Anzahlung vereinbart, Vorauszahlungsrechnung verschickt – und dann? Viele Selbstständige behandeln Anzahlungs- und Schlussrechnung als zwei getrennte Vorgänge und unterschätzen dabei, dass eine fehlende Verknüpfung steuerlich gefährlich ist: Eine nicht verrechnete Anzahlung führt nach §14c Abs. 1 UStG zu einer zweifachen Umsatzsteuerschuld. Dieser Leitfaden zeigt den vollständigen Zyklus: von der korrekten Anzahlungsrechnung über die Buchungssätze bis zur abschlussreifen Schlussrechnung.
Sie erfahren, welche Pflichtangaben auf beiden Dokumenten stehen müssen, wie Buchungssätze nach SKR03 und SKR04 aussehen und warum die Umsatzsteuer bereits im Monat des Zahlungseingangs entsteht – nicht erst bei Projektabschluss.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Umsatzsteuer aus der Anzahlungsrechnung entsteht mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem die Zahlung eingegangen ist (§13 Abs. 1 Nr. 1a UStG) – nicht erst bei Schlussrechnungsstellung.
- Die Schlussrechnung muss alle Vorauszahlungen inkl. deren Umsatzsteuerbeträge als explizite Abzugsposten ausweisen – Pflicht nach §14 Abs. 5 Satz 2 UStG.
- Wer die Anzahlung in der Schlussrechnung nicht abzieht, schuldet die Umsatzsteuer doppelt nach §14c Abs. 1 UStG.
- Seit 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die Empfangspflicht für E-Rechnungen: Anzahlungs- und Schlussrechnung müssen als XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden, sobald die Versandpflicht greift.
- SKR03: Erhaltene Anzahlungen auf Konto 1718 buchen; bei Schlussrechnung gegen das Erlöskonto 8400 auflösen.
Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung: Grundlagen und Unterschied
Eine Anzahlungsrechnung (auch: Vorauszahlungsrechnung) ist eine vollständige Rechnung nach §14 UStG, die Sie ausstellen, bevor die vereinbarte Leistung vollständig erbracht ist. Sie unterscheidet sich von einer regulären Rechnung inhaltlich nur durch den Vorauszahlungscharakter – steuerlich und formal gelten dieselben Anforderungen.
Eine Schlussrechnung ist die abschließende Abrechnung nach vollständiger Leistungserbringung. Sie umfasst den Gesamtauftragswert und zieht alle vorangegangenen Anzahlungen als Abzugsposten ab. Der Auftraggeber zahlt danach nur noch den Restbetrag.
Abgrenzung zur Abschlagsrechnung: Eine Abschlagsrechnung hat denselben wirtschaftlichen Zweck – Teilzahlung vor Projektende –, ist aber besonders im Baubereich (VOB/B §16) verbreitet. Steuerlich behandelt das Finanzamt Abschlags- und Anzahlungsrechnungen identisch.
Abgrenzung zur Teilrechnung: Eine Teilrechnung rechnet bereits erbrachte Teilleistungen ab (z. B. Phase 1 eines IT-Projekts). Eine Anzahlungsrechnung hingegen rechnet eine Vorauszahlung ab, bevor irgendeine Leistung erbracht wurde.
Typische Einsatzfelder:
- Bauprojekte und Handwerksleistungen (oft 30 % Anzahlung bei Auftragserteilung)
- Webdesign, Softwareentwicklung, längere Beratungsmandate
- Individuelle Produkte mit langer Produktionszeit (z. B. Möbelanfertigungen)
- Veranstaltungen und Events mit Vorlaufkosten
Sollbesteuerung vs. Istbesteuerung: Für Gewerbetreibende (Sollbesteuerung) entsteht die Umsatzsteuer bei Anzahlungen mit Zahlungseingang – abweichend vom Grundsatz, wonach die USt mit Leistungserbringung entsteht. Freiberufler können auf Antrag die Istbesteuerung wählen (§20 UStG); dabei entsteht die USt ebenfalls erst mit Zahlungseingang, was bei Anzahlungen zum selben Ergebnis führt.
Schritt 1: Die Anzahlungsrechnung korrekt ausstellen
Eine Anzahlungsrechnung ist keine vereinfachte Voraussetzung – sie ist eine vollwertige Rechnung mit allen Pflichtangaben des §14 Abs. 4 UStG. Folgende Angaben müssen draufstehen:
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen (Leistender) und Ihrem Auftraggeber
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer (aus einem unveränderlichen System)
- Beschreibung der vereinbarten Leistung – auch wenn sie noch nicht erbracht ist, muss der Leistungsgegenstand konkret benannt sein
- Voraussichtlicher Zeitpunkt der Leistungserbringung (oder Zeitraum)
- Vorauszahlungsbetrag netto
- Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %)
- Umsatzsteuerbetrag in Euro
- Bruttobetrag (Netto + USt)
- Hinweis auf Vorauszahlungscharakter, z. B. „Dies ist eine Anzahlungsrechnung gemäß §14 Abs. 5 UStG”
Wer eine Anzahlungsrechnung erstellen möchte, muss den Leistungsgegenstand bereits zum Zeitpunkt der Anzahlung hinreichend bestimmt angeben. „Webdesign-Projekt gemäß Angebot Nr. 2026-042” reicht; „Dienstleistung” reicht nicht.
Umsatzsteuer-Entstehung: Nach §13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG entsteht die Umsatzsteuer auf Anzahlungen mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt (eingezahlt) wird. Wer im März eine Anzahlung von 5.950 € brutto (5.000 € netto + 950 € USt 19 %) erhält, muss 950 € bereits in der März-Voranmeldung anmelden – unabhängig davon, wann das Projekt abgeschlossen wird.
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Schritt 2: Anzahlungseingang buchen – Buchungssätze SKR03 und SKR04
Wenn der Auftraggeber die Anzahlung überweist, sind zwei Buchungszeilen notwendig: Zahlungseingang auf dem Bankkonto und Verbuchung der Umsatzsteuer auf das USt-Konto.
Beispiel: Anzahlung 5.950 € brutto (= 5.000 € netto + 950 € USt 19 %)
SKR03 – Buchungssatz bei Zahlungseingang
| Soll | Betrag | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1200 Bank | 5.950 € | 1718 Erhaltene Anzahlungen | 5.000 € |
| 1776 Umsatzsteuer 19 % | 950 € |
SKR04 – Buchungssatz bei Zahlungseingang
| Soll | Betrag | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1800 Bank | 5.950 € | 3272 Erhaltene Anzahlungen | 5.000 € |
| 3806 Umsatzsteuer 19 % | 950 € |
Konto 1718 (SKR03) bzw. 3272 (SKR04) ist ein Passivkonto (Verbindlichkeit). Es zeigt an, dass Sie eine Leistung schulden, für die Sie bereits Geld erhalten haben. Das Konto bleibt so lange in der Bilanz, bis Sie die Schlussrechnung stellen und die Leistung vollständig erbracht ist.
Bei mehreren Anzahlungsrechnungen (z. B. 30 % bei Auftragserteilung, weitere 30 % bei Zwischenabnahme) wird dieselbe Buchungslogik wiederholt. Jede Zahlung erhöht das Saldo auf Konto 1718 bzw. 3272, bis die Schlussrechnung alle Anzahlungen zusammenführt.
Schritt 3: Die Schlussrechnung richtig erstellen – Anzahlung zwingend ausweisen
Die Schlussrechnung rechnet den gesamten Auftragswert ab. §14 Abs. 5 Satz 2 UStG schreibt vor, dass bereits abgerechnete Vorauszahlungen und deren Umsatzsteuerbeträge in der Schlussrechnung ausdrücklich ausgewiesen werden müssen.
Korrekter Aufbau der Schlussrechnung (Gesamtauftrag 10.000 € netto, eine Anzahlung von 5.000 € netto):
Gesamtleistung: Webdesign-Projekt gemäß Auftrag Nr. 2026-042
Nettobetrag: 10.000,00 €
19 % Umsatzsteuer: 1.900,00 €
Brutto gesamt: 11.900,00 €
./. Anzahlungsrechnung Nr. 2026-AR-01 vom 15.03.2026
Netto-Anzahlung: -5.000,00 €
19 % USt auf Anzahlung: -950,00 €
Abzug Anzahlung brutto: -5.950,00 €
Zu zahlender Restbetrag: 5.950,00 €Folgende Punkte sind beim Aufbau verbindlich:
- Netto-Anzahlung und USt-Betrag der Anzahlung separat ausweisen
- Datum der Anzahlungsrechnung nennen
- Rechnungsnummer der Anzahlungsrechnung referenzieren (gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber von Steuerberatern und BMF-Kommentar als Best Practice empfohlen)
- Die Schlussrechnung erhält eine eigene, neue Rechnungsnummer aus dem laufenden Nummernkreis
Steuerliche Konsequenz fehlender Verrechnung: Weist die Schlussrechnung die Anzahlung nicht als Abzug aus, entsteht nach §14c Abs. 1 UStG eine Steuerschuld in Höhe des zu hoch ausgewiesenen USt-Betrags. Der Auftraggeber hat dennoch Anspruch auf Vorsteuerabzug aus der Anzahlungsrechnung – das Finanzamt holt sich die Differenz beim leistenden Unternehmer. Dieser schuldet die Umsatzsteuer damit faktisch doppelt.
Schritt 4: Schlussrechnung buchen – Auflösung der erhaltenen Anzahlung
Mit Stellung der Schlussrechnung werden zwei Buchungsvorgänge notwendig: erstens die Erfassung der gesamten Forderung, zweitens die Auflösung der erhaltenen Anzahlung gegen die Forderung.
SKR03 – Buchungsschritte für die Schlussrechnung (Gesamtauftrag 11.900 € brutto)
Schritt A – Gesamtforderung aus Schlussrechnung buchen:
| Soll | Betrag | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1400 Forderungen aus LL | 11.900 € | 8400 Erlöse 19 % | 10.000 € |
| 1776 Umsatzsteuer 19 % | 1.900 € |
Schritt B – Auflösung der erhaltenen Anzahlung:
| Soll | Betrag | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1718 Erhaltene Anzahlungen | 5.950 € | 1400 Forderungen aus LL | 5.950 € |
Ergebnis: Konto 1718 zeigt nach Buchung Schritt B einen Saldo von 0 €. Konto 1400 (Forderungen aus LL) zeigt noch 5.950 € – genau den offenen Restbetrag der Schlussrechnung. Sobald der Auftraggeber zahlt, wird das Forderungskonto durch Bankeingang (1200 Bank) ausgeglichen.
SKR04 – Entsprechende Konten:
- Forderungen aus LL: 1200 (statt 1400 SKR03)
- Erhaltene Anzahlungen: 3272 (statt 1718)
- Erlöse 19 %: 4400 (statt 8400)
- Umsatzsteuer: 3806 (statt 1776)
Häufige Fehler und ihre steuerlichen Folgen
Fehler 1: Anzahlung in der Schlussrechnung vergessen Das Finanzamt erkennt den fehlenden Abzug in der Betriebsprüfung. Korrektur: Die fehlerhafte Schlussrechnung muss durch eine Berichtigungsrechnung (Storno und Neuausstellung) korrigiert werden. Bereits abgeführte Umsatzsteuer kann über die Voranmeldung berichtigt werden.
Fehler 2: USt-Satz auf Anzahlung und Schlussrechnung stimmt nicht überein Der maßgebliche Steuersatz ist der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung (Schlussrechnung). Ändert sich der Steuersatz zwischen Anzahlungs- und Schlussrechnung (wie 2020: 16 % → 19 %), wird der Abzug der Anzahlung mit dem bei der Anzahlung angewendeten Satz vorgenommen; der Restbetrag in der Schlussrechnung unterliegt dem neuen Satz.
Fehler 3: Anzahlungsrechnung ohne separaten USt-Ausweis Eine Anzahlungsrechnung ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ist keine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG. Der Auftraggeber kann daraus keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Folge: Der Auftraggeber wird die Zahlung verzögern oder eine Korrektur verlangen.
Fehler 4: USt aus Anzahlung nicht in der richtigen Voranmeldung erfasst Die Umsatzsteuer aus der Anzahlung muss in dem Voranmeldezeitraum angemeldet werden, in dem der Betrag eingegangen ist. Wer die USt erst mit Ausstellung der Schlussrechnung erfasst, riskiert Nachzahlungszinsen nach §233a AO (aktuell 1,8 % p. a.).
Anzahlungs- und Schlussrechnung als E-Rechnung ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die Empfangspflicht für E-Rechnungen nach dem Wachstumschancengesetz (Bundesrat-Zustimmung 22.03.2024, BGBl. 2024 I Nr. 108). Die vollständige Versandpflicht gilt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle anderen.
Für Anzahlungs- und Schlussrechnungen bedeutet das konkret:
- Beide Dokumente müssen im Format XRechnung (reines XML nach EN 16931) oder ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML) ausgestellt werden, sobald die Versandpflicht gilt.
- Die Anzahlungsverrechnung wird in XRechnung und ZUGFeRD über den
ALLOWANCE_CHARGE-Abschnitt abgebildet; ein Verweis auf die Anzahlungsrechnung erfolgt überPRECEDING_INVOICE_REFERENCE(Business Terms BT-25/BT-26). - Alle §14-UStG-Pflichtangaben gelten unverändert – die E-Rechnungspflicht erweitert nur das Pflichtformat, hebt aber keine inhaltlichen Anforderungen auf.
Für weitere Details zur gesetzlichen Einführung und den Übergangsfristen lesen Sie den E-Rechnungspflicht FAQ 2026.
Rechnungsprogramme, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützen, übernehmen die technische Verknüpfung von Anzahlungs- und Schlussrechnung automatisch im XML-Format. Manuelle XML-Bearbeitung ist fehleranfällig und in keinem Fall GoBD-konform.
Muss die Schlussrechnung die Rechnungsnummer der Anzahlungsrechnung angeben?
Was passiert, wenn der Auftrag nach der Anzahlung storniert wird?
Kann ich vor der Schlussrechnung mehrere Anzahlungsrechnungen stellen?
Wie buche ich eine Anzahlung als Kleinunternehmer?
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Anzahlungsrechnungen?
Quellen
- §13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG – Entstehung der Umsatzsteuer — Bundesministerium der Justiz, laufend gültig. gesetze-im-internet.de
- §14 Abs. 5 UStG – Vorauszahlungen und Endrechnung — Bundesministerium der Justiz, laufend gültig. gesetze-im-internet.de
- §14c Abs. 1 UStG – Unrichtiger Steuerausweis — Bundesministerium der Justiz, laufend gültig. gesetze-im-internet.de
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 – Einführung der obligatorischen E-Rechnung nach §14 UStG — Bundesfinanzministerium, 15.10.2024. bundesfinanzministerium.de
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.8 – Anzahlungen und Vorausrechnungen — Bundesfinanzministerium, UStAE 2022. bundesfinanzministerium.de