Sie füllen im Rechnungseditor das Feld „Käuferreferenz” aus – und fragen sich, ob das dasselbe ist wie BT-10. Es ist. Trotzdem: Zwischen einem Bezeichnungsfeld im Formular und der BT-Nummer im XML liegt in den meisten Editoren keine Erklärung und kein Mapping. Wer einer Behörde eine XRechnung schickt, braucht genau dieses Mapping – weil ein einziger fehlender Wert in BT-10 zur sofortigen Ablehnung führt.
Dieser Ratgeber liefert die vollständige Tabelle für die relevantesten BT-Felder: Welches Formularfeld entspricht welcher BT-Nummer, welche Felder sind Pflicht nach EN 16931 und welche fallen beim Behördenversand hinzu – mit einer ehrlichen Auflistung, welche Felder unser Editor abdeckt und welche fehlen.
In rund 8 Minuten wissen Sie: was BT-Felder sind, welche für Ihre nächste Behördenrechnung unverzichtbar sind, wo BT-22 tatsächlich landet (nicht in der Fußzeile) und wie BT-126 ohne Ihr Zutun korrekt gesetzt wird.
Das Wichtigste in Kürze
- BT-10 (Käuferreferenz) nimmt bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID auf – fehlt dieser Wert, lehnt das Empfangssystem die XRechnung mit Schematron-Fehler [BR-DE-15] ab.
- BT-22 (Hinweis zur Rechnung) erscheint im XML als strukturierter Freitext – PDF-Fußzeilen landen nicht automatisch in diesem Feld und damit nicht im maschinenlesbaren Teil.
- BT-126 (Positionsnummer) ist Pflichtfeld auf Positionsebene; Rechnungssoftware vergibt diesen Wert automatisch – kein manueller Eintrag nötig.
- BT-84 (IBAN) ist nach EN 16931 kein hartes Pflichtfeld, für Überweisungsrechnungen aber faktisch unerlässlich.
- BT-11, BT-29 sowie BT-56 bis BT-58 finden Sie im Editor unter „Referenzen & Auftragsdaten” beziehungsweise „Behörden & Spezialangaben”.
Was sind BT-Felder in der XRechnung?
Business Terms (BT) sind die standardisierten Datenfelder der europäischen Norm EN 16931. Jeder BT trägt eine eindeutige Nummer – zum Beispiel BT-1 für die Rechnungsnummer – sowie eine exakt definierte Bedeutung, einen Datentyp und eine Kardinalität, die bestimmt, ob das Feld einmal, mehrfach oder gar nicht vorkommen darf.
XRechnung 3.0.2, die derzeit gültige CIUS (Core Invoice Usage Specification) für Deutschland (KoSIT, Stand 2024-06-20), definiert über 130 solche Felder – aufgeteilt in Kopf-Ebene (Rechnungskopf, Parteien, Referenzen, Zahlungsdaten) und Positions-Ebene (einzelne Rechnungszeilen). Ihre Rechnungssoftware mappt die Eingaben im Formular intern auf diese BT-Nummern und schreibt sie ins XML.
Warum das für Sie relevant ist: Wenn eine Behörde Ihre XRechnung ablehnt, ist die Fehlermeldung fast immer eine BT-Referenz – etwa „[BR-DE-15] Das Element ‘Buyer reference’ (BT-10) muss übermittelt werden.” Ohne Mapping zwischen Ihrer Oberfläche und dem BT-System bleibt diese Meldung kryptisch. Einen vollständigen Überblick über den XRechnung-Standard und die B2G-Pflicht bietet der Artikel XRechnung – Standard & Leitweg-ID.
XRechnung direkt im Editor erstellen
Alle wichtigen BT-Felder übersichtlich im Formular: Leitweg-ID, Referenznummern, IBAN, USt-Ausweis – KoSIT-validiert, kostenlos, ohne Anmeldung.
Kopf-Ebene: Kerndaten und Referenzen
Alle folgenden Tabellen basieren auf XRechnung 3.0.2 / EN 16931 (Stand 2024). „P” = Pflicht, „O” = Optional, „C*” = Bedingt.
| BT-Nr. | Bezeichnung in EN 16931 | Pflicht | Editorfeld |
|---|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | P | „Rechnungsnummer” |
| BT-2 | Rechnungsdatum | P | „Rechnungsdatum” |
| BT-3 | Rechnungsart-Code | P | automatisch (380 = Standardrechnung) |
| BT-5 | Währung | P | „Währung” (Standard: EUR) |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum | O | „Zahlungsziel” |
| BT-10 | Käuferreferenz | C* | „Leitweg-ID / Käuferreferenz” |
| BT-11 | Projektnummer | O | „Projektnummer” unter „Referenzen & Auftragsdaten” |
| BT-12 | Vertragsnummer | O | „Vertragsnummer” |
| BT-13 | Bestellnummer | O | „Bestellnummer” |
| BT-16 | Vergabenummer / Ausschreibungsreferenz | O | „Auftragsnummer” |
| BT-22 | Hinweis zur Rechnung | O | „Kopftext / Hinweis” |
*BT-10 ist laut deutschem Standard XRechnung 3.0.2 für Behördenrechnungen faktisch Pflicht (Schematron-Regel BR-DE-15).
BT-12 vs. BT-13: BT-12 referenziert einen Rahmenvertrag (z. B. einen Jahresvertrag mit Vertragsnummer), BT-13 referenziert eine konkrete Bestellung oder einen Purchase Order (PO). Behörden nennen bei Auftragserteilung oft beide Nummern – tragen Sie sie jeweils in das passende Feld ein, damit der Auftraggeber die Rechnung automatisch zuordnen kann.
Absender-Daten: BT-27 bis BT-43
Diese Felder beschreiben den Verkäufer – also Ihr Unternehmen als Rechnungssteller.
| BT-Nr. | Bezeichnung | Pflicht | Editorfeld |
|---|---|---|---|
| BT-27 | Verkäufername | P | „Firmenname / Name” |
| BT-28 | Handelsname | O | nicht separat (= BT-27, wenn identisch) |
| BT-29 | Verkäufer-ID | O | „Lieferanten-/Kreditorennummer beim Auftraggeber” unter „Behörden & Spezialangaben” |
| BT-30 | Registrierungsnummer | O | „Handelsregisternummer” |
| BT-31 | Steuernummer Verkäufer | C | „Steuernummer” |
| BT-32 | USt-IdNr. Verkäufer | C | „USt-IdNr.” |
| BT-35 | Straße Verkäufer | P | „Straße + Hausnummer” |
| BT-37 | Ort Verkäufer | P | „Ort” |
| BT-38 | PLZ Verkäufer | P | „PLZ” |
| BT-40 | Land Verkäufer | P | „Land” (Standard: DE) |
| BT-41 | Ansprechpartner Name | O | „Ansprechpartner” |
| BT-42 | Telefon Verkäufer | O | „Telefon” |
| BT-43 | E-Mail Verkäufer | O | „E-Mail” |
Hinweis zu BT-31 / BT-32: Entweder Steuernummer (BT-31) oder USt-IdNr. (BT-32) muss vorhanden sein – beide gleichzeitig sind erlaubt und in der Praxis empfohlen (§14 Abs. 4 Nr. 2 UStG).
Empfänger-Daten: BT-44 bis BT-57
Diese Felder beschreiben den Käufer – Ihren Kunden oder die empfangende Behörde.
| BT-Nr. | Bezeichnung | Pflicht | Editorfeld |
|---|---|---|---|
| BT-44 | Käufername | P | „Firmenname / Name Empfänger” |
| BT-46 | Käufer-ID | O | „Kunden-ID” (optional) |
| BT-48 | USt-IdNr. Käufer | O | „USt-IdNr. Empfänger” |
| BT-50 | Straße Käufer | P | „Straße Empfänger” |
| BT-52 | Ort Käufer | P | „Ort Empfänger” |
| BT-53 | PLZ Käufer | P | „PLZ Empfänger” |
| BT-55 | Land Käufer | P | „Land Empfänger” |
| BT-56 | Ansprechpartner Name Käufer | O | „Kontaktstelle beim Auftraggeber” |
| BT-57 | Telefon Käufer | O | „Telefon Kontaktstelle” |
| BT-58 | E-Mail Käufer | O | „E-Mail Kontaktstelle” |
BT-56 bis BT-58 (Ansprechpartner auf Empfängerseite) sind optional – relevant werden sie, wenn ein Auftraggeber die Kontaktdaten seines Bearbeiters explizit in der XRechnung erwartet. Im Editor bleiben diese selten benötigten Felder deshalb zunächst eingeklappt. Öffnen Sie direkt unter Empfänger und Rechnungsdaten den vollbreiten Abschnitt „Behörden & Spezialangaben”.
Empfängerdaten einmal anlegen – überall nutzen
Kundenstamm mit Käufername, Adresse, USt-IdNr. und Leitweg-ID hinterlegen: Rechnungssoftware übernimmt alle Felder automatisch in jede neue XRechnung.
BT-10: Käuferreferenz – der häufigste Ablehnungsgrund bei Behörden
BT-10 (Käuferreferenz) nimmt einen Textwert auf, der die Rechnung beim Empfänger intern referenziert. Im B2G-Geschäft (Unternehmen an Bundes- oder Landesbehörden) ist dieser Wert fast immer die Leitweg-ID – eine 13- bis 52-stellige Adressierungs-Kennung der öffentlichen Verwaltung, die der Auftraggeber Ihnen vor der Auftragserteilung mitteilt.
Fehlt BT-10 in einer XRechnung an eine Behörde, schlägt der KoSIT-Validator mit der Schematron-Regel BR-DE-15 an: „Das Element ‘Buyer reference’ (BT-10) muss übermittelt werden.” Das Empfangssystem – etwa OZG-RE für Bundesbehörden – lehnt die Rechnung automatisch ab.
Was Sie konkret tun: Vor dem Erstellen der XRechnung beim Auftraggeber nach der Leitweg-ID fragen. Diese Leitweg-ID gehört in das Feld „Käuferreferenz” im Rechnungseditor, nicht in ein allgemeines Freitextfeld. Alles zur Leitweg-ID – Aufbau, wo Sie sie finden, wie Sie sie prüfen – erklärt der Ratgeber Leitweg-ID: Was ist das und wo finde ich sie?
BT-22: Der Hinweistext – und warum er keine Fußzeile ist
BT-22 (Hinweis zur Rechnung) ist ein optionales Freitextfeld auf Rechnungskopf-Ebene. Es nimmt ergänzende Informationen auf, die sich nicht in strukturierten Feldern ausdrücken lassen – zum Beispiel Zahlungsbedingungen in Prosa, einen Lieferscheinverweis oder einen Skonto-Hinweis.
Zwei Fehlannahmen kursieren in der Praxis:
1. „Meine PDF-Fußzeile landet automatisch in BT-22.” — Das stimmt nicht. Gestalterische Texte aus dem PDF-Bereich (Logo-Fußzeilen, Bankverbindungstexte im Layout) werden bei der XRechnung-Erzeugung nicht automatisch in BT-22 übernommen. BT-22 wird ausschließlich aus dem explizit dafür vorgesehenen Editorfeld befüllt. Was dort nicht eingetragen ist, bleibt im XML unsichtbar – auch wenn es im PDF sichtbar ist.
2. „BT-22 ist die Einleitung meines Rechnungstexts.” — BT-22 ist kein Kopftext im Layoutsinn. Der Wert erscheint im XML als Annotation; wie der Empfänger ihn darstellt, liegt bei dessen Buchhaltungssystem.
Fazit für die Praxis: Wenn Sie einen maschinenlesbaren Hinweis übermitteln wollen – zum Beispiel „SEPA-Lastschrift, Mandat-Referenz DE12345” oder „Skonto 2 % bei Zahlung innerhalb 10 Tagen” – gehört dieser Text in das Editorfeld „Kopftext / Hinweis” (BT-22). Dekorative Fußzeilen mit Kontaktdaten bleiben im PDF-Bereich und erscheinen dort weiterhin im menschenlesbaren Dokument.
BT-84 und BT-126: Zahlungsdaten und Positionsnummer
BT-84 (IBAN des Zahlungsempfängers) ist nach EN 16931 optional, weil die Norm auch Lastschriften, Kartenzahlungen und Plattformtransaktionen abdeckt. In der deutschen Praxis für Überweisungsrechnungen gilt: Ohne IBAN weiß der Zahler nicht, wohin er überweisen soll. Tragen Sie daher im Editorfeld „Bankverbindung / IBAN” stets Ihre IBAN ein. Optional ergänzbar: BT-85 (Kontoinhaber, falls abweichend vom Verkäufernamen) und BT-86 (BIC, relevant bei Auslandsüberweisungen).
BT-126 (Kennung der Rechnungsposition) ist Pflichtfeld auf Positions-Ebene für jede einzelne Rechnungszeile (invoice-converter.com). Rechnungssoftware vergibt BT-126 beim Erzeugen der XRechnung automatisch: Zeile 1 erhält den Wert „1”, Zeile 2 den Wert „2” und so fort. Dieses Feld erscheint nicht im Editor-Formular, weil kein manueller Eintrag nötig ist. Das Feld ist bei der XRechnung erstellen stets korrekt gesetzt.
XRechnung erstellen – alle Felder korrekt
BT-126 (Positionsnummer), BT-3 (Rechnungsart-Code) und BT-5 (Währung) werden automatisch gesetzt. Sie kümmern sich um Leitweg-ID, IBAN und Ihre Rechnungspositionen.
Häufige Fragen zu XRechnung BT-Feldern
Was ist der Unterschied zwischen BT-12 (Vertragsnummer) und BT-13 (Bestellnummer)?
Ich bekomme die Fehlermeldung BR-DE-15 – was muss ich tun?
Muss ich als B2B-Rechnungssteller (nicht Behörde) auch BT-10 befüllen?
Kann ich mehrere BT-22-Hinweise in einer XRechnung eintragen?
Gelten diese BT-Felder auch für ZUGFeRD-Rechnungen?
Welche BT-Felder fehlen in typischen Online-Editoren?
Quellen
- Spezifikation XRechnung 3.0.2 — KoSIT / xeinkauf.de, Stand 2024-06-20. xeinkauf.de/xrechnung/
- Zuordnungstabelle Pflichtangaben UStG ↔ EN 16931 — KoSIT / FeRD / xeinkauf.de, Stand 2023. xeinkauf.de/aktuelles/xrechnung/pflichtangaben-nach-ustg-en16931/
- BR-DE-15: BT-10 muss übermittelt werden — amicron Software, 2023. amicron.de/blog/leitweg-id-das-element-buyer-reference-bt-10-muss-uebermittelt-werden/
- BT-126 Kennung der Rechnungsposition — invoice-converter.com, 2026. invoice-converter.com/de/resources/xrechnung/bt-126-invoice-line-identifier
- Umsatzsteuergesetz §14 – Pflichtangaben auf Rechnungen — Bundesministerium der Justiz, Stand 2025. gesetze-im-internet.de/ustg/__14.html
XRechnung kostenlos und KoSIT-validiert erstellen
Erstellen Sie Ihre erste XRechnung in weniger als 5 Minuten: alle BT-Pflichtfelder im Formular, Leitweg-ID-Feld inklusive, direkter PDF- und XML-Download ohne Anmeldung.