebliche Rechnung ist die Datei.

Mit Business bleiben Kundendaten, Positionen, Zahlungsstand und das erzeugte Dokument jeder Rechnung im Rechnungsarchiv zusammen, mit Export für die Betriebsprüfung. Den Ablauf zeigt die Seite Rechnungen archivieren.

Postfach, Ordner oder Software: was als Rechnungsarchiv taugt

Verboten ist das E-Mail-Postfach als Ablage nicht. Es ist nur selten eine gute. E-Mails lassen sich löschen und verschieben, das Postfach hängt meist an einer Person, und eine Rechnung nach Betrag oder Lieferant zu suchen, ist mühsam. Ähnlich ist es mit einem Ordner auf dem Rechner: brauchbar, solange Sie selbst Struktur und Sicherung pflegen.

AblageUnverändertAuffindbarPasst für
E-Mail-Postfachnur, solange niemand löschtmühsamÜbergang, sehr wenige Rechnungen
Ordner mit Jahresstruktur und SicherungIhre Aufgabegut mit fester Benennungwenige Rechnungen, diszipliniert geführt
Rechnungsprogramm mit Archivfestgeschriebene RechnungenSuche nach Kunde, Nummer, Datumregelmäßig eigene Rechnungen
Dokumentenmanagement oder Buchhaltung über die Kanzleije nach Systemje nach Systemviele Belege, mehrere Personen

Unsere Empfehlung: Wer jeden Monat Rechnungen schreibt und erhält, sollte beide Richtungen an einem Ort haben, in dem nichts von Hand umbenannt und abgelegt werden muss. Denn genau dieser Schritt bleibt im Alltag liegen. Welche Ablage zu welcher Betriebsgröße passt, vertieft der Ratgeber E-Rechnungen aufbewahren.

Mit Business leiten Sie eingehende Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter, sie erscheinen ausgelesen unter Belege. Mit Business Plus bekommen Ihre Lieferanten eine eigene Empfangsadresse und jede E-Rechnung wird automatisch geprüft. Mehr dazu auf der Seite Rechnungen per E-Mail empfangen.

Ausgangsrechnungen: festschreiben statt nur speichern

Mit Business der Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de liegen Ihre eigenen Rechnungen im Rechnungsarchiv. Festgeschriebene Rechnungen bleiben unverändert, eine Korrektur läuft über ein Storno und eine neue Rechnung. PDF und E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) entstehen aus denselben Daten.

Für die Betriebsprüfung exportieren Sie mit dem Prüferexport ein ZIP-Paket mit den Rechnungsdateien, CSV-Listen, einer beschreibenden index.xml und dem Änderungsprotokoll. Ihre Steuerberatung bekommt mit Business Plus zusätzlich einen DATEV-Buchungsstapel.

Eine Grenze sollten Sie kennen: Das Archiv steht zur Verfügung, solange Business aktiv ist. Planen Sie einen Wechsel zu Start, exportieren Sie Ihre Rechnungen vorher; danach laden Sie jede neue Rechnung selbst herunter und legen sie ab. Im Gasteditor ohne Konto entsteht kein Archiv, dort laden Sie jede Rechnung selbst herunter.

Eingangsrechnungen per E-Mail empfangen und ablegen

Die meisten Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, und für den Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ, Frage 8). Arbeit macht erst die Ablage: Anhang speichern, XML lesbar machen, Datei benennen. Mit Business bleibt Ihr Postfach die Quelle, Sie leiten Rechnungen nur weiter.

  1. Absender freigeben. Ihre Anmeldeadresse ist sofort freigegeben. Weitere eigene Adressen wie rechnung@ihre-firma.de bestätigen Sie per Link, insgesamt bis zu zehn.
  2. Weiterleiten. Rechnungs-E-Mails leiten Sie an belege@inbox.kostenlose-erechnung.de weiter. Übernommen werden PDF-Rechnungen und E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD).
  3. Auslesen. XRechnung und ZUGFeRD werden direkt aus den XML-Daten gelesen, einfache PDF-Rechnungen per Texterkennung. Betrag, Datum und Lieferant stehen danach am Beleg.
  4. Ablegen. Die Originaldatei wird mit Prüfsumme unter Belege gespeichert. Für eine XRechnung gibt es zusätzlich eine Lesefassung als PDF zum Ausdrucken; maßgeblich bleibt die XML-Datei.

Jede übernommene Rechnung zählt zum Belegkontingent, in Business sind das 20 Belege im Monat. Dieselbe Datei wird nur einmal übernommen. Automatische Weiterleitungsregeln, die den ursprünglichen Absender behalten, kann die Rechnungssoftware Ihrer Firma nicht zuordnen; leiten Sie in diesem Fall von Hand weiter.

Mit Business Plus bekommt Ihre Firma eine eigene Empfangsadresse, die Sie Lieferanten direkt nennen. Jede eingehende E-Rechnung wird dann automatisch mit dem KoSIT-Validator gegen die Regeln von EN 16931 und XRechnung geprüft, und Belege erfassen Sie unbegrenzt. Wie die Ablage aussieht, zeigt die Funktionsseite Belege und Belegarchiv; den Empfang Schritt für Schritt beschreibt der Ratgeber E-Rechnung online empfangen.

Rechnungsarchiv und Belegadresse in einem Konto

Mit Business archivieren Sie Ihre Rechnungen festgeschrieben und leiten Eingangsrechnungen an Ihre Belegadresse weiter. Im kostenlosen Test (14 Tage) sind alle Funktionen von Business Plus enthalten.

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Fünf Fehler, die eine E-Rechnung unbrauchbar machen

  1. ZUGFeRD als PDF neu speichern. „Drucken als PDF“ oder „Speichern unter“ in einem einfachen Programm entfernt die eingebettete XML-Datei. Heben Sie immer die empfangene Originaldatei auf.
  2. Nur den Ausdruck abheften. Papier ist bei einer E-Rechnung kein Ersatz für die Datei.
  3. Nach der Zahlung löschen. Die acht Jahre laufen unabhängig davon, ob die Rechnung bezahlt ist.
  4. Keine Sicherung. Eine einzelne Festplatte oder ein einzelnes Postfach ist kein Archiv. Halten Sie mindestens eine zweite Kopie an einem anderen Ort.
  5. Keine feste Ordnung. Ohne Jahresordner und einheitliche Dateinamen finden Sie eine Rechnung bei der Prüfung nicht wieder.

Ob eine Datei überhaupt XML-Daten enthält, prüfen Sie im E-Rechnungs-Viewer: ohne Anmeldung drei Prüfungen im Monat, mit Business unbegrenzt.

Häufige Fragen zur elektronischen Archivierung von Rechnungen

Wie lange muss ich Rechnungen elektronisch aufbewahren?
Acht Jahre nach § 14b UStG, für ausgestellte und erhaltene Rechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 heben Sie also bis Ende 2034 auf.
Brauche ich ein zertifiziertes oder revisionssicheres Archivsystem?
Nein, eine Zertifizierung schreibt das Gesetz nicht vor. Laut Bundesfinanzministerium liegt allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor. Ihre Buchführung muss trotzdem die GoBD erfüllen: Rechnungen vollständig, unverändert und auffindbar aufbewahren.
Darf ich E-Rechnungen im E-Mail-Postfach oder in einer Cloud speichern?
Ja, verboten ist das nicht. Entscheidend ist, dass die Originaldatei acht Jahre unverändert und auffindbar bleibt. Im Postfach ist das schwer zu sichern, weil E-Mails gelöscht und verschoben werden können. Ein Ordner mit fester Struktur und Sicherung oder ein Rechnungsprogramm mit Archiv ist im Alltag verlässlicher.
Kann ich E-Rechnungen ausdrucken und abheften?
Nicht als Ersatz. Bei einer E-Rechnung ist die Datei maßgeblich, mindestens der XML-Teil muss unversehrt in der ursprünglichen Form erhalten bleiben. Einen Ausdruck zusätzlich abzulegen, ist erlaubt.
Verliere ich den Vorsteuerabzug, wenn ich falsch archiviere?
Nicht automatisch. Eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist laut BMF regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG. Fehlt eine Rechnung bei der Betriebsprüfung ganz, wird es aber mühsam, Betriebsausgabe und Vorsteuer zu belegen. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Muss ich alte PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?
Nein. Sie bewahren jede Rechnung in der Form auf, in der Sie sie ausgestellt oder erhalten haben. Eine PDF-Rechnung aus dem Jahr 2024 bleibt eine PDF-Rechnung.
Müssen Kleinunternehmer Rechnungen auch acht Jahre aufbewahren?
Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nur vom Ausstellen von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, und die Aufbewahrungspflicht gilt wie für alle Unternehmer.
Wie archiviere ich Eingangsrechnungen, die per E-Mail kommen?
Speichern Sie die Originaldatei aus dem Anhang, bei ZUGFeRD das PDF mit eingebetteter XML-Datei, bei XRechnung die XML-Datei. Mit Business der Rechnungssoftware Kostenlose-Erechnung.de leiten Sie die E-Mail stattdessen an Ihre Belegadresse weiter; die Rechnung wird ausgelesen und mit Originaldatei unter Belege abgelegt.

Nächster Schritt

Schreiben Sie regelmäßig Rechnungen, vergleichen Sie auf der Preisseite, ob Business mit Rechnungsarchiv und Weiterleitung reicht oder Business Plus mit eigener Empfangsadresse und DATEV-Export besser passt. Liegt gerade nur eine einzelne Datei vor Ihnen, prüfen Sie sie im E-Rechnungs-Viewer und legen Sie das Original selbst ab.

Quellen (abgerufen am 7. Oktober 2026)

Weiterführende Ratgeber:

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