E-Rechnung Strafe 2026: §26a UStG, §14c & Vorsteuer – was wirklich droht

Sie versenden weiterhin PDFs, weil das Finanzamt sowieso erst 2028 prüfen wird – und bis dahin läuft das schon irgendwie. Dieses Kalkül geht teurer aus als erwartet: nicht in erster Linie wegen des Bußgelds, sondern wegen drei Risiken, die die meisten Ratgeber gar nicht erwähnen.

Dieser Beitrag erklärt, welche Paragraphen konkret greifen, wer wann tatsächlich betroffen ist – und wo die echten Kosten entstehen.

Wer ist wirklich betroffen – und ab wann tickt die Uhr?

Die E-Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 1 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes betrifft ausschließlich inländische B2B-Transaktionen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern. Wer nur an Privatkunden fakturiert, ist dauerhaft befreit.

Die Versandpflicht läuft gestaffelt:

„Zustimmung” bis 2026 bedeutet: Der Empfänger muss explizit oder konkludent (z.B. durch widerspruchslose Entgegennahme) einverstanden sein. Im normalen Geschäftsverkehr gilt eine per E-Mail gesendete PDF-Rechnung bis 31.12.2026 regelmäßig als akzeptiert.

Dauerhaft ausgenommen von der Versandpflicht bleiben:

• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): keine Ausstellungspflicht, aber Empfangspflicht ab 01.01.2025
• B2C-Rechnungen an Privatpersonen – kein E-Rechnungsformat erforderlich
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrscheine und vergleichbare Beförderungsausweise

Erst nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist greift das Sanktionsregime des § 26a UStG. Bis dahin besteht kein Bußgeldrisiko für den Aussteller – wohl aber bereits das Vorsteuer-Risiko für den Empfänger, wenn die Rechnung nicht EN-16931-konform ist. Mehr zu den Fristen finden Sie im E-Rechnungspflicht-Leitfaden.

§ 26a UStG: Das Bußgeld bis 5.000 Euro im Detail

Der Sanktionsparagraph lautet § 26a Abs. 3 Nr. 1 UStG: Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Rechnung entgegen § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig. Die Geldbuße beträgt bis zu 5.000 Euro.

Drei Punkte sind dabei entscheidend:

1. Vorsatz oder Leichtfertigkeit genügt. Leichtfertigkeit entspricht grober Fahrlässigkeit: Hätte man das wissen müssen? Wer diesen Beitrag kennt und ab 2028 trotzdem PDFs versendet, erfüllt das Merkmal der Leichtfertigkeit.

2. Pro Tathandlung, nicht pro Jahr. Jede einzelne Rechnung, die nach Ablauf der Übergangsfrist als PDF statt E-Rechnung ausgestellt wird, ist theoretisch ein eigener Tatbestand. Bei 30 Rechnungen pro Monat summiert sich die theoretische Maximalgeldbuße rasch.

3. Behördliches Ermessen. Das Finanzamt verhängt Bußgelder nicht automatisch. Bei Ersttätern ohne Schaden und mit schneller Korrektur sind Verwarnungen wahrscheinlich. Bei systematischer Weigerung oder Aufdeckung in einer Betriebsprüfung ändert sich das Bild.

Das Nicht-Ausstellen einer Rechnung überhaupt (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG) unterliegt derselben 5.000-Euro-Obergrenze. Die E-Rechnungspflicht fügt lediglich das Formaterfordernis (EN 16931) als neue Tatbestandsvariante hinzu.

Vorsteuer-Versagung beim Empfänger: Das größere wirtschaftliche Risiko

Das § 26a-Bußgeld trifft den Aussteller. Das größere wirtschaftliche Risiko sitzt beim Empfänger – und das motiviert B2B-Kunden, Druck auf Lieferanten auszuüben.

Der Mechanismus: Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Nach Ablauf der Übergangsfrist ist eine ordnungsgemäße B2B-Rechnung nur noch eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG – d.h. in einem EN-16931-konformen Format (XRechnung oder ZUGFeRD mindestens auf dem EN-16931-Profil).

Stellt eine Betriebsprüfung beim Empfänger fest, dass eingegangene Rechnungen nicht EN-16931-konform sind, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Der Empfänger schuldet die einbehaltene Vorsteuer dann nach – zuzüglich Nachzahlungszinsen von 1,8 % pro Jahr nach § 233a AO.

Rechenbeispiel: Handwerker A sendet ab Januar 2028 weiterhin PDF-Rechnungen über je 10.000 € netto (19 % USt = 1.900 €) an Gewerbekunden. Bei einer Betriebsprüfung drei Jahre später werden 24 Rechnungen beanstandet. Die betroffenen Gewerbekunden schulden 24 × 1.900 € = 45.600 € Vorsteuer nach, plus Zinsen. Der Schaden liegt beim Empfänger – aber die Geschäftsbeziehung dürfte danach beendet sein.

Warum das B2B-Kunden nervös macht: Professionelle Einkäufer und Buchhaltungsabteilungen prüfen Lieferantenrechnungen zunehmend auf EN-16931-Konformität. Ab 2027/2028 werden viele Unternehmen PDF-Eingangsrechnungen automatisch zurückweisen, um das eigene Vorsteuerrisiko zu eliminieren.

§ 14c UStG: Die unterschätzte Steuerschuld für den Aussteller

§ 14c UStG wird in Debatten zur E-Rechnungspflicht selten erwähnt – zu Unrecht. Er greift in einem spezifischen Szenario:

§ 14c Abs. 1 UStG besagt: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, den er in dieser Höhe nicht schuldet, schuldet den ausgewiesenen Betrag dennoch – bis zur formalen Korrektur. Die Frage, ob eine PDF-Rechnung nach Ablauf der Versandpflicht einen solchen „unrichtigen Steuerausweis” begründet, ist juristisch nicht abschließend geklärt. Mehrere Steuerrechtler und Fachjuristen sehen das Risiko jedoch als real an: Eine PDF-Rechnung mit ausgewiesener USt, obwohl die Pflicht zur E-Rechnung besteht, könnte nach dieser Auslegung eine zusätzliche Umsatzsteuerschuld auslösen.

Praktische Konsequenz im Worst-Case: Wer ab 2028 PDFs statt E-Rechnungen sendet, schuldet möglicherweise die ausgewiesene USt zweifach – einmal als Umsatzsteuer aus dem Leistungsumsatz, einmal nach § 14c – bis zum Abschluss eines formalen Berichtigungsverfahrens nach § 17 UStG. Die Korrektur nach § 14c erfordert die Zustimmung des Finanzamts zur Gefährdungsbeseitigung und kann rückwirkend komplex werden.

Wichtige Ausnahme: Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 27.02.2024 klargestellt, dass § 14c Abs. 1 bei Rechnungen an Verbraucher (B2C) nicht angewendet wird. Im B2B-Bereich nach Ablauf der Versandpflicht bleibt das Risiko nach gegenwärtiger Rechtslage bestehen, bis eine höchstrichterliche Klärung oder ein BMF-Schreiben Klarheit schafft.

Grenzfälle: Kleinunternehmer, B2C, Übergangsfristen

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Die E-Rechnungspflicht betrifft Unternehmer, die steuerpflichtige Umsätze ausführen und Umsatzsteuer ausweisen. Kleinunternehmer weisen keine USt aus – damit entfällt die Pflicht zur E-Rechnungsausstellung dauerhaft. Kein § 26a-Bußgeld, kein § 14c-Risiko. Sie müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können, da ihre B2B-Kunden ab 2027/2028 ausschließlich E-Rechnungen versenden werden.

Mischkundschaft (B2B + B2C): Selbstständige mit gemischter Kundschaft müssen differenzieren. Für gewerbliche Kunden (Unternehmer im Sinne des § 14 UStG) gilt die E-Rechnungspflicht ab den jeweiligen Stichtagen. Für Privatkunden bleibt PDF dauerhaft erlaubt. Liegt keine USt-ID vor und ist der Empfänger eindeutig keine Unternehmerin, gilt B2C – kein E-Rechnungsrisiko.

Rechnungen ins EU-Ausland: Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Transaktionen. Für Rechnungen an EU-Auslandskunden gelten die Regeln des Empfängerlandes (FatturaPA in Italien, Chorus Pro in Frankreich). § 26a UStG findet keine Anwendung – wohl aber könnten ausländische Sanktionen greifen.

Formatfehler in E-Rechnungen: Eine E-Rechnung, die das richtige Dateiformat (XRechnung oder ZUGFeRD) verwendet, aber technische Validierungsfehler enthält, ist für das Finanzamt nicht automatisch wertlos. Die E-Rechnungspflicht FAQ erläutert, wie solche Fehler korrekt berichtigt werden. Eine valide ZUGFeRD-Datei auf dem EN-16931-Profil gilt als vollwertige E-Rechnung, auch wenn das eingebettete PDF kleinere Darstellungsabweichungen enthält.

Betriebsprüfung: Was Steuerbehörden konkret prüfen

Die E-Rechnungspflicht wird nicht durch eine separate Meldepflicht kontrolliert. Das Finanzamt erfährt von Verstößen primär durch die Betriebsprüfung. Geprüft werden:

Ausgangsrechnungen nach Stichtag: Hat der Unternehmer nach dem für ihn maßgeblichen Stichtag E-Rechnungen ausgestellt? Prüffeld ist das Ausgangsrechnungsbuch oder die Buchhaltungssoftware.

Format-Konformität: EN-16931-Konformität wird mit Validator-Tools geprüft – z.B. dem KoSIT-Prüftool, das auch das Finanzamt nutzt. Eine ZUGFeRD-Datei auf dem MINIMUM-Profil ist nicht EN-16931-konform; auf dem EN-16931- oder EXTENDED-Profil dagegen schon. Der Unterschied der Profile erklärt der Beitrag ZUGFeRD vs. XRechnung.

Eingangsrechnungen beim Empfänger: Bei Betriebsprüfungen des Rechnungsempfängers werden Eingangsrechnungen auf Format-Konformität geprüft, um den Vorsteuerabzug zu verifizieren. Hier kommt das Lieferantenrisiko zu Tage.

GoBD-Archivierung: E-Rechnungen müssen maschinenlesbar und unveränderlich archiviert werden. Eine ausgedruckte XRechnung als Papierbeleg genügt nach der GoBD nicht. Der Empfang per E-Mail reicht aus – vorausgesetzt, die Originaldatei wird unveränd​ert im GoBD-konformen System abgelegt. Mehr zur rechtssicheren Archivierung im GoBD-Archiv-Leitfaden.

Risikoampel: Wer wie gefährdet ist

Die Tabelle macht deutlich: Der einzige sichere Weg ist die Umstellung auf EN-16931-konforme Formate vor dem jeweiligen Stichtag. Wie eine XRechnung erstellt wird, erklärt die XRechnung-Anleitung. Für den Start mit ZUGFeRD oder XRechnung im Browser – ohne Installation – eignet sich das E-Rechnung-Erstellen-Tool direkt.

Quellen

• Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung — Bundesministerium der Finanzen (BMF), Stand Oktober 2025. bundesfinanzministerium.de
• § 26a UStG – Bußgeldvorschriften — Bundesministerium der Justiz, Fassung Wachstumschancengesetz 2024. gesetze-im-internet.de
• § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis — Bundesministerium der Justiz. gesetze-im-internet.de
• E-Rechnung: steuerstraf- und ordnungswidrigkeitsrechtliche Aspekte — Institut für Wissen in der Wirtschaft (IWW), Praxis Steuerstrafrecht, 2025. iww.de
• FAQ E-Rechnung: häufige Fragen — DATEV eG, Stand 2026. datev.de