Rechnung erstellen.
Schritt für Schritt.

Für eine gewöhnliche inländische Rechnung mit Umsatzsteuerausweis gehören nach § 14 UStG, Absatz 4 insbesondere diese Angaben dazu:

• Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger.
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers.
• Ausstellungsdatum und einmalig vergebene Rechnungsnummer.
• Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung.
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt.
• Nettoentgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und vereinbarte Entgeltminderungen, soweit nicht schon berücksichtigt.
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Bankverbindung und Zahlungsziel sind zusätzlich praktisch. Für Behörden, grenzüberschreitende Umsätze und andere Sonderfälle können weitere Angaben nötig sein. Für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen gelten eigene Regeln.

Quelle: § 14 UStG: Rechnungsangaben.

Eine Rechnungsnummer muss die Rechnung innerhalb Ihrer Nummernkreise eindeutig identifizieren. Buchstaben und Zahlen lassen sich kombinieren, etwa RE-2026-0042. Die Finanzverwaltung verlangt keine zwingend lückenlose Abfolge.

Praktisch: Halten Sie an Ihrem gewählten Schema fest, vergeben Sie jede Nummer nur einmal und gleichen Sie die nächste Nummer mit Ihren bisherigen Rechnungen ab. Der Gasteditor kennt Rechnungen aus anderen Programmen oder früheren Sitzungen nicht.

Quelle: BMF: UStAE 14.5, Absätze 10–11 zur Rechnungsnummer.

Das Rechnungsdatum bezeichnet die Ausstellung. Das Leistungsdatum sagt, wann die Lieferung oder Arbeit ausgeführt wurde. Für den Leistungszeitpunkt darf nach § 31 UStDV, Absatz 4 auch der betreffende Kalendermonat angegeben werden.

Beispiel: Eine Website wird im September betreut und am 2. Oktober abgerechnet. Der Leistungszeitraum bleibt im September; das Rechnungsdatum liegt im Oktober. Das vereinbarte Zahlungsziel ist eine weitere, davon getrennte Angabe.

Datum und Zeitraum direkt im Formular eintragen.

Quelle: § 31 UStDV: Leistungszeitpunkt und Berichtigung.

Bei einer nach § 19 UStG steuerfreien Leistung wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen. § 34a UStDV nennt eigene Mindestangaben: Namen und Anschriften beider Parteien, Steuerkennung des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie das Entgelt mit Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung. Bei Abrechnung durch den Empfänger kommt die Angabe „Gutschrift“ hinzu.

Die Vorschrift nennt als Steuerkennung Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Im Gasteditor stehen Steuernummer und USt-IdNr. zur Eingabe bereit. Wählen Sie die Steuerart „Kleinunternehmer“, wenn die Befreiung für Ihren Umsatz gilt.

Eine Rechnungsnummer gehört nicht zu diesen gesetzlichen Mindestangaben, ist für die Zuordnung aber hilfreich. Der Editor verlangt sie weiterhin. Kleinunternehmerregelung und Voraussetzungen.

Quelle: § 34a UStDV: Kleinunternehmerrechnungen.

Für Rechnungen bis einschließlich 250 € Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer lässt § 33 UStDV vereinfachte Angaben zu: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise Befreiungshinweis.

Empfängeranschrift und Rechnungsnummer gehören dabei nicht zu den Mindestangaben. Die Vereinfachung gilt nicht für alle Umsatzarten. Kleinbetrag bezeichnet die Höhe der Rechnung; Kleinunternehmer bezeichnet eine steuerliche Regelung. Das sind unterschiedliche Voraussetzungen.

Quelle: § 33 UStDV: Kleinbetragsrechnungen.

Der Editor erkennt bestimmte fehlende oder formal ungültige Eingaben und berechnet Beträge. Eine technische E-Rechnungsprüfung kann Strukturfehler und widersprüchliche Daten finden. Sie bestätigt nicht, dass eine Leistung tatsächlich erbracht wurde oder der gewählte Steuersatz zu Ihrem Geschäft passt.

Vergleichen Sie vor dem Versand die Rechnung mit dem Auftrag: richtiger Empfänger, nachvollziehbare Leistung, vereinbarter Preis und zutreffende Steuerart. Öffnen Sie anschließend die exportierte Datei. Bei einer Fehlermeldung hilft die Eingabehilfe zu Steuerkennzeichen und Referenzen.

Quelle: BMF: E-Rechnung, Formate und Übergangsregeln.

Unternehmer müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich 8 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Ausstellungsjahres; andere Vorschriften können eine längere Aufbewahrung erfordern.

Bewahren Sie die heruntergeladene Originaldatei so auf, dass Inhalt und Herkunft nachvollziehbar bleiben. Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil erhalten bleiben. Eine Bildschirmaufnahme oder ein Ausdruck ersetzt ihn nicht. Ein lokaler Browserentwurf ist kein Rechnungsarchiv. E-Rechnungsdatei öffnen und prüfen.

Quelle: § 14b UStG: Aufbewahrung.

Quelle: BMF: E-Rechnung, Formate und Übergangsregeln.