Eine Zahlungserinnerung ist die freundliche Nachfrage, ob eine fällige Rechnung übersehen wurde. Eine feste Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor, aber der Inhalt entscheidet: Fordert die Erinnerung eindeutig zur Zahlung auf, kann sie bereits rechtlich eine Mahnung sein. Bei Firmenkunden formulieren Sie deshalb anders als bei Privatkunden.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?

Der Titel über dem Schreiben ist rechtlich bedeutungslos. Entscheidend ist, ob der Text den Kunden eindeutig zur Zahlung auffordert. Eine vorsichtige Frage wie „Ist unsere Rechnung bei Ihnen angekommen?“ ist das nicht. Ein klares „Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum]“ dagegen schon, auch unter der Überschrift „Zahlungserinnerung“.

In der Praxis hat sich trotzdem eine Abstufung eingebürgert: Die Zahlungserinnerung bleibt bewusst zurückhaltend und unterstellt kein Verschulden, die anschließende Mahnung benennt Frist und mögliche Folgen deutlicher. Wie Sie eine formale Mahnung mit Verzugszinsen und Mahnstufen aufbauen, zeigt der Ratgeber Mahnung schreiben.

Wann Sie eine Zahlungserinnerung senden

Eine Rechnung muss fällig sein, bevor eine Erinnerung sinnvoll ist. In der Praxis hat sich eingebürgert, zwei bis drei Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist nachzufragen, ausreichend Zeit für eine Überweisung oder ein Versehen auf Kundenseite einzurechnen. Eine gesetzliche Wartefrist dafür gibt es nicht, nur für den automatischen Verzug ohne vorherige Mahnung: Nach 30 Tagen seit Fälligkeit und Rechnungszugang gerät der Schuldner auch ohne Erinnerung in Verzug, bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

AusgangslagePraktisches Vorgehen
Rechnung seit wenigen Tagen überfälligFreundliche Zahlungserinnerung, keine Zinsen oder Gebühren ansetzen
Rechnung seit über zwei Wochen überfälligErinnerung mit klarer Zahlungsaufforderung und neuem Datum
Kunde widerspricht Leistung oder BetragEinwand zuerst klären, nicht einfach die nächste Stufe senden
Verbraucher ohne Hinweis auf 30-Tage-FolgeErst mit eindeutiger Mahnung in Verzug setzen

Was in die Zahlungserinnerung gehört

Unabhängig vom Empfänger gehören diese Angaben in jede Zahlungserinnerung:

  1. Ihr Name oder Firmenname mit Kontaktmöglichkeit.
  2. Name und Anschrift des Kunden.
  3. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
  4. Der offene Betrag, abzüglich bereits erfasster Teilzahlungen.
  5. Die ursprüngliche Fälligkeit.
  6. Ein konkretes neues Zahlungsdatum statt einer vagen Frist wie „zeitnah“.
  7. Die Bankverbindung, auch wenn der Kunde sie schon einmal hatte.
  8. Ein Hinweis, wie der Kunde einen bereits erfolgten Zahlungseingang melden kann.

Hängen Sie die Rechnung noch einmal an, falls sie verloren gegangen sein könnte. Das ändert an der Fälligkeit nichts, erleichtert dem Kunden aber die Prüfung.

Im Rechnungsprogramm sehen Sie fällige Rechnungen auf einen Blick, mit Business verschicken Sie Zahlungserinnerung und Mahnung direkt aus der App. Den Ablauf zeigt die Seite Offene Posten im Blick behalten.

Vorlage für Firmenkunden (B2B)

Gegenüber Unternehmern dürfen Sie direkter formulieren. Ist Verzug nicht bereits nach § 286 Abs. 2 oder 3 BGB eingetreten, kann schon diese nach Fälligkeit zugegangene, eindeutige Zahlungsaufforderung die erforderliche Mahnung sein. Während des Verzugs fallen 10,52 % Verzugszinsen pro Jahr an; bei einer Entgeltforderung gegen einen Nichtverbraucher kommt die 40-Euro-Pauschale hinzu (§ 286 Abs. 1 BGB sowie § 288 Abs. 2 und 5 BGB). Die Berechnung im Detail zeigt der Ratgeber Verzugszinsen B2B berechnen.

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name],

unsere Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Bei unserer Prüfung ist aufgefallen, dass bislang kein Zahlungseingang verbucht ist.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [neues Datum] auf [IBAN]. Haben Sie bereits gezahlt oder bestehen Rückfragen zur Rechnung, genügt eine kurze Nachricht.

Freundliche Grüße [Name/Firma]

Dieses Muster unterstellt weder Absicht noch Zahlungsunfähigkeit und öffnet einen Weg für Einwände. Rechtlich ist es wegen der klaren Zahlungsaufforderung dennoch nicht folgenlos: Geht es nach Fälligkeit zu, kann es selbst die Mahnung sein. Die nächste Mahnstufe ist dann eine praktische Eskalation, keine zweite gesetzliche Voraussetzung für den Verzug.

Vorlage für Privatkunden (B2C)

Gegenüber Verbrauchern gilt ein engerer Rahmen: Während des Verzugs fallen grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz an, aktuell also 6,52 % pro Jahr. Die 40-Euro-Pauschale aus § 288 Abs. 5 BGB ist dagegen auf Forderungen gegen Nichtverbraucher beschränkt; weitere Kosten müssen als Verzugsschaden begründet sein. Formulieren Sie deshalb zurückhaltender und ohne pauschale Gebührenandrohung.

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer]

Guten Tag [Name],

möglicherweise ist unsere Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] bei Ihnen untergegangen. Fällig war sie am [Fälligkeitsdatum].

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [neues Datum] auf [IBAN]. Falls die Zahlung bereits unterwegs ist oder Sie Rückfragen haben, melden Sie sich gern kurz.

Freundliche Grüße [Name/Firma]

Wollen Sie bei einem Verbraucher den automatischen Verzug nach 30 Tagen aus § 286 Abs. 3 BGB nutzen, muss die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweisen. Fehlt der Hinweis, kann stattdessen eine nach Fälligkeit zugegangene, eindeutige Mahnung den Verzug auslösen; genau diese Wirkung kann auch eine entsprechend formulierte Zahlungserinnerung haben.

Per E-Mail oder Brief versenden

Eine Zahlungserinnerung ist nicht an Papier oder eine Unterschrift gebunden; auch eine E-Mail kann als Mahnung genügen. Für ihre Wirkung ist jedoch der Zugang beim Kunden entscheidend. Bewahren Sie deshalb Inhalt, Versandzeitpunkt und Empfängeradresse auf. Wie Sie den Zugang im Streitfall dokumentieren, erklärt der Mahnungs-Ratgeber im Abschnitt zur Versanddokumentation.

Wenn keine Zahlung eingeht

Reagiert der Kunde nicht, ist der nächste praktische Schritt eine förmliche weitere Mahnung mit klarer Frist. Prüfen Sie davor, ob Verzug bereits durch die erste eindeutige Zahlungserinnerung oder ohne Mahnung nach § 286 Abs. 2 oder 3 BGB eingetreten ist. Erst dann kommen Verzugszinsen und bei Nichtverbrauchern die 40-Euro-Pauschale in Betracht. Bleibt auch die weitere Mahnung ohne Erfolg, können ein gerichtliches Mahnverfahren oder ein Inkassodienstleister folgen; den Ablauf zeigt der Ratgeber Gerichtliches Mahnverfahren. Prüfen Sie außerdem, ob die Forderung schlüssig dokumentiert ist und keine Verjährung droht. Bittet der Kunde stattdessen um Raten, halten Sie das schriftlich fest; ein Muster mit Verfallklausel zeigt der Ratgeber Ratenzahlung bei offener Rechnung.

Mit Business sehen Sie fällige und überfällige Rechnungen in der Rechnungsübersicht auf einen Blick und verschicken Zahlungserinnerung sowie die beiden folgenden Mahnstufen direkt aus der App. In der als „1. Mahnung“ bezeichneten Produktstufe berechnet die Rechnungssoftware auf Grundlage der gespeicherten Rechnungs- und Erinnerungsdaten Verzugszinsen, bei Unternehmern auf Wunsch mit der 40-Euro-Pauschale. Prüfen Sie vor dem Versand Schuldnerart, tatsächlichen Zugang und den rechtlichen Verzugsbeginn; ein gespeichertes Versanddatum allein beweist den Zugang nicht.

Was Sie jetzt tun

  • Prüfen Sie, ob die Rechnung tatsächlich fällig ist, bevor Sie erinnern.
  • Formulieren Sie gegenüber Firmenkunden direkter als gegenüber Privatkunden.
  • Setzen Sie Zinsen und Pauschale nur an, wenn Verzug tatsächlich eingetreten ist; die Bezeichnung als „Zahlungserinnerung“ oder „1. Mahnung“ entscheidet darüber nicht.
Ist eine Zahlungserinnerung rechtlich schon eine Mahnung?
Ja, wenn sie nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auffordert und dem Schuldner zugeht. Der Titel des Schreibens spielt keine Rolle; entscheidend sind Inhalt und Zugang (§ 286 Abs. 1 BGB).
Muss ich bei einer Zahlungserinnerung schon Verzugszinsen berechnen?
Nicht zwingend als eigene Position im ersten Schreiben. Verzugszinsen fallen aber kraft Gesetzes während des Verzugs an. Ob schon die Zahlungserinnerung den Verzug auslöst, hängt von Fälligkeit, eindeutiger Zahlungsaufforderung, Zugang und den weiteren Voraussetzungen des § 286 BGB ab.
Darf ich die 40-Euro-Pauschale auch bei Privatkunden verlangen?
Nein. Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt ausschließlich gegenüber Unternehmern. Bei Verbrauchern kommen nur tatsächlich nachgewiesene, durch den Verzug verursachte Kosten in Betracht.
Wie lange sollte ich nach Fälligkeit warten, bevor ich erinnere?
Eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. In der Praxis hat sich eingebürgert, zwei bis drei Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist nachzufragen.
Reicht eine Zahlungserinnerung per E-Mail?
Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben, deshalb kann eine E-Mail genügen. Sie muss dem Schuldner aber zugehen; dokumentieren Sie Inhalt, Empfängeradresse und Versandzeitpunkt für einen möglichen Streit über den Zugang.
Was mache ich, wenn der Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert?
Senden Sie eine weitere förmliche Mahnung mit neuer Frist und prüfen Sie, ob Verzug bereits durch die erste eindeutige Erinnerung oder nach § 286 Abs. 2 oder 3 BGB eingetreten ist. Erst bei Verzug kommen Zinsen und bei Nichtverbrauchern die 40-Euro-Pauschale in Betracht. Bleibt die Forderung offen, können das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkassodienstleister folgen.

Quellen

Dieser Ratgeber bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie bei bestrittenen, hohen oder verjährungsnahen Forderungen den Einzelfall fachlich.

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