Eine Holding mit mehreren Gesellschaften braucht kein ERP-Projekt, um Rechnungen getrennt zu schreiben. Bei kostenlose-erechnung.de führt jede Gesellschaft eine eigene, isolierte Firma: eigener Nummernkreis, eigenes Archiv, eigener Tarif. Mit einer einzigen Anmeldung wechseln Sie zwischen den Firmen, ohne dass sich Rechnungen, Kontakte oder Belege vermischen.
Der Alltag zeigt schnell, warum diese Trennung zählt: Ihre Betriebs-GmbH stellt der Holding eine Management-Fee in Rechnung, die Objekt-GmbH schreibt Mietrechnungen an Dritte, und die Steuerkanzlei braucht am Ende drei saubere Buchungsstapel statt eines vermischten Kontos. Ob diese Trennung von Anfang an gilt oder nachträglich mühsam hergestellt werden muss, entscheidet die Architektur der Software.
Warum ein gemeinsamer Account für mehrere Gesellschaften riskant ist
Viele Rechnungsprogramme sind für ein Unternehmen gebaut. Ein zweites Gewerbe bedeutet dort einen zweiten, komplett getrennten Account, der sich nachträglich nicht automatisiert mit dem ersten zusammenführen lässt. Andere Programme erlauben zwar mehrere Benutzer, führen aber alle Rechnungen in einer gemeinsamen Nummerierung und einem gemeinsamen Kundenstamm.
Beides passt schlecht zu einer Holdingstruktur. Die GoBD verlangt eine fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer je rechnungsstellendem Unternehmen; der Ratgeber zum Rechnungsnummern-System erklärt die zulässigen Systeme. Vermischen sich die Nummernkreise zweier Gesellschaften in einem Konto, wird die lückenlose Reihenfolge jeder einzelnen Gesellschaft angreifbar, und Management-Fees oder Weiterbelastungen zwischen den Gesellschaften lassen sich kaum noch von echten Drittkunden-Rechnungen unterscheiden.
Wie eine isolierte Firma die Trennung technisch sicherstellt
Bei kostenlose-erechnung.de heißt die Grundeinheit Firma. Jede Firma speichert ihre Rechnungen, Kontakte, Artikel, Belege und Einstellungen getrennt von jeder anderen Firma Ihres Kontos:
- Eigener Nummernkreis. Jede Firma vergibt ihre Rechnungsnummern unabhängig und fortlaufend, ohne Berührung mit den Nummern anderer Firmen.
- Eigene Steuernummer und USt-IdNr. Stammdaten, Briefpapier und Logo gehören zur jeweiligen Firma und erscheinen nur auf deren Rechnungen.
- Eigenes GoBD-Archiv. Festgeschriebene Rechnungen liegen unveränderbar im Archiv der jeweiligen Firma, gespeichert auf deutschen Servern in Frankfurt.
- Eigener DATEV-Export. Der Buchungsstapel einer Firma enthält ausschließlich deren eigene Vorgänge; der Ratgeber zum DATEV-Export zeigt, was im Paket steckt.
Wie Firmenwechsel, Einladungen und Rechte im Programm aussehen, zeigt die Seite Rechnungsprogramm für mehrere Firmen.
Mit einem Login zwischen mehreren Gesellschaften wechseln
Als Inhaber wählen Sie im Firmenmenü die aktive Firma. Alle folgenden Schritte, von der neuen Rechnung bis zum Export, betreffen ausschließlich diese Firma. Die aktive Firma gilt je Browser-Tab. Arbeiten Sie mit mehreren Tabs, prüfen Sie vor einer neuen Rechnung, welche Firma gerade aktiv ist.
Jede eingeladene Person meldet sich mit ihrem eigenen Zugang an, nicht mit einem geteilten Firmenpasswort. Eine Person kann zu mehreren Ihrer Firmen eingeladen werden und wechselt dort genauso zwischen den Firmen, für die sie einen Zugang hat.
Benutzer und Steuerkanzlei für mehrere Gesellschaften einladen
Zwei Rollen sind für eine Holding typischerweise relevant, und beide gelten getrennt je Firma:
- Bearbeitungszugang (Benutzer). Wer Rechnungen, Kontakte oder Belege einer Firma bearbeiten soll, braucht in dieser Firma den Tarif Business. Jede Person bucht dort einen eigenen Sitz; der Inhaber selbst belegt keinen.
- Steuerberatungszugang (Lesen und Export). Für die Kanzlei gibt es einen gesonderten Zugang, der liest und exportiert, aber nichts erstellt oder versendet. Bis zu zwei solcher Zugänge sind je Firma kostenlos, auch im Tarif Start. Für den DATEV-Dateiexport selbst braucht die jeweilige Firma weiterhin Business Plus; der Lesezugang allein ersetzt den Tarif nicht.
Eine Einladung kann mehrere Gesellschaften auf einmal umfassen; die Rolle passen Sie danach je Firma an. Der Ratgeber E-Rechnung an DATEV übergeben zeigt, welche Dateien die Kanzlei zusätzlich zum Buchungsstapel braucht.
Mehrere Gesellschaften mit einem Login führen
Firmenwechsel, eine Einladung für mehrere Firmen und Rollen je Firma, auf Wunsch mit Angebot je Gruppe.
Beispiel: Management-Fee zwischen zwei Gesellschaften der Holding
Ein fiktiver Fall zeigt den Ablauf. Die Holdex Beteiligungs GmbH erbringt Geschäftsführungsleistungen für ihre Tochter, die Nordlicht Services GmbH, und stellt dafür monatlich eine Management-Fee von 2.500 € netto in Rechnung.
| Schritt | Firma Holdex Beteiligungs GmbH | Firma Nordlicht Services GmbH |
|---|---|---|
| Aktive Firma wählen | Holdex | Nordlicht |
| Rechnungsnummer | eigener Kreis, z. B. HLD-2026-0038 | eigener Kreis, z. B. NLS-2026-0145 |
| Rechnung an | Nordlicht Services GmbH (als Kontakt angelegt) | eigene Drittkunden |
| Archiv | Ausgangsrechnung im Holdex-Archiv | Eingangsbeleg im Nordlicht-Archiv (Business Plus) |
| DATEV-Export | eigener Buchungsstapel Holdex | eigener Buchungsstapel Nordlicht |
Die Management-Fee entsteht als ganz normale Ausgangsrechnung in der Firma Holdex und landet bei Nordlicht als Eingangsbeleg, den die Kanzlei dort einzeln verbucht. Keine der beiden Firmen sieht die internen Daten der anderen, außer über den Kontakt- und Belegeintrag, den Sie selbst anlegen.
Zählt die 800.000-Euro-Schwelle je Gesellschaft oder für die ganze Holding?
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz über 800.000 € ihre inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich per E-Rechnung ausstellen; danach gilt die Pflicht ab 2028 für alle. Für eine Holding mit mehreren Gesellschaften stellt sich dabei eine konkrete Frage: Wird der Umsatz jeder GmbH einzeln betrachtet, oder zählt der Umsatz der gesamten Gruppe?
Der Gesamtumsatz, auf den sich die Schwelle bezieht, ist nach § 19 Abs. 2 UStG die Summe der von einem Unternehmer ausgeführten Umsätze. Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn ist grundsätzlich jede rechtlich selbstständige Gesellschaft für sich, nicht die Holding als Ganzes. Ohne besondere Konstellation zählt also für jede GmbH ihr eigener Umsatz, unabhängig davon, wie groß die übrige Gruppe ist.
Eine Ausnahme ist die umsatzsteuerliche Organschaft nach § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG: Ist eine Gesellschaft nach dem Gesamtbild der tatsächlichen Verhältnisse finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch in einen Organträger eingegliedert, gelten die eingegliederten inländischen Unternehmensteile zusammen als ein Unternehmen. In diesem Fall würden die Umsätze der Organschaft für die Schwelle zusammengerechnet. Ob eine solche Eingliederung bei Ihrer Struktur vorliegt, lässt sich nicht pauschal beantworten; das prüft Ihre Steuerberatung anhand der konkreten Beteiligungs-, Finanzierungs- und Weisungsverhältnisse. Für jede einzelne Gesellschaft Ihrer Holding lohnt sich trotzdem ein eigener Blick auf den E-Rechnungspflicht-Check.
Was eine Struktur mit mehreren Firmen nicht ersetzt
Damit die Erwartung stimmt: Jede Firma bleibt für sich. Es gibt keine automatische konsolidierte Auswertung über alle Gesellschaften einer Holding hinweg, keine gruppenweite BWA und keine zusammengeführte Umsatzübersicht im Programm selbst. Für einen Konzernblick exportiert Ihre Steuerkanzlei die Buchungsstapel jeder Firma einzeln und führt sie in der eigenen Kanzleisoftware zusammen. Wer von Anfang an eine neue Tochtergesellschaft gründet, klärt Rechtsform und Haftung unabhängig von der Softwarefrage; der Ratgeber GmbH, UG oder Einzelunternehmen vergleicht die Optionen.
Tarif: Was kostet die Struktur mit mehreren Gesellschaften?
Die erste eigene Firma eines Kontos kann die 14-tägige Testphase mit allen Business-Plus-Funktionen für eine Person nutzen, danach bleibt sie kostenlos im Tarif Start oder wechselt in ein Abo.
Für jede weitere eigene Firma gilt eine andere Regel: Anlegen können Sie sie nur, wenn mindestens eine Ihrer bestehenden Firmen bereits ein bezahltes Abo hat, Business oder Business Plus; die Testphase allein reicht dafür nicht. Die neue Firma selbst startet direkt im Tarif Start, ohne eigene Testphase, und bucht ihr eigenes Abo erst, wenn Sie es brauchen. Bis zu 30 eigene Firmen sind je Konto möglich.
Jede Firma hat ihr eigenes Abo, Business derzeit ab 119 €/Jahr, Business Plus ab 229 €/Jahr, jeweils im Jahresabo. Für mehrere Firmen erhalten Sie auf Wunsch ein Angebot mit Preis je Firma, abhängig von der Zahl der Firmen und Benutzer. Aktuelle Listenpreise und laufende Aktionen zeigt die Seite Preise.
Wann sich ein persönliches Einrichtungsgespräch lohnt
Bei zwei oder drei Gesellschaften lässt sich die Struktur in wenigen Minuten selbst einrichten. Bei einer größeren Holding mit vielen Tochter- oder Objektgesellschaften, unterschiedlichen Bearbeitern pro Gesellschaft und einer Kanzlei, die mehrere Mandanten gleichzeitig betreut, hilft es, Firmenanzahl, Rollen und Tarife einmal gemeinsam durchzugehen, bevor Sie die erste Firma anlegen.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Gesellschaft ein eigenes Abo?
Kann ich mit einem Login zwischen allen Gesellschaften wechseln?
Wie viele Firmen kann ich mit einem Konto verwalten?
Zählt für die 800.000-Euro-Schwelle 2027 der Umsatz der ganzen Holding oder jeder Gesellschaft einzeln?
Kann meine Steuerkanzlei alle Gesellschaften auf einmal einsehen?
Gibt es eine konsolidierte Auswertung über alle Gesellschaften?
Quellen
- § 19 UStG, Gesamtumsatz des Unternehmers, zuletzt geändert mit Wirkung zum 1. Januar 2025
- § 2 UStG, umsatzsteuerliche Organschaft (Abs. 2 Nr. 2), Fassung ab 2023
- § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregelung zur E-Rechnungspflicht
- Benutzer und Rollen bei kostenlose-erechnung.de, Produktumfang geprüft am 20. Oktober 2026
- Preise und Leistungen von kostenlose-erechnung.de, Produktumfang geprüft am 20. Oktober 2026
Mehr dazu: Lösung für mehrere Firmen ansehen.