Eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes stellt der Leistungsempfänger aus. Wenn Sie dagegen Ihre eigene Ausgangsrechnung berichtigen oder vollständig aufheben, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur beziehungsweise Stornorechnung. Im Alltag heißt auch ein Beleg „Gutschrift“, mit dem Sie als Verkäufer einen Betrag mindern oder erstatten. Entscheidend sind deshalb Aussteller, Zweck und Inhalt des Dokuments, nicht allein seine Überschrift.

Wer stellt den Beleg aus?

Diese Frage trennt die beiden Vorgänge am zuverlässigsten:

SituationAusstellerPassender Beleg
Ihre bereits erstellte Rechnung enthält einen FehlerSie als ursprünglicher RechnungsausstellerRechnungskorrektur
Die Rechnung soll vollständig aufgehoben werdenSie als ursprünglicher RechnungsausstellerStornorechnung, gegebenenfalls danach neue Rechnung
Preis, Menge oder Leistungsumfang ändern sich nachträglichSie als ursprünglicher RechnungsausstellerKorrekturbeleg mit eindeutigem Bezug zum Original
Sie mindern oder erstatten einen Betrag, etwa bei Teilrückgabe, Preisnachlass oder KulanzSie als ursprünglicher RechnungsausstellerGutschrift im kaufmännischen Sinn, mit Bezug auf die Rechnung
Ihr Auftraggeber rechnet Ihre Leistung für Sie abIhr Auftraggeber als LeistungsempfängerGutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG

Das Bundesfinanzministerium grenzt die Begriffe ausdrücklich ab: Eine umgangssprachlich so genannte Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung ist keine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn.

Drei Fragen führen zum richtigen Ablauf

1. Ist die Rechnung noch ein Entwurf?

Dann korrigieren Sie den Entwurf vor dem Festschreiben oder Versand. Es ist kein Gegenbeleg nötig, weil noch keine unveränderbare Ausgangsrechnung vorliegt.

2. Ist die Rechnung festgeschrieben oder bereits versendet?

Dann bewahren Sie das Original auf und dokumentieren die Änderung separat. Fehlen nur Angaben oder sind Angaben falsch, erlaubt § 31 Abs. 5 UStDV, nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einem Dokument zu übermitteln, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Für einen vollständig falschen oder rückabgewickelten Vorgang ist ein Vollstorno meist der verständlichste Weg: Originalrechnung aufheben, bei fortbestehender Leistung eine neue richtige Rechnung erstellen.

3. Soll Ihr Kunde Ihre Leistung abrechnen?

Dann geht es nicht um eine Korrektur, sondern um das Gutschriftsverfahren. Eine solche Gutschrift setzt eine vorherige Vereinbarung voraus und wird vom Leistungsempfänger ausgestellt. Das ergibt sich direkt aus § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG.

Was gehört in eine Rechnungskorrektur?

Der notwendige Umfang hängt davon ab, ob Sie einzelne Angaben berichtigen oder die Rechnung vollständig aufheben. Folgende Punkte machen den Beleg nachvollziehbar:

  • eindeutige Bezeichnung als „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“;
  • Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung;
  • klare Beschreibung der fehlenden, falschen oder aufgehobenen Angaben;
  • betroffene Positionen, Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, soweit diese Werte geändert werden;
  • Ausstellungsdatum und eine eindeutige Belegnummer für das Korrekturdokument;
  • bei einer Rückzahlung eine getrennte Information, wie und wann der Betrag erstattet oder verrechnet wird.

Die Bezugnahme ist wichtiger als eine pauschale Formel. Ein kurzer, konkreter Satz genügt häufig:

RECHNUNGSKORREKTUR
Bezug: Rechnung RE-2026-089 vom 15.09.2026
Korrektur: Position 2 entfällt wegen Rückgabe.
Alle übrigen Angaben der ursprünglichen Rechnung bleiben unverändert.

Bei einem vollständigen Storno sollte der Beleg eindeutig zeigen, dass die gesamte Ursprungsrechnung aufgehoben wird. Ein Minuszeichen kann die Gegenbuchung sichtbar machen; es ist aber nicht in jedem Verfahren das alleinige gesetzliche Wirksamkeitsmerkmal. Maßgeblich bleiben Inhalt und eindeutiger Bezug.

Wann ist eine Gutschrift eine Rechnungskorrektur?

Mindern Sie als Verkäufer einen Betrag nachträglich, nennen viele den Beleg „Gutschrift“. Das ist die kaufmännische Wortbedeutung: Sie stellen den Beleg aus, er bezieht sich auf Ihre Rechnung, und der Betrag wird erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet. Umsatzsteuerlich ist das keine Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG, sondern ein Korrekturbeleg.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet zwei Fälle: Mindert sich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen Mängelrüge, ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich (Rz. 51a). Ändert sich der Leistungsumfang, ist die Rechnung zu berichtigen, auch durch ein Dokument mit der Bezeichnung „Gutschrift“, das spezifisch auf die Ursprungsrechnung verweist (Rz. 51b). Welcher Fall vorliegt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Warum „Gutschrift“ nicht automatisch doppelte Umsatzsteuer bedeutet

Die bisher verbreitete Warnung, schon die falsche Überschrift „Gutschrift“ löse automatisch eine weitere Umsatzsteuerschuld aus, ist zu pauschal. Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass zu § 14c stellt klar: Wird ein Dokument „Gutschrift“ genannt, obwohl es keine Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG ist, führt allein diese Bezeichnung nicht zur Anwendung des § 14c UStG.

Trotzdem ist präzise Sprache sinnvoll. „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ zeigt Ihrer Buchhaltung und dem Empfänger sofort, welcher Vorgang gemeint ist. Ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis kann unabhängig von der Überschrift steuerliche Folgen haben. Bei strittigen Sachverhalten oder bereits abgeführten Steuerbeträgen sollten Sie die Behandlung mit Ihrer Steuerberatung klären.

Wie funktioniert eine echte Gutschrift nach § 14 UStG?

Beim Gutschriftsverfahren ersetzt die Abrechnung des Leistungsempfängers die Rechnung des leistenden Unternehmers. Dafür gelten vier Kernpunkte:

  1. Beide Seiten vereinbaren das Verfahren vor der Abrechnung.
  2. Der Leistungsempfänger stellt das Dokument aus.
  3. Die Gutschrift enthält die Pflichtangaben einer Rechnung und ausdrücklich die Angabe „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
  4. Das Dokument wird dem leistenden Unternehmer übermittelt.

Der Empfänger der Gutschrift kann widersprechen. Nach § 14 Abs. 2 Satz 6 UStG verliert die Gutschrift dann die Wirkung einer Rechnung. Es gibt dagegen keine gesetzliche Regel, nach der Schweigen nach einer kurzen Frist automatisch als endgültige Zustimmung gilt. Prüfen Sie eine erhaltene Gutschrift dennoch zeitnah, besonders Leistung, Entgelt, Steuersatz und Ihre Unternehmensdaten.

Was gilt bei E-Rechnungen?

Besteht für den Umsatz eine Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung mit einem passenden Rechnungstyp erfolgen. Die Pflicht gilt ebenso für eine Rechnung in Form der Gutschrift (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rz. 17). Eine Gutschrift im Gutschriftsverfahren muss als solche gekennzeichnet sein, bei E-Rechnungen etwa durch die Auswahl des entsprechenden Rechnungstyps (UStAE 14.5 Abs. 24 Satz 1). Nach den BMF-Fragen und Antworten zur E-Rechnung dürfen auch einzelne Positionen berichtigt werden, wenn das Berichtigungsdokument spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche E-Rechnung verweist.

Übernehmen Sie Typcodes nicht ungeprüft aus Mustern. Gängig sind der Typ 381 für eine Gutschrift des Rechnungsausstellers (Korrekturbeleg) und der Typ 389 für die Abrechnungsgutschrift des Leistungsempfängers. Welcher Dokumenttyp und welche Referenzfelder passen, hängt vom gewählten Format und vom konkreten Korrekturweg ab. Prüfen Sie die erzeugte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei deshalb vor dem Versand mit einem aktuellen Validator.

Rechnung stornieren oder Gutschrift erstellen in kostenlose-erechnung.de

Für die Korrektur Ihrer eigenen Ausgangsrechnung gibt es zwei Wege: das Storno und die Gutschrift. Ein Storno und eine Gutschrift mit Bezug auf eine Rechnung setzen eine gespeicherte, festgeschriebene Rechnung im Konto voraus, damit das Original erhalten bleibt. Beide Wege gehören zum Tarif Business.

Rechnung stornieren

Das Storno hebt die gesamte Rechnung auf:

  1. Öffnen Sie im Konto unter Dashboard → Rechnungen die festgeschriebene Rechnung.
  2. Wählen Sie Rechnung stornieren.
  3. Das System erstellt eine eigene Stornorechnung mit negativen Beträgen. Die Originalrechnung bleibt erhalten und erhält den Status „Storniert“.
  4. Lassen Sie Korrigierte Rechnung als Entwurf anlegen aktiviert, wenn die Leistung weiterhin abgerechnet werden soll.
  5. Prüfen Sie den neuen Entwurf, passen Sie die fehlerhaften Angaben an und schreiben Sie ihn erst danach fest.

Gutschrift zu einer Rechnung erstellen

Die Gutschrift ist der Beleg des Rechnungsausstellers, wenn nicht die ganze Rechnung entfällt. Sie nutzen sie zur Korrektur Ihrer Rechnung, als Teilgutschrift mit Bezug auf eine Rechnung oder als freie Gutschrift, zum Beispiel für Kulanz oder einen Bonus. Sie entsteht als E-Rechnung vom Typ 381 und hat eine eigene Nummernreihe mit dem Präfix GS-. Wählen Sie in der Seitenleiste der Rechnung Gutschrift erstellen oder legen Sie über Neue Rechnung eine freie Gutschrift an. Der Betrag lässt sich erstatten oder mit der nächsten Rechnung verrechnen.

Abrechnungsgutschrift im Gutschriftsverfahren

Rechnen Sie als Auftraggeber die Leistung Ihres Lieferanten selbst ab, brauchen Sie die Abrechnungsgutschrift. Sie setzt voraus, dass Sie das Verfahren mit dem Lieferanten vorher vereinbart haben (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Das Datum der Vereinbarung tragen Sie beim Lieferanten im Kontakt ein. Der Lieferant kann der Gutschrift widersprechen, sie verliert dann die Wirkung einer Rechnung (Satz 6). Das Dokument trägt die Angabe „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG) und wird als E-Rechnung vom Typ 389 mit der Nummernreihe AG- erzeugt. Diese Funktion gehört zum Tarif Business Plus.

Die Tarife im Überblick finden Sie auf der Preisseite. Wenn Sie noch keine gespeicherte Ausgangsrechnung haben, können Sie zunächst ein kostenloses Konto erstellen.

Häufige Fehler vermeiden

  • Den Aussteller nicht prüfen: Fragen Sie zuerst, wer die ursprüngliche Leistung erbracht hat und wer den neuen Beleg erstellt.
  • Das Original überschreiben: Halten Sie Original, Korrektur und gegebenenfalls neue Rechnung als nachvollziehbare Belegkette zusammen.
  • Den Bezug vergessen: Nennen Sie mindestens Nummer und Datum der Ursprungsrechnung und beschreiben Sie die Änderung.
  • Rückzahlung und Rechnungsberichtigung vermischen: Der Korrekturbeleg dokumentiert die Abrechnung; eine Bankrückzahlung ist ein eigener Zahlungsvorgang.
  • Abrechnungsgutschrift ohne Vereinbarung ausstellen: Das Gutschriftsverfahren braucht die vorherige Vereinbarung mit dem Lieferanten. Fehlt sie, erfüllt das Dokument die Voraussetzung des § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG nicht.
  • E-Rechnung nur als PDF korrigieren: Prüfen Sie bei bestehender E-Rechnungspflicht, ob auch die Berichtigung strukturiert übermittelt werden muss.

Quellen

  • Umsatzsteuergesetz § 14: Ausstellung von Rechnungen, Bundesministerium der Justiz/Bundesamt für Justiz, aktuelle Fassung, abgerufen am 30.09.2026: gesetze-im-internet.de
  • UStDV § 31 Abs. 5 und UStAE Abschnitt 14.3: Rechnung in Form der Gutschrift, Bundesministerium der Finanzen, Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024, ergänzt durch BMF-Schreiben vom 20.12.2024, abgerufen am 30.09.2026: lsth.bundesfinanzministerium.de
  • UStAE Abschnitt 14c.1: Unrichtiger Steuerausweis, Bundesministerium der Finanzen, Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe 2024, ergänzt durch BMF-Schreiben vom 20.12.2024, abgerufen am 30.09.2026: lsth.bundesfinanzministerium.de
  • Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen, laufend aktualisierte FAQ, abgerufen am 30.09.2026: bundesfinanzministerium.de
  • BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Rz. 17, 51a, 51b; Änderung UStAE 14.5 Abs. 24), Bundesministerium der Finanzen, abgerufen am 12.10.2026: bundesfinanzministerium.de

Dieser Ratgeber erläutert allgemeine Abläufe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

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