Mahnung schreiben: Ablauf, Muster und Verzugszinsen

Ist eine Rechnung fällig und noch offen, dürfen Sie den Kunden eindeutig zur Zahlung auffordern. Eine bestimmte Form oder drei Mahnstufen schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist, dass die Forderung fällig ist, die Aufforderung den Schuldner erreicht und Rechnung, Betrag sowie Zahlungsfrist klar zugeordnet werden können.

Das Wichtigste in Kürze:

• Eine freundliche Zahlungserinnerung kann rechtlich bereits eine Mahnung sein, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert.
• Eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt grundsätzlich, um Verzug auszulösen. Ein dreistufiger Ablauf ist eine freiwillige Organisationshilfe.
• Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 %. Daraus folgen 6,52 % Verzugszinsen pro Jahr bei Verbrauchern und 10,52 % bei reinen B2B-Geschäften.
• Die 40-Euro-Pauschale gilt nur gegenüber Unternehmern. Weitere Mahnkosten dürfen nicht unbesehen zusätzlich angesetzt werden.
• Dokumentieren Sie Rechnung, Fälligkeit, Versandweg, Inhalt und Reaktion. Ein Versandbeleg ist hilfreich, beweist aber nicht in jeder Konstellation den Zugang.

Wann können Sie eine Mahnung schreiben?

Eine Mahnung setzt eine fällige Forderung voraus. Ist ein kalendermäßiges Zahlungsdatum wirksam vereinbart, kann Verzug bereits nach Ablauf dieses Datums eintreten. Fehlt eine solche Bestimmung, kommt der Schuldner regelmäßig durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug.

§ 286 BGB nennt außerdem Fälle, in denen keine Mahnung nötig ist: etwa bei einem kalendermäßig bestimmten Leistungstermin, einer endgültigen Zahlungsverweigerung oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Bei Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.

Ausgangslage	Was praktisch zu prüfen ist
Konkretes Fälligkeitsdatum vereinbart	Ist das Datum verstrichen und die Zahlung weiterhin offen?
Zahlungsfrist ab Zugang der Rechnung	Können Zugang und Fristbeginn nachvollzogen werden?
Kein eindeutiger Termin	Nach Fälligkeit eine klare Mahnung senden
Verbraucher als Kunde	Für die 30-Tage-Regel muss der besondere Hinweis auf der Rechnung stehen
Kunde bestreitet Rechnung oder Leistung	Einwand zuerst sachlich prüfen; nicht einfach die nächste Stufe versenden

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?

Der Titel des Schreibens entscheidet nicht. Eine „Zahlungserinnerung“ ist rechtlich eine Mahnung, wenn sie den Kunden eindeutig auffordert, eine fällige Forderung zu begleichen. Eine vorsichtige Frage wie „Wann können wir mit der Zahlung rechnen?“ ist weniger eindeutig.

Für die Kundenbeziehung kann eine abgestufte Tonalität trotzdem sinnvoll sein:

1. Zahlungserinnerung: freundlich prüfen, ob Rechnung oder Überweisung übersehen wurde.
2. 1. Mahnung: Forderung, neue Frist und mögliche Verzugsfolgen bestimmt benennen.
3. 2. Mahnung (letzte Mahnung): letzte Frist setzen und nur Schritte ankündigen, die Sie anschließend tatsächlich erwägen.

Diese drei Stufen sind kein gesetzliches Pflichtprogramm. Wenn der Schuldner schon in Verzug ist, müssen Sie nicht erst drei Schreiben abwarten.

Was gehört in eine Mahnung?

Ein praxistaugliches Mahnschreiben enthält mindestens:

• Ihren Namen beziehungsweise Firmennamen und eine erreichbare Kontaktmöglichkeit;
• Namen und Anschrift des Kunden;
• Datum des Schreibens;
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum;
• offene Hauptforderung und gegebenenfalls bereits verbuchte Teilzahlungen;
• ursprüngliche Fälligkeit;
• eine eindeutige Zahlungsaufforderung;
• ein konkretes neues Zahlungsdatum;
• die korrekte Bankverbindung;
• nachvollziehbar berechnete Nebenforderungen, falls Sie solche verlangen;
• den Hinweis, wie der Kunde einen bereits erfolgten Zahlungseingang oder einen Einwand melden kann.

Senden Sie die Rechnung noch einmal mit, wenn der Kunde sie möglicherweise nicht erhalten hat. Dadurch wird die Forderung nicht neu, aber der Empfänger kann sie schneller prüfen.

Im Rechnungsprogramm sehen Sie fällige Rechnungen auf einen Blick, mit Business verschicken Sie Zahlungserinnerung und Mahnung direkt aus der App. Den Ablauf zeigt die Seite Offene Posten im Blick behalten.

Muster 1: Freundliche Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]
Guten Tag [Name],
bei unserer Prüfung ist aufgefallen, dass zu unserer Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] noch kein Zahlungseingang verbucht ist. Die Rechnung war am [Fälligkeitsdatum] fällig.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf das unten genannte Konto. Falls Sie bereits gezahlt haben oder Rückfragen zur Rechnung bestehen, genügt eine kurze Nachricht.
Freundliche Grüße
[Name/Firma]

Das Muster bleibt bewusst sachlich. Es unterstellt weder Absicht noch Zahlungsunfähigkeit und öffnet einen Weg für Einwände. Weitere Formulierungen für Firmen- und Privatkunden mit den jeweiligen rechtlichen Grenzen zeigt der Ratgeber Zahlungserinnerung schreiben.

Muster 2: 1. Mahnung mit neuer Frist

Betreff: 1. Mahnung zu Rechnung [Rechnungsnummer]
Guten Tag [Name],
unsere Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] ist weiterhin offen. Wir bitten Sie, den Betrag bis spätestens [konkretes Datum] auf [IBAN] zu überweisen.
Soweit bereits Verzug eingetreten ist, behalten wir uns die Berechnung der gesetzlichen Verzugszinsen und weiterer nachweisbarer Verzugsschäden vor.
Sollte die Rechnung sachlich beanstandet sein, teilen Sie uns bitte den konkreten Einwand mit.
Freundliche Grüße
[Name/Firma]

Formulieren Sie das Datum konkret. „Innerhalb von sieben Tagen“ ist weniger eindeutig, wenn später unklar wird, wann das Schreiben zugegangen ist.

Muster 3: Letzte Mahnung

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung [Rechnungsnummer]
Guten Tag [Name],
trotz unserer Schreiben vom [Datum] und [Datum] ist die Forderung aus Rechnung [Nummer] weiterhin offen. Der aktuell geforderte Gesamtbetrag beträgt [Betrag]. Eine Aufstellung der Hauptforderung und etwaiger Nebenforderungen finden Sie unten.
Bitte zahlen Sie bis spätestens [konkretes Datum]. Bleibt die Zahlung aus und liegt kein begründeter Einwand vor, prüfen wir die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens beziehungsweise die Übergabe an rechtliche Beratung.
Freundliche Grüße
[Name/Firma]

Drohen Sie weder pauschal mit Strafanzeige noch mit Maßnahmen, die Sie nicht ergreifen wollen. Bei einem ernsthaften Streit über die Leistung ist fachliche oder rechtliche Prüfung sinnvoller als eine weitere automatisierte Mahnstufe.

Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale richtig einordnen

Nach § 288 BGB werden Geldforderungen während des Verzugs verzinst. Der zugrunde liegende Basiszinssatz wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli angepasst. Die Deutsche Bundesbank nennt seit dem 1. Juli 2026 einen Basiszinssatz von 1,52 %.

Schuldner	Gesetzlicher Verzugszinssatz ab 1. Juli 2026	40-Euro-Pauschale
Verbraucher	6,52 % pro Jahr	Nein
Unternehmer, wenn kein Verbraucher beteiligt ist	10,52 % pro Jahr	Ja, bei Entgeltforderungen

Die Zinsen werden taggenau auf die offene Hauptforderung berechnet. Ändert sich der Basiszinssatz während des Verzugs, muss die Berechnung für die jeweiligen Zeiträume getrennt werden.

Die 40-Euro-Pauschale aus § 288 Abs. 5 BGB gilt nur im B2B-Bereich. Sie ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung besteht. Setzen Sie deshalb nicht automatisch Pauschale und frei gewählte Mahngebühren nebeneinander. Bei Verbrauchern kommen nur nachweisbare, durch den Verzug verursachte Kosten in Betracht; eigener Arbeitsaufwand ist nicht ohne Weiteres als Pauschale abrechenbar.

Mahnung per E-Mail oder Brief senden

Eine Mahnung ist nicht an Papier oder eine Unterschrift gebunden. E-Mail kann genügen. Weil die Mahnung empfangsbedürftig ist, sollten Sie aber einen Versandweg wählen, den Sie im Streitfall nachvollziehen können.

Praktisch sinnvoll ist diese Dokumentation:

• Kopie des versandten Schreibens beziehungsweise der E-Mail;
• Empfängeradresse und Versandzeitpunkt;
• zugehörige Rechnung und Fälligkeit;
• Rückläufer, Zustellhinweise und Antworten;
• Telefonnotizen nur ergänzend, mit Datum und Gesprächsergebnis;
• bei wichtigen oder hohen Forderungen ein mit Rechtsberatung abgestimmter Zustellweg.

Bewahren Sie neben einem Versand- oder Zustellnachweis immer auch das konkrete Schreiben und seine Anlagen auf. So bleibt nachvollziehbar, welche Forderung Sie mit welchem Inhalt angemahnt haben.

Ein praktischer Ablauf für offene Rechnungen

Für einen einzelnen übersehenen Betrag reichen oft die Vorlagen und eine saubere Dokumentation. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen stellen, wird vor allem die Zuordnung zwischen Rechnung, Fälligkeit, Zahlung und Mahnstufe wichtig.

Ein nachvollziehbarer Ablauf sieht so aus:

1. Prüfen Sie in der Rechnungsübersicht, welche Forderung offen und fällig ist.
2. Kontrollieren Sie Teilzahlungen, Gutschriften, Rückfragen und Streitfälle.
3. Wählen Sie Zahlungserinnerung, 1. Mahnung oder 2. Mahnung.
4. Prüfen Sie Text, Empfänger, neue Frist und etwaige Nebenforderungen.
5. Versenden Sie das Schreiben und halten Sie den Vorgang bei der Rechnung fest.

Die Übersicht für offene Posten zeigt den Arbeitsablauf vom Zahlungsstatus bis zum Nachfassen. Im Business-Tarif sind eine Zahlungserinnerung sowie 1. und 2. Mahnung enthalten. Der Versand bleibt ein bewusster Schritt: Prüfen Sie jede Mahnung, bevor sie an den Kunden geht.

Was tun, wenn weiterhin keine Zahlung eingeht?

Nach erfolgloser letzter Frist kommen je nach Forderung ein Anwalt, ein Inkassodienstleister oder das gerichtliche Mahnverfahren in Betracht. Der Online-Mahnantrag der deutschen Mahngerichte führt zum offiziellen Antragsverfahren. Bietet der Kunde Raten an, kann eine schriftliche Ratenzahlungsvereinbarung zur offenen Rechnung der schnellere Weg sein.

Prüfen Sie vorher:

• Ist die Forderung fällig und schlüssig dokumentiert?
• Ist die richtige Person oder Firma Schuldner?
• Wurde eine Teilzahlung berücksichtigt?
• Gibt es Einwände gegen Leistung, Preis oder Rechnung?
• Droht Verjährung?
• Stehen Aufwand und Forderungshöhe in einem vernünftigen Verhältnis?

Eine außergerichtliche Mahnung gehört nicht zu den in § 204 BGB genannten Maßnahmen, die eine Verjährung hemmen. Bei drohender Verjährung sollten Sie rechtzeitig fachlichen Rat einholen.

Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch, § 286 – Verzug des Schuldners, Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, laufende Fassung, abgerufen am 28.09.2026: gesetze-im-internet.de/bgb/__286.html
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 288 – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden, Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, laufende Fassung, abgerufen am 28.09.2026: gesetze-im-internet.de/bgb/__288.html
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 204 – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung, Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, laufende Fassung, abgerufen am 28.09.2026: gesetze-im-internet.de/bgb/__204.html
• Basiszinssatz nach § 247 BGB, Deutsche Bundesbank, Stand 01.07.2026, abgerufen am 28.09.2026: bundesbank.de – Basiszinssatz
• Online-Mahnantrag, Gemeinsames Mahnportal der deutschen Bundesländer, ohne ausgewiesenes Veröffentlichungsdatum, abgerufen am 28.09.2026: mahngerichte.de/online-mahnantrag.html

Dieser Ratgeber bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie bei bestrittenen, hohen oder verjährungsnahen Forderungen den Einzelfall fachlich.

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