Das Projekt ist abgeschlossen – jetzt kommt die Schlussrechnung. Sie ist die finale Rechnung nach einem Projekt, bei dem du bereits Abschlagszahlungen erhalten hast. Wie du sie korrekt erstellst, was drauf stehen muss und wie du die Anzahlungen richtig verrechnest, erfährst du hier.
Schlussrechnung online erstellen
Schlussrechnung mit Verrechnung aller Abschlagszahlungen direkt im Browser erstellen, GoBD-konform als E-Rechnung: als PDF (ZUGFeRD) oder für Behörden (XRechnung). Kostenlos, ohne Anmeldung.
Was ist eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung (auch: Endrechnung oder Gesamtrechnung) ist die abschließende Rechnung nach Fertigstellung einer Leistung oder eines Projekts. Sie:
- Stellt den Gesamtpreis des Projekts in Rechnung
- Verrechnet alle bereits erhaltenen Abschlagszahlungen
- Fordert den verbleibenden Restbetrag vom Kunden
Schlussrechnungen sind typisch für Handwerker, Bauunternehmen, IT-Projekte, Agenturen und alle anderen Gewerbe mit längeren Projektlaufzeiten.
Schlussrechnung vs. Abschlagsrechnung
| Abschlagsrechnung | Schlussrechnung | |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Während des Projekts | Nach Projektabschluss |
| Betrag | Teilbetrag (z.B. 50%) | Gesamtbetrag minus Abschläge |
| Inhalt | Anzahlung / Teilleistung | Vollständige Leistungsabrechnung |
| Anzahl | Mehrere möglich | Eine (pro Projekt) |
Zur Abschlagsrechnung findest du weitere Infos im Ratgeber: Abschlagsrechnung Vorlage.
Mit Business Plus erstellen Sie Abschlags- und Schlussrechnungen im Rechnungsprogramm, die Abschläge werden in der Schlussrechnung automatisch verrechnet. Den Ablauf zeigt die Seite Abschlags- und Schlussrechnungen.
Pflichtangaben auf der Schlussrechnung
Neben den regulären Rechnungspflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG) muss die Schlussrechnung bei vorherigen Abschlagszahlungen folgende Zusatzelemente enthalten:
- Gesamtleistungsbetrag (inklusive aller bisher abgerechneten Teile)
- Auflistung aller Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum, Nettobetrag und Umsatzsteuer
- Abzug der Abschläge samt der darin ausgewiesenen Umsatzsteuer (netto plus Steuer oder brutto mit zusätzlicher Angabe der enthaltenen Steuer)
- Restforderung (Gesamtbetrag minus Abschläge)
Max Mustermann – Webdesign & Entwicklung
Musterstraße 1 | 10115 Berlin
Steuernummer: 12/345/67890
An:
Kunde GmbH | Kundenstraße 5 | 50667 Köln
USt-IdNr.: DE987654321
SCHLUSSRECHNUNG
Rechnungs-Nr.: 2026-050
Rechnungsdatum: 28.02.2026
Leistungszeitraum: 01.01.2026 – 28.02.2026
Projekt: Neue Unternehmenswebsite
(Gesamtauftrag lt. Angebot 2026-010 vom 01.01.2026)
| Position | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Webentwicklung gesamt | 4.000,00 € |
| 2 | Design & Konzeption | 1.000,00 € |
19% MwSt.: 950,00 €
Gesamtleistung (brutto): 5.950,00 €
Abzug bereits gestellter Abschlagsrechnungen:
– Abschlagsrechnung Nr. 2026-ABR-001 v. 15.01.2026: netto -2.500,00 €, darin ausgewiesene USt. -475,00 €
– Abschlagsrechnung Nr. 2026-ABR-002 v. 01.02.2026: netto -1.250,00 €, darin ausgewiesene USt. -237,50 €
19% MwSt. auf Restbetrag: 237,50 €
Zu zahlender Restbetrag: 1.487,50 €
Zahlungsziel: 14.03.2026
Schlussrechnung als E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)
Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung verschickt werden. Schlussrechnungen sind reguläre Rechnungen – also auch davon betroffen. Du kannst schon jetzt deine Schlussrechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.
In der Rechnungssoftware kostenlose-erechnung.de gibt es dafür zwei Wege:
- Mit Business Plus: Du erzeugst die Schlussrechnung aus deinen Abschlagsrechnungen. Sie zieht jeden Abschlag mit Nettobetrag und Umsatzsteuer automatisch ab, zeigt Gesamtleistung, alle Abschläge (bezahlt oder offen) und den Restbetrag und verweist in XRechnung und ZUGFeRD auf jede Abschlagsrechnung.
- In jedem Tarif: Du ziehst bereits abgerechnete Abschläge über „Anzahlung oder Gutschein abziehen” mit der Art „Anzahlung (bereits in Rechnung gestellt)” ab. Die darin enthaltene Umsatzsteuer steht dann auf dem PDF und in den E-Rechnungsdaten.
Alternativ stellst du nur über den noch offenen Teil eine Restrechnung, in der die Abschläge nicht auftauchen (UStAE 14.8 Abs. 11).
Kostenlos als E-Rechnung erstellen
Erstelle deine Schlussrechnung als EN 16931-konforme E-Rechnung direkt im Browser. Anzahlungen ziehst du in jedem Tarif mit ausgewiesener Umsatzsteuer ab, die automatische Verrechnung aller Abschläge gehört zu Business Plus.
Häufig gestellte Fragen zur Schlussrechnung
Muss ich in der Schlussrechnung alle Abschlagsrechnungen aufführen?
Wie berechne ich die Umsatzsteuer in der Schlussrechnung?
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Schlussrechnung?
Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Abschlagsrechnungen kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.