Zwei Wörter, ein Buchstabe Unterschied im Klang. Trotzdem entscheiden Teilrechnung und Abschlagsrechnung darüber, wann Sie Umsatzsteuer abführen und wann Ihr Kunde die Vorsteuer zieht. Viele Selbstständige und Handwerksbetriebe verwenden beide Begriffe synonym. Das kostet im Zweifel Liquidität oder eine Nachzahlung bei der Betriebsprüfung.
Ihr Kunde bezahlt eine Zwischenrechnung über 3.000 €. Ihr Steuerberater fragt danach, ob die zugehörige Leistung bereits abgenommen war. Genau an dieser Frage hängt, welche der beiden Rechnungsarten Sie tatsächlich gestellt haben.
In 7 Minuten wissen Sie: wie sich Teilrechnung und Abschlagsrechnung bei Umsatzsteuer-Zeitpunkt, Vorsteuerabzug und Gewährleistung unterscheiden, was §16 VOB/B für Bauprojekte vorschreibt, und welche Rechnungsart in Ihrem konkreten Fall die richtige ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Abschlagsrechnung rechnet eine noch nicht abgeschlossene Leistung ab; die Umsatzsteuer entsteht erst mit Zahlungseingang nach §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG.
- Eine Teilrechnung rechnet eine bereits erbrachte, abgenommene Teilleistung endgültig ab; die Umsatzsteuer entsteht sofort mit der Ausführung.
- Der Vorsteuerabzug aus einer Teilrechnung ist ohne Zahlungsnachweis möglich, aus einer Abschlagsrechnung erst nach der Zahlung.
- §16 Abs. 1 VOB/B verpflichtet zur Zahlung von Abschlägen in kurzen Zeitabständen für nachgewiesene, vertragsgemäße Leistungen.
- Beide Rechnungstypen brauchen dieselben Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG plus eine eindeutige Kennzeichnung als Teil- oder Abschlagsrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung?
Eine Teilrechnung rechnet eine bereits vollständig erbrachte und abgenommene Teilleistung endgültig ab; eine Abschlagsrechnung fordert eine Zahlung auf eine Gesamtleistung, die noch läuft. Der Unterschied entscheidet über den Zeitpunkt der Umsatzsteuer, den Vorsteuerabzug Ihres Kunden und den Beginn der Gewährleistungsfrist.
Bei einer Teilrechnung ist ein vertraglich abgrenzbarer Leistungsteil fertig, geprüft und vom Kunden abgenommen: zum Beispiel der Rohbau eines Mehrfamilienhauses, während Elektro- und Sanitärarbeiten noch offen sind. Die Teilrechnung wirkt rechtlich wie eine kleine Schlussrechnung für genau diesen Teil.
Bei einer Abschlagsrechnung, auch Anzahlungsrechnung genannt, steht die Gesamtleistung noch nicht fest abgegrenzt fertig da. Sie fordern einen Vorschuss auf ein Projekt, das weiterläuft, etwa 30 % nach Auftragserteilung für ein Webentwicklungsprojekt. Erst die spätere Schlussrechnung rechnet final ab und zieht alle Abschläge davon ab.
In der Praxis verwenden viele Betriebe „Abschlagsrechnung” als Sammelbegriff für beide Fälle. Steuerlich ist das riskant: Eine Betriebsprüfung unterscheidet strikt zwischen Teilleistung und Anzahlung, weil davon abhängt, wann die Umsatzsteuer fällig war.
Wann entsteht die Umsatzsteuer bei Teilrechnung und Abschlagsrechnung?
Die Umsatzsteuer auf eine Abschlagsrechnung entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Zahlung eingegangen ist, nicht mit dem Rechnungsdatum. Das regelt §13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG für Anzahlungen auf noch nicht erbrachte Leistungen.
Die Umsatzsteuer auf eine Teilrechnung entsteht dagegen wie bei jeder normalen Rechnung mit Ausführung der Teilleistung, bei Sollversteuerung also unabhängig vom Zahlungseingang. Die BMF-Umsatzsteuer-Handausgabe zu §13 UStG bestätigt: Teilleistungen liegen vor, wenn für wirtschaftlich abgrenzbare Teile einer Gesamtleistung das Entgelt gesondert vereinbart wird.
Der Effekt für Sie als Rechnungssteller: Bei einer Abschlagsrechnung können Sie die Umsatzsteuer bis zum tatsächlichen Zahlungseingang zurückhalten. Bei einer Teilrechnung müssen Sie sie bereits mit der nächsten Voranmeldung abführen, selbst wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat.
| Kriterium | Abschlagsrechnung | Teilrechnung |
|---|---|---|
| Leistungsstand | Gesamtleistung noch nicht abgeschlossen | Teilleistung fertig und abgenommen |
| USt-Entstehung | mit Zahlungseingang (§13 Abs. 1 Nr. 1a UStG) | mit Ausführung der Teilleistung |
| Vorsteuerabzug Kunde | erst nach Zahlung | sofort mit Rechnungserhalt |
| Gewährleistung | beginnt erst mit der Schlussrechnung | beginnt mit Abnahme der Teilleistung |
| Verrechnung | wird in der Schlussrechnung abgezogen | ist final, keine spätere Verrechnung |
Stand: Juli 2026, Quelle: §13 UStG, §16 VOB/B.
Beispiel: Ein Elektrobetrieb stellt für ein Gewerbeobjekt eine Zwischenrechnung über 8.000 € netto. Ist die Elektroinstallation im Erdgeschoss laut Vertrag als eigener Bauabschnitt definiert und bereits abgenommen, handelt es sich um eine Teilrechnung. Die 1.520 € Umsatzsteuer sind dann sofort fällig, unabhängig vom Zahlungseingang. Fehlt die Abnahme und wurde nur „30 % nach Baufortschritt” vereinbart, ist es eine Abschlagsrechnung: Die Umsatzsteuer entsteht erst, sobald der Kunde die 9.520 € Bruttobetrag tatsächlich überwiesen hat.
Soweit die Theorie. In der Praxis entscheidet sich die Frage meist schon beim Vertragsschluss: Wurde eine feste Zahlungsstaffel mit klar abgrenzbaren Bauabschnitten vereinbart, entstehen Teilleistungen. Wurde nur ein Prozentsatz „nach Baufortschritt” vereinbart, bleibt es bei Abschlägen.
Wie wirkt sich die Wahl auf den Vorsteuerabzug Ihres Kunden aus?
Der Vorsteuerabzug aus einer Teilrechnung steht Ihrem Kunden zu, sobald er die ordnungsgemäße Rechnung erhält, unabhängig davon, ob er bereits bezahlt hat. Das gilt, weil die Teilleistung bereits erbracht und die Steuer bereits entstanden ist.
Bei einer Abschlagsrechnung ist es umgekehrt: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Ihr Kunde tatsächlich gezahlt hat, weil die Steuer erst mit dem Zahlungseingang entsteht. Eine unbezahlte Abschlagsrechnung berechtigt Ihren Kunden noch nicht zum Vorsteuerabzug. Das ist ein häufiger Streitpunkt bei Betriebsprüfungen auf Kundenseite.
Für Ihre eigene Liquiditätsplanung als Rechnungssteller bedeutet das: Bei unsicherer Zahlungsmoral eines Kunden ist eine Abschlagsrechnung das geringere Risiko, weil Sie die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren. Bei einem zuverlässigen Kunden mit klar abgeschlossenen Bauabschnitten spricht nichts gegen die Teilrechnung: Sie beschleunigt seinen Vorsteuerabzug und wirkt professioneller dokumentiert.
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Welche Gewährleistungsfrist gilt bei einer Teilrechnung?
Die Gewährleistungsfrist für eine Teilleistung beginnt mit deren Abnahme durch den Kunden, genau wie bei einer Schlussrechnung. Stellen Sie eine Teilrechnung für den Rohbau, läuft die fünfjährige Gewährleistungsfrist nach § 634a BGB für diesen Rohbau-Teil ab dem Tag der Teilabnahme, unabhängig vom Rest des Projekts.
Bei einer Abschlagsrechnung beginnt die Gewährleistung dagegen erst mit der Abnahme der Gesamtleistung, also mit der Schlussrechnung. Solange nur Abschläge fließen, ist rechtlich noch nichts final abgenommen. Mängel können bis zum Projektende ohne separate Fristuhr gerügt werden.
Diese Verschiebung ist für Bauunternehmen der praktisch wichtigste Unterschied: Eine Teilabnahme mit Teilrechnung setzt eine eigene Uhr in Gang, die früher abläuft als die Gewährleistung der Gesamtleistung. Wer versehentlich eine Teilrechnung statt einer Abschlagsrechnung stellt, verkürzt seine eigene Nachbesserungspflicht für diesen Bauabschnitt faktisch nicht. Er verschiebt nur den Startpunkt nach vorne.
Was regelt §16 VOB/B zu Abschlagszahlungen am Bau?
§16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B verpflichtet den Auftraggeber, auf Antrag Abschlagszahlungen in möglichst kurzen Zeitabständen für nachgewiesene, vertragsgemäße Leistungen zu gewähren, einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Die Regelung gilt nur, wenn ein Bauvertrag die VOB/B ausdrücklich vereinbart. Bei einem reinen BGB-Bauvertrag gelten stattdessen die Abschlagsregeln nach § 632a BGB.
§16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/B enthält zusätzlich die Teilrechnungs-Variante für den Bau: In sich abgeschlossene Teile der Leistung können nach Teilabnahme ohne Rücksicht auf die Vollendung der übrigen Leistung endgültig festgestellt und bezahlt werden — genau die im ersten Abschnitt beschriebene Teilrechnung, nur mit Bau-Vokabular. Eine ausführliche Aufschlüsselung der fünf Voraussetzungen einer prüfbaren VOB-Abschlagsrechnung finden Sie im Ratgeber zur Abschlagsrechnung VOB Bauhandwerk.
Für Handwerksbetriebe außerhalb des Bausektors (Webdesign, Beratung, IT-Projekte) gilt §16 VOB/B nicht direkt. Die steuerliche Logik aus §13 UStG bleibt aber identisch: Auch eine IT-Agentur unterscheidet zwischen einem Vorschuss (Abschlag) und einer abgeschlossenen Projektphase (Teilleistung).
Für die Praxis heißt das: Ein Malerbetrieb, der pro Wohneinheit in einem Mehrfamilienhaus separat abnehmen lässt, kann für jede fertige Einheit eine Teilrechnung stellen — mit sofortiger USt-Fälligkeit, aber auch sofortigem Vorsteuerabzug für den Bauträger. Ein Betrieb, der nur nach grobem Baufortschritt in Prozentschritten abrechnet, bleibt bei Abschlagsrechnungen und schiebt die Steuerlast bis zum Zahlungseingang auf.
Welche Pflichtangaben brauchen Teilrechnung und Abschlagsrechnung nach §14 UStG?
Teilrechnung und Abschlagsrechnung benötigen dieselben Pflichtangaben wie jede reguläre Rechnung nach §14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Steuerbetrag. Die IHK Region Stuttgart listet diese Pflichtfelder für alle Rechnungsarten identisch auf.
Zwei Zusatzangaben sind bei beiden Rechnungsarten Pflicht, obwohl das Gesetz sie nicht wörtlich vorschreibt, sondern die Praxis der Betriebsprüfung sie verlangt:
- Eine eindeutige Kennzeichnung als „Teilrechnung” oder „Abschlagsrechnung” im Dokumentenkopf — sonst ist für den Prüfer nicht erkennbar, welcher Steuertatbestand vorliegt.
- Ein Verweis auf das Gesamtprojekt, etwa Auftrags- oder Projektnummer, damit die spätere Schlussrechnung die Zuordnung nachvollziehbar macht.
Bei einer Abschlagsrechnung kommt eine dritte Angabe hinzu: der Vermerk, dass die Schlussrechnung noch folgt und alle bisherigen Abschläge dort verrechnet werden. Bei einer Teilrechnung entfällt dieser Vermerk, weil keine spätere Verrechnung mehr stattfindet.
Für Rechnungen an Behörden oder größere B2B-Kunden mit XRechnung-Pflicht gilt zusätzlich: Die Kennzeichnung als Teil- oder Abschlagsrechnung muss auch im strukturierten XML-Teil abgebildet sein, nicht nur im PDF-Layout. Unsere Rechnungssoftware trägt diese Kennzeichnung automatisch in beide Formate ein, wenn Sie die Rechnungsart im Editor auswählen.
Teilrechnung oder Abschlagsrechnung: Wie entscheiden Sie richtig?
Die richtige Wahl hängt von einer einzigen Frage ab: Ist der abgerechnete Leistungsteil bereits fertig und vom Kunden geprüft, oder fordern Sie einen Vorschuss auf etwas Laufendes? Drei Praxisregeln helfen bei der Zuordnung:
- Prüfen Sie, ob eine förmliche oder stillschweigende Teilabnahme stattgefunden hat. Ohne Abnahme ist es immer ein Abschlag, nie eine Teilleistung.
- Prüfen Sie den Vertrag: Steht dort ein Prozentsatz „nach Baufortschritt” oder eine feste Leistungsbeschreibung pro Zahlungsschritt? Feste Leistungsbeschreibungen sprechen für Teilrechnungen.
- Bei Unsicherheit gilt: Lieber als Abschlagsrechnung deklarieren. Das verschiebt den Vorsteuerabzug Ihres Kunden auf den Zahlungszeitpunkt und senkt Ihr Risiko bei einer Betriebsprüfung, weil Sie keine Umsatzsteuer vorfinanzieren, die Sie später zurückfordern müssten.
Wer beide Rechnungsarten häufiger stellt, sollte die Restforderung im Blick behalten: Bleibt eine Abschlags- oder Teilzahlung offen, greift das reguläre 3-stufige Mahnwesen mit gestaffelten Verzugszinsen — unabhängig davon, welche der beiden Rechnungsarten zugrunde lag.
Für gemischte Bauprojekte mit mehreren Gewerken lohnt sich zusätzlich ein Blick in den Ratgeber zur prüfbaren Schlussrechnung VOB: Er zeigt, wie Abschläge und Teilrechnungen am Ende in einer einzigen Schlussrechnung zusammenlaufen. Wie Sie Anzahlungen konkret verbuchen, inklusive SKR03- und SKR04-Buchungssätzen, erklärt der Ratgeber zum Verknüpfen von Anzahlungs- und Schlussrechnung.
Handwerksbetriebe, die regelmäßig mit VOB-Verträgen arbeiten, finden branchenspezifische Details zusätzlich auf unserer Themenseite E-Rechnung für Handwerker.
Häufig gestellte Fragen zu Teilrechnung und Abschlagsrechnung
Ist eine Teilrechnung dasselbe wie eine Abschlagsrechnung?
Kann ich eine Abschlagsrechnung nachträglich in eine Teilrechnung umwandeln?
Muss ich bei einer Abschlagsrechnung schon Umsatzsteuer ausweisen?
Gilt §16 VOB/B auch ohne ausdrückliche Vereinbarung im Bauvertrag?
Wie kennzeichne ich eine Teilrechnung korrekt in der XRechnung?
Was Sie jetzt tun
- Prüfen Sie bei Ihrer nächsten Zwischenrechnung zuerst die Abnahme: Ohne Teilabnahme ist es ein Abschlag, mit Teilabnahme eine Teilleistung.
- Kennzeichnen Sie die Rechnung eindeutig im Dokumentenkopf und im XML-Teil, falls Sie an Behörden oder B2B-Großkunden fakturieren.
- Bei Unsicherheit über den Leistungsstand: Stellen Sie eine Abschlagsrechnung — das ist die steuerlich risikoärmere Variante.
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Quellen
- Umsatzsteuergesetz §13 — Entstehung der Steuer — Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), Stand: 2026-07-10. gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13.html
- Umsatzsteuergesetz §14 — Ausstellung von Rechnungen — Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), Stand: 2026-07-10. gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
- §16 VOB/B — Zahlung — dejure.org, VOB/B Ausgabe 2019. dejure.org/gesetze/VOB-B/16.html
- Amtliche Umsatzsteuer-Handausgabe, §13 Entstehung der Steuer — Bundesministerium der Finanzen, Stand 2022/2024. usth.bundesfinanzministerium.de
- Pflichtangaben für Rechnungen — IHK Region Stuttgart, Stand 2026. ihk.de/stuttgart