Abschlagsrechnung Vorlage kostenlos 2026: Muster & Schritt-für-Schritt-Anleitung

Großes Projekt, langer Zeitraum – und du willst nicht erst nach Monaten dein Geld bekommen? Dann brauchst du Abschlagsrechnungen. Hier erfährst du, wie das System aus Abschlags- und Schlussrechnung funktioniert, welche Pflichtangaben drauf müssen – und wie du die Vorlagen kostenlos nutzt.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung (auch: Anzahlungsrechnung oder Teilrechnung) ist eine Rechnung, die du während eines laufenden Projekts oder Auftrags stellst – noch bevor die gesamte Leistung erbracht ist.

Typische Einsatzfälle:

• Webdesign- oder IT-Projekte mit langer Laufzeit
• Handwerkerleistungen bei größeren Bauprojekten
• Beratungsmandate mit mehrmonatiger Laufzeit
• Agenturen mit langen Projekten

Das Abschlagssystem bietet dir als Auftragnehmer Liquiditätssicherheit: Du musst nicht monatelang vorleisten, ohne Geld zu sehen.

Abschlagsrechnung vs. Schlussrechnung: Das System

flowchart LR
    A[Projekt vereinbart\n5.000 € netto] --> B[Abschlagsrechnung 1\n50% = 2.500 € netto]
    B --> C[Kunde zahlt\n2.500 €]
    C --> D[Projektfortschritt\nweiter Arbeit]
    D --> E[Abschlagsrechnung 2\n25% = 1.250 € netto]
    E --> F[Kunde zahlt\n1.250 €]
    F --> G[Projekt fertiggestellt]
    G --> H[Schlussrechnung\n5.000 € netto gesamt\n./. geleistete Anzahlungen: -3.750 €\n= Restforderung: 1.250 €]

Die Abschlagsrechnung deckt einen vereinbarten Teilbetrag des Gesamtprojekts ab.

Die Schlussrechnung rechnet das gesamte Projekt final ab. Sie enthält:

• Den Gesamtpreis des Projekts
• Abzug aller geleisteten Abschlagszahlungen
• Die verbleibende Restforderung

Mehr zur Schlussrechnung findest du im Schlussrechnung Vorlage Ratgeber.

Mit Business Plus erstellen Sie Abschlags- und Schlussrechnungen im Rechnungsprogramm, die Abschläge werden in der Schlussrechnung automatisch verrechnet. Den Ablauf zeigt die Seite Abschlags- und Schlussrechnungen.

Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung unterliegt denselben gesetzlichen Anforderungen wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Zusätzlich gibt es Besonderheiten:

Alle Standardpflichtangaben:

• Name und Adresse beider Parteien
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer (eigene Nummerierung für Abschlagsrechnungen)
• Beschreibung der Teilleistung oder Anzahlung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag

Besonderheiten für Abschlagsrechnungen:

• Klare Kennzeichnung als „Abschlagsrechnung” oder „Anzahlungsrechnung”
• Verweis auf das Gesamtprojekt (z.B. Projektnummer oder -name)
• Hinweis, dass es sich um eine Teilleistung handelt

Abschlagsrechnung Vorlage: Muster

Nummerierung von Abschlagsrechnungen

Du hast zwei Möglichkeiten zur Nummerierung:

Option 1: Eigener Nummernkreis für Abschlagsrechnungen

• 2026-ABR-001, 2026-ABR-002 usw.
• Klare Trennung von regulären Rechnungen

Option 2: Fortlaufende Rechnungsnummer

• 2026-041, 2026-042 usw. (wie alle anderen Rechnungen)
• Einfacher zu verwalten, da nur ein Nummernkreis

Beide Varianten sind steuerrechtlich zulässig – wichtig ist nur, dass die Nummerierung fortlaufend und eindeutig ist.

Abschlags- und Schlussrechnungen in der Rechnungssoftware

In der Rechnungssoftware kostenlose-erechnung.de sind Abschlags- und Schlussrechnungen im Tarif Business Plus enthalten:

• Du erstellst Abschläge aus einem Angebot oder ohne Angebot über den Pfeil an „Neue Rechnung”, als Prozentsatz, als festen Nettobetrag oder nach Leistungsstand, sauber aufgeteilt nach Steuersätzen.
• Die Abschlagsrechnung ist als solche gekennzeichnet, nennt das voraussichtliche Leistungsdatum und trägt in der E-Rechnung die passende Rechnungsart (326, bei Bauleistungen 875).
• Die Schlussrechnung zieht jeden gestellten Abschlag mit Nettobetrag und ausgewiesener Umsatzsteuer automatisch ab und berechnet die Steuer nur noch auf den Restbetrag. XRechnung und ZUGFeRD verweisen auf jede Abschlagsrechnung.

Ohne Business Plus stellst du deine Abschläge als normale Rechnungen. In der Schlussrechnung ziehst du sie über „Anzahlung oder Gutschein abziehen” mit der Art „Anzahlung (bereits in Rechnung gestellt)” ab. Die darin enthaltene Umsatzsteuer steht dann auf dem PDF und in den E-Rechnungsdaten. Das funktioniert in jedem Tarif, auch ohne Anmeldung.

Häufig gestellte Fragen zur Abschlagsrechnung

Im Rechnungsprogramm geht das ohne Umweg: Abschlagsrechnungen kostenlos testen, 14 Tage ohne Zahlungsdaten.