Auch 2026 gilt für die Kleinbetragsrechnung die Grenze von 250 € brutto, unverändert seit 2017. Mit Kostenlose-Erechnung.de schreiben Sie sie kostenlos als PDF, mit allen Angaben nach § 33 UStDV.
Eine Kleinbetragsrechnung darf höchstens 250 € Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer ausweisen. Dann genügen die vereinfachten Angaben aus § 33 UStDV. Genau 250,00 € sind eingeschlossen; ab 250,01 € gelten die Erleichterungen nicht mehr.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 € brutto. Der Betrag umfasst das Entgelt und die darauf entfallende Umsatzsteuer.
Der Vorteil liegt nur in den vereinfachten Pflichtangaben. Eine Kleinbetragsrechnung ist kein eigener Kundentyp und keine besondere Rechtsform. Sie kann beispielsweise bei einem kleinen Auftrag, einem Kassenbon oder einer einzelnen Zusatzleistung sinnvoll sein.
Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?
§ 33 UStDV nennt vier Pflichtblöcke:
| Pflichtangabe | Was auf der Rechnung stehen muss |
|---|---|
| Leistender Unternehmer | Vollständiger Name und vollständige Anschrift |
| Ausstellungsdatum | Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird |
| Leistung | Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der sonstigen Leistung |
| Betrag und Steuer | Entgelt und Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz; bei Steuerbefreiung stattdessen der Befreiungshinweis |
Nicht zu den gesetzlichen Mindestangaben einer Kleinbetragsrechnung gehören:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers,
- fortlaufende Rechnungsnummer,
- separat ausgewiesener Nettobetrag,
- separat ausgewiesener Steuerbetrag.
Sie dürfen diese Angaben trotzdem ergänzen. Für die eigene Zuordnung sind eine Rechnungsnummer, ein Leistungsdatum und der Kunde oft hilfreich, auch wenn § 33 UStDV sie nicht verlangt.
Wann ist die Kleinbetragsregel ausgeschlossen?
Die vereinfachten Angaben gelten nach § 33 UStDV nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Das betrifft insbesondere:
- bestimmte innergemeinschaftliche Fernverkäufe,
- innergemeinschaftliche Lieferungen,
- Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, also Reverse Charge.
Für diese Fälle erstellen Sie eine vollständige Rechnung mit den jeweils erforderlichen Zusatzangaben. Ein Rechnungsbetrag unter 250 € hebt diese besonderen Regeln nicht auf.
Müssen Kleinbetragsrechnungen 2026 E-Rechnungen sein?
Nein. Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 € dürfen auch 2026 stets als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Das ergibt sich aus § 33 Satz 4 UStDV und wird in den BMF-FAQ zur E-Rechnung ausdrücklich bestätigt.
Sie können daher Papier verwenden oder eine PDF elektronisch übermitteln. Für eine PDF oder ein anderes nicht strukturiertes elektronisches Format ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich; sie kann auch durch das gelebte Verfahren erkennbar sein. Eine strukturierte E-Rechnung bleibt freiwillig möglich.
Für einen kleinen Einzelbetrag ist eine PDF meist der direkte Weg. Wenn derselbe Kunde später größere B2B-Rechnungen erhält, kann ein einheitlicher digitaler Rechnungsablauf dennoch praktischer sein.
Beispiel einer vollständigen Kleinbetragsrechnung
Das folgende Dokumentbeispiel enthält die gesetzlichen Mindestangaben und einige freiwillige Ordnungsangaben:
Musterstudio Berlin
Jana Muster, Kreativstraße 3, 10117 BerlinRechnungsdatum: 2. Oktober 2026
Rechnungsnummer: K-2026-1041 × Korrektur eines Logoentwurfs
Gesamtbetrag: 238,00 €
einschließlich 19 % Umsatzsteuer
Die Rechnungsnummer ist im Beispiel freiwillig. Der Kundenname und ein gesonderter Steuerbetrag sind für diese Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich.
Wie erstellen Sie die Rechnung im Produkt?
Für eine einzelne Kleinbetragsrechnung reicht der kostenlose Gasteditor:
- Öffnen Sie den Rechnungseditor.
- Wählen Sie die Steuerart „Kleinbetragsrechnung“.
- Erfassen Sie Aussteller, Datum, Leistung, Gesamtbetrag und Steuersatz.
- Prüfen Sie die Vorschau auf die Angaben aus § 33 UStDV.
- Laden Sie die einfache PDF-Rechnung herunter.
Bis zu drei Rechnungen pro Monat lassen sich kostenlos erstellen. Ein kostenloses Konto speichert bis zu 25 Kunden und 25 Artikel für Folgerechnungen. Wenn Sie häufiger abrechnen oder unbegrenzte Rechnungen, Versand und Archiv in einem Ablauf benötigen, vergleichen Sie den aktuellen Umfang auf der Preisseite.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinbetrag und Kleinunternehmer sind zwei unterschiedliche Regeln:
- Kleinbetrag beschreibt die Höhe dieser Rechnung: höchstens 250 € brutto.
- Kleinunternehmer beschreibt die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG.
Stellt ein Kleinunternehmer eine Kleinbetragsrechnung aus, genügen nach § 34a Satz 2 UStDV die Angaben aus § 33 UStDV. Statt eines Steuersatzes braucht die Rechnung einen eindeutigen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel:
Steuerfreie Leistung – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Der frühere Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ beschreibt den seit 2025 verlangten Befreiungshinweis weniger präzise.
Ist der Vorsteuerabzug möglich?
Ein Unternehmer kann aus einer ordnungsgemäßen Kleinbetragsrechnung Vorsteuer abziehen, obwohl sein Name und seine Anschrift nicht auf der Rechnung stehen müssen. Nach § 35 UStDV teilt der Rechnungsempfänger den Gesamtbetrag anhand des angegebenen Steuersatzes in Entgelt und Steuerbetrag auf.
Bei einer Kleinunternehmer-Rechnung gibt es keine ausgewiesene Umsatzsteuer und deshalb auch keinen Vorsteuerabzug.
Bekommen Sie selbst viele Kleinbetragsrechnungen, etwa Tankquittungen oder Bewirtungsbelege, erfassen Sie diese mit Business unter Belege: Foto oder PDF hochladen, die Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus, das Original bleibt GoBD-gerecht abgelegt. Rechnungen, die per E-Mail kommen, leiten Sie dorthin weiter. Business enthält 20 Belege im Monat, Business Plus unbegrenzt.
Prüfliste vor dem Versand
- Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250,00 € einschließlich Umsatzsteuer?
- Ist der Umsatz nicht von der Kleinbetragsregel ausgeschlossen?
- Sind Name und Anschrift des Ausstellers vollständig?
- Stehen Ausstellungsdatum und eine konkrete Leistungsbeschreibung auf der Rechnung?
- Sind Gesamtbetrag und Steuersatz oder der zutreffende Befreiungshinweis angegeben?
- Ist bei elektronischer PDF-Übermittlung die Zustimmung des Empfängers geklärt?
Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung
Gilt die Grenze von 250 € brutto oder netto?
Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
Kann eine Kleinbetragsrechnung als PDF verschickt werden?
Darf ein Kleinunternehmer eine Kleinbetragsrechnung schreiben?
Quellen
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge — Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, geltende Fassung, abgerufen am 2. Oktober 2026. Gesetze im Internet
- § 35 UStDV – Vorsteuerabzug bei Rechnungen über Kleinbeträge — Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, geltende Fassung, abgerufen am 2. Oktober 2026. Gesetze im Internet
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern — Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz, geltende Fassung, abgerufen am 2. Oktober 2026. Gesetze im Internet
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen, Stand März 2026, abgerufen am 2. Oktober 2026. BMF
Das passende Werkzeug können Sie ohne Konto öffnen: Kleinbetragsrechnung erstellen.