Sammelrechnung erstellen: Wann sie erlaubt ist und wie XRechnung gelingt

Zwölf Lieferungen an denselben Kunden im März, zwölf einzelne Rechnungen. Oder eine Sammelrechnung. Viele Selbstständige und Handwerksbetriebe zögern bei der zweiten Option, weil unklar ist, ob eine Sammelrechnung überhaupt erlaubt ist und wie sie als XRechnung aussehen muss. Beides lässt sich klar beantworten.

Dieser Ratgeber trennt die rechtliche Zulässigkeit von der technischen Umsetzung: wann §14 UStG eine Sammelrechnung zulässt, wie Sie den Leistungszeitraum korrekt angeben und was eine Sammelrechnung im XRechnung-Format von einer einzelnen XRechnung unterscheidet.

In rund 7 Minuten wissen Sie: ob und wie eine Sammelrechnung erlaubt ist, wie Sie mehrere Liefertermine im Leistungszeitraum korrekt dokumentieren, was bei unterschiedlichen Steuersätzen zu beachten ist und wie eine Sammelrechnung als XRechnung technisch aufgebaut wird.

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung ist eine einzelne Rechnung, die mehrere Lieferungen oder Leistungen für denselben Kunden über einen bestimmten Zeitraum zusammenfasst, statt jede Leistung einzeln abzurechnen. Typisch sind wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Sammelrechnungen bei wiederkehrenden Aufträgen, etwa mehrere Handwerker-Einsätze, regelmäßige Materiallieferungen oder mehrere Beratungstermine im selben Monat.

Der Unterschied zur Einzelrechnung liegt allein in der Bündelung, nicht in den Pflichtangaben. Eine Sammelrechnung braucht dieselben Angaben nach §14 UStG wie jede andere Rechnung, nur eben für mehrere Positionen mit teils unterschiedlichen Lieferterminen in einem Dokument. Für Freelancer mit Retainer-Kunden oder Handwerksbetriebe mit mehreren Baustellenterminen pro Monat spart das spürbar Verwaltungsaufwand gegenüber zehn oder zwölf Einzelbelegen.

Übrigens: Wer ohnehin jeden Monat dieselbe Leistung an denselben Kunden abrechnet, statt mehrere unterschiedliche Einzellieferungen zu bündeln, liegt näher bei einer wiederkehrenden Rechnung als bei einer klassischen Sammelrechnung. Den Unterschied und die passende Automatisierung erklärt der Artikel Wiederkehrende Rechnungen automatisieren.

Ist eine Sammelrechnung erlaubt?

Ja, eine Sammelrechnung ist nach §14 UStG erlaubt, solange sie dieselben Pflichtangaben enthält wie eine einzelne Rechnung: vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

Das Umsatzsteuergesetz schreibt keine Höchstzahl an Positionen und keinen maximalen Zeitraum für eine Sammelrechnung vor. In der Praxis bündeln Betriebe meist einen Kalendermonat, weil sich das mit der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung deckt (Bundesfinanzministerium, FAQ E-Rechnung). Zwingend ist das nicht: Auch ein Quartal oder ein individueller Abrechnungszeitraum sind zulässig, solange jede einzelne Lieferung oder Leistung eindeutig zuordenbar bleibt.

Entscheidend für den Vorsteuerabzug beim Empfänger ist, dass der Leistungszeitpunkt oder -zeitraum korrekt angegeben wird. Fehlt diese Angabe oder ist sie unklar, gilt die Sammelrechnung als formal fehlerhaft — der Kunde verliert dann den Vorsteuerabzug aus genau diesem Beleg, bis eine korrigierte Fassung vorliegt.

Wie geben Sie den Leistungszeitraum in einer Sammelrechnung an?

Der Leistungszeitraum in einer Sammelrechnung wird entweder als Gesamtzeitraum oder pro Position mit Einzeldatum angegeben — beide Varianten sind nach §14 UStG zulässig. Nennen Sie entweder “Leistungszeitraum: 01.03.–31.03.2026” für die gesamte Rechnung oder tragen Sie zu jeder Position das konkrete Lieferdatum ein.

§31 Abs. 4 UStDV erleichtert das zusätzlich: Als Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung reicht die Angabe des Kalendermonats, in dem geliefert wurde (§31 UStDV). Der Bundesfinanzhof hat ergänzt, dass sich der Leistungszeitraum unter bestimmten Umständen sogar aus dem Rechnungsdatum ableiten lässt, wenn im Einzelfall davon auszugehen ist, dass die Leistung im Monat der Rechnungsstellung erbracht wurde. Verlassen Sie sich darauf nicht als Standardlösung — eine explizite Zeitraumangabe ist für den Empfänger eindeutiger und streitfrei.

Bei stark schwankenden Lieferterminen innerhalb eines Monats empfiehlt sich die positionsgenaue Variante: Jede Zeile der Sammelrechnung bekommt ihr eigenes Lieferdatum. Das erhöht zwar die Zeilenzahl, macht die Rechnung aber prüfungssicherer, weil kein Betriebsprüfer den genauen Liefertag aus Lieferscheinen oder Auftragsdaten rekonstruieren muss.

Kann eine Sammelrechnung als XRechnung ausgestellt werden?

Ja, eine Sammelrechnung lässt sich als XRechnung ausstellen, weil der Standard XRechnung 3.0.2 mehrere Rechnungspositionen in einem Dokument technisch vorsieht. Jede einzelne Lieferung oder Leistung wird als eigenes InvoiceLine-Element im Element BG-25 abgebildet, mit eigenem Leistungsdatum, eigener Menge und eigenem Nettobetrag pro Zeile.

Für XRechnungen an Bundes- und Landesbehörden gelten dieselben Pflichtfelder wie bei einer einzelnen Rechnung, nur mehrfach: Beschreibung (BT-153), Menge (BT-129), Einheit (BT-130) und Nettobetrag (BT-131) pro Position, dazu die Steuerkategorie (BT-151) je Zeile. Eine feste Obergrenze für die Anzahl der Positionen definiert die Spezifikation nicht (XRechnung Standard 3.0.2, xeinkauf.de). Begrenzend wirkt stattdessen die technische Dateigröße: Beim Versand per E-Mail darf die XRechnung inklusive Anhänge 10 MB nicht überschreiten, über das Peppol-Netzwerk liegt die Grenze bei 15 MB.

Für den Leistungszeitraum bietet die XRechnung ein eigenes Feld auf Rechnungsebene (BT-73/BT-74 für Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums) zusätzlich zum optionalen Lieferdatum je Position. Praktisch heißt das: Bei einer monatlichen Sammelrechnung reicht ein einziger Zeitraum auf Kopfebene, wenn alle Positionen gleichmäßig über den Monat verteilt wurden — bei stark abweichenden Terminen ist die positionsgenaue Angabe die sicherere Wahl. Details zu allen Pflichtfeldern und deren Mapping liefert der Artikel XRechnung BT-Felder: Vollständige Übersicht.

Übrigens: Manuell erstellte XML-Dateien mit zehn oder mehr Positionen sind fehleranfällig — ein vertauschtes BT-151-Steuerkategorie-Feld in nur einer Zeile lässt die komplette Sammelrechnung bei der KoSIT-Validierung durchfallen. Unser XRechnung-Generator prüft jede Position einzeln gegen EN 16931, bevor die Datei erzeugt wird, und verhindert genau diesen Fehler.

Sammelrechnung erstellen: Schritt für Schritt

So bündeln Sie mehrere Lieferungen korrekt in einer Sammelrechnung:

1. Abrechnungszeitraum festlegen. Meist ein Kalendermonat, alternativ ein individueller Zeitraum wie zwei Wochen oder ein Quartal.
2. Alle Lieferungen und Leistungen für den Kunden im Zeitraum sammeln. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Stundenzettel als Grundlage nutzen.
3. Leistungszeitraum wählen. Entweder Gesamtzeitraum auf Kopfebene oder Einzeldatum je Position — je nach Regelmäßigkeit der Termine.
4. Positionen nach Steuersatz sortieren. Bei gemischten Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %) jede Position dem korrekten Satz zuordnen.
5. Rechnungsnummer, Datum und Pflichtangaben ergänzen. Dieselben Pflichtfelder wie bei einer Einzelrechnung nach §14 UStG.
6. Als PDF oder XRechnung exportieren. Bei B2B-Kunden im Inland gilt seit 2025 die E-Rechnungspflicht für den Empfang, XRechnung oder ZUGFeRD sind zulässige Formate.
7. Zehn Jahre GoBD-konform archivieren — inzwischen 8 Jahre für die reine Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die verkürzte Frist nach §14b UStG.

Wer diese sieben Schritte manuell in Excel oder Word durchgeht, verbringt bei einer Sammelrechnung mit zwölf Positionen schnell 20 bis 30 Minuten allein mit Formatierung und Summenkontrolle. Eine Rechnungssoftware übernimmt Summierung, Steuersatz-Trennung und XML-Erzeugung automatisch aus den bereits erfassten Positionen.

Sammelrechnung bei unterschiedlichen Steuersätzen: So teilen Sie richtig auf

Enthält eine Sammelrechnung Positionen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen, müssen diese getrennt ausgewiesen werden — mit jeweils eigener Bemessungsgrundlage und eigenem Steuerbetrag. Das betrifft zum Beispiel Handwerksbetriebe, die in einer Sammelrechnung sowohl reguläre Leistungen mit 19 % als auch ermäßigt besteuerte Positionen mit 7 % abrechnen.

Praktisch bedeutet das: Am Ende der Sammelrechnung stehen nicht eine, sondern zwei oder mehr Summenzeilen — je eine pro Steuersatz mit Nettosumme, Steuersatz und Steuerbetrag. Der Bruttogesamtbetrag ergibt sich erst aus der Addition aller Teilsummen. Wird stattdessen ein einziger Mischsteuersatz auf die Gesamtsumme angewendet, ist die Rechnung formal fehlerhaft und der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet.

Müssen Sie Lieferscheine bei einer Sammelrechnung aufbewahren?

Lieferscheine müssen Sie nur dann separat aufbewahren, wenn sie Bestandteil der Abrechnung sind und keine eigenständige Rechnung darauf folgt. Sobald die Sammelrechnung alle relevanten Angaben aus den Lieferscheinen enthält — Menge, Art der Leistung, Lieferdatum je Position —, endet die eigenständige Aufbewahrungspflicht für die Lieferscheine bei beiden Vertragsparteien.

Als Faustregel gilt: Lieferscheine mit reiner Informationsfunktion sechs Jahre aufbewahren, Lieferscheine mit Belegfunktion für die Buchführung zehn Jahre. Die Sammelrechnung selbst fällt unter die verkürzte Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 8 Jahren nach §14b UStG, die seit dem 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gilt. Buchungsbelege und Jahresabschlüsse bleiben weiterhin bei 10 Jahren.

Für die GoBD-Prüfung ist entscheidend, dass sich jede einzelne Lieferung aus der Sammelrechnung nachvollziehen lässt, auch ohne die Original-Lieferscheine vorzulegen. Ein Betriebsprüfer akzeptiert die Sammelrechnung als Einzelnachweis-Ersatz, solange Lieferdatum, Menge und Leistungsbeschreibung pro Position eindeutig dokumentiert sind. Welche Pflichtangaben ein Lieferschein selbst braucht, solange er noch separat läuft, zeigt die Lieferschein-Vorlage. Wie Sie Belege generell fristgerecht und GoBD-konform archivieren, zeigt der Artikel Aufbewahrungsfristen für Selbstständige.

Häufige Fehler bei der Sammelrechnung

Drei Fehler tauchen bei Sammelrechnungen besonders häufig auf:

• Leistungszeitraum fehlt oder ist zu ungenau. “Verschiedene Termine im März” reicht nicht — nötig ist entweder ein klarer Gesamtzeitraum oder ein Datum je Position.
• Steuersätze werden zusammengefasst statt getrennt ausgewiesen. Eine einzelne Summenzeile für gemischt besteuerte Positionen macht die Rechnung formal fehlerhaft.
• XRechnung mit zu wenigen Pflichtfeldern pro Position. Wer eine Sammelrechnung manuell in XML nachbildet, vergisst bei einzelnen Zeilen häufig die Steuerkategorie (BT-151) oder das Positions-Lieferdatum. Beides führt zum Abweisen bei der KoSIT-Validierung.

Wer diese drei Punkte einmal im eigenen Workflow verankert, reduziert Rückfragen von Kunden und Steuerberater spürbar. Eine Kundenverwaltung mit hinterlegten Zahlungszielen und Steuersätzen pro Kunde verhindert zusätzlich, dass eine Position versehentlich mit dem falschen Steuersatz in die Sammelrechnung rutscht.

Häufige Fragen zur Sammelrechnung

Was Sie jetzt tun

• Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Sammelrechnungen den Leistungszeitraum eindeutig ausweisen — Gesamtzeitraum oder Datum je Position.
• Trennen Sie bei gemischten Steuersätzen die Summenzeilen sauber nach 19 % und 7 %.
• Testen Sie eine Sammelrechnung als XRechnung, bevor der erste B2G- oder Behördenkunde danach fragt.

Quellen

• §14 UStG – Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz, aktuelle Fassung. gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• §31 UStDV – Angaben in der Rechnung — Bundesministerium der Justiz, aktuelle Fassung. gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__31.html
• §14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz, aktuelle Fassung. gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• FAQ Elektronische Rechnung — Bundesfinanzministerium, Stand 2026. bundesfinanzministerium.de
• Standard XRechnung 3.0.2 — KoSIT, xeinkauf.de, Stand 2026. xeinkauf.de/xrechnung

Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: XRechnung erstellen.